Realizar un seguimiento de las oportunidades de ventas potenciales en Business Contact Manager

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

Un registro de oportunidad almacena información acerca de los pedidos de ventas potenciales y pueden ayudarle a realizar un seguimiento de la relación de venta creciente con un actual o potencial cliente.

Este artículo describe cómo puede usar los registros de oportunidad para registrar información detallada sobre los productos o servicios que le interesan su cliente e interacciones con los clientes.

¿Qué desea hacer?

Crear un registro de oportunidad

Abrir un formulario de oportunidad

Complete el formulario de oportunidad

Personalizar listas en el formulario de oportunidad

Personalizar las fases de ventas y actividades de ventas

Eliminar fases de ventas y actividades de ventas

Editar un registro de oportunidad

Cambiar la cuenta o contacto profesional vinculado a un registro de oportunidad

Vincular elementos del historial de comunicaciones a un registro de oportunidad

Asignar una oportunidad a un compañero de trabajo

Marcar una oportunidad como cerrada

Realizar un seguimiento de las tareas que se requieren para cerrar o ganar una oportunidad

Crear un registro de oportunidad

Para cada registro de oportunidad que cree, debe vincular a un Cuenta o un registro Business Contact. Puede agregar elementos de historial de comunicaciones, como notas profesionales, tareas, citas, notas telefónicas y archivos a un registro de oportunidad para realizar el seguimiento de interacciones con sus clientes. Estos elementos del historial también se agregan al historial de la cuenta o contacto profesional vinculado.

Si desea personalizar la incluye fases de ventas y actividades, vea Personalizar las fases de ventas y actividades de ventas. Si desea personalizar el formulario de oportunidad agregando o quitando campos, consulte crear y personalizar listas y tipos de registro.

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Abrir un formulario de oportunidad

  1. En el panel de navegación, en Business Contact Manager, haga clic en Ventas.

  2. Para abrir un nuevo formulario en blanco oportunidad, en la cinta de opciones, haga clic en Nueva oportunidad.

  3. Para abrir un registro de oportunidad existente, en la pestaña oportunidades, haga doble clic en el registro de oportunidad que desea abrir.

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Complete el formulario de oportunidad

  1. Escriba o seleccione la información que desea grabar en el formulario de oportunidad.

    El formulario incluye las siguientes páginas:

    General. Esta página contiene información general sobre la oportunidad, así como el estado, el origen y el términos financieros.

    Información sobre la oportunidad.

    • Título de oportunidad (obligatorio). Escriba un nombre para la oportunidad.

    • Asignado a. Haga clic en el nombre de la persona que vaya a realizar un seguimiento y cerrar la oportunidad.

      La lista asignado a contiene los nombres de los empleados con quien haya compartido o concedido acceso a la base de datos de Business Contact Manager. Para obtener más información acerca de cómo agregar nombres y compartir la base de datos, vea compartir los datos de Business Contact Manager con otros usuarios.

    • Tipo. Haga clic en el tipo de pedido de ventas potencial para el registro.

    Vinculado de cuenta o contacto profesional

    • Vínculo a (obligatorio). Haga clic en el botón Vincular a para seleccionar una Cuenta o Business Contact para vincular a esta oportunidad. Para obtener más información sobre cómo completar el cuadro de diálogo, vea Seleccionar un registro de Business Contact Manager para vincular.

      Nota: Una oportunidad puede vincularse a un solo registro de cuenta o tipo de contacto empresarial.

    Información de ventas.

    • Probabilidad. Escriba un porcentaje que representa la probabilidad de que la oportunidad se convierten en una venta. El porcentaje de probabilidad se usa para calcular los ingresos previstos según el total de los productos y servicios que se enumeran en la sección de productos y servicios.

    • Ingresos previstos. Los ingresos previstos se calculan automáticamente, con el porcentaje de probabilidad y los totales de los productos y servicios que se enumeran en la sección de productos y servicios.

    • Fecha de cierre. Haga clic en la fecha en que espera una venta.

    • Condiciones de pago. Haga clic en el método que el cliente usará para pagar los productos o servicios.

    • Fecha de expiración. Haga clic en la fecha de caducidad de la oferta.

    • Fecha de entrega. Haga clic en la fecha de entrega oferta al cliente.

