Programar una reunión en un calendario de grupo en Outlook

Nota: Nos gustaría proporcionarle el contenido de ayuda actual lo más rápido posible en su idioma. Esta página se ha traducido mediante un sistema automático y es posible que contenga imprecisiones o errores gramaticales. Nuestro objetivo es que este contenido sea útil para usted. ¿Puede informarnos sobre si la información le ha sido útil al final de la página? Aquí tiene el artículo en inglés para que pueda consultarlo fácilmente.

Dentro de los grupos, hay un calendario compartido donde usted y todos los miembros de su grupo pueden programar, editar y ver los próximos eventos. 

Estas son algunas de las formas en las que puede usar el calendario de Grupo:

  • Cree citas para cosas como marcar los hitos de grupo y las vacaciones de los miembros del grupo. Las citas no tienen ningún asistente y otros pueden visitar el calendario del grupo a su tiempo libre para ver las novedades.

  • Agregue salas o asistentes específicos a un evento de grupo. Esto es útil para cosas como, por ejemplo, el almuerzo y el aprendizaje, donde hay asistentes necesarios (en este caso, el moderador) y otros pueden agregar el evento a su calendario personal si es interesante. * Esta funcionalidad se está implementando a principios de 2019 para el nuevo Outlook en la web y Outlook 2016.

  • Configurar una reunión de grupo. Invita al grupo y a otras personas a las que te gustaría enviar una invitación al evento. Los miembros del grupo recibirán una invitación en su bandeja de entrada si han seguido los eventos de grupo.

Elegir versión para obtener instrucciones

Estas instrucciones son ligeramente distintas dependiendo de si usa o no la nueva versión de Outlook en la Web. Seleccione la versión de Outlook en la Web que usa para ver los pasos que mejor se adaptan a su caso.

SI SU BUZÓN TIENE ESTE ASPECTO…

SI SU BUZÓN TIENE ESTE ASPECTO…

Versión beta de Outlook en la Web

Vea Instrucciones para la nueva versión de Outlook en la Web.

Outlook en la Web

Vea Instrucciones para la versión clásica de Outlook en la Web.

Nota: Si su organización ha insertado su logotipo en la barra de herramientas, es posible que no vea exactamente lo mismo que se muestra arriba.

Instrucciones para la nueva versión de Outlook en la Web.

  1. Iniciar sesión en Office 365

  2. Haga clic en Outlook.

  3. En la parte inferior de la página, seleccione Calendario para abrir el calendario.

  4. En el panel de navegación, en grupos, seleccione su grupo. Si tiene varios calendarios abiertos, aparecerán los eventos de cada uno. Las pestañas coloreadas en la parte superior indican los eventos que se alinean con cada grupo.

  5. Seleccione día, semana, semana laboralo mes para cambiar la vista del calendario.

Agregar una reunión a un calendario de grupo es muy similar a agregar uno a su calendario personal. Al crear una reunión en un calendario de grupo, aparece organizada por el grupo. Se le agrega automáticamente como asistente y el evento se agrega a su calendario personal.

  1. En el calendario de grupo, seleccione la hora en la que programará la reunión.

  2. Escriba el título de una reunión, la ubicación y la hora de finalización en la ventana detalles.

  3. De forma predeterminada, la invitación a la reunión no se envía a la bandeja de entrada de todos los miembros del grupo. Si desea invitar al grupo, agregue el grupo a la lista de asistentes.

  4. Seleccione Guardar.

¿Quiere agregar vacaciones o horas de fuera de la oficina al calendario del grupo?

  1. En el calendario de grupo, haga doble clic en la reunión para abrirla.

  2. Realice los cambios que quiera y seleccione Enviar.

Las notificaciones por correo electrónico como "Aceptar", "provisional" y "rechazar" son distracciones y pueden colapsar la bandeja de entrada. Cuando usa un calendario de grupo para programar un evento, puede obtener fácilmente una vista inmediata de quién llega, quién no y quién aún no ha respondido.

  1. En el calendario de grupo, haga doble clic en la reunión para abrirla.

  2. En asistentes, vea el estado (aceptado, sin respuesta, provisional, rechazado) en cada nombre de invitado.

Cuando se crea una reunión en el calendario del grupo, cualquier persona del grupo puede cancelarla.

