Administrar reuniones

Crear una cita o un evento

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Programe una cita para informar a otros usuarios de Outlook de su disponibilidad (libre, ocupado, provisional o fuera de la oficina).

Crear una cita
  1. Seleccione Calendario Calendario .

  2. Seleccione Inicio > Nueva cita Nueva cita .

  3. Agregue un Asunto y una Ubicación.

  4. Seleccione una Hora de inicio y una Hora de finalización.

    Marque el cuadro Todo el día para un evento de 24 horas (12:00 A.M. - 12:00 A.M.), por ejemplo, si está de vacaciones o fuera de la oficina.

  5. En el Cuerpo, incluya notas sobre la cita si lo desea.

  6. En la pestaña Cita, establezca la Zona horaria Zona horaria y agregue un recordatorio Recordatorio si quiere.

  7. Establezca Mostrar como Mostrar como en Libre, Trabajando en otro lugar, Provisional, Ocupado o Fuera de la oficina para mostrar a los demás su disponibilidad.

  8. Si se trata de una cita periódica, seleccione Periodicidad.

  9. Establezca una Hora de la cita, una Frecuencia (Diaria, Semanal, Mensual, Anual) y un Intervalo de repetición y, a continuación, seleccione Aceptar.

  10. Seleccione Guardar y cerrar Guardar y cerrar .

Cambiar una cita
  1. Haga doble clic en la cita para abrirla.

  2. Si es una cita periódica, seleccione si desea abrir Solo esta o Toda la serie y, después, seleccione Aceptar.

  3. Realice los cambios que desee.

  4. Seleccione Guardar y cerrar Guardar y cerrar .

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Programar una cita

Cambiar una cita, reunión o evento

Es muy sencillo crear nuevos elementos en nuestro calendario en Outlook 2016.

En el menú de cinta, en la pestaña de Inicio, encontraremos la sección Nuevo que reúne los diferentes elementos que podemos agregar a la agenda.

La agenda de Outlook distingue dos tipos de eventos: las Citas y las Reuniones.

Las Citas son eventos personales sobre cosas que debemos hacer o eventos a los que asistir por nuestra cuenta.

Al crear una nueva cita, Outlook nos pedirá que escribamos un Asunto, que es el título de la cita, una Ubicación, una Hora de inicio y una Hora de finalización.

Si planeamos dedicarle todo el día a este compromiso, podemos marcarlo así usando la opción que está a la derecha.

En la sección Opciones, podemos definir nuestro estatus en una cita, de Disponible a Ocupado o Fuera de la oficina, para que las personas que tienen acceso a nuestro calendario puedan saber si estamos disponibles o no.

También se puede programar un Aviso que nos mostrará un recordatorio poco antes de la cita y que podemos definir aquí.

Por lo general, este recordatorio es de quince minutos.

Si la cita es recurrente, podemos asignarle un patrón de repetición en la opción Periodicidad por Día, por Semana, Mes, Anual, o cualquier otra con o sin fecha de finalización.

La cita puede etiquetarse, como sería con un correo o con un contacto, usando las opciones en la sección Etiquetas, en el menú de cinta, con Importancia alta, baja, como un evento Privado o dentro de una Categoría.

Para guardar y agregar la cita a nuestro calendario, daremos clic en la opción Guardar y cerrar, en la parte izquierda del menú de cinta.

En el calendario, podemos mover una cita para cambiar su horario.

Y al dar doble clic en ella podemos editar sus detalles.

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