    Productos y servicios.

    Agregar Productos y servicios interés del cliente.

    Siga uno de los procedimientos siguientes:

    • Agregar . Para agregar un nuevo producto o servicio, haga clic en Agregar.

      En el cuadro de diálogo Agregar producto o servicio, cuadro de diálogo, escriba o seleccione la información que desee. Para obtener más información sobre cómo completar el formulario Agregar producto o servicio, consulte administrar sus productos y servicios en Business Contact Manager.

    • Editar. Para cambiar un elemento, haga clic en el elemento y, a continuación, haga clic en Editar.

    • Quitar. Para eliminar un elemento de la lista, haga clic en él y, a continuación, haga clic en Quitar.

    Información de origen.

    • Origen. Haga clic en el origen de la oportunidad, como el tipo de actividad de marketing que se produjo el nombre del cliente o la oportunidad.

    • Iniciado por. Haga clic en el nombre de la cuenta, contacto profesional o actividad de marketing que producido esta oportunidad.

      Se utiliza el nombre de la actividad de marketing para realizar un seguimiento el número de oportunidades que se obtienen de una actividad específica. Al hacer clic en el nombre de una actividad de marketing en este campo, Business Contact Manager para Outlook agrega la oportunidad a la página de seguimiento de la actividad de marketing.

    • Competidores. Escriba los nombres de los competidores para recordarle que compruebe sus precios para que puede ofrecer un precio mejor o un mejor servicio.

    Las actividades y la fase de venta

    • Fase de venta. Seleccione la fase de venta de la oportunidad de modo que puede realizar un seguimiento del progreso.

      Puede personalizar esta lista para incluir información de fase de venta exclusiva para su empresa. Haga clic en Editar esta lista y consulte Personalizar las fases de ventas y actividades de ventas.

      Si selecciona la fase de venta Cerrada y lograda o Cerrada y perdida bloquea el registro como un archivo de sólo lectura. Cerrada y lograda establece la probabilidad en 100%; Cerrada y perdida establece la probabilidad en 0%.

    • Aviso. Seleccione la casilla de verificación aviso para recibir avisos de Outlook sobre esta oportunidad. Haga clic en la fecha y hora que desea que se le avise.

    Detalles. Esta página contiene comentarios o notas sobre la oportunidad

    Puede pegar los comentarios de otros archivos o agregar comentarios directamente en el registro. Para registrar la fecha y hora que ha agregado un comentario, haga clic en Agregar marca de tiempo.

    Historial. La página de historial muestra todos los elementos del historial de comunicaciones que están vinculados al registro de oportunidad.

    Puede crear un historial más detallado sobre la oportunidad haciendo clic en el botón nuevo y, a continuación, vincule un elemento como nota de negocios, nota telefónica, cita o tarea al registro.

  2. Cuando termine de rellenar el formulario, haga clic en Guardar y cerrar.

  3. Escriba la información que desea grabar en el formulario de oportunidad.

  4. Cuando termine de escribir información en el formulario, haga clic en Guardar y cerrar.

    Si está creando un número de registros de oportunidad, haga clic en Guardar y nuevo para guardar los cambios y abrir un nuevo formulario de oportunidad.

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Personalizar listas en el formulario de oportunidad

Business Contact Manager para Outlook usa muchos de los términos de negocios estándar, pero también puede crear sus propios términos de ventas, tasas de pago y otros elementos con la información específica de su empresa necesita.

Cada lista personalizable incluye una opción Editar esta lista. Seleccione esta opción para abrir un cuadro de diálogo en el que puede agregar o modificar la terminología de la empresa. En el formulario de oportunidad, puede personalizar las listas de los siguientes campos: listas de tipo, términos de pago, origen y Fase de venta.

Para obtener información detallada sobre cómo personalizar listas, vea crear y personalizar listas y tipos de registro.

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Personalizar las fases de ventas y actividades de ventas

En Business Contact Manager para Outlook, puede realizar un seguimiento de todas las tareas que necesita completar si desea convertir un cliente potencial en un cliente real. Se proporciona un conjunto predeterminado de las fases de ventas y actividades en el formulario de cliente potencial y, a continuación, puede personalizar estos datos a sus necesidades empresariales.

Nota: Solo el propietario de la base de datos puede personalizar las fases de ventas y actividades de ventas.

