Procedimientos recomendados para informes sobre el trabajo real y enviar

Nota: Nos gustaría proporcionarle el contenido de ayuda actual lo más rápido posible en su idioma. Esta página se ha traducido mediante un sistema automático y es posible que contenga imprecisiones o errores gramaticales. Nuestro objetivo es que este contenido sea útil para usted. ¿Puede informarnos sobre si la información le ha sido útil al final de la página? Aquí tiene el artículo en inglés para que pueda consultarlo fácilmente.

Las organizaciones eligen realizar un seguimiento del trabajo realizado por los recursos de muchas formas. Microsoft Project Server 2010 admite la flexibilidad para las diferentes necesidades de seguimiento de las organizaciones. Algunas organizaciones requieren que el trabajo enviado por los recursos se registre en el día a día, especialmente si el trabajo real se usa para fines de facturación, de nóminas o de otro propósito financiero. Project Server 2010 puede usarse para capturar el trabajo real enviado por los usuarios. Algunas organizaciones eligen transferir el trabajo real a otros sistemas de creación de informes y planificación de recursos empresariales (ERP). Por ejemplo, una organización puede optar por usar Project Server 2010 para capturar el trabajo real, pero después transferir el trabajo real a una herramienta de contabilidad para impulsar la facturación a clientes internos y externos.

Dado que Project Server le ayuda a administrar los proyectos, el trabajo real se puede capturar de varias maneras y se muestra de la forma más útil para el usuario que tiene acceso a él. Por ejemplo, en el parte de horas, el foco está en los datos introducidos por el usuario por día (o por período), mientras que en el cliente de Microsoft Project el foco está en el valor agregado o escalar del trabajo completado y restante de una tarea para ayudarle con la planeación.

En este artículo se describe el conjunto de procedimientos recomendados para enviar e informar sobre el trabajo real en Project Server 2010.

En este artículo

1. usar el modo de entrada única

2. proteger las actualizaciones de usuario

3. usar el trabajo real enviado desde partes de horas, en lugar de planes de proyecto, para informes de fase temporal

4. usar categorías de tiempo administrativo para realizar un seguimiento del trabajo que no es del proyecto

5. cerrar tareas en actualizaciones, en lugar de usar los campos publicar y tipo de reserva

Resumen

Agradecimientos

1. usar el modo de entrada única

El procedimiento recomendado para asegurarse de que el trabajo real se haya rellenado correctamente en Project Server 2010 es usar el modo de entrada único y hacer que los recursos solo especifiquen el trabajo real a través de la vista parte de horas .

Para activar el modo de entrada única:

  1. En Inicio rápido, en la sección configuración , haga clic en configuración del servidor.

  2. En la página configuración del servidor , en la sección Administración de horas y tareas , haga clic en configuración yvalores predeterminados del parte de horas.

  3. En la sección modo de entrada única , active la casilla de verificación modo de entrada única .

Si su organización usa el modo de entrada única, puede que le resulte más conveniente ocultar la vista de tareas por completo para que los recursos solo puedan especificar el trabajo real mediante la vista parte de horas . Cuando las dos vistas están disponibles, los usuarios pueden especificar el trabajo real en cualquiera de las dos vistas y los datos se conservan en ambas vistas. Si su organización extrae datos de partes de horas para obtener facturación o nóminas, por ejemplo, el procedimiento recomendado es permitir que los usuarios solo especifiquen el trabajo real en la vista parte de horas . Esto reduce la posibilidad de que el trabajo real se sobrescriba incorrectamente si un usuario también puede especificar el trabajo real en la vista tareas .

Una excepción a este procedimiento recomendado es si hay recursos de material. Los propietarios de asignaciones de recursos materiales deben especificar el tiempo de esos recursos materiales mediante la vista tareas . Si su organización tiene propietarios de asignaciones que registran el tiempo para los recursos materiales, la vista tareas debe permanecer visible y se debe indicar a los usuarios que solo especifiquen el trabajo real de las asignaciones en la vista parte de horas .

Para ocultar la vista tareas:

  1. En Inicio rápido, en la sección configuración , haga clic en configuración del servidor.

  2. En la página configuración del servidor , en la sección aspecto , haga clic en Inicio rápido.

  3. En establecer detalles del elemento de menú, haga clic en la vista tareas , en la columna nombre .

  4. Haga clic en no en el vínculo Mostrar de la lista Inicio rápido y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Hay algunas notas importantes que debe tener en cuenta cuando el modo de entrada única está habilitado en su organización. Supongamos que el parte de horas de un usuario contiene una línea para una asignación determinada y esa asignación se elimina. La próxima vez que el usuario abra el parte de horas, se puede quitar la línea asociada a la asignación eliminada, en función de las siguientes condiciones:

  • Si la línea no contiene entradas de usuario, se quita.

