Proteger un archivo

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

Cuando se protege un archivo a una biblioteca en un sitio de Microsoft Windows SharePoint Services, los cambios realizados están disponibles para personas que usan la biblioteca.

En este artículo

Información general

Proteger un archivo

Sobrescribir una versión secundaria cuando se protege un archivo

Información general

Después de proteger un archivo y actualizarlo, protege el archivo de manera que las demás personas puedan ver los cambios. En una biblioteca que requiere la desprotección, los archivos se desprotegen para usted cuando los crea o los carga por primera vez. Debe proteger los archivos para que las demás personas los vean o los utilicen. Si una biblioteca requiere aprobación de contenido, las actualizaciones deben aprobarse para que sean visibles para todos los usuarios de la biblioteca.

Cuando proteja un archivo, puede escribir comentarios acerca de los cambios que ha realizado en el archivo. Esto ayuda a las personas a comprender qué cambios realizó al archivo mientras lo tuvo desprotegido. Los comentarios de protección son especialmente útiles si varias personas trabajan en un archivo. Si se está realizando un seguimiento de las versiones, los comentarios que realice formarán parte del historial de versiones del archivo, lo cual es útil si el archivo va a tener varias revisiones.

Si se realiza un seguimiento de las versiones primaria y secundaria, se le pide que elija qué tipo de versión está protegiendo. Una versión principal suele suponer un cambio importante, como la adición de una sección, mientras que una versión secundaria supone un cambio menor, como corregir un error ortográfico. Si la biblioteca realiza un seguimiento de ambos tipos de versiones y requiere la aprobación de contenido, al proteger una versión secundaria se crea una copia de borrador del archivo. Cuando está listo para que se apruebe el archivo, debe publicar el borrador como una versión secundaria.

Normalmente, debería proteger únicamente los archivos que ha desprotegido. Recibirá una advertencia si protege un archivo desprotegido para otra persona. Si protege el archivo, sobrescribe los cambios que otra persona haya realizado al archivo.

A veces, puede que desee actualizar la copia del servidor, de manera que las demás personas puedan ver los cambios y, a continuación, seguir trabajando en el archivo. O bien, si se realiza un seguimiento de las versiones, puede que desee que los cambios formen parte del historial de versiones, de manera que pueda restaurarlos posteriormente si es necesario. En estas situaciones, puede proteger una copia del archivo pero mantenerlo desprotegido de manera que pueda continuar trabajando en el mismo.

Algunos programas compatibles con Windows SharePoint Services 3.0, como Microsoft Office Word 2007, le permiten proteger y desproteger los archivos del programa, sin volver al servidor para proteger el archivo. Para obtener más información, vea la Ayuda del programa.

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Proteger un archivo

  1. Si la biblioteca aún no está abierta, haga clic en su nombre en Inicio rápido.

    Si el nombre de la biblioteca no aparece, haga clic en Ver todo el contenido del sitio y después haga clic en el nombre de la biblioteca.

  2. Seleccione el archivo que desea proteger, haga clic en la flecha que aparece y, a continuación, haga clic en Proteger.

  3. En la sección Protección de documento de la página que aparece, si se le pide que elija qué versión está protegiendo, la biblioteca está realizando un seguimiento de las versiones secundaria y principal de los archivos. Haga clic en Versión secundaria (borrador) o Versión principal (publicar), según el tipo de cambios que realice al archivo.

    Las opciones de versiones también asignan un número a la versión que está protegiendo. Por ejemplo, 2.3 es la tercera versión secundaria de un archivo que se publicó dos veces como una versión principal y 3.0 es la siguiente versión principal de dicho archivo.

  4. Para proteger los cambios pero mantener el archivo desprotegido, seleccione la mantener el documento desprotegido después de proteger esta versión? la casilla de verificación en la sección Protección de documento.

  5. En la sección Comentarios, escriba una descripción de los cambios que ha realizado al archivo.

    Su organización puede tener requisitos o recomendaciones específicas para comentarios de protección.

  6. Haga clic en Aceptar.

  7. Si se le pide que confirme la protección, haga clic en .

    Por ejemplo, puede que se le pregunte si desea confirmar que desea proteger el archivo si todavía tiene el archivo abierto para edición.

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Sobrescribir una versión secundaria cuando se protege un archivo

Para sobrescribir una versión secundaria, proteja un archivo como lo haría normalmente pero especifique que desea sobrescribir la versión secundaria actual. Esta opción puede ayudarle a evitar que el historial de versiones sea demasiado largo, por ejemplo, si la organización establece límites estrictos en el número de versiones que puede conservar.

Puede sobrescribir versiones secundarias únicamente cuando se está realizando un seguimiento de las versiones principal y secundaria de un archivo, cuando está trabajando con una versión secundaria y cuando está protegiendo una nueva versión secundaria. También debe tener permiso para eliminar una versión anterior.

Importante: Debería elegir esta opción sólo cuando esté seguro de que desea eliminar de manera permanente la versión anterior del archivo, por ejemplo, si contenía errores ortográficos u otro tipo de error. Cuando sobrescribe una versión secundaria, se elimina del historial de versiones y no puede restaurarlo.

  1. Si la biblioteca aún no está abierta, haga clic en su nombre en Inicio rápido.

    Si el nombre de la biblioteca no aparece, haga clic en Ver todo el contenido del sitio y después haga clic en el nombre de la biblioteca.

  2. Seleccione el archivo que desea proteger, haga clic en la flecha que aparece y, a continuación, haga clic en Proteger.

  3. En la sección Protección de documento de la página que aparece, haga clic en Sobrescribir la versión secundaria actual.

  4. Para proteger los cambios pero mantener el archivo desprotegido, seleccione la mantener el documento desprotegido después de proteger esta versión? la casilla de verificación en la sección Protección de documento.

  5. En la sección Comentarios, escriba una descripción de los cambios que ha realizado al archivo.

    Su organización puede tener requisitos o recomendaciones específicas para comentarios de protección.

  6. Haga clic en Aceptar.

  7. Si se le pide que confirme la protección, haga clic en .

    Por ejemplo, puede que se le pregunte si desea confirmar que desea proteger el archivo si todavía tiene el archivo abierto para edición.

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Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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