Como propietario de la base de datos, puede cambiar el nombre y el orden de cualquier fase de venta y actualizar el nombre, el orden o la duración de las actividades de ventas en cualquier fase de venta. También puede establecer avisos para las actividades de ventas.

  1. Abra el cuadro de diálogo Modificar fases de ventas y actividades de ventas mediante uno de estos procedimientos:

  2. En la cinta de opciones, en la ficha Inicio, en el grupo Personalizar, haga clic en la Fase de venta.

  3. Haga clic en la pestaña archivo. En la pestaña Business Contact Manager, haga clic en Personalizar y, a continuación, haga clic en Modificar fases de ventas y actividades de ventas.

  4. Para agregar una nueva fase en el proceso, haga clic en Agregar una fase de venta, escriba un nombre para la nueva fase de venta y, a continuación, haga clic en Aceptar. Use los botones de flecha para moverse a la fase de venta hacia arriba o hacia abajo en la lista.

  5. Para agregar un paso a la fase de venta, haga clic en Agregar una actividad de ventas, escriba un nombre para la actividad y, a continuación, haga clic en el período de tiempo que va a realizar la actividad. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Agregar una actividad de ventas y, a continuación, use los botones de flecha para mover la actividad hacia arriba o hacia abajo en la lista.

    Cuadro de diálogo Editar actividad de ventas con los cuadros de diálogo Modificar fases de ventas y Actividades de ventas detrás

  6. Para modificar una fase de venta o una actividad de ventas en la lista, haga clic en el elemento en la lista y, a continuación, haga clic en Editar. Actualizar la información en el cuadro de diálogo que se abre y, a continuación, haga clic en Aceptar.

No se puede editar la fase de venta Cerrada y lograda y Cerrada y perdida.

  1. Para volver a ordenar la lista, haga clic en una fase de venta o la actividad de ventas, use los botones de flecha para subir o Bajar en la lista. Si mueve una fase de venta, todas sus actividades de ventas asociados se moverán con ella.

  2. Una marca de verificación indica qué fase de venta es la fase de venta predeterminada para todos los registros de oportunidad de nuevo. Para establecer una fase de venta predeterminada diferente, haga clic en el que desea usar y, a continuación, haga clic en Establecer como predeterminado. Para quitar la configuración predeterminada, haga clic en la fase de venta y, a continuación, haga clic en Borrar valores predeterminados.

  3. Seleccione la casilla de verificación para crear recordatorios para cada actividad de ventas que tiene una duración especificada. Los avisos aparecen en el formulario de oportunidad.

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Eliminar fases de ventas y actividades de ventas

Quitar una fase de venta o la actividad de ventas de Business Contact Manager para Outlook podría afectar a la información en los registros de oportunidad actuales.

Eliminar una actividad de venta quitará la actividad de la lista, así como de los registros que incluyen la actividad. Cualquier registro de oportunidad que incluyen la actividad eliminada dejará de mostrarse, incluso si la actividad se marcó como completada en el registro.

Eliminar una fase de venta quitar la región de la lista y crear una entrada en blanco en cada registro que ha usado. Por ejemplo, un registro de oportunidad que se encontraba en la fase de venta eliminada mostrará un campo en blanco de la Fase de venta cuando se vuelva a abrir el registro. Al eliminar una fase de ventas, puede reemplazarlo con otra fase de venta, o con un campo en blanco. Si se reemplaza por otra fase de venta, puede agregar las actividades de la fase a la fase de reemplazo. En caso contrario, se eliminarán las actividades con la fase de venta.

  1. Abra el cuadro de diálogo Modificar fases de ventas y actividades de ventas mediante uno de estos procedimientos:

  2. En la cinta de opciones, en la ficha Inicio, en el grupoPersonalizar, haga clic en la Fase de venta.

  3. Haga clic en la pestaña archivo. En la pestaña Business Contact Manager, haga clic en Personalizar y, a continuación, haga clic en Modificar fases de ventas y actividades de ventas.

  4. Para eliminar una actividad de venta, seleccione la actividad de la lista y, a continuación, haga clic en Eliminar.

  5. Para eliminar una fase de ventas, seleccione la región de la lista y, a continuación, haga clic en Eliminar. En el cuadro de diálogo Eliminar elemento, seleccione otra fase de venta para reemplazar la eliminada o deje en blanco el campo Reemplazar con.

