Realizar un recuento en los informes

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Puede ser útil tener un recuento de la cantidad de registros que contiene un informe. En los informes agrupados o de Resumen, puede mostrar un recuento de los registros de cada grupo. O bien, puede Agregar un número de línea a cada registro para que sea más fácil hacer referencia a cada uno de ellos. En este artículo, se explica paso a paso cómo agregar recuentos y números de línea al informe.

¿Qué quiere hacer?

Contar el número de registros de un informe o grupo

Agregar un número de línea para cada registro de un informe o grupo

Contar el número de registros de un informe o grupo

La vista presentación le proporciona la manera más rápida de agregar recuentos al informe.

Contar registros mediante la vista presentación

  1. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en el informe y, a continuación, haga clic en vista presentación en el menú contextual.

  2. Haga clic en el campo que desee contar. Para asegurarse de contar todos los registros, haga clic en un campo que sepa que no contiene ningún valor nulo, como un campo ID.

  3. En la pestaña Diseño, en el grupo Agrupación y totales, haga clic en Agrupar y ordenar

  4. Sigue uno de estos procedimientos:

    • Para contar todos los registros del informe independientemente de si hay algún valor en el campo seleccionado, haga clic en contar registros.

    • Para contar solo los registros para los que hay un valor en el campo seleccionado, haga clic en contar valores.

      Nota: Contar valores no está disponible para los campos de los siguientes tipos de datos:

      • Texto largo (Memo)

      • Objeto OLE

      • Hipervínculo

      • Datos adjuntos

  5. Access agrega un cuadro de texto a la sección pie del informe y establece la propiedad origen del control en una expresión que realiza la función contar . Si hay algún nivel de agrupación en el informe, Access también agrega un cuadro de texto a cada pie de grupo que realiza el mismo cálculo.

    Nota: Si usa la vista presentación para crear un recuento en un campo específico, Access genera una expresión que cuenta solo los registros en los que ese campo no es nulo. Por ejemplo, si hay 10 registros en el informe y agrega el recuento a un campo que contiene tres valores nulos, el cuadro de texto contar muestra 7 , es decir, el número de registros que contienen valores no nulos. Puede evitar esto agregando recuentos solo a los campos que no admiten valores nulos (como campos de identificador) o puede editar el origen del control del cuadro de texto para que siempre recuente todos los registros si contienen valores nulos o no. Para ello:

  6. Seleccione el cuadro de texto que muestra el recuento. Si aún no se muestra la hoja de propiedades, presione F4 para mostrarla.

  7. Haga clic en la pestaña Datos.

  8. En el cuadro de propiedad origen del control , elimine la expresión y escriba = contar (*).

  9. Guarde el informe y cambie a la vista informe para ver los resultados.

Contar registros mediante la vista Diseño

  1. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en el informe y haga clic en vista Diseño en el menú contextual.

  2. En el grupo Controles de la pestaña Diseño, haga clic en Cuadro de texto.

  3. Sigue uno de estos procedimientos:

    • Para agregar un recuento de todos los registros del informe, haga clic en la sección de encabezado o pie de página del informe donde desee colocar el cuadro de texto.

    • Para agregar un recuento de todos los registros de cada grupo de un informe agrupado, haga clic en la sección encabezado de grupo o pie de página del grupo donde desee colocar el cuadro de texto.

  4. Seleccione el cuadro de texto y presione F4 para mostrar la hoja de propiedades.

  5. Haga clic en la pestaña Datos.

  6. En el cuadro de propiedad origen del control , escriba = contar (*).

    En este expresión se usa la función contar para contar todos los registros del informe o grupo, incluso si algunos campos de algunos registros son nulos. Para contar registros solo en los que un campo específico no es nulo (por ejemplo, NombreProveedor), use la siguiente expresión: = CDbl (NZ (Count ([NombreProveedor]), 0)).

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Agregar un número de línea para cada registro de un informe o grupo

Puede numerar los elementos de un informe. Por ejemplo, en un informe de ventas por producto, es posible que desee que "1" preceda al primer elemento de un grupo de productos, "2" antes del segundo elemento, etc. Cuando comienza el siguiente grupo de productos, el recuento comienza de nuevo y "1" precede al primer elemento.

Numeración de los elementos de un informe

Puede numerar los elementos del informe mediante un control calculado y establecer su propiedad suma continua .

  1. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en el informe y, a continuación, haga clic en vista Diseño en el menú contextual.

  2. En el grupo Controles de la pestaña Diseño, haga clic en Cuadro de texto.

  3. En la sección Detalles del informe, arrastre el puntero para crear el cuadro de texto, asegurándose de que es lo suficientemente ancho como para acomodar el número de producto más grande.

    Por ejemplo, si probablemente tendrá pedidos de 100, necesitará espacio para al menos tres caracteres (100). Si aparece una etiqueta junto al cuadro de texto, elimínela haciendo clic en ella y, a continuación, presionando SUPRIMIr. Si colocó el cuadro de texto cerca del margen izquierdo, es posible que la etiqueta esté oculta en el cuadro de texto. Con el controlador de movimiento situado en la esquina superior izquierda del cuadro de texto, arrastre el cuadro de texto hacia la derecha para que pueda ver la etiqueta. Después, puede hacer clic en la etiqueta y presionar SUPRIMIr.

  4. Seleccione el cuadro de texto. Si aún no se muestra la hoja de propiedades, presione F4 para mostrarla.

  5. Haga clic en la pestaña todo . En el cuadro de la propiedad nombre , escriba un nombre, como txtItemNumber.

  6. Haga clic en la pestaña Datos.

  7. En el cuadro de la propiedad suma continua , seleccione sobre Grupo.

  8. En el cuadro de propiedad origen del control , escriba = 1.

  9. Haga clic en la pestaña Formato.

  10. En el cuadro de la propiedad formato (Format ), escriba #. (un signo de almohadilla seguido de un punto).

    Esto da formato al número de línea con un punto que sigue al número.

  11. Guarde el informe y cambie a la vista informe para ver los resultados.

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