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Proteger un archivo de Excel

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Para evitar que otras personas acceso a los datos en los archivos de Excel, proteger el archivo de Excel con una contraseña. Este tema trata sobre las dos maneras de proteger un archivo de Excel:

  • uso del cifrado

  • establecer una contraseña para abrir o modificar un archivo de Excel.

Notas: Este tema trata solo la protección de archivos y no la protección de libros u hojas de cálculo.

Advertencia: 

  • Microsoft no puede recuperar contraseñas olvidadas, así que asegúrese de que la contraseña es especialmente fácil de recordar.

  • No hay restricciones en las contraseñas que use con respecto a longitud, caracteres o números, pero las contraseñas distinguen entre mayúsculas y minúsculas.

  • No siempre es seguro distribuir los archivos protegidos por contraseña que contengan información confidencial, como números de tarjeta de crédito.

  • Tenga cuidado al compartir archivos o contraseñas con otros usuarios. Aún corre el riesgo de que las contraseñas caigan en manos de usuarios no deseados. Recuerde que el bloqueo de un archivo con una contraseña no protege el archivo necesariamente contra fines malintencionados.

Cifrar un archivo de Excel

Cuando cifra un archivo de Excel, lo bloquea con una contraseña. Cuando haya cifrado un archivo de Excel, nadie más podrá abrirlo. Esta es la técnica más común y recomendada para bloquear un archivo de Excel.

Siga estos pasos para cifrar un archivo de Excel:

  1. Haga clic en archivo > información > Proteger libro > cifrar con contraseña .

  2. Escriba una contraseña y haga clic en Aceptar.

    Cuadro de diálogo Cifrar documento.
  3. En el cuadro de diálogo Confirmar contraseña, vuelva a escribir la contraseña que especificó en el paso anterior.

Cuando un usuario intenta abrir el archivo, aparecerá esta ventana emergente: solicitar al usuario que escriba una contraseña:

El archivo cifrado está bloqueado con una contraseña.

Establecer una contraseña para permitir la lectura o edición

Puede establecer dos contraseñas en el archivo: uno para abrir el archivo como de sólo lectura y otro para modificar. A continuación, puede compartir las contraseñas correspondientes con los usuarios según el nivel de acceso adecuado para cada usuario.

El acceso de solo lectura no impide que alguien haga cambios a un archivo, pero impedirá que guarde dichos cambios, a menos que cambie el nombre del archivo y lo guarde como otro distinto del original.

Para los usuarios que necesitan poder modificar el archivo, debe compartir tanto Abrir y modificar las contraseñas.

Siga estos pasos para establecer una contraseña para abrir o modificar un archivo de Excel:

Nota: En el Mac, vaya a archivo > Guardar como > Opcionesy a continuación, a continuación, establezca la contraseña para abrir o modificar el archivo. Elija Solo lectura si desea que los usuarios para abrir el archivo como de solo lectura.

  1. En el archivo de Excel, haga clic en Archivo > Guardar como.

  2. Haga clic en una ubicación, como Equipo o su página web Mi sitio.

  3. Haga clic en una carpeta, por ejemplo, Documentos o en una de las carpetas de OneDrive, o haga clic en Examinar.

  4. En la ventana emergente Guardar como , vaya a la carpeta que desea usar, a continuación, haga clic en Herramientas y, a continuación, haga clic en Opciones generales.

    La lista Herramientas en el cuadro Guardar como
  5. Puede especificar aquí contraseñas uno o ambos: uno para abrir el archivo y otro para modificar el archivo, según sus necesidades.

    Cuadro de diálogo Opciones generales.
  6. Haga clic en Guardar.

En cualquier intento abrir este archivo, Excel le pida al usuario con una contraseña.

Escriba una contraseña para abrir un archivo protegido.

Si se ha establecido una contraseña para modificar el archivo, aparecerá una ventana emergente segunda. Los usuarios que no tengan la contraseña de modificación pueden haga clic en Sólo lectura y comenzar a ver el contenido del archivo.

Modificar un archivo de Excel protegido con contraseña

Haga clic en Archivo > Información > Proteger libro para ver el estado de protección.

El estado Proteger libro está habilitado cuando se habilita la protección de archivos en Excel.

Haga lo siguiente:

  1. En el archivo de Excel, haga clic en Archivo > Información > Proteger libro y, después, haga clic en Cifrar con contraseña.

  2. Elimine la contraseña y haga clic en Aceptar.

Puede cambiar o quitar contraseñas que se establecen para abrir o modificar un archivo de Excel, siguiendo el mismo procedimiento que configurar las contraseñas.

Basta con eliminar la contraseña establecida en el cuadro Opciones generales.

Busque el nombre de archivo correcto.

Supongamos que necesita compartir un libro protegido por contraseña con los usuarios que utilizan Office Excel 2003 la: formato de archivo predeterminado es Excel 97-2003 (*.xls). El libro se guardó con el formato XLS, pero ha desaparecido la contraseña que ha establecido en el libro.

Esto ocurre porque su versión de Excel utiliza una combinación de nueva para guardar contraseñas y no reconoce el formato de archivo anterior. Por tanto, se descarta la contraseña al guardar el archivo en el formato de Excel 97-2003.

Para resolver este problema, simplemente establezca la contraseña de nuevo en el archivo *.xls.

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