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Recuperar un buzón inactivo en Office 365

Un buzón inactivo (que es un tipo de buzón eliminado temporalmente) se usa para conservar el correo electrónico de un antiguo empleado después de que abandone la organización. Si ese empleado vuelve a la organización o si otro empleado asume las responsabilidades del antiguo empleado, hay dos maneras de hacer que el contenido del buzón inactivo esté disponible para un usuario:

  • Recuperar un buzón inactivo    Si el antiguo empleado vuelve a la organización o si se contrata a un nuevo empleado para que asuma las responsabilidades del empleado anterior, puede recuperar el contenido del buzón inactivo. Este método convierte el buzón inactivo en un buzón activo nuevo que conserva el contenido del buzón inactivo. Una vez recuperado, el buzón inactivo deja de existir. Los procedimientos de este tema describen este método.

  • Restaurar un buzón inactivo    Si otro empleado asume las responsabilidades del antiguo empleado o si otro usuario necesita acceso al contenido del buzón inactivo, puede restaurar (o combinar) el contenido del buzón inactivo en un buzón existente. También puede restaurar el archivo desde un buzón inactivo. Para los procedimientos de este método, consulte Restaurar un buzón inactivo en Office 365.

Consulte la sección More information para obtener más detalles sobre las diferencias entre la recuperación y restauración de un buzón inactivo, así como para obtener una descripción de lo que sucede cuando se recupera un buzón inactivo.

Nota: Hemos aplazado la fecha límite del 1 de julio de 2017 para crear nuevas retenciones locales para hacer que un buzón esté inactivo. Pero, a partir de finales de este año o principios del siguiente, ya no podrá crear retenciones locales en Exchange Online. A partir de ese momento, solo se podrán usar retenciones por juicio y directivas de retención de Office 365 para crear un buzón inactivo. Sin embargo, los buzones inactivos existentes que están en una retención local seguirán siendo compatibles y podrá seguir administrando las retenciones locales en buzones inactivos. Esto incluye el cambio de la duración de una retención local y la eliminación permanente de un buzón inactivo mediante la eliminación de la retención local.

Antes de empezar

  • Tiene que usar Exchange Online PowerShell para restaurar un buzón inactivo. No puede usar el Centro de administración de Exchange (EAC). Para obtener instrucciones detalladas, consulte Conexión a Exchange Online PowerShell.

  • Ejecute el siguiente comando para mostrar información de identidad para los buzones inactivos en la organización.

    Get-Mailbox -InactiveMailboxOnly | FL Name,DistinguishedName,ExchangeGuid,PrimarySmtpAddress

    Use la información devuelta por este comando para recuperar un buzón inactivo específico.

  • Para obtener más información sobre buzones inactivos, consulte Buzones inactivos en Office 365.

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Recuperar un buzón inactivo

Use el cmdlet New-Mailbox con el parámetro InactiveMailbox para recuperar un buzón inactivo.

  1. Cree una variable que contenga las propiedades del buzón inactivo.

    $InactiveMailbox = Get-Mailbox -InactiveMailboxOnly -Identity <identity of inactive mailbox>

    Importante: En el comando anterior, use el valor de la propiedad DistinguishedName o ExchangeGUID para identificar el buzón inactivo. Estas propiedades son únicas para cada buzón en su organización, mientras que es posible que un buzón activo e inactivo puedan tener la misma dirección SMTP principal.

  2. En este ejemplo, se usan las propiedades que se obtuvieron en el comando anterior y se recupera el buzón inactivo en un buzón activo para el usuario Candela Arrais. Asegúrese de que los valores especificados para los parámetros Name y MicrosoftOnlineServicesID sean únicos en su organización.

    New-Mailbox -InactiveMailbox $InactiveMailbox.DistinguishedName -Name annbeebe -FirstName Ann -LastName Beebe -DisplayName "Ann Beebe" -MicrosoftOnlineServicesID Ann.Beebe@contoso.com -Password (ConvertTo-SecureString -String 'P@ssw0rd' -AsPlainText -Force) -ResetPasswordOnNextLogon $true

    La dirección SMTP principal para el buzón inactivo recuperado tendrá el mismo valor que el especificado por el parámetro MicrosoftOnlineServicesID.

Después de recuperar un buzón inactivo, también se crea una nueva cuenta de usuario de Office 365. Para activar la cuenta de usuario, se tiene que asignar una licencia. Para asignar una licencia en el centro de administración de Office 365, consulte Asignar o cancelar la asignación de licencias de Office 365 para empresas.

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Más información

  • ¿Cuál es la diferencia principal entre recuperar y restaurar un buzón inactivo?      Al recuperar un buzón inactivo, el buzón se convierte básicamente en un buzón nuevo, el contenido y la estructura de carpetas del buzón inactivo se conservan y el buzón se vincula a una nueva cuenta de usuario. Una vez recuperado, el buzón inactivo deja de existir y los cambios realizados en el contenido en el nuevo buzón afectarán el contenido que se encontraba originalmente en retención en el buzón inactivo. Por el contrario, cuando se restaura un buzón inactivo, el contenido simplemente se copia a otro buzón de correo. El buzón inactivo se conserva y sigue siendo un buzón inactivo. Los cambios realizados en el contenido del buzón de destino no afectan el contenido original del buzón inactivo. El buzón inactivo se puede buscar todavía mediante el uso de la exhibición de documentos electrónicos local, su contenido se puede restaurar a otro buzón o se puede recuperar o eliminar en una fecha posterior.

