Realizar un seguimiento de las comunicaciones con los clientes en Business Contact Manager

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

En Business Contact Manager para Outlook, comunicaciones incluyen no sólo los mensajes de correo electrónico y notas telefónicas, sino también información, como un archivo, una Oportunidad o un proyecto profesional relacionado con un cliente en particular. Los elementos se convierten en un elemento del historial de comunicaciones de dicho cliente.

En este artículo se describe cómo crear y editar elementos de historial de comunicaciones.

¿Qué desea hacer?

Crear y vincular elementos del historial de comunicaciones

Ver y editar elementos de historial de comunicaciones

Eliminar un elemento del historial de comunicaciones

Ordenar elementos de historial de comunicaciones

Usar un formulario de actividad

Crear y vincular elementos del historial de comunicaciones

Elementos del historial de comunicaciones incluyen tareas, citas y mensajes de correo electrónico de Outlook. También incluyen archivos, registros de Proyecto profesional, las tareas del proyecto, oportunidades, notas profesionales y notas telefónicas.

Todos los elementos del historial de comunicaciones deben estar vinculados a un registro. Puede vincular elementos existentes, como un mensaje de correo electrónico o un archivo a un registro, o puede crear un elemento de historial de comunicaciones de un registro. El elemento se vincula automáticamente al registro.

Los elementos se muestran en la página de historial del registro y en la carpeta Historial de comunicaciones.

Solo oportunidades y proyectos profesionales son elementos del historial de comunicaciones que también pueden contener otros elementos del historial de comunicaciones.

Elemento del historial de comunicaciones

Elementos del historial de comunicaciones que se pueden vincular a él

Oportunidad

  • Mensaje de correo electrónico

  • Nota profesional

  • Nota telefónica

  • Archivo

  • Tarea de Outlook

  • Cita

Proyecto profesional

  • Nota profesional

  • Nota telefónica

  • Archivo

  • Tarea de Outlook

  • Cita

La página de historial de comunicaciones de cuentas y contactos profesionales

Las cuentas y contactos profesionales heredan los elementos del historial de comunicaciones de los registros que están vinculados a ellos.

Si un elemento del historial de comunicaciones, como una nota telefónica, está vinculado a otro elemento del historial de comunicaciones, como un proyecto profesional, la nota telefónica se muestra en la página de historial del proyecto profesional y también en la página de historial del registro de cuenta o contacto profesional que está vinculado el proyecto profesional.

Registros de cuenta y contacto profesional también heredan las tareas del proyecto de registros de proyecto profesional.

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Crear un elemento del historial de comunicaciones

  1. En el panel de navegación, en Business Contact Manager, haga clic en una de las siguientes carpetas para mostrar el área de trabajo:

    • Administración de contactos.

    • Ventas.

    • Administración de proyectos. (Solo proyectos profesionales)

      ¿Por qué no se muestra en la lista la carpeta Marketing?

      De forma predeterminada, la carpeta Marketing no contiene registros de cuenta o contacto profesional. No puede agregar un elemento del historial de comunicaciones a cualquier registro de actividad de marketing, porque no están vinculadas a un tipo de registro de cuenta o contacto profesional.

  2. Haga clic en la pestaña que contiene el registro que desee.

    Nota: No puede agregar un elemento del historial de comunicaciones a cualquier registro de tareas del proyecto, porque no están vinculadas a un tipo de registro de cuenta o contacto profesional.

  3. Haga doble clic en el registro al que desea vincular un nuevo elemento del historial de comunicaciones.

  4. En la cinta de opciones, en el grupo Mostrar, haga clic en Historial.

  5. Haga clic en el botón nuevo y, a continuación, haga clic en el tipo de elemento del historial de comunicaciones que desee agregar.

    Nota: No puede crear nuevos archivos en Business Contact Manager para Outlook. Sólo puede vincular archivos existentes a los registros. El tipo de archivos que puede vincular incluir Microsoft Excel, PowerPoint, Publisher, Word y archivos de imagen. Para obtener más información, vea vincular un archivo de Microsoft Excel, PowerPoint, Publisher o Word existente a un registro más adelante en este artículo.

