Proteger un archivo de Excel

Puede proteger el archivo de Excel con una contraseña para impedir que otros usuarios tengan acceso a los datos en los archivos de Excel. Este tema trata abarca las dos diferentes formas en que puede proteger un archivo de Excel, mediante el cifrado y la configuración de una contraseña para abrir y modificar un archivo de Excel.

Notas: Este tema trata solo la protección de archivos y no la protección de libros u hojas de cálculo.

Advertencia: 

  • Microsoft no puede recuperar contraseñas olvidadas.

  • No hay restricciones en las contraseñas que use con respecto a longitud, caracteres o números, pero las contraseñas distinguen entre mayúsculas y minúsculas.

  • No siempre es seguro distribuir los archivos protegidos por contraseña que contengan información confidencial, como números de tarjeta de crédito.

    Tenga cuidado al compartir archivos o contraseñas con otros usuarios. Aún corre el riesgo de que las contraseñas caigan en manos de usuarios no deseados. Recuerde que el bloqueo de un archivo con una contraseña no protege el archivo necesariamente contra fines malintencionados.

Cifrar un archivo de Excel

Cuando cifra un archivo de Excel, lo bloquea con una contraseña. Cuando haya cifrado un archivo de Excel, nadie más podrá abrirlo. Esta es la técnica más común y recomendada para bloquear un archivo de Excel.

Siga estos pasos para cifrar un archivo de Excel:

  1. Haga clic en Archivo > Información > Proteger libro > Cifrar con contraseña.

  2. Escriba una contraseña y haga clic en Aceptar.

    Cuadro de diálogo Cifrar documento.
  3. En el cuadro de diálogo Confirmar contraseña, vuelva a escribir la contraseña que especificó en el paso anterior.

Cuando usted u otro usuario intente abrir el archivo, aparecerá la siguiente pantalla:

El archivo cifrado está bloqueado con una contraseña.

Establecer una contraseña para permitir la lectura o edición

Puede establecer dos contraseñas en el archivo: una para abrir el archivo como de solo lectura y otro para modificarlo. Entonces, puede compartir las contraseñas correspondientes con los usuarios en función del nivel de acceso que deberían tener.

El acceso de solo lectura no impide que alguien haga cambios a un archivo, pero impedirá que guarde dichos cambios, a menos que cambie el nombre del archivo y lo guarde como otro distinto del original.

Para aquellos usuarios que necesiten poder modificar el archivo, tendrá que compartir tanto la contraseña para abrirlo como la de edición.

Siga estos pasos para establecer una contraseña para abrir o modificar un archivo de Excel:

Nota: En Mac, vaya a Archivo > Guardar como > Opciones y después establezca la contraseña para abrir o modificar el archivo. Seleccione Solo lectura si quiere que los usuarios abran el archivo como de solo lectura.

  1. En el archivo de Excel, haga clic en Archivo > Guardar como.

  2. Haga clic en una ubicación, como Equipo o su página web Mi sitio.

  3. Haga clic en una carpeta, por ejemplo, Documentos o en una de las carpetas de OneDrive, o haga clic en Examinar.

  4. En el cuadro de diálogo Guardar como, vaya a la carpeta que quiera usar, luego haga clic en Herramientas y, por último, en Opciones generales.

    La lista Herramientas en el cuadro Guardar como
  5. Puede especificar una o ambas contraseñas, una para abrir el archivo y otra para modificarlo, dependiendo de sus necesidades.

    Cuadro de diálogo Opciones generales.
  6. Haga clic en Guardar.

Cuando alguien intente abrir este archivo, Excel le pedirá que escriba una contraseña.

Escriba una contraseña para abrir un archivo protegido.

Una segunda pantalla muestra si hay una contraseña para modificar el archivo. Los usuarios que no tengan la contraseña de edición pueden hacer clic en Solo lectura y empezar a ver el contenido del archivo.

Modificar un archivo de Excel protegido con contraseña

Haga clic en Archivo > Información > Proteger libro para ver el estado de protección.

El estado Proteger libro está habilitado cuando se habilita la protección de archivos en Excel.

  1. En el archivo de Excel, haga clic en Archivo > Información > Proteger libro y, después, haga clic en Cifrar con contraseña.

  2. Elimine la contraseña y haga clic en Aceptar.

Puede cambiar o quitar las contraseñas configuradas para abrir o modificar un archivo de Excel, siguiendo el mismo procedimiento que para establecerlas.

Basta con eliminar la contraseña establecida en el cuadro Opciones generales.

Busque el nombre de archivo correcto.

Quiere compartir el libro protegido con contraseña con los usuarios que usan Office Excel 2003 (el formato de archivo predeterminado es Excel 97-2003 (*.xls)). Ha guardado el libro en el formato *.xls, pero la contraseña configurada para el libro ha desaparecido.

Esto sucede debido a que su versión de Excel usa un nuevo esquema para guardar contraseñas y el formato de archivo anterior no lo reconoce. Como resultado, la contraseña se descarta al guardar el archivo en el formato de Excel 97-2003.

Para resolver este problema, vuelva a establecer la contraseña en el archivo *.xls.

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