Quitar datos ocultos e información personal mediante la inspección de libros

Si planea compartir una copia electrónica de un libro de Microsoft Excel, se recomienda revisarlo con el fin de buscar datos ocultos o información personal que se pueda almacenar en el propio libro o en sus propiedades de documento (metadatos). Puesto que esta información confidencial puede revelar detalles sobre la organización o sobre el propio libro que quizá no desee compartir públicamente, puede que prefiera quitarla antes de compartirlo con otras personas.

El Inspector de documento de Excel puede ayudarle a buscar y quitar los datos ocultos y la información personal de los libros.

Nota: Puede quitar datos ocultos e información personal de los libros que ha enviado a otras personas. Sin embargo, si el libro se ha guardado como un Libro compartido, no puede eliminar comentarios, anotaciones, propiedades del documento e información personal. Para quitar esta información de un libro compartido, primera copia y desactivar la característica de libro compartido.

En este artículo

Buscar y quitar datos ocultos e información personal

Tipos de datos ocultos e información personal

Información que busca y quita el Inspector de documento

Información que el Inspector de documento encuentra pero que no puede eliminar

Buscar y quitar datos ocultos e información personal

Puede usar el Inspector de documento para buscar y quitar los datos ocultos y la información personal de los libros. Se recomienda usar el Inspector de documento antes de compartir una copia electrónica del libro, como los datos adjuntos de un mensaje de correo electrónico.

  1. Abra el libro en el que desee buscar datos ocultos o información personal.

  2. Haga clic en Archivo > Guardar como y escriba un nombre en el cuadro Nombre de archivo para guardar una copia del libro original.

    Importante: Se recomienda usar el Inspector de documento en una copia del libro original, puesto que no siempre se pueden restaurar los datos que elimina.

  3. En la copia del libro original, haga clic en Archivo > Información.

  4. Haga clic en Comprobar si hay problemas y luego haga clic en Inspeccionar documento.

  5. En el cuadro Inspector de documento, active las casillas de los tipos de contenido oculto que desee que se inspeccionen. Para más información sobre inspectores individuales, consulte Información que encuentra y quita el Inspector de documento

  6. Haga clic en Inspeccionar.

  7. Revise los resultados de la inspección en el cuadro Inspector de documento.

  8. Haga clic en la opción Quitar todo situada junto a los resultados de la inspección de los tipos de contenido oculto que desee quitar del documento.

    Importante: 

    • Si quita el contenido oculto del libro, quizá no pueda restaurarlo si hace clic en el comando Deshacer.

    • Si quita filas, columnas u hojas de cálculo ocultas que contengan datos, puede cambiar los resultados de los cálculos o fórmulas del libro. Si desconoce el contenido de las filas, columnas u hojas de cálculo ocultas, cierre el Inspector de documento, muestre las filas, columnas u hojas de cálculo ocultas y después revise el contenido.

    • Los inspectores para Comentarios y anotaciones, Propiedades del documento e información personal y Encabezados y pies de página no pueden usarse en un libro guardado como libro compartido (Revisar > Compartir libro). Esto se debe a que los libros compartidos usan información personal para permitir que diferentes personas colaboren en el mismo libro. Para quitar esta información de un libro compartido, puede copiar el libro y después dejar de compartirlo. Para dejar de compartir un libro, haga clic en Revisar > Compartir libro y desactive la casilla Permitir los cambios de más de un usuario al mismo tiempo.

      Nota: La opción de dejar de compartir no está disponible en Microsoft Excel Starter 2010. Para dejar de compartir, debe utilizar la versión completa de Excel.

    • Si desea eliminar datos ocultos e información personal de las hojas de cálculo que guardó con el formato Hoja de cálculo de OpenDocument (.ods), debe ejecutar el Inspector de documento cada vez que guarde la hoja de cálculo en este formato.

Principio de página

Tipos de datos ocultos e información personal

Se pueden guardar varios tipos de datos ocultos e información personal en un libro de Excel. Puede que esta información no se vea inmediatamente al ver el libro en Excel, pero es posible que otras personas la vean o recuperen.

La información oculta puede incluir los datos que Excel agrega a un libro para que pueda colaborar en él con otras personas. Además, puede incluir información que designe deliberadamente como oculta.

Por ejemplo, estos son algunos de los elementos que pueden ser el origen de los datos ocultos y la información personal de los libros:

  • Comentarios y anotaciones con lápiz     Si colaboró con otras personas para crear el libro, puede que este contenga elementos como comentarios o anotaciones con lápiz. Este tipo de información puede permitir que otros usuarios vean los nombres de las personas que trabajaron en el libro, los comentarios de los revisores y los cambios efectuados en el libro.

