Reducir el tamaño de los archivos de datos de Outlook (.pst y .ost)

Reducir el tamaño de los archivos de datos de Outlook (.pst y .ost)

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

El buzón de Microsoft Outlook aumenta a medida que se crean y reciben elementos. Al eliminar elementos, el tamaño del archivo del archivo de datos de Outlook (.pst y .ost) no puede disminuir proporcionalmente a la cantidad de datos que han eliminado. Existen varias formas de administrar su buzón y reducir el tamaño del archivo de datos.

La herramienta Limpieza de buzón se utiliza para ver el tamaño del buzón y de las carpetas individuales. También puede archivar elementos antiguos en un Archivo de datos de Outlook (.pst) archivado y vaciar la carpeta Elementos eliminados.

  1. Haga clic en la pestaña Archivo.

  2. Haga clic en Herramientas > limpieza de buzón.

  3. Siga uno de estos procedimientos:

    • Para ver el tamaño total del buzón y de las carpetas individuales que contiene, haga clic en Ver tamaño del buzón.

    • Para ubicar elementos antiguos, seleccione Buscar elementos anteriores a n días, escriba un número del 1 al 999 y, a continuación, haga clic en Buscar.

    • Para ubicar elementos grandes, seleccione Buscar elementos superiores a n kilobytes, escriba un número del 1 al 9999 y, a continuación, haga clic en Buscar.

    • Para mover elementos antiguos del buzón a un archivo de datos de Outlook (.pst), haga clic en Autoarchivar.

      Los archivos de datos de Outlook (.pst) se guardan en el equipo en la carpeta Documentos\Archivos de Outlook. Si usa Windows XP, los archivos .pst se guardan en la carpeta Mis documentos\Archivos de Outlook.

    • Para ver el tamaño de la carpeta Elementos eliminados, haga clic en Ver tamaño de elementos eliminados.

    • Para vaciar la carpeta Elementos eliminados, haga clic en Vaciar.

    • Para ver el tamaño de la carpeta Conflictos, haga clic en Ver tamaño de conflictos.

    • Para eliminar el contenido de la carpeta Conflictos, haga clic en Eliminar.

Si elimina elementos de un archivo de datos de Outlook (.pst), el archivo se compacta automáticamente en segundo plano cuando no se usa el equipo y Outlook se está ejecutando. Puede iniciar manualmente el comando de compactar de inmediato. Es posible que un archivo de datos de Outlook (.pst) tarde varios minutos en abrirse.

  1. Elimine los elementos que no desee guardar.

  2. Abra la vista Lista de carpetas. En la parte inferior del Panel de navegación, haga clic en el icono Lista de carpetas o presione CTRL+6.

  3. En el Panel de navegación, haga clic con el botón secundario en la carpeta Elementos eliminados y, a continuación, haga clic en Vaciar la carpeta.

  4. Haga clic en la pestaña Archivo.

  5. Haga clic en Configuración de la cuenta y, a continuación, en Configuración de la cuenta.

  6. En la ficha Archivos de datos, haga clic en el archivo de datos que desea compactar y, después, en Configuración.

  7. Haga clic en la ficha Opciones avanzadas > Configuración del archivo de datos de Outlook.

  8. En el cuadro de diálogo Configuración del archivo de datos de Outlook, haga clic en Compactar ahora y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Nota: No es necesario salir de Outlook después de compactar un archivo de datos de Outlook (.pst).

Un archivo de datos de Outlook sin conexión (.ost) es exclusivo de las cuentas de Microsoft Exchange Server. Reducir el tamaño de un archivo de datos de Outlook sin conexión (.ost) puede mejorar el rendimiento si ha eliminado muchos elementos. Este procedimiento no elimina los elementos guardados en el equipo que ejecuta Microsoft Exchange Server.

  1. Elimine los elementos que no desee guardar.

  2. Abra la vista Lista de carpetas. En la parte inferior del Panel de navegación, haga clic en el icono Lista de carpetas o presione CTRL+6.

  3. En el Panel de navegación, haga clic con el botón secundario en la carpeta Elementos eliminados y, a continuación, haga clic en Vaciar la carpeta.

  4. Haga clic en la pestaña Archivo.

  5. Haga clic en Configuración de la cuenta y, a continuación, en Configuración de la cuenta.

  6. En la ficha Archivos de datos, haga clic en el archivo de datos que desea compactar y, después, en Configuración.

  7. Haga clic en la ficha Opciones avanzadas > Configuración del archivo de datos de Outlook.

  8. En el cuadro de diálogo Configuración del archivo de datos de Outlook, haga clic en Compactar ahora y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Nota: No tiene que salir de Outlook después de compactar un archivo de archivo de datos de Outlook (.ost).

  • Para eliminar un elemento de las carpetas con conexión y sin conexión, selecciónelo y, a continuación, presione la tecla SUPR.

