Proteger una hoja de cálculo

Para evitar que, accidental o deliberadamente, otros usuarios cambien, muevan o eliminen datos de una hoja de cálculo, puede bloquear las celdas de la hoja de cálculo de Excel y luego proteger la hoja con una contraseña. Pongamos que usted es propietario de la hoja de cálculo del informe de estado del grupo, en la que desea que los miembros del equipo solo agreguen datos en celdas específicas y no puedan modificar nada más. Con la protección de la hoja de cálculo, puede hacer que solo determinadas partes de la hoja puedan editarse y que los usuarios no puedan modificar los datos de cualquier otra región de la hoja.

Importante: La protección a nivel de hoja de cálculo no está pensada como una característica de seguridad. Simplemente impide que los usuarios modifiquen las celdas bloqueadas de la hoja de cálculo. Proteger una hoja de cálculo no es lo mismo que proteger un libro o un archivo de Excel con una contraseña. Para más información, vea lo siguiente:

Para bloquear el archivo de modo que otros usuarios no pueden abrirlo, vea Proteger un archivo de Excel.
Para impedir que los usuarios agreguen, modifiquen, muevan, copien u oculten y muestren hojas en un libro, vea Proteger un libro.
Para saber la diferencia entre proteger la hoja de cálculo, el libro o el archivo de Excel, vea Protección y seguridad en Excel.

Windows Web



En las siguientes secciones se describe cómo proteger y desproteger una hoja de cálculo en Excel para Windows.

Vea lo que puede bloquear en una hoja desprotegida:

Fórmulas: Si no desea que otros usuarios vean sus fórmulas, puede ocultarlas para que no se vean en las celdas o la barra de fórmulas. Para obtener más información, vea Mostrar u ocultar fórmulas.
Rangos: Puede permitir que los usuarios trabajen en rangos concretos dentro de una hoja protegida. Para más información, vea Bloquear o desbloquear áreas específicas de una hoja de cálculo protegida.

Nota: Los controles ActiveX, los controles de formulario, las formas, los gráficos, los gráficos SmartArt, los minigráficos, las segmentaciones de datos, las escalas de tiempo, entre otros, ya están bloqueados cuando se agregan a una hoja de cálculo. Pero el bloqueo solo funcionará cuando se habilite la protección de la hoja. Vea las secciones siguientes para más información sobre cómo habilitar la protección de la hoja.

La protección de hojas de cálculo es un proceso de dos pasos: el primer paso consiste en desbloquear las celdas que otros usuarios pueden editar y entonces puede proteger la hoja de cálculo con o sin contraseña.

Paso 1: Desbloquear las celdas que tienen que ser editables

En el archivo de Excel, seleccione la pestaña de la hoja de cálculo que quiere proteger.
Seleccione las celdas que otros usuarios pueden editar.

Sugerencia: Para seleccionar varias celdas no contiguas, presione Ctrl+clic izquierdo.
Haga clic con el botón derecho en cualquier lugar de la hoja y seleccione Formato de celdas (o use Ctrl+1 o Comando+1 en el equipo Mac). Luego vaya a la pestaña Protección y desactive Bloqueada.

Paso 2: Proteger la hoja de cálculo

Después, seleccione las acciones que los usuarios deben poder realizar en la hoja, como, entre otras, insertar o eliminar columnas o filas, editar objetos, ordenar o usar el filtro automático. Además, también puede especificar una contraseña para bloquear la hoja de cálculo. Una contraseña impide que otras personas quiten la protección de la hoja de cálculo: es necesario escribirla para desproteger la hoja.

Vea abajo los pasos necesarios para proteger la hoja.

En la pestaña Revisar, haga clic en Proteger hoja.

En la lista Permitir a los usuarios de esta hoja de cálculo, seleccione los elementos que quiera que los usuarios puedan cambiar.

