Proteger las notas con contraseña

La protección con contraseña en OneNote está diseñada para mantener las notas a salvo de los curiosos. Si usa OneNote para escribir notas de clase, notas de reuniones de trabajo, un blog o diario personal, o información sobre uno mismo o sobre amigos y familiares, las contraseñas desempeñan un papel crucial para controlar el acceso a esas notas.

Proteja una sección del bloc de notas de OneNote con contraseña y mantenga sus notas privadas a salvo de los curiosos. Si se protege una sección con contraseña, todas las páginas permanecen bloqueadas hasta que se introduce la contraseña correcta.

  1. Haga clic con el botón secundario en la pestaña de la sección que quiere proteger y después haga clic en Proteger con contraseña esta sección.

    Captura de pantalla de cómo proteger con contraseña una sección en OneNote 2016.

  2. En el panel de tareas Protección con contraseña, elija Establecer contraseña.

  3. En el cuadro de diálogo Protección con contraseña, escriba la contraseña en el cuadro Escribir contraseña.

  4. Confirme la contraseña volviendo a escribirla en el cuadro Confirmar contraseña y después haga clic en Aceptar.

Nota: Utilice una contraseña que pueda recordar. Si olvida la contraseña, nadie podrá desbloquear las notas en su lugar (ni siquiera el soporte técnico de Microsoft).

Bloquear las secciones protegidas del bloc de notas

Si ha aplicado las contraseñas a varias secciones de su bloc de notas, puede bloquearlas todas al mismo tiempo.

  1. Haga clic con el botón secundario en cualquiera de las pestañas de sección protegidas (aunque desbloqueadas actualmente) y después haga clic en Proteger con contraseña esta sección.

  2. En el panel de tareas Protección con contraseña, elija Bloquear todas.

Cambiar la contraseña de una sección protegida

  1. Haga clic con el botón secundario en la pestaña de sección cuya contraseña desee cambiar y después elija Proteger con contraseña esta sección.

  2. En el panel de tareas Protección con contraseña, elija Cambiar contraseña (si esta opción no está disponible, significa que la sección no tiene una contraseña).

  3. En el cuadro de diálogo Cambiar contraseña, escriba la contraseña actual en el cuadro Contraseña anterior.

  4. Escriba la nueva contraseña en el cuadro Escribir contraseña nueva.

  5. Confírmela escribiéndola de nuevo en el cuadro Confirmar contraseña y después haga clic en Aceptar.

Quitar la contraseña de una sección protegida

  1. Haga clic con el botón secundario en la pestaña de sección cuya contraseña desee quitar y después elija Proteger con contraseña esta sección.

  2. En el panel de tareas Protección con contraseña, elija Quitar contraseña (si esta opción no está disponible, significa que la sección no tiene una contraseña).

  3. En el cuadro de diálogo Quitar contraseña, escriba la contraseña actual y, a continuación, haga clic en Aceptar.

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Establecer opciones de protección con contraseña

Las secciones protegidas con contraseña que haya desbloqueado se volverán a bloquear automáticamente si no está trabajando en ellas. Puede personalizar el período de tiempo y también establecer otras opciones para las formas de aplicar la protección con contraseña en las secciones protegidas.

  1. Elija Archivo > Opciones.

  2. En el cuadro de diálogo Opciones de Access, haga clic en Avanzadas.

  3. En Contraseñas, en el lado derecho, siga uno de los procedimientos siguientes:

    • Para bloquear secciones del bloc de notas una vez transcurrido un período de tiempo especificado, seleccione Bloquear secciones protegidas con contraseña si llevo sin trabajar en ellas y después seleccione el período de tiempo que desee.

    • Para bloquear secciones del bloc de notas inmediatamente después de trabajar en ellas, seleccione Bloquear secciones protegidas con contraseña tan pronto como me desplace fuera de ellas.

    • Para permitir que las notas protegidas con contraseña estén temporalmente disponibles en otros programas, seleccione Permitir que los complementos tengan acceso a las secciones protegidas con contraseña si no están bloqueadas.

  4. Haga clic en Aceptar para aplicar los cambios.

Algunas notas importantes sobre las contraseñas

  • Solo se pueden aplicar contraseñas a secciones de los blocs de notas y no a blocs de notas enteros.