  6. Si selecciona una fase de venta de reemplazo, a continuación, puede seleccionar la casilla de verificación para mover todas las actividades de ventas de la fase de venta eliminada en la fase de venta de reemplazo. Las actividades se agregará a la parte superior de la lista de actividades existente, y puede usar los botones de flecha para volver a ordenarlas.

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Editar un registro de oportunidad

  1. En el panel de navegación, en Business Contact Manager, haga clic en Ventas.

  2. En el área de trabajo, en la pestaña oportunidades, haga doble clic en el registro que desea abrir.

    Puede ver información de un registro sin tener que abrir utilizando la área de trabajo de ventas. En cualquier pestaña, haga clic en el registro que le interesa. Detalles sobre el registro se muestran en el panel de lectura. Para obtener más información sobre cómo usar el área de trabajo de ventas, consulte dominar las áreas de trabajo de Business Contact Manager.

  3. Puede realizar cualquiera de las acciones siguientes en un registro abierto:

    • Editar la información. Introduzca la nueva información y realice los cambios necesarios. Cuando termine de realizar cambios, haga clic en Guardar y cerrar.

    • Imprimir el registro.

      ¿Dónde está el comando Imprimir?

      Haga clic en la ficha archivo haga clic en la ficha Imprimir y, a continuación, haga clic en las opciones que desee.

    • Enviar un mensaje de correo electrónico a la cuenta o contacto profesional vinculado. En el grupo comunicar, haga clic en correo electrónico.

    • Configurar una cita con la cuenta o contacto profesional. En el grupo comunicar, haga clic en Convocatoria de reunión.

    • Clasificar el registro. En el grupo etiquetas, haga clic en clasificar y, a continuación, haga clic en la categoría a la que desea agregar este registro. Para obtener información acerca de la clasificación de registros, consulte registros en Business Contact Manager.

    • Eliminar el registro. Haga clic en Eliminar.

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Cambiar la cuenta o contacto profesional vinculado a un registro de oportunidad

  1. En el panel de navegación, en Business Contact Manager, haga clic en Ventas.

  2. En la pestaña oportunidades, haga doble clic en el registro de oportunidad que desea cambiar.

  3. Vinculado cuenta o contacto profesional, haga clic en Vincular a.

  4. En el cuadro de diálogo Vincular a una cuenta o un contacto profesional, en la lista Tipo de elemento, haga clic en el tipo de registro, como cuentas o Todos los tipos de contacto profesional.

  5. En la lista, haga clic en el registro que desea vincular. O bien, para buscar un registro, escriba un nombre en el cuadro de búsqueda.

    Para agregar un nuevo registro, haga clic en el botón nuevo y, a continuación, complete el formulario.

  6. Haga clic en Vincular a para agregar la cuenta o contacto profesional y, a continuación, haga clic en Aceptar para volver al registro de oportunidad.

  7. Haga clic en Guardar y cerrar.

Nota: Una oportunidad puede vincularse a una cuenta o tipo de registro de contacto profesional.

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Vincular elementos del historial de comunicaciones a un registro de oportunidad

Cualquier tipo de comunicación relacionada con una oportunidad puede vincularse fácilmente al registro para que pueda realizar un seguimiento de todos los contactos de cliente. Si se llama a la cuenta o contacto profesional que está vinculado al registro de oportunidad, crear una nota telefónica. Si ha llegado de una reunión, escriba de los minutos en una nota profesional o en la convocatoria de reunión de Outlook original. Configurar una reunión con su cliente y, a continuación, vincular la cita en el registro de oportunidad.

Los elementos del historial de comunicaciones que cree de un registro de oportunidad abierto se vinculan automáticamente al registro.

Para crear un elemento de historial de comunicaciones que se vincula automáticamente a un registro de oportunidad, complete el procedimiento siguiente.

  1. Abrir un formulario de oportunidad.

  2. En la cinta de opciones, en la ficha Inicio, en el grupo Mostrar, haga clic en historial.

  3. Haga clic en el botón nuevo y, a continuación, haga clic en uno de los siguientes elementos:

    • Nota profesional

    • Nota telefónica

    • Tarea

    • Mensaje de correo

    • Cita

    • Archivo

    No puede crear un nuevo archivo, pero puede seleccionar un archivo en el equipo para vincular al registro de oportunidad.