  • Si las actualizaciones de usuario no están protegidas y la línea contiene el trabajo real aprobado, se quita.

  • Si las actualizaciones de usuario están protegidas y la línea contiene el trabajo real aprobado, la línea permanece en el parte de horas. Sin embargo, si se recupera la escala de horas aprobada, se quita la línea.

  • Si la línea contiene el trabajo real que se ha introducido en el parte de horas pero aún está pendiente de aprobación, la línea se elimina, incluso cuando las actualizaciones de usuario están protegidas.

Los jefes de proyecto deben tener cuidado al eliminar o cambiar las asignaciones, para asegurarse de que todos los trabajos reales enviados se revisan antes de cambiar o eliminar. Esto ayuda a garantizar que los datos introducidos por el usuario no se pierdan. Las tareas se pueden cambiar de forma explícita o implícita en cualquiera de los escenarios siguientes:

  • El jefe de proyecto elimina de forma explícita una asignación para la que hay actualizaciones de trabajo reales pendientes.

  • El plan del proyecto que contiene la asignación se restaura desde su archivo.

  • Se elimina el plan de proyecto que contiene la asignación.

  • Se sobrescribe el plan de proyecto que contiene la asignación, usando la funcionalidad guardar como en Microsoft Project 2010.

Parte superior de la página

2. proteger las actualizaciones de usuario

Algunas organizaciones pueden optar por impedir que un jefe de proyecto actualice el trabajo real de un miembro del equipo dentro del proyecto.

Nota:  Los jefes de proyecto no pueden actualizar el trabajo real de un recurso registrado en un parte de horas.

Si su organización desea mantener los valores especificados por el recurso para el trabajo real en los partes de horas y asegurarse de que ese valor se refleja en el plan del proyecto, lo más recomendable es activar la característica de Project Server 2010 que protege las actualizaciones de usuario.

Para proteger las actualizaciones de usuario:

  1. En Inicio rápido, en la sección configuración , haga clic en configuración del servidor.

  2. En la página configuración del servidor , vaya a la sección Administración de horas y tareas y haga clic en configuración de la tarea y en Mostrar.

  3. En la sección proteger actualizaciones de usuario , active la casilla de verificación permitir solo actualizaciones de tareas a través de tareas y partes de horas .

Cuando protege las actualizaciones de usuario, los partes de horas siempre mantienen exactamente lo mismo que el usuario especificó para el trabajo de fase temporal, y los valores escalares entre los partes de horas y el plan del proyecto siempre son coherentes. Sin embargo, la distribución de fase temporal del valor escalar puede ser ligeramente diferente en el plan del proyecto, ya que está orientada hacia el futuro planeamiento del trabajo y no por el mantenimiento de los valores históricos del trabajo real. El motor de programación puede ajustar parte del trabajo real de la fase temporal para mantener la coherencia del plan.

Parte superior de la página

3. usar el trabajo real enviado desde partes de horas, en lugar de planes de proyecto, para informes de fase temporal

El trabajo real se puede capturar mediante el cliente Project 2010 (plan del proyecto) o los partes de horas. Sin embargo, muchos usuarios solo capturan el trabajo real directamente desde sus recursos mediante partes de horas, especialmente si también protegen las actualizaciones reales, como se ha descrito anteriormente. Cuando use los partes de horas para realizar un seguimiento diario o semanal del envío de datos reales, el procedimiento recomendado es notificar directamente el trabajo real capturado en partes de horas al sincronizar con sistemas ERP y de informes externos. Los datos del parte de horas se representan específicamente para garantizar la precisión en un historial y por período exactamente como lo ha escrito el usuario, incluso cuando las condiciones del plan del proyecto han cambiado.

Aunque se realizan muchos cálculos en un plan de proyecto, como el costo basado en las tasas de costo, se pueden replicar fácilmente con los datos de los partes de horas. El plan del proyecto, por otro lado, representa los datos de trabajo reales (y otros datos de programación) con un énfasis en la planeación del trabajo en el futuro (análisis y cálculos de valor acumulado). Por lo tanto, puede haber circunstancias en las que el valor introducido por el usuario en el parte de horas no coincida exactamente con el mismo valor en el plan del proyecto para un día específico. Sin embargo, el valor global total o escalar de la asignación será coherente entre el plan del proyecto y el parte de horas cuando esté habilitada la opción datos reales protegidos.

Si va a notificar el trabajo real enviado de partes de horas, es importante que se les pida a los recursos que no reasignen o autoasignen tareas. Todas las tareas deben pasar por el jefe de proyecto o el administrador de recursos. Esto ayuda a garantizar la administración adecuada de los datos de trabajo real.