  • ¿Qué sucede cuando se recupera un buzón inactivo?       Cuando se recupera un buzón inactivo, sucede lo siguiente:

    • Se quita la retención por juicio (si estaba habilitada para el buzón inactivo).

    • Se quitan las retenciones locales. Esto significa que el buzón inactivo se quita como un buzón de origen de cualquier búsqueda de exhibición de documentos electrónicos locales o retenciones locales.

    • El buzón inactivo se quita de cualquier directiva de retención de Office 365 que se le aplicase.

    • El período de recuperación de un solo elemento (definido por la propiedad de buzón RetainDeletedItemsFor) se establece en 30 días. Normalmente, cuando se crea un nuevo buzón en Exchange Online, este período de retención se establece en 14 días. Si establece esto en el valor máximo de 30 días, tendrá más tiempo para recuperar los datos que se han eliminado (o purgado) de forma permanente del buzón inactivo. También puede deshabilitar la recuperación de un solo elemento o volver a establecer el período de recuperación de un solo elemento en el valor predeterminado de 14 días. Para obtener más información, consulte Habilitar o deshabilitar la recuperación de un único elemento para un buzón.

    • La suspensión de retención está habilitada y la duración de la suspensión de retención se establece en 30 días. Esto significa que la directiva de retención de Exchange predeterminada o cualquier política de retención de Office 365 aplicada a todo Exchange o toda la organización que se asigne al nuevo buzón no se procesará durante 30 días. Esto proporciona al empleado que vuelve o al nuevo propietario del buzón inactivo recuperado el tiempo suficiente para administrar los mensajes antiguos. De lo contrario, la directiva de retención de Exchange o Office 365 puede eliminar los elementos antiguos del buzón (o mover elementos al buzón de archivo, si está habilitado) que han expirado en función configuración para la directiva de retención de Exchange o Office 365. Después de 30 días, la retención expira, la propiedad de buzón RetentionHoldEnabled se establece en False y el Asistente para carpeta administrada empieza a procesar las directivas asignadas al buzón. Si no necesita este tiempo adicional, solo puede quitar la suspensión de retención. Como alternativa, puede aumentar la duración de la suspensión de retención mediante el comando Set-Mailbox -EndDateForRetentionHold. Para obtener más información, consulte Colocar buzón en suspensión de retención.

  • Si necesita conservar el estado original del buzón inactivo, coloque una retención en el buzón recuperado.    Para evitar que el nuevo propietario del buzón o la directiva de retención eliminen permanentemente todos los mensajes del buzón inactivo recuperado, puede colocar el buzón en retención por juicio. Para obtener más información, consulte Colocar un buzón en retención por juicio.

  • ¿Qué identificador de usuario se puede usar cuando se recupera un buzón inactivo?    Cuando se recupera un buzón inactivo, el valor especificado para el parámetro MicrosoftOnlineServicesID puede ser diferente al original que estaba asociado con el buzón inactivo. También se puede usar el identificador de usuario original. Pero como se indicó anteriormente, asegúrese de que los valores que se usan para Name y MicrosoftOnlineServicesID sean únicos dentro de la organización al recuperar el buzón inactivo.

  • ¿Qué sucede si no ha expirado el período de retención de buzón para el buzón inactivo?      Si un buzón inactivo se eliminó temporalmente hace menos de 30 días, no se puede usar el comando New-Mailbox -InactiveMailbox para recuperarlo. Para recuperarlo es necesario restaurar la cuenta de usuario de Office 365 correspondiente. Para más información, vea Suprimir o restaurar usuarios.

  • ¿Cómo saber si ha expirado el período de retención del buzón eliminado temporalmente para un buzón inactivo?    Ejecute el siguiente comando.

    Get-Mailbox -InactiveMailboxOnly <identity of inactive mailbox> | FL ExternalDirectoryObjectId

    Si no hay un valor para la propiedad ExternalDirectoryObjectId, el período de retención del buzón ha expirado y puede recuperar el buzón inactivo ejecutando el comando New-Mailbox -InactiveMailbox. Si hay un valor para la propiedad ExternalDirectoryObjectId , no ha expirado el período de retención del buzón eliminado temporalmente y tiene que recuperar el buzón de correo restaurando la cuenta de usuario de Office 365. Consulte Suprimir o restaurar usuarios.

  • Considere la posibilidad de habilitar el buzón de archivo después de recuperar un buzón inactivo.    Esto permite que el usuario que vuelve o el nuevo empleado muevan mensajes antiguos al buzón de archivo. Y cuando la suspensión de retención expira, la directiva de archivado que forma parte de la directiva de retención de Exchange predeterminada asignada a los buzones de Exchange Online moverá los elementos de dos años o más al buzón de archivo. Si no habilita el buzón de archivo, los elementos de más de dos años permanecerán en el buzón principal del usuario. Para obtener más información, consulte Habilitar o deshabilitar buzones en el Centro de seguridad y cumplimiento de Office 365.

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