Quitar un antiguo empleado de Office 365

Colaboradores: Beatriz Melgar Kweku Ako Adjei
Última actualización: 5 de diciembre de 2017

Cerrar la sesión ahora

Si necesita eliminar inmediatamente de Office 365 a un empleado, esto es lo que debe hacer:

  1. Vaya al Centro de administración de Office 365.

    Vaya al Centro de administración de Office 365.

    Vaya al Centro de administración de Office 365.

  2. En el Centro de administración de Office 365, elija el usuario y restablezca su contraseña (sin enviársela a él).

  3. Mientras se encuentra en la página de propiedades del usuario, expanda Configuración de OneDrive y, a continuación, elija Iniciar.

    Elija Iniciar para cerrar la sesión del usuario de inmediato.

En una hora, o cuando el usuario haga clic fuera de la página de Office 365 en la que se encuentra en ese momento, se le pedirá que inicie sesión de nuevo. (El token de actualización es válido durante una hora, por lo que la escala de tiempo depende de cuánto tiempo quede en su token y de si deja de navegar en su página web actual.)

ADVERTENCIA: Si el usuario se encuentra en Outlook en la Web, navegando por su buzón de correo, es posible que no sea expulsado inmediatamente. En cuanto haga clic en un icono diferente, como OneDrive, o actualice su explorador, se iniciará el cierre de sesión.

Para usar PowerShell para cerrar la sesión de un usuario inmediatamente, consulte el cmdlet Revoke-AzureADUserAllRefreshToken.

Para obtener más información sobre cuánto se tarda en quitar a un usuario del correo, consulte Todo lo que debe saber sobre el cierre de la sesión de un empleado.

Información general sobre todos los pasos necesarios para quitar a un empleado y proteger los datos

Una pregunta que se plantea a menudo es: "¿qué debo hacer para proteger los datos cuando un empleado abandona la organización?". En este artículo se explica cómo bloquear el acceso a Office 365 y los pasos que debe seguir para proteger sus datos.

Aquí se incluye información general rápida. Cada paso se explica en detalle en este artículo.

Paso

Por qué se debe realizar este procedimiento

1. Guardar el contenido del buzón del usuario

Esta opción es útil para la persona que se va a ocupar del trabajo del empleado o bien en caso de litigio.

2. Reenviar el correo electrónico del usuario a otro empleado o convertir en un buzón compartido

Esta opción permite mantener activa la dirección de correo electrónico de su antiguo empleado. Si tiene clientes o socios que siguen enviando correos electrónicos a la dirección del antiguo empleado, con esta opción el correo llegará a la persona que ahora se encarga del trabajo.

3. Borrar y bloquear el dispositivo móvil del usuario

Quita los datos profesionales del teléfono o de la tableta.

4. Bloquear el acceso del usuario al correo y a los datos de Office 365

Así se impide que la persona acceda a su antiguo buzón de Office 365 y a los datos.

Sugerencia: Aunque bloquee el acceso de un usuario, seguirá pagando por su licencia. Tiene que quitar la licencia de la suscripción para dejar de pagar por ella (paso 5).

5. Mover el contenido de OneDrive del empleado

Si solo quita la licencia de un usuario, pero no elimina la cuenta, podrá obtener acceso al contenido de la cuenta de OneDrive del usuario hasta que finalice la suscripción.

Antes de quitar la licencia o eliminar la cuenta del usuario, es recomendable mover el contenido de su cuenta de OneDrive a otra ubicación a la que pueda obtener acceso fácilmente. Después de eliminar la cuenta de un empleado, el contenido de su cuenta de OneDrive se conserva durante 30 días. Durante ese período de tiempo, puede restaurar la cuenta del usuario, asignarle una licencia y obtener acceso a su contenido de OneDrive. Pasados los 30 días, el contenido de OneDrive se eliminará de forma permanente.

5a. ¿Qué sucede si la persona ha usado su equipo personal para acceder a OneDrive y SharePoint?

Si la persona ha usado un equipo personal en lugar de uno autorizado por la empresa para descargar archivos de OneDrive y SharePoint, no podrá eliminar dichos archivos almacenados.

6. Quitar y eliminar la licencia de Office 365 del usuario

Cuando quita una licencia, puede asignarla a otra persona. O bien, puede eliminar la licencia para no pagar por ella hasta que contrate a otra persona.