  • En las contraseñas se distingue entre mayúsculas y minúsculas. Antes de crear o introducir una contraseña, asegúrese de que la tecla BLOQ MAYÚS esté desactivada.

  • OneNote usa cifrado para asegurar las secciones protegidas con contraseña. Si olvida la contraseña, nadie podrá desbloquear las notas en su lugar (ni siquiera el soporte técnico de Microsoft). Por lo tanto, sea precavido cuando asigne contraseñas a secciones de su bloc de notas y las cambie.

  • Las secciones protegidas con contraseña no se incluyen en las búsquedas realizadas en el bloc de notas. Para incluir una sección protegida en una búsqueda, primero deberá desbloquearla.

  • Las etiquetas de notas usadas en cualquiera de las páginas de una sección protegida no se incluyen en un resumen de etiquetas de notas a menos que primero desbloquee la sección protegida.

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En este artículo

¿Por qué usar contraseñas en OneNote?

Aplicar o quitar la protección con contraseña

Establecer opciones de protección con contraseña

¿Por qué usar contraseñas en OneNote?

A continuación se especifican los escenarios más comunes en los que se usan contraseñas para controlar el acceso a la información de los blocs de notas:

Privacidad personal    El bloc de notas puede incluir una sección o carpeta que contenga datos personales, como su dirección particular, números de teléfono, número de la seguridad social, números de cuentas bancarias y tarjetas de crédito, credenciales de inicio de sesión en sitios web y otra información similar. En esta era en la que son tan habituales los robos de identidad, resulta arriesgado no proteger este tipo de información. OneNote cifra las secciones protegidas para ayudar a proteger su información personal.

Seguridad flexible    Si usa OneNote para documentar la vida en la escuela, en el trabajo y en casa, es probable que haya configurado secciones independientes para cada uno de esos entornos. En función de cómo desee compartir esta información con otras personas, puede asignar distintas contraseñas a secciones diferentes.

Movilidad protegida    A diferencia de las contraseñas de equipo, que controlan el acceso al equipo pero no los archivos almacenados en él, la protección con contraseña de OneNote se mantiene en el archivo del bloc de notas. Con ello se protegen las secciones del bloc de notas incluso si el archivo del bloc de notas se copia en otro equipo o en un servidor de archivos, o si pierde o le roban el portátil o la tableta.

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Aplicar o quitar la protección con contraseña

Aplicar una contraseña a una sección

Para ayudar a evitar el acceso no autorizado a las notas, aplique una contraseña a secciones específicas del bloc de notas.

  1. Haga clic en la pestaña de la sección a la que desee aplicar la contraseña.

  2. En el menú Archivo, haga clic en Proteger con contraseña esta sección.

  3. En el panel de tareas Protección con contraseña, haga clic en Establecer contraseña.

  4. En el cuadro de diálogo Protección con contraseña, escriba la contraseña en el cuadro Escribir contraseña.

  5. Confírmela escribiéndola de nuevo en el cuadro Confirmar contraseña y después haga clic en Aceptar.

La sección protegida con contraseña del bloc de notas permanece desbloqueada mientras trabaja en ella y durante el período de tiempo que especifique. Para aumentar la seguridad, puede configurar la opción de bloquear las secciones protegidas tan pronto salga de ellas o al cerrar OneNote. Si una sección protegida se bloquea, es necesario especificar la contraseña correcta para poder ver y editar la sección. La contraseña de las secciones del bloc de notas se puede cambiar o quitar fácilmente.

Importante: 

  • Use contraseñas seguras que combinen letras mayúsculas y minúsculas, números y símbolos. En las contraseñas no seguras no se mezclan estos elementos. Contraseña segura: Y6dh!et5. Contraseña no segura: House27. Las contraseñas deben tener 8 caracteres o más de longitud. Una frase para una contraseña que use 14 caracteres o más siempre será más adecuada.

  • Es fundamental que recuerde la contraseña. Si la olvida, Microsoft no podrá recuperarla. Guarde las contraseñas que anote en un lugar seguro, lejos de la información que ayudan a proteger.