  6. Complete el formulario de nuevo elemento y, a continuación, haga clic en Guardar y cerrar o enviar el mensaje de correo electrónico.

    El elemento se muestra en la página historial.

    Archivos en el historial de comunicaciones están vinculados en lugar de almacenados en la base de datos de Business Contact Manager. Si comparte su base de datos y un usuario no tiene acceso a la red y necesita tener acceso a los archivos que se encuentran en el historial de comunicaciones, adjuntar los archivos en la sección comentarios, en lugar de vincular los archivos con el historial de comunicaciones. Observe que el límite de tamaño de la base de datos es 4 GB y archivos adjuntos a aumentan el tamaño de la base de datos.

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Vincular elementos del historial de comunicaciones existente a registros

Notas profesionales, notas telefónicas, mensajes de correo electrónico, citas, tareas y archivos se pueden vincular a más de un registro.

Las oportunidades se pueden vincular al registro solo una cuenta o contacto profesional.

Proyectos de empresa se pueden vincular al registro de más de una cuenta o contacto profesional, pero solo una de las cuentas o contactos profesionales puede ser el registro principal.

Las tareas del proyecto se pueden vincular a un único registro de proyecto profesional.

Puede cambiar el registro que cualquiera de los elementos del historial de comunicaciones está vinculado. Para obtener más información, vea Ver y editar elementos de historial de comunicaciones más adelante en este artículo.

Vincular un mensaje de correo electrónico de Outlook existente, una cita o una tarea a un registro

  1. Abra elemento de Outlook que desea vincular a un registro.

  2. En la cinta de opciones, en el grupo profesional, haga clic en Vincular a registro.

  3. En el cuadro de diálogo Vincular a un registro de Business Contact Manager, en la lista Tipo de elemento, haga clic en el tipo de registro que desea vincular el elemento.

  4. En la lista de registros, haga clic en un registro.

    Si desea vincular el elemento a más de un registro, seleccione esos registros.

    ¿Cómo se seleccionan varios registros?

    Para seleccionar registros adyacentes, presione la tecla MAYÚS y, a continuación, haga clic en el primer y el último registro del grupo que desee agregar. Para seleccionar registros no adyacentes, presione la tecla CTRL y, a continuación, haga clic en cada uno de los registros. Para seleccionar todos los registros, haga clic en uno y, a continuación, presione CTRL+E.

  5. Registros vinculados, haga clic en Vincular a.

    Los registros seleccionados se muestran en el cuadro Vincular a.

    Para vincular un elemento de Outlook a diferentes tipos de registros, haga clic en el tipo de registro en la lista Tipo de elemento y, a continuación, haga clic en el registro.

  6. Haga clic en Aceptar.

    Para asegurarse de que todos los mensajes de correo electrónico a o desde una cuenta o contacto profesional están incluidos en el historial de comunicaciones de un registro en Outlook, haga clic en un mensaje de correo electrónico que desee vincular al registro y, a continuación, haga clic en vínculo y realizar seguimiento. Para obtener información sobre cómo vincular automáticamente los mensajes de correo electrónico a los registros, vea vincular y seguir mensajes de correo electrónico en Business Contact Manager.

Nota: No hay ningún indicador para indicar que un mensaje de correo electrónico, una cita o una tarea está vinculado a un registro. Puede hacer clic en el botón Vincular a registro en el elemento de Outlook para ver si el elemento está vinculado y los registros que está vinculado el elemento.

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Vincular un archivo de Microsoft Excel, PowerPoint, Publisher o Word existente a un registro

  1. En Excel, PowerPoint, Publisher o Word, abra el archivo que desea vincular a un registro.

  2. Haga clic en la pestaña Archivo.

  3. Haga clic en la pestaña Business Contact Manager y, a continuación, haga clic en el botón Vincular a registro.

  4. En el cuadro de diálogo Vincular a registro de Business Contact Manager, en la lista de carpetas, haga clic en el tipo de registro que desea vincular el archivo.