  • Propiedades del documento e información personal     Propiedades del documento, también conocido como metadatos, incluyen detalles sobre el libro como el autor, el asunto y el título. Propiedades del documento también incluyen información que mantiene automáticamente los programas de Office, como el nombre de la persona que guardó por última vez un libro, la fecha de creación de un documento y ubicación (Excel 2013 o posterior) del documento. Si usó características especiales, el documento también puede contener tipos adicionales de información de identificación personal (PII), como encabezados de correo electrónico, información de envío para revisión, listas de distribución, propiedades de impresora (por ejemplo, ruta de la impresora y código de acceso de impresión segura) e información de la ruta de acceso de los archivos para la publicación de páginas web.

  • Encabezados y pies de página    Los libros pueden contener información en los encabezados y pies de página.

  • Filas, columnas y hojas de cálculo ocultas    Los libros puede contener filas, columnas y hojas de cálculo completas ocultas. Si distribuye una copia de un libro que contenga filas, columnas u hojas de cálculo ocultas, otras personas pueden hacer que se muestren y ver los datos que contienen.

  • Propiedades del servidor de documentos    Los libros guardados en una ubicación de un servidor de administración de documentos, como un sitio Área de trabajo del documento o una biblioteca basada en Microsoft Windows SharePoint Services, pueden contener propiedades adicionales del documento o información relacionada con esta ubicación del servidor.

  • Datos XML personalizados    Los libros pueden contener datos XML personalizados que no se ven en el propio documento. El Inspector de documento puede buscar y quitar estos datos XML.

  • Contenido invisible    Los libros pueden contener objetos que no se ven porque se les ha aplicado el formato invisible.

  • Vínculos externos    Los libros pueden contener vínculos a los datos de otros libros (vínculos externos). Los nombres de las hojas de cálculo que contienen esos datos se guardan con los libros pero puede que no sean visibles.

  • Archivos incrustados u objetos    Los libros pueden contener archivos incrustados (como documentos de texto o de Office) u objetos incrustados (como un gráfico o una ecuación) que pueden contener datos que no son visibles.

  • Macros de código VBA    Los libros pueden contener macros, módulos VBA, controles ActiveX o COM, formularios de usuario o funciones definidas por el usuario (UDF) que pueden contener datos ocultos.

  • Elementos que pueden tener datos en caché    Los libros pueden contener datos en caché para las tablas y gráficos dinámicos, las segmentaciones, escalas de tiempo y cubos de fórmulas que podrían no ser visibles.

  • Encuestas de Excel    Los libros pueden ocultar las preguntas de la encuesta de Excel que se han introducido en Excel Online y guardado en el libro pero que no son visibles.

  • Escenarios del Administrador de escenarios    Los libros pueden contener escenarios que se definieron mediante Administrador de escenarios. Estos escenarios pueden contener datos ocultos o en caché.

  • Filtros    Los libros pueden contener filtros automáticos o filtros de tabla activos que podrían provocar que se guarden datos ocultos o en caché en el libro.

  • Nombres ocultos    Los libros pueden contener nombres ocultos que podrían ser el origen de los datos ocultos.

Información que busca y quita el Inspector de documento

En Excel, el Inspector de documento muestra los elementos que detecta para ayudarle a buscar y quitar datos ocultos e información personal específicos de los libros de Excel. La tabla siguiente enumera los tipos de datos ocultos e información personal que el Inspector de documento puede buscar y quitar en los libros.

Notas: 

  • No todas las características de Excel que figuran en la tabla son compatibles con Microsoft Excel Starter 2010. Para obtener más información sobre las características disponibles en Excel Starter, consulte Compatibilidad de características de Excel Starter.

  • Si su organización ha agregado módulos de inspector personalizados al Inspector de documento, es posible que vea tipos de información adicionales.

Para estos elementos:

El Inspector de documento busca y quita:

Comentarios y anotaciones

  • Comentarios

  • Anotaciones con lápiz

Nota: En Excel Starter 2010, el Inspector de documento solo quita anotaciones.

Propiedades del documento e información personal

  • Propiedades del documento, incluida la información de las pestañas Resumen, Estadísticas y Personalizar del cuadro de diálogo Propiedades del documento

  • (Excel 2013 o posterior) Ubicación del documento, al hacer clic en Quitar todo, la ubicación del documento existente desaparecerá del archivo. La ubicación del documento no se agregó al archivo al guardar hasta que se cierra Excel 2013 o posterior y vuelva a abrir el archivo de nuevo.

