Si desea modificar un archivo que se encuentra en una biblioteca de SharePoint y no desea que otros usuarios tengan acceso a él, puede desprotegerlo. De esta manera, se asegura de que ningún usuario pueda modificar el archivo mientras trabaja en él. Cuando haya acabado de editar el archivo y vuelva a protegerlo en la biblioteca de SharePoint, los demás usuarios podrán ver los cambios. También podrán desprotegerlo si tienen los permisos adecuados. Por otra parte, si decide no realizar ni conservar ningún cambio en el archivo, puede simplemente descartar la desprotección, de modo que no se afecte al historial de versiones.
Importante: Puede guardarlo en un servidor que tenga Microsoft Office SharePoint Server 2007 o Microsoft SharePoint Server 2010 instalados. Para trabajar con SharePoint en Office para Mac, debe tener Microsoft Office para Mac Hogar y Pequeña empresa 2011, Microsoft Office para Mac 2011 Académico Estándar, o Microsoft Office para Mac 2011.
Realice una de las siguientes acciones:
Proteger los cambios de un archivo
Dependiendo de las necesidades de su organización, la biblioteca puede configurarse para realizar un seguimiento solo de las versiones principales. O bien para realizar un seguimiento de las versiones principales y secundarias. Si los integrantes de su grupo no trabajan frecuentemente en varias revisiones, es posible que su organización desee realizar un seguimiento solo de versiones principales. Si hay muchas personas que trabajan en varios archivos a la vez y suelen crear varias versiones, es posible que su organización desee realizar un seguimiento de las versiones principales y secundarias. Ofrecer dos tipos de versiones puede ayudar a su equipo a administrar mejor su contenido. Las personas que trabajan con ese contenido pueden conocer mejor el estado de un archivo en todo momento. Por ejemplo, una versión principal normalmente es esa que puede ver y revisar un grupo más grande de usuarios, mientras que una versión secundaria es un proyecto en el cual alguien está todavía trabajando.
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En el menú Archivo, haga clic en Proteger.
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Si se le pide que elija el tipo de versión que desea proteger significa que la biblioteca está realizando el seguimiento de ambas versiones (principal y secundaria) de los archivos, y puede realizar una de las acciones siguientes:
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Para actualizar el archivo en el servidor y |
Realice este procedimiento |
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Permitir a los demás usuarios ver y aprobar los cambios |
Haga clic en Versión principal (visible para todos los usuarios). |
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Crear una copia borrador del archivo |
Haga clic en Versión secundaria (visible para los usuarios con permiso de lectura). |
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Sobrescribir la versión secundaria actual |
Haga clic en Sobrescribir el archivo existente (reemplazar el archivo del servidor). |
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Nota: Las opciones de la versión también asignan un número a la versión que desea proteger. Por ejemplo, 2.3 es la tercera versión secundaria de un archivo que se publicó dos veces como versión principal, y 3.0 es la siguiente versión principal de dicho archivo.
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Para proteger los cambios y mantener el archivo desprotegido, active la casilla Mantener el archivo desprotegido después de proteger esta versión.
Nota: Esta opción solo está disponible si el documento está en Formato Open XML.
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En Comentarios de la versión, escriba una descripción de los cambios realizados en el archivo y, a continuación, haga clic en Proteger.
Descartar una desprotección
Si desprotege un archivo de una biblioteca de un sitio, hace los cambios necesarios y luego decide que no desea conservar esas modificaciones, puede deshacer la desprotección. Los cambios realizados en el archivo después de desprotegerlo se descartan y el archivo vuelve a estar disponible para que otros usuarios puedan editarlo.
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En el menú Archivo, haga clic en Descartar desprotección.
