Realizar un seguimiento: notas del producto

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Este artículo forma parte de nuestra colección "desde las trincheras". Describe las ventajas de realizar un seguimiento del trabajo del proyecto, analiza métodos de seguimiento y explica la diferencia entre el seguimiento de tiempo y progreso.

Para ver más notas del producto, vea las notas del producto de la colección "Desde las trincheras".

Control o tratar

Es la temporada de Halloween aquí en América del Norte para que considerar hablar sobre algo miedo: seguimiento de nuestros proyectos. ¿Qué? ¿No es miedo que lo dice? ¿Iniciales de información del campo diferente.

Planear la administración de no sigue siendo tan comunes

En muchas industrias y organizaciones, resulta y la asombrosa comunes que incluso cuando se crean las programaciones de administración de proyecto formal, son izquierdas en modo diseño y nunca se controlan. El ejercicio de plan y si piensa debe, nuevamente. Ninguna parte es más frecuente de desarrollo de software. Para todos los progresos que hemos realizado en administración de proyectos de la industria de software, los números de los proyectos que solo se han planificado frente a los que planeado y, a continuación, controlan es enorme. Si es una de las personas que solo los planes, es la buena, no es el único. Las malas noticias son que no es el único!

Hay muchas razones por el seguimiento de proyectos en algunos sectores no es popular. En algunos sectores, por ejemplo, es bastante común tener personal especializados en crear ofertas o en precios de proyecto en project contratantes o en estimación para hacer que el plan original para el proyecto. Esto es verdadero en muchos entornos diferentes pero vemos casi siempre en construcción, ingeniería pesada, aeroespacial y defensa y proyectos de grandes compras/ingeniería/construcción (EPC). Una vez lograda la oferta, tiene un equipo completamente nuevo en el seguimiento y la entrega del proyecto. En proyectos grandes, los creadores de la oferta original se han a menudo movido hace mucho tiempo realizar otras ofertas como puede ser el tiempo entre la creación de la estimación y cierre el contrato. El proyecto que está iniciando ahora puede ser noticias antiguas a ellos. Para que aquellos que realice la administración de proyectos no puede realizar un seguimiento con el plan original, porque las personas que lo ha creado y la estructura del propio plan no están disponibles.

La razón más común dada para no realizar el seguimiento de proyectos sin embargo es que el proyecto es lo que es muy difícil el seguimiento del trabajo de fluidos. Algunos proyectos se cambian rápidamente que simplemente mantenerse al día con el plan es una gran empresa. Si invierten todo el tiempo actualizar el plan, hay valioso poco tiempo para realizar un seguimiento de lo que se ha previsto.

Esto puede tener un efecto interesante que no es necesariamente una buena. En entornos donde el jefe de proyecto actualiza el plan repetidamente y sobre nuevo en función de las condiciones cambiantes, el proyecto nunca es realmente tarde; nunca realmente por encima del presupuesto; nunca realmente desactivar el control. ¿Cómo podría ser? Después de todo, se acaba de actualizar el plan de hace 20 minutos y estamos hacia la derecha en seguimiento con donde se planeó.

Si está en el sector de desarrollo de software y está pensando, que parece un poco Agile, sería correctas. La idea de administración de proyectos ágil era crear diseñar y tiene la entrega de lo que estamos creando ocurrirá repetidamente. ¿Ajustará los planes y nos podríamos, en cualquier momento, diga "el cliente informa de que es suficiente. Nos podemos dejar aquí por ahora."

Que es totalmente adecuado para determinados tipos de desarrollo, pero para que otros usuarios, es el material de sueños. La mayoría de los entornos de desarrollo de software live con las mismas restricciones de administración de proyecto como todas las industrias. Tenemos fechas límite para satisfacer, presupuestos respetar y una lista fija de ámbito de ofrecer. Vamos a llamar a que la administración de proyectos tradicional. Incluso en entornos ágiles principalmente, ha sido mi experiencia que administración ágil sucede paraguas de administración de proyectos tradicional.