  5. En la lista de registros, haga clic en un registro.

    Para vincular el archivo a más de un registro, seleccione esos registros.

¿Cómo se seleccionan varios registros?

Para seleccionar los registros que son adyacentes, presione la tecla MAYÚS y, a continuación, haga clic en el primer y último registro del grupo al que desea agregar. Para seleccionar registros no adyacentes, presione la tecla CTRL y, a continuación, haga clic en los registros individuales. Para seleccionar todos los registros, haga clic en uno y, a continuación, presione CTRL+A.

  1. Registros vinculados, haga clic en Vincular a.

    Los registros seleccionados se muestran en el cuadro Vincular a.

  2. Haga clic en Aceptar.

    Para obtener más información, vea vincular un archivo a un registro de Business Contact Manager.

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Ver y editar elementos de historial de comunicaciones

Puede ver y editar elementos de historial de comunicaciones en la página de historial de comunicaciones de un registro, o en la carpeta Historial de comunicaciones. Elementos editables incluyen tareas, citas, notas profesionales y notas telefónicas. No se pueden editar los mensajes de correo electrónico.

  1. Lleve a cabo uno de estos procedimientos:

    Abrir un registro

    1. En el panel de navegación, en Business Contact Manager, haga clic en una de las siguientes carpetas para mostrar el área de trabajo:

      • Administración de contactos.

      • Ventas.

      • Administración de proyectos. (Solo proyectos profesionales)

        ¿Por qué no se muestra en la lista la carpeta Marketing?

        De forma predeterminada, las actividades de marketing no tiene una página de historial. No puede agregar un elemento del historial de comunicaciones a cualquier registro de actividad de marketing, porque no están vinculadas a un tipo de registro de cuenta o contacto profesional.

    2. Haga clic en la pestaña que contiene el registro que desee.

    3. Haga doble clic en el registro que contiene los elementos del historial de comunicaciones que desee ver.

    4. En la cinta de opciones, en el grupo Mostrar, haga clic en Historial.

      Se muestran todos los elementos de historial de comunicaciones están vinculados al registro.

Abra la carpeta Historial de comunicaciones

  1. En el panel de navegación, haga clic en el botón Business Contact Manager.

  2. Haga doble clic en la carpeta Registros profesionales para expandirla y, a continuación, haga clic en Historial de comunicaciones.

    Nota: Elementos del historial de comunicaciones que están vinculados a más de un registro aparecen en la carpeta Historial de comunicaciones más de una vez. Cuando elimina una copia de un elemento del historial de comunicaciones que tiene el número de copias, las demás copias aún están vinculadas a registros. Los nombres de registros vinculados se muestran en la columna Vinculado a de la carpeta Historial de comunicaciones.

Puede ordenar o filtrar la lista para ver los elementos que desee. Haga clic en la ficha Ver y, a continuación, haga clic en la organización o el filtro que desee. Para obtener información sobre cómo aplicar un filtro más avanzado, vea filtrar registros en Business Contact Manager.

  1. Haga doble clic en el elemento del historial de comunicaciones que desea editar.

  2. Realice los cambios y, a continuación, guardarlas.

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¿Por qué algunos elementos del historial de comunicaciones se muestran más de una vez

Un elemento puede ser aparecen en la página de historial y en la carpeta Historial de comunicaciones más de una vez, si el elemento está vinculado a más de un registro.

La página de historial de un registro de cuenta o contacto profesional puede mostrar un elemento de más de una vez si:

  • El elemento está vinculado al registro de cuenta y los registros que están vinculados al registro de cuenta también están vinculados al elemento. Un registro de cuenta hereda los elementos del historial de comunicaciones de los registros que están vinculados.

