Publicar una versión actualizada de una plantilla de formulario

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

Al publicar una plantilla de formulario que ha modificado, InfoPath puede actualizar la plantilla de formulario (archivo .xsn) y los formularios existentes (archivos .xml) que se basan en esa plantilla de formulario. De forma predeterminada, InfoPath reemplaza automáticamente la versión anterior de la plantilla de formulario con la versión más reciente. Puede elegir el método de actualización que prefiera para formularios existentes.

En este artículo:

Evitar la pérdida de datos en formularios existentes

Publicar una plantilla de formulario actualizada

Dejar que los usuarios decidan si desean actualizar las plantillas de formulario

Evitar la pérdida de datos en formularios existentes

Si necesita actualizar una plantilla de formulario existente, puede cambiarlo, publicarlo y redistribuir a los usuarios. No obstante, ciertos tipos de cambios pueden impedir tengan acceso a los datos en los formularios completados que se basan en la plantilla de formulario original.

Si realiza un cambio en una plantilla de formulario que puede provocar pérdida de datos o errores en los formularios que ha rellenado ya, aparecerá un mensaje. A menudo, verá el mensaje al nuevo, agregar los campos necesarios para una plantilla de formulario, o al cambiar el nombre o quitar campos o grupos de la plantilla de formulario.

Mensaje de error que avisa a los diseñadores de posibles pérdidas de datos

Si recibe este mensaje si haga clic en y continúe con los cambios, es no posible tener acceso a los datos en los formularios existentes después de publicar la plantilla de formulario actualizada. En algunos casos, puede ser aceptable. Debe decidir qué funciona para su situación.

Para asegurarse de que puede tener acceso a los datos que recopilan ya de los usuarios, siga estas instrucciones cuando realiza cambios en la plantilla de formulario original:

  • No cambie los campos y grupos existentes en el origen de datos.

  • No mover los campos y grupos existentes alrededor del origen de datos.

  • No elimine los campos y grupos existentes del origen de datos. Puede eliminar controles de la plantilla de formulario sin causar problemas, siempre y cuando deje el control campo o grupo correspondiente del origen de datos.

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Publicar una plantilla de formulario actualizada

Suponga que tiene pensado realizar cambios en una plantilla de formulario que ya está en uso en su empresa. Si estos cambios implican la modificación del origen de datos subyacente de la plantilla de formulario, necesita una forma de actualizar eficazmente la versión de la plantilla de formulario publicada anteriormente para asegurarse así de que todos los usuarios están utilizando la versión actualizada. También puede especificar qué desea que ocurra en el caso de formularios existentes basados en la plantilla de formulario original.

  1. Abra la plantilla de formulario que desee actualizar.

  2. Realice los cambios necesarios en la plantilla de formulario.

  3. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones de formulario.

  4. En la lista Categoría, haga clic en Control de versiones.

    En este momento, debe especificar qué desea que ocurra con los formularios existentes (archivos .xml) que se rellenaron utilizando la plantilla de formulario original.

  5. En la lista Al actualizar la versión, en Versión de la plantilla del formulario, haga lo siguiente:

    • Para convertir automáticamente versiones obsoletas del formulario a la versión actualizada, haga clic en Actualizar automáticamente los formularios existentes. Cuando se selecciona esta opción, InfoPath no pedirá a los usuarios que actualicen los formularios existentes. Por el contrario, la actualización se producirá automáticamente la siguiente vez que abran un formulario nuevo o existente.

    • Haga clic en Utilizar evento personalizado para escribir código personalizado que controle el proceso de actualización para los usuarios y, a continuación, haga clic en el botón Modificar. A continuación, puede utilizar el evento OnVersionUpgrade, que aparece cuando, al abrir un formulario de InfoPath, el número de versión es anterior al número de versión de la plantilla de formulario en el que se basa. Para obtener más información acerca del evento OnVersionUpgrade, consulte la documentación para el programador de InfoPath.

    • Para impedir la actualización de los formularios, haga clic en No hacer nada (es posible que los formularios existentes no funcionen correctamente). Cuando se selecciona esta opción, es posible que los usuarios puedan rellenar los formularios basados en la plantilla de formulario actualizada, pero no abrir formularios existentes. Si pueden abrir formularios existentes, no podrán modificar los campos recientemente agregados.

  6. En el menú Archivo, haga clic en Publicar y siga los pasos del asistente para la publicación.

    Cuando los usuarios abran un formulario basado en la plantilla de formulario, recibirán automáticamente la nueva versión de la plantilla de formulario. Si intentan abrir formularios que se crearon utilizando la versión anterior de la plantilla de formulario, surtirán efecto los cambios especificados en paso 5.

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Dejar que los usuarios decidan si desean actualizar las plantillas de formulario

Al publicar una versión actualizada de una plantilla de formulario, InfoPath reemplaza la copia de la plantilla de formulario almacenada en los equipos de los usuarios por la versión más reciente. Esto sucede automáticamente cuando los usuarios abren automáticamente un formulario basado en la plantilla de formulario actualizada. En la mayoría de los casos, es lo que se desea hacer. Sin embargo, también puede mostrar un cuadro de diálogo que indique a los usuarios que actualicen la plantilla de formulario cuando esté disponible una nueva versión.

  1. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones de formulario.

  2. En la lista Categoría, haga clic en Control de versiones.

  3. En Versión de la plantilla del formulario, active la casilla de verificación Permitir que los usuarios del formulario elijan si desean actualizar a una nueva versión de la plantilla de formulario y, a continuación, haga clic en Aceptar.

    Nota: De manera predeterminada, los datos del valor del Registro EnableAutoUpdatePrompt es 0 (desactivado). Se le indica a los usuarios que actualicen el formulario únicamente si el administrador del sistema ha cambiado los datos para el valor EnableAutoUpdatePrompt de 0 (desactivado) a 1 (activado).

  4. En el menú Archivo, haga clic en Publicar y siga los pasos del asistente para la publicación.

La próxima vez que los usuarios abran un formulario basado en la plantilla de formulario, InfoPath muestra un cuadro de diálogo que les pedirá que reemplacen su copia de la plantilla existente por la nueva versión. El usuario puede decidir si desea hacerlo o no. Si el cuadro de diálogo no aparece, los datos para el valor EnableAutoUpdatePrompt probablemente sean 0 (desactivado) en lugar de 1 (activado).

Nota: Antes de abrir realmente un formulario, los usuarios pueden obtener de forma activa la última versión de una determinada plantilla de formulario (archivo .xsn) haciendo clic en los vínculos Obtener actualización de este formulario o Obtener actualizaciones de formularios de esta categoría en el cuadro de diálogo Rellenar un formulario. Incluso aunque los usuarios ya tengan la versión más reciente de la plantilla de formulario en sus equipos, los vínculos permanecen activos. En estos casos, cuando el usuario hace clic en alguno de los vínculos de actualización, InfoPath simplemente vuelve a almacenar la plantilla de formulario más reciente en el equipo del usuario.

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Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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