Programar una reunión con otras personas

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

Una reunión es una cita a los que invite a personas o reservar recursos para. Puede crear y enviar convocatorias de reunión y reservar recursos para reuniones cara a cara o para las reuniones en línea. Cuando se crea una reunión, identificar las personas que desea invitar y los recursos para reservar y elija una hora de reunión. Las respuestas de la convocatoria de reunión aparecen en su Bandeja de entrada. También puede agregar personas a una reunión existente o volver a programar una reunión.

¿Qué desea hacer?

Programar una reunión en persona

Cambiar una reunión

Convertir una reunión periódica

Convertir una reunión en privada

Configurar o quitar un aviso

Programar una reunión en persona

  1. En el menú Archivo, elija Nuevo y después haga clic en Convocatoria de reunión.

    Método abreviado de teclado. Para crear una nueva convocatoria de reunión, presione CTRL+MAYÚS+Q.

  2. En el cuadro Asunto escriba una descripción.

  3. En el cuadro Ubicación, escriba una descripción o haga clic en Salas para elegir una de las salas disponibles y realizar una programación automática mediante Microsoft Exchange.

  4. En las listas Comienzo y Finalización, seleccione las horas de comienzo y finalización de la reunión. Si tiene previsto que la reunión dure todo el día, active la casilla de verificación Todo el día.

    Una reunión de todo el día en un evento que dura las 24 horas del día, es decir, de medianoche a medianoche.

    Nota: De forma predeterminada, la configuración de zona horaria actual en el equipo se usa para programar reuniones. Si desea programar reuniones basándose en una zona horaria diferente, en la ficha reunión, en el grupo Opciones, haga clic en zonas horarias.

  5. Escriba cualquier información que desee compartir con los destinatarios, adjunte los archivos pertinentes o cree un área de reuniones.

    Para obtener más información acerca de áreas de reuniones, consulte la sección Vea también.

  6. En la ficha Reunión, en el grupo Mostrar, haga clic en Asistente para programación.

    El Asistente para programación le ayuda a encontrar la mejor hora para la reunión.

  7. Haga clic en Agregar otros y, a continuación, haga clic en De la libreta de direcciones.

  8. En el cuadro de diálogo Seleccionar los asistentes y los recursos, en el cuadro Buscar, escriba el nombre de la persona o el recurso que desea invitar o usar en la reunión. Si busca con la opción Más columnas, haga clic en Ir.

  9. Seleccione el nombre de la lista de resultados, haga clic en necesario, opcional o recursos y, a continuación, haga clic en Aceptar.

    Obligatorio asistentes y opcional aparecen en el cuadro para, en la ficha reunión, y recursos aparecen en el cuadro ubicación.

    La cuadrícula de disponibilidad muestra la disponibilidad de los asistentes. Una línea vertical verde representa el inicio de la reunión. Una línea vertical roja representa el final de la reunión.

    Cuadrícula de disponibilidad

    El panel Horas sugeridas muestra la mejor hora para la reunión, que se define como la hora en la mayoría de los asistentes estén disponible. La mejor hora de reunión aparece en la parte superior del panel. Para seleccionar cualquier sugerencia de horas, haga clic en la sugerencia de tiempo en el panel Horas sugeridas. Puede seleccionar manualmente una vez en la cuadrícula de disponibilidad.

    Panel Horas sugeridas

  10. Si desea que la reunión sea periódica, en la ficha reunión, en el grupo Opciones, haga clic en Periodicidad, seleccione el patrón de periodicidad y, a continuación, haga clic en Aceptar.

    Cuando agrega un patrón de periodicidad a la convocatoria de reunión, la pestaña Reunión cambia a Reunión periódica.

  11. En la ficha Reunión, en el grupo Mostrar, haga clic en Cita.

  12. Haga clic en Enviar.

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Cambiar una reunión

  1. Abra la reunión que desea cambiar.

  2. Siga uno de los procedimientos siguientes:

    • Cambiar las opciones para una reunión que no forme parte de una serie   

      1. Cambie las opciones que desee, como el asunto, la ubicación y la hora.

      2. Haga clic en Enviar actualización.

    • Cambiar opciones para todas las reuniones de una serie   

      1. Haga clic en Abrir la serie.

      2. Cambie las opciones que desee, como el asunto, la ubicación y la hora.

      3. Para cambiar las opciones de periodicidad, en la ficha Reunión periódica, en el grupo Opciones, haga clic en Periodicidad, cambie las opciones, como la hora, el patrón de repetición o el intervalo de repetición y, a continuación, haga clic en Aceptar.

      4. Haga clic en Enviar actualización.

    • Cambiar las opciones para una reunión que forme parte de una serie   

      1. Haga clic en Abrir esta repetición.

      2. En la ficha Reunión periódica, cambie las opciones que desee, como el asunto, la ubicación y la hora.

      3. Haga clic en Enviar actualización.

Sugerencia: En calendario, puede arrastrar la reunión a una fecha diferente y también puede editar al asunto haciendo clic en el texto de la descripción, presione F2 y, a continuación, escribir los cambios.

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Convertir una reunión periódica

  1. Abra la reunión que desee convertir en periódica.

  2. En la ficha Reunión, en el grupo Opciones, haga clic en Periodicidad.

  3. Haga clic en la frecuencia:diariamente, semanal, mensual o anual, con la que desea que la reunión y, a continuación, seleccione opciones de frecuencia y, a continuación, haga clic en Aceptar.

  4. Haga clic en Enviar actualización.

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Convertir una reunión en privada

  1. Cree o abra la reunión que desea que sea privada.

  2. En la ficha Reunión, en el grupo Opciones, haga clic en Opciones y, a continuación, haga clic en Privado .

Importante: No debe utilizar la característica Privado para evitar que otras personas tengan acceso a los detalles de una reunión, contacto o tarea. Para asegurarse de que otras personas no puedan leer el elemento que ha marcado como privado, no les otorgue permiso de lectura para las carpetas Calendario, Contactos o Tareas. Una persona a la que se le haya otorgado permiso de lectura para tener acceso a las carpetas podría utilizar métodos de programación u otras aplicaciones de correo electrónico para ver los detalles de un elemento privado. Utilice únicamente la característica Privado cuando comparta carpetas con otras personas en las que confía.

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Configurar o quitar un aviso

Siga uno de los procedimientos siguientes:

  • Para todas las nuevas reuniones que cree   

    1. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones.

    2. Para activar o desactivar automáticamente un aviso para las reuniones nuevas, active o desactive la casilla de verificación Aviso predeterminado.

    3. Si ha activado la casilla de verificación, escriba cuánto tiempo antes de la reunión o desea que se produzca el aviso.

  • Para las reuniones existentes   

    1. Abra la reunión o serie si la reunión es periódica.

    2. Para un aviso activado o desactivado, en la ficha reunión, en el grupo Opciones, seleccione Ninguno o una hora de aviso de la lista.

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Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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