  1. En el calendario de grupo, haga doble clic en la reunión para abrirla.

  2. Haga clic en Cancelar y seleccione la opción de cancelación adecuada.

    Opciones de cancelación de reunión

Instrucciones para la versión clásica de Outlook en la Web

  1. Inicie sesión en Office 365.

  2. Haga clic en Outlook.

    La página de inicio de Office 365 con la aplicación de Outlook destacada

    ¿No encuentra la aplicación que busca? En el iniciador de aplicaciones, seleccione Todas las aplicaciones para ver una lista alfabética de las aplicaciones de Office 365 disponibles para usted. Ahí podrá buscar una aplicación específica.

  3. En el panel de navegación, seleccione gruposy, a continuación, seleccione su grupo.

    Si tiene varios calendarios abiertos, aparecerán los eventos de cada uno. Las pestañas coloreadas en la parte superior indican los eventos que se alinean con cada grupo.

    Calendario de grupo
  4. Seleccione día, semana laboralo mes para cambiar la vista del calendario.

Agregar una reunión a un calendario de grupo es muy similar a agregar uno a su calendario personal y las invitaciones se envían a todos los miembros del grupo. Al crear una reunión en un calendario de grupo, aparece organizada por el grupo. Se le agrega automáticamente como asistente y el evento se agrega a su calendario personal.

Este es un vídeo que le guiará a través del proceso.

  1. En el calendario de grupo, seleccione la hora en la que programará la reunión.

  2. Escriba el título de una reunión, la ubicación y la hora de finalización en la ventana detalles.

    Calendario de grupos con pantalla de adición rápida

  3. De forma predeterminada, la invitación a la reunión se enviará a la bandeja de entrada de todos los miembros del grupo. Si no lo desea, desactive la casilla o seleccione más detalles para especificar los invitados.

  4. Seleccione Guardar.

¿Quiere agregar vacaciones o horas de fuera de la oficina al calendario del grupo?

  1. En el calendario de grupo, haga doble clic en la reunión para abrirla.

  2. Realice los cambios que quiera y seleccione Enviar.

Las notificaciones por correo electrónico como "Aceptar", "provisional" y "rechazar" son distracciones y pueden colapsar la bandeja de entrada. Cuando usa un calendario de grupo para programar un evento, puede obtener fácilmente una vista inmediata de quién llega, quién no y quién aún no ha respondido.

  1. En el calendario de grupo, haga doble clic en la reunión para abrirla.

  2. En asistentes, vea el estado (aceptado, sin respuesta, provisional, rechazado) en cada nombre de invitado.

    Evento de calendario con la lista de asistentes resaltada

Cuando se crea una reunión en el calendario del grupo, cualquier persona del grupo puede cancelarla.

  1. En el calendario de grupo, haga doble clic en la reunión para abrirla.

  2. Haga clic en Cancelar y seleccione la opción de cancelación adecuada.

    Opciones de cancelación de reunión

Programar una reunión en un calendario de grupo

  1. En Outlook 2016, elija un grupo de la barra de navegación izquierda.

    Grupos en la barra de navegación izquierda

  2. En la cinta de opciones, seleccione calendario.

    Seleccionar calendario

  3. Seleccione nueva reunión de Skype, nueva reunión de equipos o nueva reunión. Si lo hace a una reunión de Skype, los detalles de la llamada se agregarán al cuerpo del mensaje. Para obtener información sobre las reuniones Skype, vea Reuniones en Skype Empresarial - Ayuda.

    Nueva reunión

  4. Observará que el alias del grupo se introduce automáticamente en la línea Para. Escriba un asunto, una ubicación y la hora de inicio y finalización de la reunión. Si no desea enviar una invitación a los miembros del grupo, simplemente quite el grupo de la lista de asistentes.

  5. En el área de reunión, escriba una agenda. Si configura una reunión Skype, tenga cuidado de no cambiar nada de la información de la reunión en línea.

  6. Seleccione Asistente para programación en la cinta para asegurarse de que tiene la mejor hora para la reunión.

  7. Seleccione Enviar.

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