Procedimientos recomendados para una reunión de Skype Empresarial

Hay diferentes opciones que puede usar al configurar, unirse y moderar una reunión de Lync. Estos procedimientos recomendados lo ayudarán a aprovechar las características que facilitan su trabajo y le proporcionan una experiencia agradable en las reuniones.

Configurar una reunión de Lync

Programar la reunión

  • Para una reunión pequeña e informal con personas dentro de su empresa, use las opciones de reunión predeterminadas en lugar de cambiar la configuración. Recuerde que las opciones predeterminadas les permiten a todos ser moderadores y unirse a la reunión directamente.

  • Si tiene un requisito de reunión específico, por ejemplo una audiencia más amplia, datos de seguridad, clientes externos, asegúrese de cambiar sus opciones de reunión para que coincidan con el requisito. Para obtener más información, consulte Establecer opciones para reuniones de Lync.

Nota: La cantidad máxima de participantes de la reunión es de 250.

  • Si tiene asistentes en persona y en línea, puede ejecutar la reunión de Lync en una sala de conferencias. Haga clic en Buscador de salas en Outlook para buscar y agregar una sala de conferencias en el edificio que desee. O bien, reserve la sala por separado y agregue la información de sala en el cuadro Ubicación en la convocatoria de reunión.

Designar un moderador auxiliar

Elija un moderador auxiliar en caso de que no pueda unirse a la reunión o se le haga tarde. Un moderador auxiliar también puede iniciar la grabación, ayudar y administrar la audiencia o supervisar las preguntas presentadas en la reunión para que usted pueda concentrase en la actividad de moderar. Esto es de especial importancia si tiene una reunión o evento amplio.

Conozca su PIN

La mayoría del tiempo, no necesitará un número de identificación personal (PIN) cuando llame a la reunión por teléfono. Puede conectarse directamente y su número se mostrará en la lista de participantes. Pero, si desea llamar como líder o un autor de la llamada autenticado, se le solicitará su PIN y/o número laboral o extensión.

Nota: Si marca como un autor de llamada autenticado significa que la reunión es segura y que necesita identificarse antes de unirse a la reunión.

Es una buena idea que tenga su PIN a mano en caso de necesitarlo. Si no recuerda su PIN, haga clic en ¿Olvidó su PIN de acceso telefónico? en la convocatoria de reunión y siga las instrucciones en la página para restablecer.

Incluir un documento de aprendizaje o vínculo en la convocatoria de reunión

Si invita a participantes que no están familiarizados con Lync, incluya un documento de aprendizaje de procedimientos o vínculo al curso de aprendizaje de Lync en la invitación de reunión a fin de ayudarlos a familiarizarse con las características de la reunión antes de que se unan.

Unirse a una reunión de Lync

  • Inicie sesión en su reunión con 10 o 15 minutos de anticipación, para configurar y tener tiempo para resolver problemas en caso de ser necesario.

  • Antes de la reunión, decida si usará el audio de su equipo (audio y vídeo integrados de Lync) o un teléfono para la parte de audio de su reunión.

  • Si está usando el audio del equipo, configure los dispositivos de audio y vídeo y compruebe la calidad. Puede usar el micrófono y los altavoces del equipo o enchufar unos auriculares. Para obtener más información, vea Configurar, probar y solucionar problemas de audio de Lync.

  • Si usa un teléfono para la reunión de audio, aproveche la característica Llamarme de Lync. En la ventana Unirse al audio de la reunión, seleccione Llámeme al y especifique el número de teléfono al que desea que lo llamen. Cuando use esta característica, no necesita escribir un PIN ni el identificador de la reunión.

  • Si es posible, para tener mayor calidad de audio, use unos auriculares en vez del micrófono y los altavoces del PC.

  • La calidad del audio depende en gran medida del estado de la red. Use una conexión de red cableada y asegúrese de apagar la red inalámbrica del PC.

  • Después de unirse a una reunión, desactive su micrófono si no está hablando.

Moderar una reunión de Lync

  • Haga que un compañero inicie sesión en la reunión con usted para verificar el audio y la calidad visual de la reunión.

  • Revise las opciones de la reunión para asegurarse que haya desactivado las características de audiencia adecuadas, como los permisos de asistentes, vista de contenido o permisos de notas.

  • Si está usando PowerPoint:

    • Mantenga el grupo de diapositivas en 15 diapositivas o menos, con fuentes más grandes (más de 30 puntos) y un fondo simple para evitar la distracción.

    • Cargue su presentación con anticipación y practique con los controles para mover las diapositivas o tomar notas. Por ejemplo, puede resaltar puntos importantes con un puntero láser o marcas.

    • Use las notas de moderador para ayudarlo a recordar los puntos de la presentación. Vea Compartir diapositivas de PowerPoint en una reunión de Lync para obtener más información.

  • Si comparte el escritorio o un programa:

    • Recuerde que cuando está compartiendo un programa, solo los programas y archivos que está compartiendo son visibles para los asistentes. Si explora otros programas, no estarán visibles en la reunión.

    • Use la opción de compartir escritorio si necesita cambiar entre los programas.

    • Haga clic en Vista previa en la reunión de Lync para ver que sus asistentes estén viendo cuando comparten su escritorio o un programa.

    • Permita que su audiencia conozca que puede aumentar su área de visión al usar el modo Completo.

      Para obtener más información, vea Compartir el escritorio o un programa en una reunión de Lync.

  • Deje algo de tiempo para las preguntas, y recuérdele a la audiencia que pueden escribir preguntas o comentarios en el área de mensajes instantáneos (MI).

    • Desactive el micrófono cuando no esté hablando y asegúrese de saber como desactivar o reactivar el audio de los participantes en caso de necesitarlo, ya sea usando Lync o con los comandos del teclado por tonos si está usando un teléfono (presione *1 en su teléfono para escuchar los comandos).

    • Recuerde a los participantes al principio de la reunión cómo desactivar o reactivar su audio.

Realizar su reunión en una sala de conferencias

Es buena idea que se tome un tiempo para preparar la sala antes de que comience la reunión, para asegurar que Lync esté configurada con el audio de la sala y los dispositivos de vídeo.

  • Conecte su equipo portátil al proyector y al teléfono de la sala de conferencias en caso de ser necesario.

  • Desactive el audio del micrófono y de los altavoces de su PC en caso de oír un eco. Solicite a otras personas en la sala que también desactiven el audio de sus micrófonos y altavoces si iniciaron sesión en Lync.

  • Puede conectar el teléfono de la sala a su PC o usar el teléfono para marcar y escuchar el audio de la reunión.

  • Si está usando el proyector de la sala, conecte el cable a su PC y seleccione la pantalla apropiada. En su teclado, presione la tecla de Windows + P para que aparezca la pantalla y luego haga clic en uno de los siguientes:

    • Duplicar, para mostrar el escritorio ensu PC y en el proyector de la sala.

    • Extender, para extender su escritorio entre el monitor de su PC y el proyector de la sala.

    • Solo proyector, para mostrar el escritorio solo en el proyector de la sala.

Recomendamos que seleccione Duplicar para que pueda ver la reunión en el monitor y en la pantalla de la sala.

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