El centro de inteligencia empresarial de Microsoft Project Web App proporciona plantillas de informes que aprovechan las ventajas de la base de datos de informes (T-SQL) y de Analysis Services (OLAP). Estas plantillas pueden ayudarle a crear informes contra el almacén de datos del parte de horas.

Parte superior de la página

4. usar categorías de tiempo administrativo para realizar un seguimiento del trabajo que no es del proyecto

Algunas organizaciones necesitan realizar un seguimiento de las actividades administrativas o de tareas no relacionadas con el proyecto. Algunos ejemplos de actividades administrativas son el tiempo de baja por enfermedad, las vacaciones y las actividades repetitivas relacionadas con el trabajo, como el servicio de asistencia al cliente, el mantenimiento del sistema o las reuniones. Le recomendamos que realice el seguimiento de estas actividades con categorías de tiempo administrativo. Estas categorías requieren un mantenimiento mínimo, y la hora que se captura en estas categorías se puede usar para generar informes de análisis de datos desde el cubo OLAP correspondiente.

Si las categorías de tiempo administrativo no se ajustan a las necesidades de la organización y decide usar proyectos para realizar un seguimiento de las actividades administrativas, el propietario del proyecto debe seguir estas pautas para proyectos más eficientes:

  • Limite el número de recursos asignados al plan del proyecto a menos de 100 recursos.

  • Limite la duración de los planes del proyecto para realizar un seguimiento de las actividades administrativas cada trimestre o semestralidad.

  • Mantenga las tareas del plan del proyecto programadas automáticamente con un tipo de tarea unidades fijas.

  • Mantenga la programación del plan de proyecto en línea con los períodos de informes de tiempo.

Parte superior de la página

5. cerrar tareas en actualizaciones, en lugar de usar los campos publicar y tipo de reserva

Los jefes de proyecto pueden encontrar útiles los campos publicar y reservar texto para controlar la visibilidad de las tareas y los recursos. El campo publicar se puede usar para controlar qué tareas están visibles en Project Web App y el campo tipo de reserva se puede usar para controlar qué recursos estarán visibles durante el proceso de planeación de recursos. Sin embargo, tenga en cuenta que estos campos forman parte del proceso de planeación inicial. No están diseñados para limitar la capacidad de los usuarios de continuar el seguimiento del tiempo en una tarea determinada. Si los campos de los tipos de publicación y de reserva se usan de forma incorrecta, pueden dar lugar a la eliminación de entradas de tareas del estado de la tarea o la hoja de horas de un usuario. Esto es especialmente importante porque la eliminación de las entradas de tareas puede significar la pérdida de tiempo enviado.

Si desea cerrar una tarea en particular para que no se pueda enviar más tiempo, puede usar la opción cerrar tarea para actualizar en Project Server 2010.

Parte superior de la página

Resumen

Si su organización usa el trabajo real capturado en Project Server 2010 junto con otros sistemas ERP o de informes, los mejores intereses de las pautas descritas en este artículo son los siguientes:

  • Usar el modo de entrada única

  • Proteger las actualizaciones de usuario

  • Usar trabajo real enviado de partes de horas, en lugar de planes de proyecto, para informes de fase temporal

  • Usar categorías de tiempo administrativo para realizar un seguimiento del trabajo que no es del proyecto

  • Cerrar tareas para actualizaciones, en lugar de usar los campos publicar y tipo de reserva

Siguiendo estos procedimientos recomendados, está trabajando para conservar la precisión de los datos de trabajo reales introducidos en los partes de horas por los recursos de la organización.

Parte superior de la página

Agradecimientos

El equipo de publicación de contenido de Project Server agradece los siguientes colaboradores de este artículo:

  • Alberto Burns, jefe de programa II, Project/Project Server

  • AIK Chen, Ingeniero de escalado de soporte técnico, Project/Project Server

  • Christophe Fiessinger, jefe técnico jefe de producto, Project/Project Server

  • Heather O'Cull, jefe de programa Senior, Project/Project Server

  • Keshav Puttaswamy, jefe de programa de grupo principal, Project/Project Server

  • Matt CERT, jefe de programa, Project/Project Server

  • Saurabh Sanghvi, jefe de programa, Project/Project Server

  • Eli Sheldon, jefe de programa, Project/Project Server

  • Brian Smith, Ingeniero de escalado de soporte técnico senior, Project/Project Server

  • Eric Zenz, jefe de programa Senior, Project/Project Server

Parte superior de la página

Ampliar sus conocimientos de Office
Explorar los cursos
Obtener nuevas características primero
Únase a los participantes de Office Insider

¿Le ha sido útil esta información?

¡Gracias por sus comentarios!

Gracias por sus comentarios. Quizá le interese ponerse en contacto con uno de nuestros agentes de soporte de Office.

×