Al quitar o eliminar una licencia, el correo electrónico, los contactos, el calendario y el contenido de OneDrive del usuario anterior se conservan durante 30 días y, después, se eliminan permanentemente.

7. Eliminar la cuenta de usuario del antiguo empleado

Esta acción quita la cuenta de su Centro de administración de Office 365. Mantiene todo organizado.

Guardar el contenido del buzón de un antiguo empleado

Puede guardar el contenido del buzón de correo del antiguo empleado de dos formas:

  1. Agregue la dirección de correo electrónico del antiguo empleado a su versión de Outlook 2013 o 2016 y, a continuación, exporte los datos en un archivo .pst. Puede importar los datos a otra cuenta de correo electrónico si lo necesita. Para saber cómo hacerlo, consulte Acceder y realizar una copia de seguridad de los datos de un antiguo usuario.

    O BIEN

  2. Aplique una retención por juicio o una conservación local al buzón de correo antes de eliminar la cuenta del usuario. Esto es mucho más complicado que la primera opción, pero vale la pena hacerlo si su plan Enterprise incluye archivado y retención legal, si los litigios son una posibilidad o si tiene un departamento informático potente a nivel técnico.

    Después de convertir el buzón en un "buzón inactivo", los administradores, los responsables de cumplimiento normativo o los administradores de registros pueden utilizar las herramientas de eDiscovery local en Exchange Online para acceder al contenido y realizar búsquedas.

    Los buzones inactivos no pueden recibir correo electrónico y no se muestran en la libreta de direcciones compartida de su organización ni en otras listas.

    Para saber cómo colocar un buzón de correo en suspensión, consulte el artículo de TechNet Administrar buzones de correo inactivos en Exchange Online.

Reenviar el correo electrónico de un antiguo empleado a otro empleado o convertir en un buzón compartido

En este paso, asigne la dirección de correo electrónico del exempleado a otro empleado o convierta el buzón del usuario en un buzón compartido que haya creado.

  • Crear un buzón compartido es la forma más económica, ya que no conlleva el pago de una licencia si el tamaño del buzón es menor que 50 GB. Si el buzón supera los 50 GB, necesitará asignar una licencia.

  • Si convierte el buzón en uno compartido, todos los mensajes de correo electrónico antiguos también estarán disponibles. Esto puede ocupar una gran cantidad de espacio.

  • Si establece el reenvío de correo electrónico, solo los correos electrónicos nuevos que reciba el antiguo empleado se enviarán al empleado actual.

  • El reenvío de correo electrónico requiere que la cuenta del antiguo empleado tenga una licencia.

  1. IMPORTANTE: Si está configurando el reenvío de correo electrónico o un buzón compartido, no elimine la cuenta del antiguo empleado al final. Debe conservar la cuenta, puesto que se usa para anclar el reenvío de correo electrónico o el buzón compartido.

  2. Vaya al Centro de administración de Office 365.

    Vaya al Centro de administración de Office 365.

    Vaya al Centro de administración de Office 365.

  3. En el Centro de administración de Office 365, seleccione Usuarios.

    Haga clic en Usuario.

  4. Elija el empleado al que desea bloquear.

    Elegir el usuario que desee bloquear

  5. Haga clic en Configuración de correo. Junto a Reenvío de correo electrónico, elija Editar.

    Elija Configuración de correo y después Editar.
  6. Active Reenviar todo el correo electrónico enviado a este buzón. En el cuadro Dirección de reenvío, escriba la dirección de correo electrónico del empleado actual (o del buzón de correo compartido) al que se enviará el correo.

    Agregue la dirección de correo electrónico del empleado actual.

  7. Elija Save.

  8. Recuerde no eliminar la cuenta del antiguo empleado.

Borrar y bloquear el dispositivo móvil de un antiguo empleado

Si su antiguo empleado tenía un teléfono de la organización, puede utilizar el Centro de administración de Exchange para borrar y bloquear ese dispositivo de tal modo que se quiten todos los datos de la organización del dispositivo y ya no pueda conectarse a Office 365.

  1. Vaya al Centro de administración de Office 365.

    Vaya al Centro de administración de Office 365.

    Vaya al Centro de administración de Office 365.