Opción	Permite a los usuarios
Seleccionar celdas bloqueadas	Mover el puntero a celdas que tienen activada la casilla Bloqueada en la pestaña Protección del cuadro de diálogo Formato de celdas. De forma predeterminada, los usuarios pueden seleccionar celdas bloqueadas.
Seleccionar celdas desbloqueadas	Mover el puntero a celdas que tengan desactivada la casilla Bloqueada en la pestaña Protección del cuadro de diálogo Formato de celdas. De forma predeterminada, los usuarios pueden seleccionar celdas desbloqueadas y presionar la tecla TAB para desplazarse por las celdas desbloqueadas de una hoja de cálculo protegida.
Formato de celdas	Cambiar cualquiera de las opciones de los cuadros de diálogo Formato de celdas o Formato condicional. Si se aplica formato condicional antes de proteger la hoja de cálculo, el formato seguirá cambiando si un usuario especifica un valor que satisfaga una condición diferente. Nota: Pegar ahora respeta correctamente la opción Formato de celdas . En versiones anteriores de Excel, pegue siempre pegado con formato independientemente de las opciones de protección.
Aplicar formato a columnas	Use cualquiera de los comandos de formato de columnas, incluidos los que permiten cambiar el ancho de columna u ocultar las columnas (pestaña Inicio, grupo Celdas, botón Formato).
Aplicar formato a filas	Use cualquiera de los comandos de formato de filas, incluidos los que permiten cambiar el alto de fila u ocultar filas (pestaña Inicio, grupo Celdas, botón Formato).
Insertar columnas	Inserte columnas.
Insertar filas	Inserte filas.
Insertar hipervínculos	Inserte nuevos hipervínculos, incluso en celdas desbloqueadas.
Eliminar columnas	Elimine columnas. Nota: Si Eliminar columnas está protegida e Insertar columnas no está protegida, un usuario puede insertar columnas, pero no eliminarlas.
Eliminar filas	Elimine filas. Nota: Si Eliminar filas está protegida e Insertar filas no está protegida, un usuario puede insertar filas, pero no eliminarlas.
Ordenar	Use cualquier comando para ordenar datos (pestaña Datos, grupo Ordenar y filtrar). Nota: Los usuarios no pueden ordenar rangos que contienen celdas en una hoja de cálculo protegida, independientemente de esta configuración.
Usar Autofiltro	Use las flechas desplegables para cambiar el filtro en rangos cuando se aplican autofiltros. Nota: Los usuarios no pueden aplicar ni quitar un filtro automático en una hoja de cálculo protegida, independientemente de esta configuración.
Usar informes de tabla dinámica	Dar formato, cambiar el diseño, actualizar o modificar de otra manera los informes de tabla dinámica y crear informes.
Modificar objetos	Realicen cualquiera de las siguientes acciones: Efectuar cambios en los objetos gráficos, incluidos mapas, gráficos incrustados, formas, cuadros de texto y controles que no se desbloquearon antes de proteger la hoja de cálculo. Por ejemplo, si una hoja de cálculo tiene un botón que ejecuta una macro, puede hacer clic en el botón para ejecutar la macro, pero no puede eliminar el botón. Efectuar cambios, como modificar el formato, en un gráfico incrustado. El gráfico sigue actualizándose cuando cambian sus datos de origen. Agregar o editar notas.
Modificar escenarios	Ver escenarios que se han ocultado, realizar cambios en escenarios protegidos frente a modificaciones y eliminar dichos escenarios. Los usuarios pueden cambiar los valores de las celdas modificadas, si las celdas no están protegidas, y agregar nuevos escenarios.

Si lo desea, escriba una contraseña en el cuadro Contraseña para desproteger la hoja: y haga clic en Aceptar. Vuelva a escribir la contraseña en el cuadro de diálogo Confirmar contraseña y haga clic en Aceptar.
Importante:
- Use contraseñas seguras que combinen letras mayúsculas y minúsculas, números y símbolos. En las contraseñas no seguras no se mezclan estos elementos. Las contraseñas deben tener 8 caracteres o más de longitud. Una frase de contraseña que usa 14 caracteres o más es mejor.
- Es fundamental que recuerde la contraseña. Si la olvida, Microsoft no puede recuperarla.

