Realizar un recuento en los informes

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Puede ser útil tener un recuento de la cantidad de registros contenida en un informe. En los informes de resumen o agrupados, puede mostrar un recuento de los registros incluidos en cada grupo. O bien, puede agregar un número de línea a cada registro para que sea más fácil hacer referencia a cada uno de ellos. En este artículo se explica, paso a paso, cómo agregar recuentos y línea números al informe.

¿Qué quiere hacer?

Contar el número de registros en un informe o grupo

Agregar un número de línea de cada registro en un informe o grupo

Contar el número de registros en un informe o grupo

Vista de diseño le ofrece la forma más rápida de agregar recuentos a su informe.

Contar los registros mediante la vista Diseño

  1. En el panel de navegación, haga clic en el informe y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.

  2. Haga clic en un campo que desea contar. Para asegurarse de que se cuentan todos los registros, haga clic en un campo que sabe que no contiene ningún valor nulo, por ejemplo, un campo ID.

  3. En la ficha Diseño, en el grupo agrupación y totales, haga clic en totales. Nota Si usa Access 2007, el comando totales está en la ficha formato.

  4. Siga uno de estos procedimientos:

    • Para contar todos los registros en el informe con independencia de si hay un valor en el campo seleccionado, haga clic en Contar los registros.

    • Para contar sólo los registros que hay un valor en el campo seleccionado, haga clic en Contar valores.

      Nota: Contar valores no está disponible para los campos de los siguientes tipos de datos:

      • Texto largo (Memo)

      • Objeto OLE

      • Hipervínculo

      • Datos adjuntos

  5. Access agrega un cuadro de texto a la sección de pie de página del informe y establece su propiedad Origen del Control en una expresión que realiza la función contar . Si hay algún nivel de agrupamiento en el informe, Access también agrega un cuadro de texto a cada pie de grupo que realiza el mismo cálculo.

    Nota: Si utiliza la vista Diseño para crear un recuento en un campo específico, Access crea una expresión que incluya únicamente los registros donde ese campo no es nulo. Por ejemplo, si hay 10 registros en el informe y agrega el recuento a un campo que contiene tres valores nulos, el cuadro de texto del recuento mostrará 7: el número de registros que contienen valores no nulos. Puede evitar esto, agregue los recuentos sólo a los campos que no permiten valores nulos (como campos de identificador), o puede editar el origen del control del cuadro de texto para que siempre contará todos los registros que pueden contener valores nulos o no. Siga este procedimiento:

  6. Seleccione el cuadro de texto que muestra el recuento. Si no se muestra la hoja de propiedades, presione F4 para mostrarla.

  7. Haga clic en la pestaña Datos.

  8. En el cuadro de propiedad Origen del Control, elimine la expresión y escriba =Count(*).

  9. Guardar el informe y cambie a la vista informe para ver los resultados.

Contar el número de registros mediante la vista Diseño

  1. En el panel de navegación, haga clic en el informe y haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.

  2. En el grupo Controles de la pestaña Diseño, haga clic en Cuadro de texto.

  3. Siga uno de estos procedimientos:

    • Para agregar un recuento de todos los registros del informe, haga clic en la sección de encabezado o pie de informe donde desea colocar el cuadro de texto.

    • Para agregar un recuento de todos los registros de cada grupo de un informe agrupado, haga clic en la sección de encabezado o pie de grupo donde desee colocar el cuadro de texto.

  4. Seleccione el cuadro de texto y presione F4 para mostrar la hoja de propiedades.

  5. Haga clic en la pestaña Datos.

  6. En el cuadro de propiedad Origen del Control, escriba =Count(*).

    Este expresión usa la función contar para contar todos los registros del informe o grupo, incluso si algunos campos en algunos registros tienen valores nulos. Para contar los registros únicamente en un campo específico que no sea nulo (por ejemplo, NombreProveedor), use la siguiente expresión: =CDbl(Nz(Count([SupplierName]),0)).

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Agregar un número de línea de cada registro en un informe o grupo

Puede numerar los elementos en el informe. Por ejemplo, en un informe de ventas por producto, que podría querer "1" debe preceder el primer elemento de un grupo de producto "2" al segundo elemento, y así sucesivamente. Cuando el grupo de producto siguiente comienza, inicia el recuento, y "1" precede el primer elemento.

Numeración de los elementos de un informe

Puede numerar los elementos en el informe usando un control calculado y estableciendo su propiedad Suma continua .

  1. En el panel de navegación, haga clic en el informe y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.

  2. En el grupo Controles de la pestaña Diseño, haga clic en Cuadro de texto.

  3. En la sección de detalles del informe, arrastre el puntero para crear el cuadro de texto, y asegúrese de que es lo suficientemente ancha para alojar al mayor número de elemento.

    Por ejemplo, si es probable que haya cien pedidos, necesitará espacio para al menos tres caracteres (100). Si aparece una etiqueta junto al cuadro de texto, elimine la etiqueta haciendo clic en él y, a continuación, presionando SUPR. Si coloca el cuadro de texto cerca del margen izquierdo, es posible que oculta la etiqueta en el cuadro de texto. Usar el controlador de movimiento en la esquina superior izquierda del cuadro de texto, arrastre el cuadro de texto a la derecha para que pueda ver la etiqueta. A continuación, puede haga clic en la etiqueta y presione SUPRIMIR.

  4. Seleccione el cuadro de texto. Si aún no se muestra la hoja de propiedades, presione F4 para mostrarla.

  5. Haga clic en la pestaña todas. En el cuadro de propiedad nombre, escriba un nombre.

  6. Haga clic en la pestaña Datos.

  7. En el cuadro de propiedad Suma continua, seleccione Sobre grupo.

  8. En el cuadro de propiedad Origen del Control, escriba = 1.

  9. Haga clic en la pestaña Formato.

  10. En el cuadro de propiedad formato, escriba #. (un signo de número seguido de un punto).

    Esto da al número de línea con un punto.

  11. Guardar el informe y cambie a la vista informe para ver los resultados.

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