  • El elemento está vinculado al registro de contacto profesional y una oportunidad o proyecto profesional vinculado al contacto profesional con un vínculo al mismo elemento del historial de comunicaciones. Un registro de contacto profesional hereda el historial de comunicaciones de oportunidades y proyectos profesionales vinculados.

La carpeta Historial de comunicaciones enumera más de una vez un elemento solo si el elemento está vinculado a más de un registro. Si un elemento aparece en la página de historial de un registro de cuenta porque el registro de cuenta hereda, pero ese elemento no está vinculado directamente en el registro de cuenta, el elemento no aparece en la carpeta Historial de comunicaciones que vinculado al registro de cuenta.

Si modifica un elemento de un registro, el elemento cambia de registros vinculados todo.

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Eliminar un elemento del historial de comunicaciones

No todos los elementos del historial de comunicaciones eliminados se comportan de la misma manera.

Al eliminar una cita, reunión, mensaje de correo electrónico, tareas o archivo de un registro, el elemento permanece intacto en su ubicación original. Puede vincular a otro registro en cualquier momento. Un eliminados cita, reunión, mensaje de correo electrónico o tarea se mueve a la carpeta Elementos eliminados en Business Contact Manager para Outlook.

Si elimina una cita, reunión, mensaje de correo electrónico o tarea desde su ubicación original, pero no en Business Contact Manager para Outlook, aproximadamente 4 KB del elemento permanece en Business Contact Manager para Outlook. Si abre una cita, reunión, mensaje de correo electrónico, tareas o archivo que se ha eliminado de su ubicación original, se muestra en un formulario actividad profesional. Para obtener más información, consulte usar un formulario de actividad profesional más adelante en este artículo.

Cuando elimina una nota profesional, oportunidad o nota telefónica de un registro, siempre y cuando el elemento no está vinculado a otro registro, la nota real profesional, oportunidad o nota telefónica se mueve a la carpeta Elementos eliminados en Business Contact Manager para Outlook.

Para eliminar un elemento del historial de comunicaciones de Business Contact Manager para Outlook, debe eliminarlo de cada registro a que el elemento está vinculado y vaciar la carpeta Elementos eliminados.

Nota: Solo el propietario de la base de datos puede vaciar la carpeta Elementos eliminados en Business Contact Manager para Outlook.

Para obtener más información sobre cómo eliminar registros, consulte registros de Business Contact Manager eliminar.

  1. En el panel de navegación, haga clic en el botón Business Contact Manager.

  2. Haga doble clic en la carpeta Registros profesionales para expandirla y, a continuación, haga clic en Historial de comunicaciones.

  3. Haga clic en una o varias copias del elemento del historial de comunicaciones que desea eliminar.

    ¿Cómo se seleccionan varios registros?

Para seleccionar los registros que son adyacentes, presione la tecla MAYÚS y, a continuación, haga clic en el primer y último registro del grupo al que desea agregar. Para seleccionar registros no adyacentes, presione la tecla CTRL y, a continuación, haga clic en los registros individuales. Para seleccionar todos los registros, haga clic en uno y, a continuación, presione CTRL+A.

  1. Haga clic en los elementos seleccionados y, a continuación, haga clic en Eliminar.

    Nota: En un registro, no haga clic en el botón Eliminar que se encuentra en el grupo acciones en la cinta, porque se elimina el registro completo, no solo el elemento del historial de comunicaciones seleccionado.

La siguiente tabla enumera los elementos del historial de comunicaciones, y si se guardan en Business Contact Manager para Outlook. Si el elemento se almacena en Business Contact Manager para Outlook, se elimina junto con el registro de cuenta, contacto profesional, oportunidad o proyecto profesional vinculado.

Tipo de elemento del historial de comunicaciones

¿Guardado en
Business Contact Manager para Outlook sólo?

