Procedimientos recomendados para usar el calendario de Outlook

El calendario de Outlook está completamente integrado con el correo electrónico, los contactos y otras características, lo que lo convierte en una de las funciones más apreciadas de Outlook. En este artículo, le orientamos sobre el uso de las diversas funciones de los calendarios y, además, le informamos de las mejoras introducidas en el mismo, destinadas, específicamente, a dar mayor coherencia a su experiencia.

Nota: Se agregaron muchas mejoras del calendario en los Service Pack de Outlook 2007. Por este motivo, nuestra primera recomendación es que se asegure de usar Outlook 2007 Service Pack 3 (SP3) o posterior. En las siguientes secciones se presupone que usa Outlook 2007 SP3, Outlook 2010, Outlook 2013 o Outlook 2016.

Reenviar convocatorias de reunión

Si usa Outlook 2007 no reenvíe convocatorias de reunión, ya que las reuniones se pueden perder o no coincidir. En su lugar, pida al organizador de la reunión que agregue el asistente a la convocatoria de reunión.

Si usa Outlook 2010 o posterior y asiste a una reunión, puede reenviar una reunión a otro usuario de Outlook 2010 o posterior con la característica de notificación de reenvío de reunión. Si usa Outlook 2010 o posterior para reenviar una reunión a alguien que inicialmente no estaba invitado a ella, Outlook envía una notificación de reenvío de reunión al organizador de la reunión. Cuando este la recibe, el nuevo asistente se agrega a la reunión del organizador. Si los demás asistentes deben estar informados de que se ha agregado otro asistente, el organizador debe abrir la reunión y enviar una actualización de la misma a todos los asistentes.

Nota: Si desea informar a alguien sobre una reunión, pero no invitarlo, basta con arrastrar la convocatoria de reunión de su calendario al icono de Correo de la esquina inferior izquierda de Outlook. Así se abre un correo electrónico con información sobre la reunión que puede enviar. Tenga en cuenta que este correo electrónico no agrega los destinatarios a la reunión y solo contiene información de la reunión, como fecha, hora, asunto y agenda.

Para usuarios de Microsoft Exchange

Microsoft Exchange Server 2007 también introdujo las notificaciones de reenvío de reunión como parte de la función Supervisor de calendario. Si usa Outlook para conectarse a un buzón que se encuentra en una organización de Exchange Server, el comportamiento de la notificación de reenvío de reunión estará sujeto a la configuración de Exchange, si el administrador de Exchange lo ha configurado. Por ejemplo, el administrador de Exchange puede evitar que se envíe la notificación de reenvío de reunión a los dominios remotos.

Por lo general, recomendamos que un asistente no reenvíe una reunión si no se encuentra en la misma organización de Exchange que el organizador, salvo que se cumplan todas las condiciones siguientes:

  • El asistente usa Microsoft Outlook 2010 o una versión posterior.

  • El administrador de Exchange del asistente permite que se envíen notificaciones de reenvío de reunión a dominios remotos.

  • El organizador usa un cliente de Microsoft Outlook.

En el caso de un asistente que use un sistema de correo que no sea Exchange, normalmente recomendamos que no reenvíe una reunión, a menos que se cumplan las condiciones siguientes:

  • El asistente usa Microsoft Outlook 2010 o una versión posterior.

  • El organizador usa un cliente de Microsoft Outlook.

Si, por algún motivo, el organizador no recibe la notificación de reenvío de la reunión, los asistentes no se agregan a la reunión del organizador. Si, posteriormente, el organizador cambia la reunión y envía una actualización, esta actualización solo se envía a los invitados originales. Los asistentes que recibieron antes la copia reenviada de la reunión no recibirán la actualización.

Si estas limitaciones impiden que reenvíe convocatorias a reuniones de forma coherente y con éxito, la mejor solución es pedir al organizador de la reunión que agregue a los asistentes a quienes quiera enviar la notificación. Si no está seguro de que los entornos de los asistentes que quiere que participen cumplan las condiciones anteriores, ni está seguro de su propio entorno, recuerde que es importante pedir al organizador de la reunión que los agregue.

Nota: Los delegados de Outlook no reciben notificaciones de reenvío de reunión.

