Realizar un recuento en los informes

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

Puede resultar útil realizar un recuento de los registros incluidos en un informe. En los informes agrupados o informes de resumen, se puede mostrar un recuento de los registros incluidos en cada grupo. O bien, se puede agregar un número de línea a cada registro para que sea más fácil hacer referencia a cada uno de ellos. En este artículo se explica, paso a paso, cómo se agregan los recuentos y números de línea a un informe.

¿Qué desea hacer?

Contar el número de registros en un informe o grupo

Agregar un número de línea de cada registro en un informe o grupo

Realizar un recuento de los registros de un informe o grupo

La vista Presentación permite agregar recuentos a un informe de la manera más rápida.

Realizar un recuento de los registros mediante la vista Presentación

  1. En el panel de navegación, haga clic en el informe y, a continuación, haga clic en Vista Diseño Imagen de botón en el menú contextual.

  2. Haga clic en un campo que desea contar. Para asegurarse de que se cuentan todos los registros, haga clic en un campo que sabe que no contiene ningún valor nulo, por ejemplo, un campo ID.

  3. En la ficha formato, en el grupo agrupación y totales, haga clic en totales. Imagen de botón

  4. Siga uno de estos procedimientos:

    • Para hacer un recuento de todos los registros de un informe con independencia de si hay un valor o no en el campo seleccionado, haga clic en Incluir registros.

    • Para hacer un recuento sólo los registros para los que hay un valor en el campo seleccionado, haga clic en Incluir valores.

      Nota: Incluir valores no está disponible para los campos de los siguientes tipos de datos:

      • Memo

      • Objeto OLE

      • Hipervínculo

Access agrega un cuadro de texto a la sección Pie del informe y establece su propiedad Origen del control en una expresión que lleve a cabo la función Cuenta. Si el informe tiene niveles de agrupación, Access agrega asimismo un cuadro de texto a cada pie de grupo que realiza el mismo cálculo.

Nota: Si usa la vista Presentación para crear un recuento en un campo específico, Access genera una expresión que incluya únicamente los registros donde ese campo no sea nulo. Por ejemplo, si hay 10 registros en un informe y agrega el recuento a un campo con tres valores nulos, el cuadro de texto del recuento mostrará 7, que es el número de registros que contienen valores no nulos. Para evitar esto, agregue los recuentos sólo a los campos que no admiten valores nulos (como los campos Id.), o bien, edite el origen del control del cuadro de texto de modo que siempre incluya todos los registros, independientemente de que contengan o no valores nulos. Para ello:

  1. Seleccione el cuadro de texto que muestra el recuento. Si no se muestra la hoja de propiedades, presione F4.

  2. Haga clic en la ficha Datos.

  3. En el cuadro de propiedad Origen del Control, elimine la expresión y escriba =Count(*).

  4. Guarde el informe y cambie a la vista Informe para ver los resultados.

Realizar un recuento de los registros mediante la vista Diseño

  1. En el panel de navegación, haga clic en el informe y haga clic en Vista Diseño Imagen de botón en el menú contextual.

  2. En la ficha Diseño, en el grupo controles, haga clic en Cuadro de texto. Imagen de botón

  3. Siga uno de estos procedimientos:

    • Para agregar un recuento de todos los registros del informe, haga clic en la sección de encabezado o pie de informe donde desea colocar el cuadro de texto.

    • Para agregar un recuento de todos los registros de cada grupo de un informe agrupado, haga clic en la sección de encabezado o pie de grupo donde desee colocar el cuadro de texto.

  4. Seleccione el cuadro de texto y presione F4 para mostrar la hoja de propiedades.

  5. Haga clic en la ficha Datos.

  6. En el cuadro de propiedad Origen del Control, escriba =Count(*).

    Este expresión usa la función contar para contar todos los registros del informe o grupo, incluso si algunos campos en algunos registros tienen valores nulos. Para contar los registros únicamente en un campo específico que no sea nulo (por ejemplo, NombreProveedor), use la siguiente expresión: =CDbl()Nz(contar ([NombreProveedor]), 0)).

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Agregar un número de línea por cada registro de un informe o grupo

Los elementos de un informe pueden numerarse. Por ejemplo, en un informe denominado Ventas por producto, se puede anteponer "1" al primer elemento de un grupo de productos, "2" al segundo elemento, y así sucesivamente. Cuando comienza el siguiente grupo de productos, se reinicia el recuento y se antepone "1" al primer elemento.

Numeración de los elementos de un informe

Se pueden numerar los elementos de un informe usando un control calculado y estableciendo su propiedad Suma continua.

  1. En el panel de navegación, haga clic en el informe y, a continuación, haga clic en Vista Diseño Imagen de botón en el menú contextual.

  2. En la ficha Diseño, en el grupo controles, haga clic en Cuadro de texto. Imagen de botón

  3. En la sección Detalle del informe, arrastre el puntero para crear el cuadro de texto, asegurándose de que tiene suficiente ancho como para alojar el número de elemento más alto.

    Por ejemplo, si piensa que el número de pedidos ascenderá a 100, necesitará espacio para al menos tres caracteres. Si aparece una etiqueta junto al cuadro de texto, elimínela haciendo clic en ella y presionando SUPR. Si colocó el cuadro de texto cerca del margen izquierdo, es posible que la etiqueta quede oculta debajo del cuadro de texto. Usando el control de desplazamiento de la esquina superior izquierda del cuadro de texto, arrastre el cuadro de texto hasta la derecha para que sea posible ver la etiqueta. Entonces, haga clic en la etiqueta y presione SUPRIMIR.

  4. Seleccione el cuadro de texto. Si no se muestra la hoja de propiedades, presione F4.

  5. Haga clic en la pestaña todas. En el cuadro de propiedad nombre, escriba un nombre, como txtItemNumber.

  6. Haga clic en la ficha Datos.

  7. En el cuadro de propiedad Suma continua, seleccione Sobre grupo.

  8. En el cuadro de propiedad Origen del Control, escriba = 1.

  9. Haga clic en la ficha Formato.

  10. En el cuadro de propiedad formato, escriba #. (un signo de número seguido de un punto).

    De este modo, el número de línea irá seguido de un punto.

  11. Guarde el informe y cambie a la vista Informe para ver los resultados.

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Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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