Realizar un seguimiento de las actualizaciones en un sitio de SharePoint

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

Puede utilizar Microsoft Office Outlook 2007 para realizar un seguimiento de las actualizaciones y administrar las notificaciones desde un sitio de SharePoint.

Nota: Las características descritas en este artículo trabajar con sitios de SharePoint que se estén ejecutando Windows SharePoint Services 3.0 o Microsoft Office SharePoint Server 2007. Si no está seguro de qué versiones de los productos de Microsoft SharePoint y tecnologías se están ejecutando en el servidor, pida al administrador del servidor.

En este artículo

Información general

Recibir fuentes RSS desde una lista de SharePoint o una biblioteca

Crear una alerta para una lista de SharePoint o una biblioteca

Cancelar una fuente RSS desde una lista de SharePoint o una biblioteca

Cancelar una alerta para una lista de SharePoint o una biblioteca

Descripción general

Cuando cambian las listas o bibliotecas en un sitio de SharePoint, puede resultar difícil realizar un seguimiento de los cambios. Puede que desee saber el momento en el que se agrega un nuevo tema a una lista de temas, para poder realizar su seguimiento. También puede que desee saber cuándo se agregan nuevos archivos a una biblioteca de SharePoint.

Existen dos formas de recibir notificaciones sobre las actualizaciones de un sitio de SharePoint en Office Outlook 2007:

  • Fuentes RSS     Puede suscribirse a las actualizaciones de una lista o biblioteca de SharePoint utilizando fuentes Really Simple Syndication (RSS). RSS es una tecnología que utilizan con regularidad los editores de contenido para distribuir información en un formato estándar para los lectores RSS. Puede utilizar Outlook como un lector RSS para recibir periódicamente fuentes de contenido desde varios orígenes en su buzón. Si ya recibe fuentes RSS en Outlook, sus fuentes RSS de los sitios de SharePoint aparecerán en la misma ubicación.

  • Alertas     Puede recibir alertas cuando cambien los elementos. Las alertas se envían como mensajes a la Bandeja de entrada cuando cambia el contenido de un sitio de SharePoint. Puede especificar las condiciones para recibir alertas; por ejemplo, cuando se produzca cualquier cambio o cuando se cree un elemento nuevo. Además, puede elegir si desea recibir las alertas inmediatamente o recibir un resumen diario o semanal. 

Si ya recibe notificaciones y cambian sus necesidades, puede cancelar las fuentes RSS y alertas. Por ejemplo, si pertenece a un grupo de SharePoint que archiva las discusiones por correo electrónico en discusiones electrónica y se da cuenta de que ya recibió el contenido en un correo electrónico, puede cancelar las alertas.

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Recibir fuentes RSS de una lista o biblioteca de SharePoint

  1. En un explorador Web, abra la lista o biblioteca en el sitio de SharePoint.

    Si no encuentra su lista o biblioteca, haga clic en Ver todo el contenido del sitio y, a continuación, haga clic en el nombre de su lista o biblioteca.

  2. En el menú de acciones Imagen del menú , haga clic en Ver fuente RSS.

    Aparecerá una página Web con un resumen de los elementos de la lista o biblioteca.

  3. En la página Web, haga clic en el vínculo suscríbase a esta fuente RSS.

  4. Cuando aparezca un mensaje preguntando si desea suscribirse a la fuente RSS, haga clic en .

    La fuente RSS de la lista o biblioteca aparecerá en la carpeta Fuentes RSS.

    Fuentes RSS en Outlook

  5. En Fuentes RSS, seleccione la carpeta para su lista o biblioteca de SharePoint.

    Si conectó el Panel de lectura, el contenido se mostrará allí, donde puede leerlo e interactuar con él.

  6. Para abrir una fuente RSS para una lista de elementos o archivos, haga doble clic en ella.

  7. Algunos elementos de fuente RSS son resúmenes de la lista completa de elementos o archivos de SharePoint. Para ver la lista completa de elementos o archivos, haga clic en el vínculo Ver artículo.

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Crear una alerta para una lista o biblioteca de SharePoint

Puede crear alertas de forma que su sitio de SharePoint le informe en cuanto cambien los elementos de una lista o biblioteca. Puede crear una alerta desde Outlook 2007 o desde su sitio de SharePoint. Para crear una alerta, debe conectarse al servidor que está ejecutando el sitio de SharePoint y debe tener permisos para crear alertas para esa lista o biblioteca. En el siguiente procedimiento se describe cómo crear una alerta utilizando Office Outlook 2007.