Cualquier incentivos para plan simplemente, seguimiento de su proyecto lleva a cabo la posibilidad de grandes ventajas. Echemos un vistazo al concepto de seguimiento todo.

¿Qué le seguimiento significa?

Puede pensar que seguimiento de proyectos tiene una definición muy distinta y sería incorrecto. Cómo hacer un seguimiento de un proyecto depende enormemente ¿cuáles son los objetivos. Estos son algunos de los métodos de seguimiento más comunes:

Adivinar en un porcentaje

"Estamos aproximadamente la mitad llegar allí," dice el Coordinador de equipo y sabemos que es 50 por ciento de lo que había planeado. Mientras se realiza un seguimiento y esto es mucho mejor que no seguimiento en absoluto, es muy poco la calidad de los datos. Si tenía un plan para completar una tarea en 10 días y completar el informe que estamos 50 por ciento, herramientas de administración de proyectos como Microsoft Project y Project Server hará algunas suposiciones para mí. Deberá calcular que basándose en los datos limitados tienen, debe tener empleados 5 días de esfuerzo hasta ahora y 5 días de trabajo restante. Quizás que es true, pero ¿máscara de una situación donde es 50% completado, pero ha tenido 20 días de esfuerzo para acceder a ellos y, por tanto, probablemente tenga 20 días de trabajo restante.

Medir cuánto queda.

Años una película Comedia oscuro denominada "Boxes de dinero el" con Tom Hanks destacada de un equipo de los contratista principal que nunca parece hacerse. La ejecución enmudecer a través de toda la película fue la respuesta a "Cuando se realizará?" "Tres semanas más" ¿supongamos todos los empleados externos.

Sin embargo, seguimiento de duración restante es mucho mejor calidad de los datos que sólo adivinar un porcentaje. Duración restante nos proporciona un enfoque nítido en qué queda para obtener este fragmento terminado y cuándo puede el siguiente elemento que depende de esta introducción. Hay dos formas de pensar en función de cómo haya configurado las tareas de duración restante. La primera es pensar duración restante del total de la tarea. Esto es adecuado si no nos estamos centrado en el esfuerzo necesario para completarla. El segundo es pensar en la duración o trabajo necesario para cada asignación restantes. Sería más adecuado si las tareas están por los recursos. Pero, o bien es un gran paso hacia arriba desde adivinar solo un porcentaje.

Medir cuánto hemos invertido

"He pasado 10 días hasta ese momento," es una forma de ver el progreso. También se conoce como LOE o "nivel o esfuerzo." Nivel de esfuerzo es una excelente manera de ver nuestra tasa de avance real pero lleva a cabo un lado ciegos. En el lado positivo de este método, tenemos un excelente conocimiento de cuánto hemos invertido en esta tarea hasta ese momento. En el lado incorrecto, podríamos tenemos una buena comprensión de qué queda por hacer. Está en la empresa de parte de horas, nos atender a menudo organizaciones intenta implementar este método. En un momento que nuestro personal considera este método solo adecuado si junto con otras más había sofisticada técnicas de seguimiento de proyectos pero hemos ha mostrado que suele ser muy sólido simplemente en su propia. "Si se puede simplemente determinar en qué se invierte el tiempo," Me han dicho un cliente, "nos hasta el momento que pone por delante de lo que hemos haciendo, hemos podido son más eficaces, casi al instante". Fue demasiado hacia la derecha. Se implementar un parte de horas que permite tiempo para realizar un seguimiento con las tareas planeadas y que solo realizado enormemente más eficaces las organizaciones. Más adelante podían agregar otros métodos de seguimiento para mejorar el rendimiento aún más lejos.

