Programar una reunión con otras personas

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

Puede enviar una convocatoria de reunión a una o varias personas. pistas Outlook que acepta la solicitud y bloques de tiempo en el calendario de la reunión. Cuando se crea una convocatoria de reunión, puede agregar datos adjuntos, establecer una ubicación y use el Asistente para programación para elegir la mejor hora para la reunión.

¿Qué desea hacer?

Al programar una reunión nueva, puede establecer un tema de la reunión, elija a asistentes y especificar cuándo y dónde se realizará la reunión. Las respuestas a las convocatorias de reunión aparecen en su Bandeja de entrada.

  1. En la ficha Inicio, en el grupo nuevo, siga uno de estos procedimientos:

    • Del Bandeja de entrada, de, elija Nuevos elementos > Nueva reunión.

      Para programar una reunión, en la ficha Inicio, en el grupo nuevo, elija nuevos elementos y, a continuación, reunión.

    • En Calendario, haga clic en Nueva reunión.

      Comando Nueva reunión en la cinta de opciones

    Sugerencia: También puede usar el método abreviado de teclado Ctrl + Mayús + Q para crear una nueva solicitud de reunión.

  2. En el cuadro para, puede agregar a asistentes.

    Nota: También puede agregar, o quitar: asistentes al usar el Asistente para programación en el grupo Mostrar de la pestaña de la reunión.

  3. En el cuadro Asunto, indique a los destinatarios de qué va a tratar la reunión.

  4. En el cuadro ubicación, indique a los destinatarios lugar esta reunión.

    Sugerencia: Si usa una cuenta de Microsoft Exchange, haga clic en salas para comprobar la disponibilidad y reserve salas.

  5. Elija una de las opciones siguientes:

    • Para un inicio específico y la hora de finalización de la hora de inicio y la hora de finalización de listas, haga clic en el inicio de la reunión y finalizar veces.

    • Para un evento de día completo, seleccione la casilla de verificación todo el día y se muestra en el evento como un evento de completa de 24 horas, que dura desde la medianoche hasta la medianoche.

    Nota: Si desea programar reuniones basándose en una zona horaria diferente, en la ficha reunión, en el grupo Opciones, haga clic en zonas horarias.

  6. En la reunión de cuadro de mensaje de solicitud, puede escribir cualquier información que desea compartir con los destinatarios.

    Sugerencia: También puede adjuntar un archivo. En la ficha Insertar, haga clic en Adjuntar archivo y, a continuación, elija el archivo que desea agregar a la convocatoria de reunión.

  7. Haga clic en Asistente para programación y el Asistente para programación para buscar la mejor hora para la reunión analizando cuando están disponibles los destinatarios y recursos de la reunión, como las salas de ayuda a de cuentas de Exchange.

    Sugerencia: Si no usa una cuenta de Exchange, haga clic en programación.

  8. Elija una de las opciones siguientes:

    • Haga clic en Agregar asistentes y, a continuación, escriba los nombres, direcciones de correo electrónico o nombres de los recursos (separados por punto y coma) de los destinatarios en los cuadros necesario, opcional o recursos.

      Sugerencia: Si no usa una cuenta de Exchange, haga clic en Agregar otros > Libreta de direcciones.

    • En el cuadro Buscar, escriba el nombre de un posibles asistentes, haga clic en Ir, elija un nombre en la lista de resultados y, a continuación, haga clic en necesario, opcional o recursos.

    Notas: 

    • Las líneas verticales representan las horas de inicio y finalización de la reunión. Puede hacer clic y arrastrar las líneas a una nueva hora de inicio o finalización.

    • Para las cuentas de Exchange, la cuadrícula de disponibilidad muestra la disponibilidad de los asistentes. Una línea vertical verde representa el inicio de la reunión. Una línea vertical roja representa el final de la reunión.

      Cuadrícula de disponibilidad de Outlook

  9. Para las cuentas de Exchange, el panel Buscador de salas contiene mejor sugerido horas para la reunión (cuando la mayoría de los asistentes está disponible). Para seleccionar una hora de reunión, haga clic en una sugerencia de tiempo en el panel Buscador de salas en la sección Horas sugeridas o elija un período de tiempo en la cuadrícula de disponibilidad.

  10. Cuando haya agregado a los asistentes, haga clic en Cita en la cinta para regresar a la solicitud de reunión.

    Nota: Después de configurar la hora de la reunión, si no desea que la reunión sea periódica, seleccione Enviar, o cita si dispone de más información para agregar al cuerpo de la reunión.

  11. Elija una de las opciones siguientes:

  1. Haga clic en Reunión > Periodicidad.

    Comando Periodicidad en la cinta

    Nota: Use el método abreviado de teclado Ctrl + G para programar la reunión que se repita con regularidad.

  2. Elija las opciones del patrón de periodicidad y haga clic en Aceptar.

    Nota: Cuando se agrega un patrón de periodicidad a una convocatoria de reunión, la ficha reunión cambia a Serie de reuniones.

  3. Para enviar la solicitud de reunión, haga clic en Enviar.

¿Qué desea hacer?

  1. En el menú archivo, apunte a nuevo y, a continuación, haga clic en Convocatoria de reunión.

    Nota: Use el método abreviado de teclado Ctrl + Mayús + Q para crear una nueva convocatoria de reunión.

  2. En el cuadro Asunto, escriba una descripción.

  3. En el cuadro ubicación, escriba una descripción o haga clic en salas para elegir una de las salas disponibles para la programación automática mediante Microsoft Exchange.