  • Las contraseñas distinguen mayúsculas de minúsculas. Asegúrese de que la tecla BLOQ MAYÚS está desactivada la primera vez que escribe una contraseña.

  • El acceso a las secciones con contraseña queda restringido después de salir de OneNote o tras el período de inactividad que se especifique.

  • Las secciones protegidas con contraseña no se incluyen en las búsquedas realizadas en el bloc de notas. Para incluir una sección protegida en una búsqueda, deberá desbloquearla antes de iniciar la búsqueda.

  • Las marcas de anotación utilizadas en las páginas de una sección protegida no se incluyen en el resumen de marcas de anotación a menos que primero se desbloqueen las secciones.

  • Las secciones protegidas con contraseña no pueden ser consultadas por terceros durante una sesión compartida en directo, incluso si la sección está desbloqueada durante la sesión. Para incluir una sección protegida en una sesión compartida en directo, primero debe quitarse la protección con contraseña de la sección y, después, iniciar o unirse a la sesión compartida en directo.

  • Las grabaciones de audio y vídeo se almacenan como archivos independientes en el bloc de notas y no es posible aplicarles una contraseña.

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Cambiar la contraseña de una sección

Si la contraseña de una sección del bloc de notas se ve comprometida, o si desea modificar todas las contraseñas periódicamente como medida de seguridad adicional, puede cambiar fácilmente la contraseña de cualquier sección del bloc de notas.

  1. Haga clic en la pestaña de la sección cuya contraseña desee cambiar.

  2. En el menú Archivo, haga clic en Proteger con contraseña esta sección.

  3. En el panel de tareas Protección con contraseña, haga clic en Cambiar contraseña.

    Nota: Si esta opción no está disponible, significa que actualmente no se está aplicando ninguna contraseña a la sección seleccionada.

  4. En el cuadro de diálogo Cambiar contraseña, escriba la contraseña actual en el cuadro Contraseña anterior.

  5. Escriba la nueva contraseña deseada en el cuadro Escribir contraseña nueva.

  6. Confírmela escribiéndola de nuevo en el cuadro Confirmar contraseña y después haga clic en Aceptar.

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Quitar la contraseña de una sección

  1. Haga clic en la pestaña de la sección cuya contraseña desee quitar.

  2. En el menú Archivo, haga clic en Proteger con contraseña esta sección.

  3. En el panel de tareas Protección con contraseña, haga clic en Quitar contraseña.

    Nota: Si esta opción no está disponible, significa que actualmente no se está aplicando ninguna contraseña a la sección seleccionada.

  4. En el cuadro de diálogo Quitar contraseña, escriba la contraseña actual y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Bloquear a la vez todas las secciones protegidas con contraseña

Es posible bloquear simultáneamente todas las secciones protegidas con contraseña del bloc de notas.

  1. En el menú Archivo, haga clic en Proteger con contraseña esta sección.

  2. En el panel de tareas Protección con contraseña, haga clic en Bloquear todas.

Sugerencia: Para bloquear de forma rápida y simultánea todas las secciones protegidas con contraseña del bloc de notas, presione CTRL+ALT+L.

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Establecer opciones de protección con contraseña

Cuando se desbloquean secciones protegidas con contraseña del bloc de notas, OneNote mantiene esas secciones disponibles durante un período de tiempo antes de volver a bloquearlas. Puede especificar ese período de tiempo y establecer opciones personalizadas para la protección con contraseña.

  1. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones.

  2. En la lista Categoría, haga clic en Contraseñas.

  3. En Contraseñas, siga uno de los procedimientos siguientes:

    • Para bloquear secciones del bloc de notas una vez transcurrido un período de tiempo especificado, seleccione la casilla Bloquear secciones protegidas con contraseña si llevo sin trabajar en ellas y después, en la lista, seleccione el período de tiempo que desee.

    • Para bloquear secciones del bloc de notas inmediatamente después de trabajar en ellas, seleccione la casilla Bloquear secciones protegidas con contraseña tan pronto como me desplace fuera de ellas.

    • Para permitir que las notas protegidas con contraseña estén temporalmente disponibles en otras aplicaciones, seleccione la casilla Permitir que los complementos tengan acceso a las secciones protegidas con contraseña si no están bloqueadas.

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