Vamos a usar el método de valor acumulado

El método de valor acumulado se ha desarrollado unos 30 años como una forma de controlar proyectos muy complejos, pero el concepto fundamental es muy sencillo. Si realizamos un presupuesto para una tarea, a continuación, independientemente de cuánto tiempo se pasan, nos no podemos ganar más del 100% del presupuesto. Acumulado se centra de valor en el "físico" porcentaje completado de seguimiento y permite también a algunos tipos de proyectos y no mucho a otras personas. Si estamos construyendo una guía, por ejemplo, y tenemos 100 millas de carretera para crear, a continuación, cuando nos encontramos al marcador de milla 50, estamos medio realizada. Si ha invertido 75% de los cuales obtener que ahora, tiene problemas grandes y el método de valor acumulado hará obvios. Que indica que probablemente va a ir 50% por encima del presupuesto cuando que haya terminado.

Si está investigando para un nuevo medicamento o escribir software, puede ser mucho más complicado y después medir el porcentaje físico completado. La gente de valor acumulado tiene un cuadro de herramientas completa de formas posibles para ir de este tipo de progreso y todos ellos, "hitos ponderados" sería mi favorito. En un entorno de administración de proyectos de hito ponderado, nos configurar hitos clave del trabajo y como hemos llegar a dicho hito, nos ganar el porcentaje que nos hemos acordado antes de iniciar dicha hito podría representar. ¿Qué es genial de este método es poco debate. ¿Se completó el hito? ¿Sí o No? Si no es así, ha acumulado nada. Si es así, vas a dicho porcentaje.

El proyecto de nieve Marfil

Incluso si está utilizando uno de estos métodos, una de las cosas que debe vigilar es lo que llamo el proyecto "Snow Marfil". Estos proyectos avanzar casi al instante a 99,97% completado y, a continuación, permanecen atascados para el resto de tiempo.

¿Cómo aparecerán todo esto?

Independientemente de qué herramienta de administración de proyectos está usando, que muestra el progreso a menudo es un elemento bastante común de la pantalla. Aquí tenemos una imagen de Microsoft Project que muestra una barra de progreso del 50%:

Barra de Gantt con un progreso del 50 %

Si eso es todo lo que estamos seguimiento, al menos tenemos algún concepto de donde nos estamos puntas pero herramientas modernas como Project y Project Server pueden ofrecer mucho más. Si se establece una línea base del proyecto, podremos comparar no solo el progreso de la tarea, pero compara con nuestro plan original.

Barra de Gantt con línea de base

Aquí podemos ver que la tarea se esperaba 50% completado y es, pero inicia una semana más tarde. En el lado derecho de la barra, podemos ver que hemos pasado 50% del tiempo y (toma los fines de semana en cuenta) nos hemos rellenado 50% de la barra. Si se hubiera escrito trabajo del recurso, nos podríamos tenía 80 horas de trabajo al día y utiliza 40 horas. Que es hacia la derecha en seguimiento de esta tarea si nos referimos a él en aislamiento pero aunque la tarea puede progresar al ritmo y grabar tasa esperábamos, aún tiene un impacto negativo en las tareas que están descendentes.

¿Bien, estoy siguiendo, ahora qué?

Bien, por lo que hemos tratado algunos de los conceptos básicos. Ya está en el 20% superior de los jefes de administración de proyectos con experiencia. Gravemente. Esto ya es mejor al 80% de esos por allí. Para algo fundamental pero potencialmente muy impactantes.

If x, y, a continuación

¿Qué significa es que las necesidades de seguimiento eficaz una fórmula trascendencia: si x no ocurre, a continuación, ejecute una acción de y.

Es una fórmula básica pero uno de los más complejos formar a los usuarios de. Hace muchos años, tenía el privilegio de trabajar con un equipo de lifeguards nacional certificadas. Se trataba de profesionales pero una cosa podría lleven a cabo, pero nunca realmente experimentada hasta que se produjo realmente: cómo reaccionará el socorrista en caso de emergencia real. Los de las fuerzas armadas explicará un reto similar. Entrenar y entrenar y entrenar pero no sabe con seguridad cómo alguien reaccionará cuando hay un arma real se activa en enojo hacia ellos.

