Programar una reunión con otras personas

Programar una reunión con otras personas

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Puede enviar una convocatoria de reunión a una o más personas. Outlook realiza un seguimiento de las personas que aceptan la solicitud y reserva tiempo en el calendario para la reunión. Al crear una convocatoria de reunión, puede agregar datos adjuntos, establecer una ubicación y usar el Asistente para programación para elegir la mejor hora para la reunión.

Programar una reunión

  1. Cree una convocatoria de reunión de una de las siguientes maneras:

    • En la bandeja de entrada, seleccione nuevos elementos > reunión o use el método abreviado de teclado Ctrl + Mayús + Q.

      Para programar una reunión, en la pestaña Inicio, en el grupo Nuevo, pulse Nuevos elementos y, después, Reunión.

    • En el calendario, seleccione nueva reunión o use el método abreviado de teclado Ctrl + Mayús + Q.

      Comando Nueva reunión en la cinta de opciones

    • Desde un mensaje de correo electrónico en la bandeja de entrada, seleccione el botón responder con reunión .

      Desde un mensaje de correo electrónico, seleccione responder con reunión.
  2. Agregue asistentes de una de estas dos maneras:

    • Agregue los asistentes a la línea para de la convocatoria de reunión y vaya al paso 4.

    • Si está usando una cuenta de Office 365 o de Exchange, use el Asistente para programación para ver la programación de asistentes.

  3. En el Asistente para programación, haga clic en el cuadro que hay debajo de su nombre y escriba el nombre o la dirección de correo electrónico del asistente, o haga clic en el botón agregar asistentes para mostrar la libreta de direcciones.

    Haga clic en el icono situado junto al nombre del asistente en el Asistente para programación para marcar un asistente específico como Asistente requerido ,Asistente opcionalo recurso. Cuando empiece a escribir el nombre de un asistente, Outlook le proporcionará sugerencias para usted basándose en las personas con las que ha alcanzado o correo electrónico recientemente. Elija un nombre de la lista para agregar un asistente.

    Puede marcar los asistentes como obligatorios u opcionales.
  4. Agregue el asunto, la hora de inicio y la hora de finalización de la reunión y la ubicación.

    En Outlook 2016 y Outlook para Office 365, puede empezar a escribir el nombre de una ubicación, por ejemplo, la cuarta tienda de café o la sala de conferencias 23, y Outlook busca coincidencias de ubicación. Seleccione una de las sugerencias para elegir esa ubicación o siga escribiendo para especificar otra ubicación.

    Sugerencia: Si usa una cuenta de Microsoft Exchange o una cuenta de correo electrónico de Office 365, haga clic en Asistente para programacióny luego en buscador de salas para comprobar la disponibilidad y reservar salas. Para obtener más información, vea usar el Asistente para programación y el buscador de salas para las reuniones de Outlook.

  5. Para adjuntar un archivo a una convocatoria de reunión, en el menú Insertar , seleccione adjuntar archivoy, a continuación, elija el archivo que desea agregar.

  6. Si no desea que esta reunión sea periódica, haga clic en Enviar. De lo contrario, consulte hacer una reunión periódica.

Use Outlook Mobile junto con Outlook para PC para obtener características adicionales. Si usa Outlook para iOS, su dispositivo móvil puede recordarle Cuándo tiene que dejar para que sus citas se hagan a tiempo.

Activar el tiempo para salir

  1. En Outlook para iOS, seleccione configuración > hora de salida.

  2. Seleccione una cuenta admitida y, a continuación, use el control deslizante para habilitar el tiempo de salida.

Nota: La hora de salida aún no está disponible para Outlook para Android. Solo se admiten las cuentas Office 365, Outlook.com y algunas cuentas de gmail.

Impedir que los asistentes reenvíen una reunión

Si está usando Office 365, al crear una convocatoria de reunión, puede impedir que los asistentes a la reunión reenvíen la convocatoria de reunión a otras personas. Esta nueva opción está disponible para los clientes de canal mensual después de actualizar a la versión 1808.

  • Antes de enviar la convocatoria de reunión, seleccione Opciones de respuesta > permitir el reenvío para activar o desactivar la posibilidad de que los asistentes reenvíen una convocatoria de reunión.

Consulte impedir el reenvío de una reunión para obtener más información.

  1. Haga clic en Reunión > Periodicidad.

    Comando Periodicidad en la cinta de opciones

    Nota: Use el método abreviado de teclado Ctrl + G para programar la reunión para que se repita regularmente.

  2. Elija las opciones del patrón de periodicidad y haga clic en Aceptar.

    Nota: Al agregar un patrón de periodicidad a una convocatoria de reunión, la pestaña reunión cambia a la serie de la reunión.

  3. Para enviar la solicitud de reunión, haga clic en Enviar.

Agregar una persona a una reunión existente

Puede agregar otro asistente a una reunión existente.

Si es el propietario de la reunión:

  1. Haga doble clic en la reunión para abrirla y, a continuación, use la línea para o el Asistente para programación para agregar una o más personas a la reunión.

  2. Haga clic en Enviar y, a continuación, seleccione una de las siguientes opciones:

    • Enviar actualizaciones solo a los asistentes agregados o eliminados.

    • Enviar actualizaciones a todos los asistentes.

Si no es el propietario de la reunión

  1. Abra la convocatoria de reunión. En el grupo responder de la cinta de opciones, seleccione respondery, a continuación, reenviar. Agregue uno o más destinatarios a la convocatoria de reunión.

  2. Haga clic en Enviar. El propietario de la reunión recibirá una notificación que le haya reenviado la convocatoria de reunión a otra persona. Para obtener más información, vea reenviar una reunión.

Finalizar reuniones antes

Si está usando Outlook para Office 365, ahora puede hacer que Outlook termine sus reuniones unos minutos antes. Esto puede ayudarle a crear tiempo de viaje entre reuniones. Puede elegir una duración diferente para las reuniones en una hora y reuniones más de una hora.

  1. Seleccione las opciones de > Opciones de calendario > calendario de >

  2. Active la casilla finalizar las citas y las reuniones al principio .

    Cuadro de diálogo Opciones del calendario con la casilla Finalizar las citas y reuniones antes seleccionada
  3. Use las listas desplegables para seleccionar el número de minutos de reuniones menores de una hora y una hora o más y, a continuación, haga clic en Aceptar.

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