Nota: El Administrador de SharePoint puede modificar, restringir y deshabilitar las alertas de todo un sitio. Para obtener más información, consulte al administrador de su sitio de SharePoint.

  1. En Outlook, en el panel de exploración, compruebe que Correo está seleccionado.

  2. En el menú Herramientas, haga clic en Reglas y alertas.

  3. Haga clic en la ficha Administrar alertas.

  4. Haga clic en Nueva alerta.

  5. En el cuadro de diálogo Nueva alerta, seleccione el origen de la alerta que desea crear. Si no ve el sitio de SharePoint para el que desea crear una alerta, escriba la dirección del sitio en el cuadro Dirección del sitio Web.

  6. Haga clic en Abrir.

    El sitio de SharePoint abrirá la página Nueva alerta.

  7. Haga clic en la lista o biblioteca para la que desee crear una alerta.

  8. Haga clic en Siguiente.

  9. En la sección Título de la alerta, escriba un título para la alerta. Éste se utilizará en el cuadro Asunto de la alerta por correo electrónico.

  10. En la sección Enviar alertas a, escriba los nombres de las personas que desea enviar alertas a o haga clic en la de botón de libreta de direcciones Imagen de botón para seleccionar los nombres. Para enviar un aviso para usted mismo, escriba su nombre de correo electrónico.

    Dependiendo de la configuración y de sus permisos para el sitio, puede que su dirección de correo electrónico ya haya aparecido y no sea capaz de agregar alertas para otras personas.

  11. Elija los valores de configuración que desee, tales como recibir una alerta cuando cambie algo o sólo cuando cambie un elemento creado por usted, y con qué frecuencia se le deben enviar las alertas.

  12. Haga clic en Aceptar.

  13. Para crear alertas adicionales, haga clic en Agregar alerta bajo Mis alertas de este sitio.

Sugerencia: También puede establecer alertas para un elemento o archivo determinado en una lista o biblioteca desde el sitio de SharePoint. En la lista o biblioteca del sitio de SharePoint, elija el elemento o archivo, haga clic en la flecha que aparece y después haga clic en Enviarme alertas.

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Cancelar una fuente RSS desde una lista o biblioteca de SharePoint

La cancelación de una fuente RSS recibida desde una lista o biblioteca de SharePoint es parecida a la cancelación de cualquier fuente RSS.

  1. En Correo, en el panel de exploración, haga clic en la carpeta Fuentes RSS para expandirla.

  2. Seleccione la fuente RSS que desea cancelar.

  3. Presione SUPR.

  4. Cuando se le pida que confirme la eliminación, haga clic en .

    Notas: 

    • Si desea conservar la fuente RSS, pero desea eliminar los elementos descargados, abra la carpeta de la fuente RSS, seleccione los elementos que se van a eliminar y, a continuación, presione SUPR.

    • También puede cancelar las fuentes RSS sin eliminar los elementos descargados. En el menú Herramientas, haga clic en Configuración de la cuenta y, a continuación, haga clic en la ficha Fuentes RSS. Seleccione la lista o biblioteca cuya suscripción desea cancelar y haga clic en Quitar.

    • Si su fuente RSS se está sincronizando cuando trata de eliminarla, aparecerá un mensaje advirtiéndole de que deberá esperar para eliminar la fuente RSS hasta que finalice la sincronización.

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Cancelar una alerta para una lista o biblioteca de SharePoint

Puede administrar sus alertas desde Outlook 2007 o desde su sitio de SharePoint. Para cancelar una alerta de una lista o biblioteca, debe tener permisos para modificar las alertas de esa lista o biblioteca. En el siguiente procedimiento se describe cómo cancelar una alerta utilizando Outlook 2007.

Nota: El Administrador de SharePoint puede modificar, restringir y deshabilitar las alertas de todo un sitio. Para obtener más información, consulte al administrador de su sitio de SharePoint.

  1. En Outlook, en el panel de exploración, compruebe que Correo está seleccionado.

  2. En el menú Herramientas, haga clic en Reglas y alertas.

  3. Haga clic en la ficha Administrar alertas.

  4. Seleccione la alerta que desea cancelar.

  5. Haga clic en Eliminar.

  6. Si se le pide que confirme la eliminación, haga clic en .

Nota: Si la alerta que desea cancelar no aparece en el cuadro de diálogo reglas y alertas, es posible que pueda cancelar la alerta desde el sitio de SharePoint. Para ver y administrar las alertas en el sitio de SharePoint, haga clic en el menú Bienvenido su nombre, haga clic en Configuración de mi y, a continuación, haga clic en Mis alertas.

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Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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