Administración de proyectos suele Afortunadamente no cuestión de vida o muerte pero tenemos un problema similar con aquellos que realizar un seguimiento de proyectos. ¿El jefe de proyecto sabe qué debe hacer si el proyecto no se realiza un seguimiento exactamente tal como se planeó? Esto es algo que piensa acerca de cuánto tiempo con anticipación. ¿Tiene un presupuesto contingencia de tiempo o dinero? ¿Tiene una cadena de comando para que puedan obtener autoridad para tomar medidas? ¿Tiene un plan de comunicaciones para que puedan llegar a los usuarios adecuados cuando se está ejecutando el proyecto más tarde o no? Y ¿qué resultados constituyen realizar acciones? ¿Vale más crecientes un retraso de un día? ¿Cómo aproximadamente una semana? ¿Qué es un aumento en el ámbito o el riesgo? Establecer algunos estándares de este con anticipación puede evitar enojó más adelante.

Truco o control

Configuración de la organización o el proyecto para implementar el seguimiento no es difícil. Casi nunca producto de administración de proyectos de la industria tiene algunas capacidad de almacenar el progreso del proyecto, pero hay un aspecto cultural corporativo de seguimiento que todavía debe tenerse en cuenta tengan una buena posibilidad de éxito y que no grabar el messenger. Muchos de los jefes de proyecto que he habla a lo largo del tiempo expresan preocupaciones que su administración encontrar bueno ser aceptable al recibir informes del proyecto.

Número de años en una gran sala de reuniones de una empresa nacional de múltiples grandes. Se nos va a hablar sobre el impacto de la herramienta de administración de proyectos recibir información desde el parte de horas que publicar.

"No comprende," un vicepresidente dice, "¿por qué, al llegar las horas del parte de horas, que las tareas no actualización el progreso."

"Si tenía una tarea de 40 horas y coloqué 40 horas de trabajo del parte de horas en esa tarea, ¿qué se esperaría el resultado sea?" Se solicita.

VP mirada confundida en la pregunta.

"Esperaría que esté completa," dice.

"Pero, ¿qué sucede si no es"? Ha respondido.

"No comprende," dice la VP abrumada ahora. "Si se trata de una tarea de 40 horas y hecho 40 horas de trabajo, a continuación, debe ser sobre".

Sabía qué responder a esa pero afortunadamente estaba guardar por el jefe del grupo de proyectos que se le pida que hablar con el VP fuera por un momento y probablemente explicación que vida no siga siempre el plan.

Obtención de administración a comprender que puede hacer el impacto cuando el proyecto no vaya como planeado es algo que puede ofrecer grandes ventajas al igual que puede ser paralizar insistence de administración que todos los proyectos deben informar del progreso como planeado.

Seguimiento de su proyecto, puede ser una tratar no solo para los administradores, sino también para toda la organización.

Acerca del autor

Chris Vandersluis es presidente y fundador de la empresa HMS Software, establecida en Montreal, Canadá, un asociado certificado de Microsoft. Cuenta con unos estudios en Economía en la Universidad McGill y más de 30 años de experiencia en la automatización de sistemas de control de proyectos. Es miembro del Project Management Institute (PMI) y participó en la creación de las secciones de Microsoft Project Users Group (MPUG) en Montreal, Toronto y Quebec. Entre las publicaciones en las que ha escrito Chris se encuentran Fortune, Heavy Construction News, Computing Canada Magazine y PMNetwork de PMI; también es columnista habitual en Project Times. Es profesor de Administración avanzada de proyectos en la Universidad McGill y a menudo es ponente en actos de asociaciones de administración de proyectos de Norteamérica y el resto del mundo. HMS Software es el proveedor del sistema de control para los proyectos de TimeControl y es asociado de la solución Microsoft Project desde 1995.

Puede ponerse en contacto con Chris Vandersluis al siguiente correo electrónico: chris.vandersluis@hms.ca.

Si quiere leer más artículos relacionados con EPM de Chris Vandersluis, vea el sitio de información de EPM de HMS (http://www.epmguidance.com/?page_id=39).

Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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