Nota profesional

Proyecto profesional

Tarea de proyecto

Oportunidad

Nota telefónica

Mensaje de correo electrónico

No

Cita

No

Tarea

No

Archivo

No

Nota: Al vaciar la carpeta Elementos eliminados, se eliminan permanentemente todos los elementos de la carpeta. Sin embargo, si el elemento vinculado a un registro existe en otro lugar como un archivo o cita de Outlook, tarea o mensaje de correo electrónico, y se pueden vincular a otros registros. Las notas telefónicas y notas profesionales son un caso especial, ya que no son independientes. Que deben estar vinculados a registros de cuenta, contacto profesional, oportunidad o proyecto profesional. Por lo tanto, una vez que los registros que estén vinculadas a se eliminan permanentemente, estos elementos no se puede restaurar. Para obtener más información acerca de cómo restaurar elementos eliminados, vea restaurar un registro de Business Contact Manager.

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Ordenar elementos de historial de comunicaciones

Puede ordenar elementos del historial de comunicaciones de varias formas.

  1. Lleve a cabo uno de estos procedimientos:

    Ordenar los elementos del historial de comunicaciones en la página de historial de un registro

    1. En el panel de navegación, en Business Contact Manager, haga clic en una de las siguientes carpetas para mostrar el área de trabajo:

      • Administración de contactos.

      • Ventas.

      • Administración de proyectos. (Solo proyectos profesionales)

        ¿Por qué no se muestra en la lista la carpeta Marketing?

        De forma predeterminada, la carpeta Marketing no contiene registros de cuenta o contacto profesional. No puede agregar un elemento del historial de comunicaciones a cualquier registro de actividad de marketing, porque no están vinculadas a un tipo de registro de cuenta o contacto profesional.

    2. Haga clic en la pestaña que contiene el registro que desee.

    3. Haga doble clic en el registro que contiene los elementos del historial de comunicaciones que desee ver.

    4. En la cinta de opciones, en el grupo Mostrar, haga clic en Historial.

    Ordenar los registros en la carpeta Historial de comunicaciones

    1. En el panel de navegación, haga clic en el botón Business Contact Manager.

    2. Haga doble clic en la carpeta Registros profesionales para expandirla y, a continuación, haga clic en Historial de comunicaciones.

  2. En la cinta de opciones, haga clic en la pestaña Vista.

  3. En el grupo organización, haga clic en una de las opciones disponibles:

    1. Por tipo o tipo

    2. Por fecha de creación

    3. Por fecha de modificación

    4. Por creador

    5. Por vinculado a

    6. Orden inverso

    7. Expandir o contraer

      También puede ordenar la lista, haga clic en un encabezado de columna.

Nota: El criterio de ordenación se conserva mientras el registro o la carpeta Historial de comunicaciones está abierto. Cuando se cierra el registro o la carpeta, se quita el criterio de ordenación.

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Usar un formulario de actividad

Si abre un elemento del historial de comunicaciones, como una reunión, el mensaje de correo electrónico, la tarea o el archivo y el elemento no está disponible, se abre en un formulario actividad profesional. El elemento del historial de comunicaciones original no esté disponible porque se ha eliminado de su ubicación original o ya no está conectado al equipo en el que se encuentra el elemento original.

El formulario de actividad profesional incluye información básica. Por ejemplo, para los mensajes de correo electrónico, incluye asunto, Vincular a y los primeros 4 kilobytes (KB) del mensaje. Para un archivo, incluye el nombre de archivo, Vincular a y la ubicación del archivo original.

Nota: Campos que contienen información del elemento original no se puede editar.

  • Asunto     El asunto o el título del elemento original.

  • Vínculo a     Un registro de. que este elemento se ha vinculado.

  • Crea o vencido     La fecha que se creó el elemento original o vencimiento.

  • Enviado     La fecha en la que se envió el elemento original (se aplica solo a una reunión o un mensaje de correo electrónico).

  • Modificado     La fecha en que se han guardado los cambios más recientes en el elemento original.

  • Notas     Los primeros 4 kilobytes (KB) de los mensajes de correo electrónico, información básica sobre la reunión o tarea o la ubicación del archivo original.

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Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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