  2. En el Centro de administración de Office 365, en el panel de navegación de la parte inferior izquierda, expanda Centros de administración y seleccione Exchange.

    La pantalla podría tener el aspecto de una de las siguientes imágenes:

    Centro de administración de Office 365
  3. En el Centro de administración de Exchange, vaya a Destinatarios > Buzones.

  4. Seleccione el usuario y, en Dispositivos móviles, elija Ver detalles.

  5. En la página Detalles de dispositivo móvil, en Dispositivos móviles, seleccione el dispositivo móvil, haga clic en Borrar datos Borrar dispositivo y luego en Bloquear.

  6. Haga clic en Guardar.

    Sugerencia: asegúrese de quitar o deshabilitar el usuario de su servicio de BlackBerry Enterprise local. También debe deshabilitar cualquier dispositivo BlackBerry para el usuario. Consulte la BlackBerry Business Cloud Services Administration Guide (Guía de administración de servicios de BlackBerry Business Cloud) si necesita pasos específicos sobre cómo deshabilitar al usuario.

Bloquear el acceso de un antiguo empleado a los datos de Office 365

IMPORTANTE: Una cuenta puede tardar hasta 24 horas en bloquearse. Si necesita evitar inmediatamente el acceso de inicio de sesión de un usuario, deberá restablecer su contraseña y, a continuación, iniciar un evento único que cerrará sus sesiones de Office 365 en todos los dispositivos. Consulte Cerrar la sesión ahora.

Para impedir que un usuario inicie sesión y acceda a los datos de Office 365:

  1. Vaya al Centro de administración de Office 365.

    Vaya al Centro de administración de Office 365.

    Vaya al Centro de administración de Office 365.

  2. En el Centro de administración de Office 365, seleccione Usuarios.

    Haga clic en Usuario.

  3. Seleccione el empleado que desee bloquear y luego elija Editar junto a Estado de inicio de sesión en el panel de usuario.

    Seleccione Editar junto a Estado de inicio de sesión
  4. En el panel Estado de inicio de sesión, elija Inicio de sesión bloqueado y luego Guardar.

Bloquear el acceso de un antiguo empleado al correo electrónico (Exchange Online)

Si tiene correo electrónico de Office 365 como parte de su suscripción a Office 365, deberá iniciar sesión en el Centro de administración de Exchange para seguir estos pasos con el fin de bloquear el acceso del antiguo empleado a su correo electrónico.

  1. Vaya al Centro de administración de Office 365.

    Vaya al Centro de administración de Office 365.

    Vaya al Centro de administración de Office 365.

  2. En el Centro de administración de Office 365, en el panel de navegación de la parte inferior izquierda, expanda Centros de administración y seleccione Exchange.

    La pantalla podría tener el aspecto de una de las siguientes imágenes:

    Centro de administración de Office 365
  3. En el Centro de administración de Exchange, vaya a Destinatarios > Buzones.

  4. Seleccione el usuario y, en la página de propiedades de usuario, en Dispositivos móviles, haga clic en Deshabilitar Exchange ActiveSync y Deshabilitar OWA para dispositivos y responda a ambos.

  5. En Conectividad de correo, haga clic en Deshabilitar y responda .

Quitar y eliminar la licencia de Office 365 de un antiguo empleado

Para no seguir pagando por una licencia después de que alguien abandone la organización, tiene que quitar su licencia de Office 365 y eliminarla de su suscripción. Si decide no eliminar la licencia de la suscripción, puede asignarla a otro usuario.

Al quitar la licencia, todos los datos de ese usuario se conservan durante 30 días. Puede acceder a los datos o restaurar la cuenta si el usuario se vuelve a incorporar. Después de 30 días, todos los datos del usuario (excepto los documentos almacenados en SharePoint Online) se eliminan permanentemente de Office 365 y no se pueden recuperar.

  1. Vaya al Centro de administración de Office 365.

    Vaya al Centro de administración de Office 365.

    Vaya al Centro de administración de Office 365.

  2. En el Centro de administración de Office 365, seleccione Usuarios.

    Haga clic en Usuario.

  3. Seleccione el empleado que desee bloquear y luego elija Editar junto a Licencias de productos en el panel de usuario.

    Seleccione Editar junto a las licencias de producto
  4. En el panel Licencias de producto, deslice el indicador de licencia a la posición Desactivado y elija Asignar para quitar la licencia.