Cuando la hoja de cálculo está protegida, la opción Proteger hoja de la cinta cambia a Desproteger hoja. Para ver esta opción, haga clic en la pestaña Revisar en la cinta y, en Cambios, se encuentra Desproteger hoja.

Imagen de cinta de opciones de Excel

Para desproteger una hoja, siga estos pasos:

Vaya a la hoja de cálculo que desea desproteger.
Vaya a Archivo > información > Proteger > Desproteger hoja, o bien, en la pestaña Revisar > Cambios > Desproteger hoja.
Si la hoja está protegida con una contraseña, escriba la contraseña en el cuadro de diálogo Desproteger hoja y haga clic en Aceptar.

En las siguientes secciones se describe cómo proteger y desproteger una hoja de cálculo en Excel para la Web.

Seleccione Revisar > Administrar protección.
Para activar la protección, en el panel de tareas Administrar protección , seleccione Proteger hoja.

Nota Aunque puede proteger selectivamente partes de la hoja estableciendo varias opciones en la sección Opciones , esta configuración solo se aplica cuando la opción Proteger hoja está activada.
De forma predeterminada, toda la hoja está bloqueada y protegida. Para desbloquear rangos específicos, seleccione Rangos desbloqueados y, a continuación, escriba un nombre de rango y un rango de celdas. Puede agregar más de un intervalo.
Opcionalmente, para requerir una contraseña para editar un rango, selecciona Contraseña de intervalo, escribe y confirma la contraseña y, a continuación, selecciona Guardar. Asegúrese de que la protección de la hoja está activada.
Opcionalmente, para controlar la capacidad de editar las protecciones de toda la hoja con una contraseña, seleccione Contraseña de protección de hoja, escriba y confirme la contraseña y, a continuación, seleccione Guardar.

importante
- Use contraseñas seguras que combinen letras mayúsculas y minúsculas, números y símbolos. En las contraseñas no seguras no se mezclan estos elementos. Las contraseñas deben tener 8 caracteres o más de longitud. Asegúrese de que la tecla BLOQ MAYÚS está desactivada y use las mayúsculas y minúsculas correctas. Las contraseñas distinguen mayúsculas de minúsculas.
- Es fundamental que recuerde la contraseña. Si la olvida, Microsoft no podrá recuperarla.

Opcionalmente, si desea habilitar y deshabilitar selectivamente elementos específicos de la hoja, seleccione la sección Opciones y, después, seleccione una o más opciones.

