Problemas comunes de combinación de correspondencia

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En este artículo le ayudará a obtener respuestas a los problemas más comunes de combinación de correspondencia al utilizar Publisher: realizar cambios en una lista de origen o la dirección de datos durante el proceso de combinación de correspondencia, agregar espacios a un campo de combinación para que tenga el aspecto que desea que , guardar la publicación combinada e imprimir diferentes páginas combinadas en una hoja (por ejemplo, etiquetas distintas en una hoja de etiquetas).

Editar una lista de direcciones existente

Si está trabajando en la publicación de combinación de correspondencia y desea realizar cambios en la lista de origen o la dirección de datos, haga lo siguiente:

  1. En Crear lista de destinatarios, haga clic en utilizar una lista existente y, a continuación, haga clic en siguiente: crear o conectarse a una lista de destinatarios.

    De forma predeterminada, Microsoft Publisher almacena los orígenes de datos en la carpeta Mis orígenes de datos. Debe examinar para buscar el origen de datos.

  2. En el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos, haga clic en el origen de datos que desee.

  3. Haga clic en Abrir.

    Según el tipo de origen de datos que seleccione, otros cuadros de diálogo pueden aparecer solicita información específica.

    Por ejemplo, si el origen de datos es un libro de Microsoft Office Excel que contiene información en varias hojas de cálculo, debe seleccionar la hoja de cálculo que contiene la información que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar.

  4. En el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia, haga clic en el nombre del origen de datos y, a continuación, haga clic en Editar.

    Editar lista de direcciones existente

  5. En el cuadro Modificar origen de datos puede editar o eliminar las direcciones existentes o agregar nuevas entradas.

  6. Cuando termine de editar la lista de direcciones, haga clic en Aceptar y luego en para actualizar la lista de direcciones.

Nota: Para obtener más información sobre cómo crear un origen de datos o una lista de direcciones, vea crear un origen de datos para una combinación de correspondencia.

El problema más común de insertar campos de combinación en un documento está recibiendo el espacio correcto entre los campos de combinación, especialmente con la combinación de campos que no son siempre presenten, como la inicial del segundo nombre. Puede agregar espacios directamente en la página entre los campos de combinación, pero se produce en espacios adicionales si algunas de las direcciones no utilizan todos los campos de combinación. Para garantizar que todos los campos tienen el espacio que necesitan, insertar espacios en la lista de direcciones propio.

Por ejemplo, para asegurarse de que los nombres de reciprient aparecerá correctamente o no un elemento de la lista de direcciones contiene una inicial del segundo nombre, haga lo siguiente:

  1. En la entrada inicial del segundo nombre para cada destinatario que contiene una inicial de Middile, agregue un espacio, presionando la barra espaciadora, antes y después de la inicial.

  2. En la entrada inicial del segundo nombre para cada destinatario que no contenga inicial, agregue un espacio.

    Espaciado en la lista de direcciones

Una combinación de correspondencia contiene tanto la información que es el mismo en todas las copias y algunos marcadores de posición de la información exclusiva para cada copia. Un ejemplo de esto es un boletín personalizado en la que el cuerpo del boletín es el mismo para todos los destinatarios, pero la dirección de correo y la introducción son diferentes.

El problema más comunes con la creación de la publicación combinada no está guardando la publicación con los campos de combinación y la publicación de páginas combinadas.

Crear publicación combinada es el paso 3 del Asistente de combinación de correspondencia. En este paso, tiene tres opciones:

  1. Imprimir      Esta opción imprime la publicación combinada.

  2. Combinar en una nueva publicación      Esta opción, abre una nueva publicación con una página para cada conjunto de datos de combinación de correspondencia.

  3. Agregar a una publicación existente Esta opción le pide que elija una publicación y, a continuación, agrega, las páginas combinadas al final de la publicación.

Para guardar la publicación combinada y la publicación que contiene los campos combinados, haga clic en la opción Combinar en una nueva publicación. Una nueva ventana de la publicación se abre y muestra la publicación de páginas combinadas. La publicación de campo de combinación está oculta detrás de la publicación de páginas combinadas. Asegúrese de guardar las publicaciones.

A continuación, puede imprimir la publicación de páginas combinadas.

El problema más comunes con la impresión de la publicación imprime una de cada una de las páginas combinadas en una hoja de papel, por ejemplo, uno de cada correo distinta etiquetas en una hoja de papel de etiqueta de correo.

Esto ocurre porque si elige la opción de impresión, el cuadro de diálogo Imprimir valores predeterminados para la opción de varias copias por hoja e imprime toda una hoja de etiquetas para cada dirección de una dirección en lugar de impresión por etiqueta de la hoja.

Para imprimir diferentes conjuntos de datos de combinación de correspondencia: por ejemplo, nombres y direcciones diferentes, en cada hoja de papel, haga clic en varias páginas por hoja en la sección Opciones de impresión.

Cuadro de diálogo Imprimir con la opción Varias páginas en cada hoja

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