  4. En las listas comienzo y hora de finalización, seleccione Inicio y hora de finalización de la reunión. Si se trata de un evento de día completo, active la casilla de verificación todo el día.

    Un evento de todo el día es un evento de completa de 24 horas, que dura desde la medianoche hasta la medianoche.

    Nota: De forma predeterminada, la configuración de zona horaria actual en el equipo se usa para programar reuniones. Si desea programar reuniones basándose en una zona horaria diferente, en la ficha reunión, en el grupo Opciones, haga clic en zonas horarias.

  5. Escriba la información que desea compartir con los destinatarios, adjunte los archivos o crear un área de reuniones.

    Para obtener más información sobre las áreas de reuniones, vea la sección Vea también.

  6. En la pestaña Reunión, en el grupo Mostrar, haga clic en Asistente para programación.

    El Asistente para programación ayuda a encontrar la mejor hora para la reunión.

  7. Haga clic en Agregar otros y, a continuación, haga clic en Libreta de direcciones.

  8. En el cuadro de diálogo Seleccionar los asistentes y los recursos, en el cuadro Buscar, escriba el nombre de una persona o recurso que desea invitar a la reunión. Si está buscando con la opción de Varias columnas, a continuación, haga clic en Ir.

  9. Seleccione el nombre de la lista de resultados, haga clic en necesario, opcional o recursos y, a continuación, haga clic en Aceptar.

    Obligatorio asistentes y opcional aparecen en el cuadro para, en la ficha reunión, y recursos aparecen en el cuadro ubicación.

    La cuadrícula de disponibilidad indica la disponibilidad de los asistentes. Una línea vertical verde representa el comienzo de la reunión. Una línea vertical roja representa el final de la reunión.

    Cuadrícula de disponibilidad

    El panel Horas sugeridas muestra la mejor hora para la reunión, que se define como la hora en la mayoría de los asistentes estén disponible. La mejor hora de reunión aparece en la parte superior del panel. Para seleccionar cualquier sugerencia de horas, haga clic en la sugerencia de tiempo en el panel Horas sugeridas. Puede seleccionar manualmente una vez en la cuadrícula de disponibilidad.

    Panel Horas sugeridas

  10. Si desea que la reunión sea periódica, en la ficha reunión, en el grupo Opciones, haga clic en Periodicidad, seleccione el patrón de periodicidad y, a continuación, haga clic en Aceptar.

    Cuando se agrega un patrón de periodicidad, la pestaña Reunión cambia a Reunión periódica.

  11. En la ficha reunión, en el grupo Mostrar, haga clic en cita.

  12. Haga clic en Enviar.

  1. Abra la reunión que desea cambiar.

  2. Siga uno de estos procedimientos:

    • Cambiar las opciones para una reunión que no forme parte de una serie   

      • Cambie las opciones que quiera, como el asunto, la ubicación y la hora.

      • Haga clic en Enviar actualización.

    • Cambiar opciones para todas las reuniones de una serie   

      • Haga clic en Abrir la serie.

      • Cambiar las opciones, como el asunto, la ubicación y la hora que desea cambiar.

      • Para cambiar las opciones de periodicidad, en la ficha Reunión periódica, en el grupo Opciones, haga clic en Periodicidad, cambie las opciones, como la hora, el patrón de repetición o el intervalo de repetición y, a continuación, haga clic en Aceptar.

      • Haga clic en Enviar actualización.

    • Cambiar las opciones para una reunión que forme parte de una serie   

      • Haga clic en Abrir esta repetición.

      • En la ficha Reunión periódica, cambie las opciones, como el asunto, la ubicación y la hora que desee.

      • Haga clic en Enviar actualización.

Sugerencia: En calendario, puede arrastrar la reunión a una fecha diferente y también puede editar al asunto haciendo clic en el texto de la descripción, presione F2 y, a continuación, escribir los cambios.

  1. Abra la reunión que desee convertir en periódica.

  2. En la ficha reunión, en el grupo Opciones, haga clic en Periodicidad.

  3. Haga clic en la frecuencia:diariamente, semanal, mensual o anual, con la que desea que la reunión y, a continuación, seleccione opciones de frecuencia y, a continuación, haga clic en Aceptar.

  4. Haga clic en Enviar actualización.

  1. Cree o abra la reunión que desea que sea privado.

  2. En la ficha reunión, en el grupo Opciones, haga clic en Opciones y, a continuación, haga clic en privado.

Importante: No debe confiar en la característica privado para evitar que otras personas tengan acceso a los detalles de una reunión, contacto o tarea. Para asegurarse de que otras personas no puedan leer el elemento que ha marcado como privado, no les conceda permiso de lectura a la carpeta de calendario, contactos o tareas. Una persona con permiso de lectura para tener acceso a las carpetas podría utilizar métodos de programación u otras aplicaciones de correo electrónico para ver los detalles de un elemento privado. Utilice la función privado únicamente cuando comparta carpetas con personas que confía.

Siga uno de estos procedimientos:

  • Para todas las reuniones nuevos que cree   

    • En el menú Herramientas, haga clic en Opciones.

    • Para activar o desactivar automáticamente un aviso para las reuniones nuevas, active o desactive la casilla de verificación aviso predeterminado.

    • Si seleccionó la casilla de verificación, escriba la cantidad de tiempo antes de la reunión que desee que aparezca el aviso.

  • Para las reuniones existentes   

    • Abra la reunión o serie si la reunión es periódica.

    • Para un aviso activado o desactivado, en la ficha reunión, en el grupo Opciones, seleccione Ninguno o una hora de aviso de la lista.

Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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