Opción	Permite a los usuarios
Seleccionar celdas bloqueadas	Mover el puntero a celdas que tienen activada la casilla Bloqueada en la pestaña Protección del cuadro de diálogo Formato de celdas. De forma predeterminada, los usuarios pueden seleccionar celdas bloqueadas.
Seleccionar celdas desbloqueadas	Mover el puntero a celdas que tengan desactivada la casilla Bloqueada en la pestaña Protección del cuadro de diálogo Formato de celdas. De forma predeterminada, los usuarios pueden seleccionar celdas desbloqueadas y presionar la tecla TAB para desplazarse por las celdas desbloqueadas de una hoja de cálculo protegida.
Formato de celdas	Cambie cualquiera de las opciones de los grupos Fuente y Alineación de la pestaña Inicio . Nota Si el formato de celda y las propiedades ocultas estaban previamente protegidas con los cuadros de diálogo Formato de celdas o Formato condicional , seguirán estando protegidas, pero solo puede modificar las opciones de estos cuadros de diálogo con Excel para Windows. Si se aplica formato condicional antes de proteger la hoja de cálculo, el formato seguirá cambiando si un usuario especifica un valor que satisfaga una condición diferente.
Aplicar formato a columnas	Use cualquiera de los comandos de formato de columnas, incluidos los que permiten cambiar el ancho de columna u ocultar las columnas (pestaña Inicio, grupo Celdas, botón Formato).
Aplicar formato a filas	Use cualquiera de los comandos de formato de filas, incluidos los que permiten cambiar el alto de fila u ocultar filas (pestaña Inicio, grupo Celdas, botón Formato).
Insertar columnas	Inserte columnas.
Insertar filas	Inserte filas.
Insertar hipervínculos	Inserte nuevos hipervínculos, incluso en celdas desbloqueadas.
Eliminar columnas	Elimine columnas. Nota: Si Eliminar columnas está protegida e Insertar columnas no está protegida, un usuario puede insertar columnas, pero no eliminarlas.
Eliminar filas	Elimine filas. Nota: Si Eliminar filas está protegida e Insertar filas no está protegida, un usuario puede insertar filas, pero no eliminarlas.
Ordenar	Use cualquier comando para ordenar datos (pestaña Datos, grupo Ordenar y filtrar). Nota: Los usuarios no pueden ordenar rangos que contienen celdas en una hoja de cálculo protegida, independientemente de esta configuración.
Usar Autofiltro	Use las flechas desplegables para cambiar el filtro en rangos cuando se aplican autofiltros. Nota: Los usuarios no pueden aplicar ni quitar un filtro automático en una hoja de cálculo protegida, independientemente de esta configuración.
Usar informes de tabla dinámica	Dar formato, cambiar el diseño, actualizar o modificar de otra manera los informes de tabla dinámica y crear informes.
Modificar objetos	Realicen cualquiera de las siguientes acciones: Efectuar cambios en los objetos gráficos, incluidos mapas, gráficos incrustados, formas, cuadros de texto y controles que no se desbloquearon antes de proteger la hoja de cálculo. Por ejemplo, si una hoja de cálculo tiene un botón que ejecuta una macro, puede hacer clic en el botón para ejecutar la macro, pero no puede eliminar el botón. Efectuar cambios, como modificar el formato, en un gráfico incrustado. El gráfico sigue actualizándose cuando cambian sus datos de origen. Agregar o editar notas.
Modificar escenarios	Ver escenarios que se han ocultado, realizar cambios en escenarios protegidos frente a modificaciones y eliminar dichos escenarios. Los usuarios pueden cambiar los valores de las celdas modificadas, si las celdas no están protegidas, y agregar nuevos escenarios.

Notas

Si no desea que otros usuarios vean las fórmulas, puede ocultarlas para que no se vean en las celdas o en la barra de fórmulas. Para obtener más información, vea Mostrar u ocultar fórmulas.
Los controles ActiveX, controles de formulario, formas, gráficos, SmartArt, minigráficos, segmentaciones de datos, escalas de tiempo, etc., ya están bloqueados al agregarlos a una hoja de cálculo. Pero el bloqueo solo funciona cuando se habilita la protección de la hoja. Para obtener más información, vea Proteger controles y celdas vinculadas en una hoja de cálculo.

Hay dos formas de desproteger una hoja, deshabilitarla o pausarla.

Deshabilitar la protección

Seleccione Revisar > Administrar protección.
Para desactivar la protección, en el panel de tareas Administrar protección , desactive Proteger hoja.

Protección de pausa

La protección de pausa desactiva la protección para la sesión de edición actual a la vez que mantiene la protección para otros usuarios del libro. Por ejemplo, puede pausar la protección para editar un rango bloqueado pero mantener la protección para otros usuarios.

Para pausar la protección de la hoja, seleccione Revisar > Pausar protección.

Nota Si la hoja tiene una contraseña de protección, debe escribir esa contraseña para pausar la protección.
Para reanudar la protección de la hoja, seleccione Revisar > Reanudar protección.

En la parte inferior de la hoja, la pestaña de hoja muestra un icono bloqueado si la hoja está protegida (Hoja1) y un icono desbloqueado si está en pausa (Hoja2).

Mostrar la protección de la hoja