Procesar todas las convocatorias y las cancelaciones de reuniones

Aunque puede eliminar directamente una convocatoria de reunión desde la bandeja de entrada, es mejor que procese correctamente la convocatoria de reunión, aceptándola o rechazándola. Ejecute siempre el comando Quitar del calendario para procesar las cancelaciones de reuniones desde la bandeja de entrada. Evite procesar las reuniones directamente desde el módulo Calendario.

Trabajar con reuniones periódicas

Establecer las fechas de finalización y limitar el número de apariciones

Con Outlook es fácil programar una reunión que se celebre periódicamente. Le recomendamos que establezca siempre una fecha de finalización y que limite las series de reuniones periódicas a un número concreto de repeticiones. Probablemente, las reuniones periódicas necesitarán, en algún momento, que se introduzcan modificaciones. Por ejemplo, se agregarán o se eliminarán asistentes de una reunión, o bien la ubicación o la hora de la reunión cambiarán por vacaciones o por circunstancias imprevistas. Outlook guarda todos estos cambios como excepción de la reunión. Ahora bien, las reuniones que tienen un gran número de excepciones producen series de reuniones difíciles de administrar. Además, se pueden ocasionar comportamientos imprevisibles. Siempre existe la posibilidad de crear una serie de reuniones cuando la serie en curso finalice. Cuando piense en el número de repeticiones, tenga en cuenta la frecuencia. En el transcurso de un año, una reunión que tenga lugar dos veces a la semana se celebrará unas 90 veces más que una reunión mensual en el mismo período de tiempo.

Finalizar una reunión periódica antes de la fecha de finalización original

Aunque existe la posibilidad de cancelar una reunión periódica, es mejor cambiar la fecha de finalización de la serie de reuniones. De esta forma, todo el mundo puede conservar un registro de las reuniones que se celebraron en el pasado. Si, por el contrario, cancela la reunión periódica, el historial se perderá. La mejor solución es establecer una nueva fecha de finalización y enviar la actualización a todos los asistentes. Así, la serie de reuniones finalizará antes y, además, conservará un registro de las reuniones anteriores.

Nota: En este caso, las excepciones asociadas a la reunión periódica se pierden. Para saber más sobre las excepciones, vea la sección anterior “Establecer las fechas de finalización y limitar el número de apariciones”.

Para más información sobre cómo cancelar todas las reuniones de una serie, vea: Cancelar todas las reuniones futuras de una serie

Cambiar el organizador

Outlook no proporciona ninguna forma de cambiar el organizador de una reunión. Si quiere cambiar el organizador de una reunión periódica, deberá finalizar dicha reunión periódica. Para ello, establezca una fecha de finalización anterior y envíe la actualización a todos los asistentes. Después de este paso, el nuevo organizador deberá crear una reunión periódica nueva.

Para más información sobre cómo establecer una fecha de finalización anterior, vea Cancelar una reunión.

Evitar usar una reunión periódica para compartir datos adjuntos

Los datos adjuntos incrementan la complejidad de las excepciones de las reuniones periódicas. Cada excepción contiene su propia copia de los datos adjuntos. A medida que se agregan excepciones a las reuniones periódicas, se crean nuevas copias de los datos adjuntos. Si cambia un conjunto de datos adjuntos, estos cambios no se distribuyen a las demás excepciones. Si necesita que todos los asistentes compartan la copia más reciente de los cambios efectuados en una determinada reunión, comparta los documentos recurriendo a un servicio de uso compartido como, por ejemplo, OneDrive. Los usuarios de Enterprise pueden aprovechar SharePoint u otro servidor de archivos compartidos de la red.

Evitar copiar reuniones

Habitualmente, Outlook quita cualquier vínculo entre una reunión copiada y la reunión original. Esto ayuda a que se eviten incoherencias. Las versiones más recientes de Outlook agregan la cadena de texto "Copia:" al asunto, con lo que resulta más fácil identificar las copias de reuniones.

Las acciones que están relacionadas con la copia de reuniones dan resultados inesperados, así que le recomendamos que evite copiarlas. Y esto sirve tanto para las reuniones copiadas desde el calendario de otro usuario, como para las reuniones que copie desde otra carpeta de calendario que posea.