  • Encabezados de correo electrónico

  • Listas de distribución

  • Información de envío para revisión

  • Propiedades del servidor de documentos

  • Información de directiva de administración de documentos

  • Información de tipo de contenido

  • Nombre de usuario

  • Información de la ruta de acceso de la impresora

  • Comentarios del escenario

  • Ruta de acceso de los archivos para la publicación de páginas Web

  • Comentarios para nombres definidos y nombres de tablas

  • Conexiones a datos externos inactivas

Encabezados y pies de página

  • Información de los encabezados de las hojas de cálculo

  • Información de los pies de página de las hojas de cálculo

Filas y columnas ocultas

  • Filas ocultas

  • Columnas ocultas que contienen datos

    Notas: 

    • También se detectarán y se quitarán las columnas ocultas del libro que no contengan datos y estén situadas entre columnas que sí contengan datos.

    • Si las filas o las columnas ocultas del libro contienen datos, puede cambiar los resultados de los cálculos o fórmulas del libro si las quita. Si desconoce el contenido de las filas o las columnas ocultas, cierre el Inspector de documento, muestre las filas o columnas ocultas y después revise el contenido.

    • El Inspector de documento no detecta formas, gráficos, controles, objetos o controles de Microsoft ActiveX, imágenes ni elementos gráficos SmartArt que puedan estar situados en columnas ocultas.

    • No se quitan filas o columnas ocultas ocultas si forman parte de un encabezado de tabla, el encabezado de la lista o una tabla dinámica. Se mostrarán estas filas y columnas.

Hojas de cálculo ocultas

  • Hojas de cálculo ocultas

    Nota: Si las hojas de cálculo ocultas del libro contienen datos, puede cambiar los resultados de los cálculos o fórmulas del libro si las quita. Si desconoce el contenido de las hojas de cálculo ocultas, cierre el Inspector de documento, muestre las hojas de cálculo ocultas y después revise el contenido.

Datos XML personalizados

  • Datos XML personalizados que se podrían almacenar en un libro

Contenido invisible

  • Objetos que no se ven puesto que su formato no es visible

    Nota: El Inspector de documento no detecta los objetos que ocultan otros objetos.

Información que el Inspector de documento encuentra pero que no puede eliminar

El Inspector de documento detecta los siguientes elementos que podrían contener datos que no son visibles en el libro. No puede quitar estos elementos por usted porque podría hacer que el libro no funcionara correctamente. Puede examinar cada elemento que se encuentra y determinar si desea quitarlo manualmente o reemplazarlo con un elemento que no contiene datos ocultos, como una imagen estática.

Para estos elementos:

El Inspector de documento busca:

Vínculos externos

Vínculos a los datos de otros libros. Los nombres de las hojas de cálculo que contienen los datos se guardan con el libro pero no son visibles allí. Los vínculos externos incluyen referencias externas que se usan en:

  • Celdas de hojas de cálculo

  • Nombres

  • Objetos, como cuadros de texto o formas

  • Títulos del gráfico

  • Series de datos de gráficos

Archivos u objetos incrustados

Archivos incrustados (como un documento de texto o de Office) u objetos incrustados (como un gráfico o una ecuación) que pueden contener datos que no son visibles en el libro. A continuación se indican algunos ejemplos de tipos de objeto:

  • Objetos de imagen de mapa de bits

  • Objetos de Microsoft Equation 3.0

  • Objetos de Microsoft Graph Chart

  • Objetos de presentación de Microsoft PowerPoint

  • Objetos de dibujo de Microsoft Visio

  • Objetos de documento de Microsoft Word

  • Objetos de texto de OpenDocument

Macros de código VBA

Elementos de macro o VBA que pueden haber ocultado datos en el libro. Esto incluye:

  • Macros, incluidas las hojas de macros de Excel 4.0 (XLM)

  • Módulos VBA

  • Controles COM o ActiveX

  • Formularios de usuario, incluidos los formularios de Excel 5.0

  • Funciones definidas por el usuario (UDF)

Características de BI con datos en caché

Características de BI que pueden contener datos en caché que se guardan con el libro, posiblemente con datos que no sean visibles. El Inspector de documento comprueba si aparecen los elementos siguientes, que pueden contener la caché dinámica, de segmentación de datos o de la fórmula de cubo:

  • Tablas dinámicas y gráficos dinámicos

  • Segmentaciones y escalas de tiempo

  • Fórmulas de cubo

Encuestas de Excel

Preguntas de la Encuesta de Excel que se crearon en Excel Online y guardaron en el libro sin que sean visibles allí.

Escenarios del Administrador de escenarios

Escenarios que se definen con el Administrador de escenarios y que pueden provocar que los datos almacenadas en caché u ocultos se guarden con el libro.

Filtros

Filtros que pueden ser la causa de que el libro contenga datos almacenados en caché u ocultos. El Inspector de documento comprueba si hay filtros automáticos y filtros de tabla aplicados a los datos.

Nombres ocultos

Nombres ocultos que podrían almacenar datos ocultos en el libro.

Notas: 

  • Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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