Programar reuniones con FindTime

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FindTime es un complemento de Outlook que facilita la programación de reuniones al permitir que los invitados voten por horas adecuadas.

Para programar una reunión en Outlook con FindTime:

  1. Cree un nuevo mensaje de correo electrónico o seleccione un correo electrónico al que desee responder.

  2. Enumerar las invitaciones a reuniones necesarias en y las invitaciones opcionales CC

  3. En la pestaña Inicio , seleccione responder con encuesta de reunión.

    FindTime > responder con encuesta de reunión

  4. Seleccione la configuración de la

    reunión: Duración de la reunión de FindTime

    • Duración: Seleccione una duración de la lista.

      • Seleccione 8 horas para una reunión de jornada completa.

      • Usa personalizado para establecer tu propio tiempo. La duración máxima es de 23 horas 59 minutos.

        Duración personalizada de FindTime

    • Horas de trabajo: Active esta casilla para limitar las horas de reunión sugeridas a solo días y horas.


      FindTime horas de trabajo
      Nota: las horas de trabajo que se usan de forma predeterminada se recuperan de la configuración del organizador y dan error a estas opciones de configuración de Exchange. De forma predeterminada, de 8 a.m. a 5 p.m. Si no se encuentra ninguna configuración.

    • Zona horaria: seleccione Icono de zonas horarias para cambiar la zona horaria de la reunión.

      Editar zona horaria
       

      Notas: 

      • La zona horaria usada se recupera de la configuración del organizador, pero puede seleccionar una nueva de la lista.

      • El horario de verano se toma en cuenta y las reuniones después del cambio anual muestran la hora correcta.

  5. FindTime busca en las programaciones de invitados (si están disponibles) y sugiere horas de reunión adecuadas.

    Nota: FindTime usa su cuenta empresarial de Office 365 para acceder a su calendario y los calendarios de los asistentes de su organización para determinar la disponibilidad. No se admiten los calendarios que no están asociados a una cuenta de Office 365.


    Use los vínculos para ordenar las opciones de la reunión.

    • Disponibilidad: muestra las mejores opciones (las horas en las que todas las invitaciones obligatorias son gratuitas) en primer lugar. Los factores que se usan para determinar las mejores opciones son la cantidad gratuita de los asistentes, cuántos de los asistentes obligatorios o opcionales pueden estar en su calendario.

      Opciones de reunión ordenadas por disponibilidad

    • Hora: enumera las opciones cronológicamente.


      Opciones de reunión ordenadas por hora
      Nota: puede desplazarse por los días y meses con las flechas. Los días disponibles están subrayados en verde. El verde más oscuro indica los días con la mayoría de las opciones y el verde y el rojo más claros indican la mayoría de los conflictos. Los días de fin de semana se marcan como disponibles si el horario de trabajo no está seleccionado.

    • Los iconos de contactos muestran si los invitados son obligatorios y su disponibilidad.

      • Subrayado azul: obligatorio

      • Verde: disponible

      • Amarillo: puede estar ocupado

      • Rojo: ocupado

      • Gris:

        Tecla iconos de personas desconocido

    • Puede usar los iconos para obtener acceso a más información.

      • Seleccione Icono de estado de invitados para abrir la bandeja de estado de los invitados.

        Bandeja de estado de los invitados

      • Desplace el puntero sobre cada icono de persona o para ver su información de disponibilidad.

      • Seleccione Icono de calendario para ver el calendario.

        Calendario del organizador

  6. Seleccione unas horas de reunión adecuadas.

    • El cuadro hora cambia a verde cuando se selecciona.

    • Puedes seleccionar un máximo de 20 veces.

      Opciones seleccionadas de la reunión

  7. Seleccione Siguiente.

  8. Escriba la ubicación de la reunión.

    • Las reuniones en línea están habilitadas de forma predeterminada. Seleccione la casilla reunión en línea para deshabilitarla. 


      Captura de pantalla del panel nuevo sondeo de reunión
      Cuando la reunión en línea está seleccionada, FindTime programará una reunión de Skype Empresarial o Microsoft Teams. FindTime usará la que su organización haya establecido como canal predeterminado de la reunión en línea. 

      Nota: Si ha guardado una configuración de Skype Empresarial en el panel, FindTime la usará en lugar de Microsoft Teams. Si desea usar Microsoft Teams, elimine la configuración de Skype Empresarial del panel.

  9. Seleccionar la configuración de la reunión y activar o desactivar las opciones de encendido .

    • Notificaciones: recibirá notificaciones por correo electrónico cuando invite a votar.

    • Programación automática: la reunión se programará automáticamente en el calendario cuando todos los invitados requeridos hayan votado en para una opción de reunión. Para obtener más información, consulta cómo funciona la programación automática.

    • Alter Agrega una cita provisional al calendario para cada opción seleccionada de la reunión. Las suspensiones se eliminan cuando la reunión está programada o vota cancelada.

      Nota: aún puede eliminar las horas seleccionadas de la reunión en este momento seleccionando X en la lista horas seleccionadas .

      Eliminar horas de reunión

  10. Seleccione Insertar en correo electrónico.

  11. FindTime inserta la hora de reunión sugerida en el correo electrónico. Seleccione Editar opciones para cambiar la configuración de la reunión, si es necesario.

    Editar opciones en correo electrónico
    Nota: Si realiza cambios y vuelve a insertar las horas de la reunión, tendrá que eliminar manualmente la invitación original.

  12. Seleccione Enviar para enviar las invitaciones a la reunión e iniciar el proceso de votación.

  13. Recibirá un vínculo directo a la página de votación de la reunión.

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