    Quitar licencias

    El panel indicará Productos quitados cuando se haya completado la eliminación.

Para reducir el número de licencias por las que paga hasta que contrate a otra persona, haga lo siguiente:

  1. En el Centro de administración de Office 365, seleccione Facturación > Suscripciones.

  2. Elija Agregar o quitar licencias para eliminar la licencia y así no pagar por ella hasta que contrate a otra persona.

    Use las flechas para eliminar las licencias de la suscripción.

    Cuando agregue a otra persona a la empresa, se le pedirá que al mismo tiempo compre una licencia. Y podrá hacerlo con un solo clic.

Para obtener más información sobre cómo administrar licencias de usuario para Office 365 para empresas, vea Asignar licencias a usuarios en Office 365 para empresas y Quitar licencias de usuarios en Office 365 para empresas.

Eliminar la cuenta de usuario de un antiguo empleado

Después de haber guardado y accedido a todos los datos de usuario del antiguo empleado, puede suprimir su cuenta.

  1. No elimine la cuenta si ha configurado el reenvío de correo electrónico o la ha convertido en un buzón compartido. En ambos casos se necesita la cuenta para anclar el reenvío de correo o el buzón compartido.

  2. Vaya al Centro de administración de Office 365.

    Vaya al Centro de administración de Office 365.

    Vaya al Centro de administración de Office 365.

  3. En el Centro de administración, seleccione Usuarios.

    Haga clic en Usuario.

  4. Seleccione el empleado que desee eliminar y, luego, elija Eliminar usuario en el panel de usuario y Eliminar > Cerrar.

    Eliminar usuario

Al eliminar un usuario, la cuenta se vuelve inactiva durante aproximadamente 30 días. Tiene tiempo hasta ese momento para restaurar la cuenta antes de que se elimine de forma permanente.

¿Su organización utiliza Active Directory?

Si en la organización las cuentas de usuario se sincronizan con Office 365 desde un entorno local de Active Directory, asegúrese de suprimir y restaurar esas cuentas en el servicio local de Active Directory. No puede suprimirlas ni restaurarlas en Office 365.

Para obtener instrucciones, consulte este artículo de TechNet: Eliminar una cuenta de usuario.

Si usa Azure Active Directory, consulte el cmdlet de PowerShell Remove-MsolUser.

Todo lo que debe saber sobre el cierre de la sesión de un empleado

Aquí tiene información sobre cómo quitar a un empleado del correo electrónico (Exchange).

Qué puede hacer

Cómo debe hacerlo

Cerrar una sesión (de Outlook en la Web, Outlook, Exchange Active Sync, etc.) y forzar el inicio de una sesión nueva

Restablecer la contraseña

Cerrar una sesión y bloquear el acceso a sesiones futuras (para todos los protocolos)

Deshabilite la cuenta. Ejemplo (en el centro de administración de Exchange o usando PowerShell):

Set-Mailbox user@contoso.com -AccountDisabled:$true

Cerrar la sesión de un protocolo en particular (como ActiveSync)

Deshabilite el protocolo. Ejemplo (en el centro de administración de Exchange o usando PowerShell):

Set-CASMailbox user@contoso.com -ActiveSyncEnabled:$false

Las operaciones anteriores pueden realizarse en 3 lugares:

Si cierra la sesión aquí

Cuánto tiempo se tarda

En el centro de administración de Exchange o usando PowerShell

La duración estimada es de 30 minutos

En el centro de administración de Azure Active Directory

La duración estimada es de 60 minutos

En un entorno local

La duración estimada es de 3 horas o más

Procedimiento para obtener una respuesta más rápida para la eliminación de la cuenta

Más rápida: use el Centro de administración de Exchange (use PowerShell) o el Centro de administración de Azure Active Directory. En un entorno local, el cambio mediante DirSync puede tardar varias horas en sincronizarse.

Más rápida para un usuario con presencia local y en el centro de datos de Exchange: finalice la sesión mediante el Centro de administración de Azure Active Directory o el Centro de administración de Exchange Y efectúe también el cambio en el entorno local. En caso contrario, DirSync sobrescribirá el cambio realizado en el Centro de administración de Exchange o el Centro de administración Azure Active Directory.

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