  • Si está usando una cuenta de Exchange en el modo caché de Exchange, sólo se borrará la carpeta seleccionada del archivo de datos de Outlook sin conexión (.ost). Los elementos del servidor volverán a descargarse en el archivo .ost cuando se realice la siguiente sincronización si la carpeta está seleccionada en Opciones de carpeta, en la Configuración de envío o recepción de la cuenta de correo electrónico de Exchange Server.

  • Cuando utilice el modo caché de Exchange, las carpetas públicas favoritas no se sincronizan de manera predeterminada. Si elige sincronizar las carpetas públicas, el tamaño del archivo de datos de Outlook sin conexión (.ost) puede aumentar considerablemente.

La herramienta Limpieza de buzón se utiliza para ver el tamaño del buzón y de las carpetas individuales. También puede archivar elementos antiguos en un Archivo de datos de Outlook (.pst) archivado y vaciar la carpeta Elementos eliminados.

  1. Haga clic en la pestaña Archivo.

  2. Haga clic en Herramientas de limpieza.

  3. Haga clic en Limpieza de buzón.

  4. Siga uno de estos procedimientos:

    • Para ver el tamaño total del buzón y de las carpetas individuales que contiene, haga clic en Ver tamaño del buzón.

    • Para ubicar elementos antiguos, seleccione Buscar elementos anteriores a n días, escriba un número del 1 al 999 y, a continuación, haga clic en Buscar.

    • Para ubicar elementos grandes, seleccione Buscar elementos superiores a n kilobytes, escriba un número del 1 al 9999 y, a continuación, haga clic en Buscar.

    • Para mover elementos antiguos del buzón a un archivo de datos de Outlook (.pst), haga clic en Autoarchivar.

      Los archivos de datos de Outlook (.pst) se guardan en el equipo en la carpeta Documentos\Archivos de Outlook. Si usa Windows XP, los archivos .pst se guardan en la carpeta Mis documentos\Archivos de Outlook.

    • Para ver el tamaño de la carpeta Elementos eliminados, haga clic en Ver tamaño de elementos eliminados.

    • Para vaciar la carpeta Elementos eliminados, haga clic en Vaciar.

    • Para ver el tamaño de la carpeta Conflictos, haga clic en Ver tamaño de conflictos.

    • Para eliminar el contenido de la carpeta Conflictos, haga clic en Eliminar.

Si elimina elementos de un archivo de datos de Outlook (.pst), el archivo se compacta automáticamente en segundo plano cuando no se usa el equipo y Outlook se está ejecutando. Puede iniciar manualmente el comando de compactar de inmediato. Es posible que un archivo de datos de Outlook (.pst) tarde varios minutos en abrirse.

  1. Elimine los elementos que no desee guardar.

  2. Abra la vista Lista de carpetas. En la parte inferior del Panel de navegación, haga clic en el icono Lista de carpetas o presione CTRL+6.

  3. En el Panel de navegación, haga clic con el botón secundario en la carpeta Elementos eliminados y, a continuación, haga clic en Vaciar la carpeta.

  4. Haga clic en la pestaña Archivo.

  5. Haga clic en Configuración de la cuenta y, a continuación, en Configuración de la cuenta.

  6. En la ficha Archivos de datos, haga clic en el archivo de datos que desea compactar y, después, en Configuración.

  7. Haga clic en Compactar ahora.

Nota: No es necesario salir de Outlook después de compactar un archivo de datos de Outlook (.pst).

Un archivo de datos de Outlook sin conexión (.ost) es exclusivo de las cuentas de Microsoft Exchange Server. Reducir el tamaño de un archivo de datos de Outlook sin conexión (.ost) puede mejorar el rendimiento si ha eliminado muchos elementos. Este procedimiento no elimina los elementos guardados en el equipo que ejecuta Microsoft Exchange Server.

  1. Elimine los elementos que no desee guardar.

  2. Abra la vista Lista de carpetas. En la parte inferior del Panel de navegación, haga clic en el icono Lista de carpetas o presione CTRL+6.

  3. En el Panel de navegación, haga clic con el botón secundario en la carpeta Elementos eliminados y, a continuación, haga clic en Vaciar la carpeta.

  4. Haga clic en la pestaña Archivo.

  5. Haga clic en Configuración de la cuenta y, a continuación, en Configuración de la cuenta.

  6. En la ficha Archivos de datos, haga clic en el archivo de datos que desea compactar y, después, en Configuración.

  7. Haga clic en Compactar ahora.

Nota: No tiene que salir de Outlook después de compactar un archivo de archivo de datos de Outlook (.ost).

  • Para eliminar un elemento de las carpetas con conexión y sin conexión, selecciónelo y, a continuación, presione la tecla SUPR.

