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Publicar una base de datos en un sitio de SharePoint

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Cuando publique una base de datos de Microsoft Office Access 2007 en un sitio de Windows SharePoint Services 3.0, otros miembros de la organización pueden trabajar con la base de datos.

En este artículo

Información general

Publicar la base de datos en un sitio de SharePoint

Volver a publicar una base de datos a un sitio de SharePoint

Información general

Cuando publique una base de datos en un sitio de SharePoint, puede compartir los datos con otras personas que utilizan el sitio de SharePoint mientras continúa utilizando Access como la aplicación cliente para los formularios, informes y consultas de la base de datos.

Hay dos maneras de poder trabajar con una base de datos publicada. Si es diseñador de una base de datos, puede crear consultas, formularios e informes que utilicen los datos del sitio de SharePoint. Si es el usuario de una base de datos, puede utilizar Access para especificar, ver y analizar datos del sitio de SharePoint.

Puede publicar una base de datos que ya haya creado o puede crear una base de datos a partir de una o varias tablas vinculadas a bibliotecas o listas de SharePoint. Cuando los datos de una biblioteca o de una lista de SharePoint están vinculados a una tabla de Access, puede crear vistas para dichas listas o bibliotecas que están basadas en formularios, consultas e informes en Access. Esto le permite crear una aplicación de Access que realice un seguimiento de los datos en el sitio de SharePoint.

Por ejemplo, si su sitio de SharePoint contiene listas que realizar un seguimiento de problemas de servicio de atención al cliente y almacenan la información de los empleados, puede crear una base de datos de Access como un front-end para dichas listas. Puede crear consultas de Access para analizar dichos problemas y los informes de Access para aplicar formato y publicar informes escritos para una reunión de estado del equipo. Si las personas tienen Access en sus equipos, las consultas de Access e informes están disponibles en el menú vista Menú Ver para la lista de SharePoint. Cuando los usuarios ver la lista en el sitio de SharePoint, pueden encontrar y abrir las consultas, informes y otros objetos de Access haciendo clic en el menú Ver.

Cuando publique una base de datos en un sitio de SharePoint por primera vez, Access proporciona una lista de servidores web que facilita la navegación a la ubicación en la que desea realizar la publicación, como una biblioteca de documentos. Después de publicar la base de datos, Access recuerda la ubicación, de modo que no necesita buscar el servidor nuevamente al publicar algún cambio.

La publicación de una base de datos en un sitio de SharePoint sólo está disponible para los archivos de bases de datos guardados en el formato de Office Access 2007.

Trabajar con datos en un sitio de SharePoint

Si desea crear una base de datos que se basa en una lista de SharePoint, puede iniciar desde la lista de SharePoint. Puede haga clic en Abrir en Microsoft Access en el menú de acciones Imagen del menú para la lista de SharePoint y, a continuación, elija Vincular a los datos en el sitio de SharePoint. A continuación, puede crear formularios, informes y consultas para los datos, así como cualquier otra lista que agregue a la base de datos.

Cuando publique la base de datos en una biblioteca del sitio de SharePoint, los objetos que ha creado en Access están disponibles para que los utilicen otros en el menú Ver para la lista de SharePoint. Cuando las personas abren las vistas, los objetos de Access están disponibles como sólo lectura. Para actualizar las vistas, puede actualizar los objetos correspondientes editando la base de datos que ha publicado.

Cuando las personas trabajan con una base de datos publicada, se les pide que guarden una copia local. Los cambios se almacenan localmente hasta que se publican sus cambios. Este suele acelerar el rendimiento y facilita la recuperación de los datos en el caso de que se produzca un error de red. Cuando realiza cambios a los datos o los objetos, debe volver a publicar la base de datos para que los cambios estén disponibles para las demás personas.

Access proporciona varios botones que le permiten trabajar con facilidad con los datos de las listas de SharePoint, por ejemplo, para crear alertas y modificar las columnas para las listas. Cuando utilice Access para editar las tablas vinculadas a las listas de SharePoint en una base de datos publicada, los botones están disponibles en el grupo Lista de SharePoint de la ficha Hoja de datos.

Cuando publique una base de datos en un sitio de SharePoint, la base de datos se hace disponible para las personas con permisos para trabajar con el sitio. Si las personas tienen permiso para cambiar las listas en la ubicación en la que ha publicado la base de datos, como una biblioteca de documentos, pueden actualizar la base de datos. Si las personas tienen permiso para colaborar en las listas del sitio de SharePoint, pueden agregar datos a la base de datos. Si las personas tienen permisos para ver las listas, pueden ver los datos de la base de datos.

Volver a publicar la base de datos

Cuando publique una base de datos en un sitio de SharePoint y, a continuación, realice cambios a los datos, debería volver a publicar la base de datos de manera que se guarden los cambios más recientes. Cuando vuelva a publicar, la base de datos se muestra como una base de datos disponible la próxima vez que se abre Access.

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Publicar la base de datos en un sitio de SharePoint

Cuando publique una base de datos, puede empezar con una base de datos existente o crear una base de datos mediante las listas del sitio de SharePoint.

  1. Haga clic en el Botón de Microsoft Office Imagen del botón de Office , elija Publicar y, a continuación, haga clic en El servidor de administración de documentos.

  2. Escriba la dirección URL del sitio de SharePoint en el que desea publicar la base de datos.

    Si ha utilizado la misma ubicación la última vez que abrió Access, la base de datos aparece en el cuadro de diálogo Publicar en servidor Web.

    Nota: Esta opción sólo está disponible si la base de datos se guarda en el formato de Office Access 2007.

  3. Seleccione la biblioteca, como una biblioteca de documentos, donde desea publicar la base de datos y, a continuación, haga clic en Abrir.

  4. En el cuadro Nombre, escriba un nombre de archivo para la base de datos.

  5. Haga clic en Publicar.

Nota: Cuando abra la base de datos desde el sitio de SharePoint, se le pide que guarde una copia local.

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Volver a publicar una base de datos en un sitio de SharePoint

Después de realizar los cambios a los datos o el diseño de una base de datos, debería volver a publicarla en el sitio de SharePoint. Cuando vuelva a publicar una base de datos, Access recuerda la ubicación, de manera que no tiene que desplazarse hasta ella de nuevo.

Cuando abre una base de datos para editar que se ha publicado en una biblioteca de SharePoint, aparece una barra de mensajes en la parte superior de la base de datos con un botón Publicar en el sitio de SharePoint. Si la barra de mensajes no está disponible por alguna razón, por ejemplo, si ha cerrado la barra de mensajes mientras estaba trabajando, puede utilizar los comandos de publicación en el botón de Microsoft Office.

  1. En la barra de mensajes, haga clic en el botón Publicar en el sitio de SharePoint.

    Nota: Si no ve una barra de mensajes con un botón publicar en el sitio de SharePoint, haga clic en el Botón de Microsoft Office Imagen del botón de Office , elija Publicar y, a continuación, haga clic en El servidor de administración de documentos.

  2. En el cuadro de diálogo Publicar en servidor Web, confirme que la biblioteca mostrada es la ubicación en la que desea volver a publicar.

  3. Haga clic en Publicar.

  4. Cuando se le pregunte si desea reemplazar la copia de la base de datos del sitio, haga clic en .

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