Para más información sobre cómo mover reuniones que organiza a la carpeta de otro calendario, vea:

Procedimiento para mover reuniones de Outlook sin perder la opción de "Enviar actualización"

Mantener los dispositivos que se conectan al calendario

Compruebe que todos los dispositivos que estén conectados a su calendario tengan instaladas las últimas actualizaciones. Algunos dispositivos usan Exchange ActiveSync para sincronizar el calendario y otras carpetas. Entre estos dispositivos figuran Windows Phone, Windows RT, Apple iOS y los dispositivos Android. Los dispositivos Research In Motion (RIM) BlackBerry y otros dispositivos también se pueden sincronizar con el calendario.

Para más información sobre algunos problemas conocidos, vea: Problemas actuales con Microsoft Exchange ActiveSync y dispositivos de terceros.

Nota: En algunos casos, varios clientes y dispositivos de Outlook pueden modificar elementos al mismo tiempo, lo que puede llegar a producir conflictos. Para reducir al máximo la posibilidad de que esto ocurra, no procese el mismo elemento en dos o más clientes o dispositivos en un período de tiempo que sea relativamente corto.

Mantener complementos que se integran en Outlook

La mayoría de los complementos de Outlook, por no decir todos, tienen acceso a los datos de Outlook. Un complemento puede cambiar un elemento de Outlook que esté editando al mismo tiempo, ya sea en Outlook o en otro dispositivo y esto puede crear conflictos. Para reducir al máximo la posibilidad de que esto ocurra, compruebe que tenga instaladas las últimas actualizaciones de los complementos o programas que componen Outlook. Desinstale o deshabilite los programas o complementos que no use o que no necesite integrar en Outlook.

Nota: En algunos casos, varios clientes y dispositivos de Outlook pueden modificar elementos al mismo tiempo, lo que puede llegar a producir conflictos. Para reducir al máximo la posibilidad de que esto ocurra, no procese el mismo elemento en dos o más clientes o dispositivos en un período de tiempo que sea relativamente corto.

Recomendaciones suplementarias para los usuarios de Microsoft Exchange

Trabajar en un escenario de administrador y delegado

Si su organización se lo permite, configure Outlook para conectarse con su buzón de Exchange ejecutando Modo caché de Exchange. De esta forma, el rendimiento obtenido es mejor.

Las versiones más nuevas de Microsoft Outlook, Microsoft Entourage y Microsoft Outlook para Mac incluyen varias mejoras en la función de delegación. Para más información sobre estas versiones, vea:

Función de delegación de Outlook en las versiones mixtas de Microsoft Outlook y Entourage

Limitar el número de delegados

Outlook no pone límites al número de delegados que puede agregar. Ahora bien, recomendamos que solo conceda permisos de Editor a un (1) delegado. Así podrá realizar el seguimiento de cuándo y cómo se procesó una reunión. Teniendo en cuenta que un delegado puede emplear varios dispositivos para acceder a sus datos, si tiene varios delegados con permisos de Editor, le resultará muy difícil determinar por qué faltan reuniones o estas han caducado.

Aunque solo conceda permisos de Editor a un único delegado, evite agregar un gran número de delegados con permisos de Revisor o de Colaborador, ya que, si agrega un gran número de delegados, puede agotar otros recursos. Por ejemplo, puede agotar el límite de tamaño para datos de reglas. Cuando agrega un delegado, se producen varios cambios:

  • Outlook aplica permisos a las carpetas pertinentes.

  • El atributo PublicDelegates de Active Directory se actualiza para agregar los permisos de envío en nombre del delegado.

  • Outlook agrega el delegado a una regla de reenvío del buzón del administrador. De esta forma, las convocatorias de reunión se reenvían al delegado.

  • Outlook guarda la información adicional del delegado en el buzón del administrador.

Cada una de las áreas del componente puede tener límites diferentes. Rozar estos límites puede repercutir en el rendimiento y la estabilidad.

Notas: Durante la fase de desarrollo y prueba del producto, Microsoft recurrió a un máximo de cuatro (4) delegados. Además, los delegados solo usaron Outlook. No se incluyeron dispositivos en la prueba.

Si el delegado que tiene permisos de Editor debe sustituirse temporalmente o indefinidamente, cambie los permisos de Editor a Revisor o a ninguno. Después, conceda permisos de Editor al delegado nuevo o de respaldo.

Vea también

Información sobre la herramienta Office Configuration Analyzer

Información sobre la herramienta de comprobación del calendario de Outlook (CalCheck)

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