  • Si está usando una cuenta de Exchange en el modo caché de Exchange, sólo se borrará la carpeta seleccionada del archivo de datos de Outlook sin conexión (.ost). Los elementos del servidor volverán a descargarse en el archivo .ost cuando se realice la siguiente sincronización si la carpeta está seleccionada en Opciones de carpeta, en la Configuración de envío o recepción de la cuenta de correo electrónico de Exchange Server.

  • Cuando utilice el modo caché de Exchange, las carpetas públicas favoritas no se sincronizan de manera predeterminada. Si elige sincronizar las carpetas públicas, el tamaño del archivo de datos de Outlook sin conexión (.ost) puede aumentar considerablemente.

Puede utilizar la herramienta Limpieza de buzón, que le permitirá ver el tamaño del buzón y de las carpetas individuales. También puede archivar elementos antiguos en un archivo de carpetas personales (.pst) y vaciar la carpeta Elementos eliminados.

  1. En el menú Herramientas, haga clic en Limpieza de buzón.

  2. Siga uno de estos procedimientos:

    • Para ver el tamaño total del buzón y de las carpetas individuales que contiene, haga clic en Ver tamaño del buzón.

    • Para ubicar elementos antiguos, seleccione Buscar elementos anteriores a n días, escriba un número del 1 al 999 y, a continuación, haga clic en Buscar.

    • Para ubicar elementos grandes, seleccione Buscar elementos superiores a n kilobytes, escriba un número del 1 al 9999 y, a continuación, haga clic en Buscar.

    • Para mover elementos antiguos del buzón a un archivo de carpetas personales (.pst), haga clic en Autoarchivar. La carpeta predeterminada para archivar archivos .pst es c:\Documents and Settings\nombre de usuario\Configuración Settings\ aplicación Data\Microsoft\Outlook.

    • Para ver el tamaño de la carpeta Elementos eliminados, haga clic en Ver tamaño de elementos eliminados.

    • Para vaciar la carpeta Elementos eliminados, haga clic en Vaciar.

    • Para ver el tamaño de la carpeta Conflictos, haga clic en Ver tamaño de conflictos.

    • Para eliminar el contenido de la carpeta Conflictos, haga clic en Eliminar.

Volver al principio

Si elimina elementos de un archivo de carpetas personales (.pst), el archivo se compacta automáticamente en segundo plano cuando no utilice el equipo y se ejecute Outlook. Si desea reducir el tamaño del archivo de forma inmediata, puede forzar una compactación. El procedimiento para compactar un archivo de datos puede tardar varios minutos.

  1. En el menú Archivo, haga clic en Administración de archivos de datos.

  2. Haga clic en el archivo de datos que desea compactar y, después, en Configuración.

  3. Haga clic en Compactar ahora.

Nota: No es necesario salir de Outlook después de compactar un archivo .pst.

Volver al principio

Reducir el tamaño del archivo de carpetas sin conexión (.ost) puede mejorar el rendimiento si ha eliminado una gran cantidad de elementos. Este procedimiento elimina todos los elementos que se guardan en el servidor.

  1. Elimine cualquier elemento que no desee guardar y después vacíe la carpeta Elementos eliminados.

  2. En el menú Herramientas, haga clic en Configuración de la cuenta.

    Falta el comando Configuración de la cuenta.

    El comando Configuración de la cuenta se encuentra en el menú Herramientas de Microsoft Office Outlook 2007. Si está utilizando una versión anterior de Outlook, las siguientes instrucciones no se aplican. Utilice la Ayuda incluida en el producto. Si la barra de título del programa que utiliza muestra Microsoft Outlook Express, está utilizando un programa distinto de Outlook. Para obtener ayuda, vea la Ayuda de Outlook Express.

  3. En la lista, seleccione Servidor de Microsoft Exchange y, a continuación, haga clic en Cambiar.

  4. Haga clic en Más configuraciones.

  5. Haga clic en la ficha Configuración avanzada y, a continuación, haga clic en Configurar archivo de carpetas sin conexión.

  6. Haga clic en Compactar ahora.

Nota: No tiene que salir de Outlook después de compactar un archivo .ost.

  • Para eliminar un elemento de las carpetas con conexión y sin conexión, selecciónelo y, a continuación, presione la tecla SUPR.

  • Si está usando una cuenta de Exchange en el modo de intercambio en caché, sólo se borrará la carpeta seleccionada del archivo .ost. Los elementos del servidor volverán a descargarse en el archivo .ost cuando se realice la siguiente sincronización si la carpeta está seleccionada en Opciones de carpeta, en la Configuración de envío o recepción de la cuenta de correo electrónico de Exchange Server.

  • Cuando utilice el modo de intercambio en caché, las carpetas públicas favoritas no se sincronizan de manera predeterminada. Si elige sincronizar las carpetas públicas, el tamaño del archivo de carpetas sin conexión (.ost) puede aumentar considerablemente.

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Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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