  4. Complete el formulario de nuevo elemento y, a continuación, haga clic en Guardar y cerrar o Enviar, según corresponda.

Para vincular un mensaje de correo electrónico existente o una cita a un registro de oportunidad, abra la cita o mensaje de correo electrónico y, a continuación, en la cinta de opciones, haga clic en Vincular a registro. En la lista Tipo de elemento, haga clic en oportunidades y, a continuación, haga clic en la oportunidad que desea vincular el mensaje de correo electrónico o cita.

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Asignar una oportunidad a un compañero de trabajo

Business Contact Manager para Outlook almacena los datos profesionales en una base de datos. Puede asignar un registro de oportunidad a cualquier persona con quien ha compartido la base de datos.

  1. Abrir el registro de oportunidad que desea asignar. También puede seleccionar varios registros.

¿Cómo se seleccionan varios registros?

Para seleccionar registros adyacentes, presione la tecla MAYÚS y, a continuación, haga clic en el primer y el último registro del grupo que desee agregar. Para seleccionar registros no adyacentes, presione la tecla CTRL y, a continuación, haga clic en cada uno de los registros. Para seleccionar todos los registros, haga clic en uno y, a continuación, presione CTRL+E.

  1. En la cinta de opciones, en el grupo acciones, haga clic en Asignar a y, a continuación, haga clic en el nombre de la persona a quien desea asignar la oportunidad.

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Marcar una oportunidad como cerrada

  1. Abrir el registro de oportunidad que desea marcar como cerrado.

  2. En la pestaña oportunidades, haga doble clic en el registro de oportunidad que desea cerrar.

  3. En la actividad de ventas, en la lista de la Fase de venta, haga clic en Cerrada y lograda acerrar una oportunidad que ha generado una venta o Cerrada y perdida para cerrar una oportunidad que no convierta en una venta.

  4. Opcionalmente, en el cuadro fecha de cierre, haga clic en la fecha de cierre real para la oportunidad.

  5. Haga clic en Guardar y cerrar.

    Para obtener información acerca de cómo mostrar simultáneamente varias oportunidades como cerrado, consulte Editar simultáneamente registros de Business Contact Manager.

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Realizar un seguimiento de las tareas que se requieren para cerrar o ganar una oportunidad

Más allá de crear tareas que completar para cerrar una venta, puede crear un Proyecto profesional que contiene las distintas tareas para los productos o servicios que le proporcionará una vez que se ha ganado la oportunidad. Puede asignar el proyecto profesional general a un compañero de trabajo y asignar tareas individuales dentro del proyecto a los compañeros de trabajo diferentes. El registro de proyecto profesional debe estar vinculado a una cuenta o contacto profesional.

Para crear un proyecto profesional desde un registro de oportunidad, complete el procedimiento siguiente.

  1. Abrir el registro de oportunidad que desea usar.

  2. En la cinta de opciones, en el grupo de Proyecto profesional, haga clic en Crear proyecto.

  3. Se abre el cuadro de diálogo Crear proyecto profesional. En la lista, haga clic en la plantilla que desea usar, o bien haga clic en no usar una plantilla.

  4. En el cuadro Nombre del proyecto, use el nombre predeterminado, que es el nombre de la oportunidad seleccionada, o escriba un nombre diferente para el proyecto profesional.

  5. El cuadro Vincular a muestra la cuenta o contacto profesional vinculado a la oportunidad seleccionada. Para elegir otro registro de cuenta o contacto profesional, haga clic en Vincular a.

  6. Si lo desea, escriba una fecha de comienzo del proyecto y, a continuación, haga clic en Aceptar.

  7. En la ventana de registro de proyecto profesional que se abre, escriba la información que desea agregar:

    • Para agregar cuentas y contactos profesionales al proyecto, haga clic en Agregar en la sección cuentas y contactos profesionales relacionados.

    • Para agregar tareas, en la sección información de tareas de proyecto, haga clic en nuevo.

Para obtener más información sobre cómo completar el proyecto profesional y formularios de tareas del proyecto, consulte Usar las tareas del proyecto en Business Contact Manager.

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Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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