Presentar datos en un gráfico

Elementos de los gráficos

Un gráfico consta de numerosos elementos. Algunos de ellos se presentan de forma predeterminada y otros se pueden agregar según las necesidades. Para cambiar la presentación de los elementos del gráfico puede moverlos a otras ubicaciones dentro del gráfico o cambiar su tamaño o su formato. También puede eliminar los elementos del gráfico que no desee mostrar.

1. El área del gráfico.

2. El área de trazado del gráfico.

3. Los puntos de datos de la serie de datos que se trazan en el gráfico.

4. Los eje horizontal (categorías) y vertical (valores) en los que se trazan los datos del gráfico.

5. La leyenda del gráfico.

6. Un título de eje y de gráfico que puede agregar al gráfico.

7. Una etiqueta de datos que puede usar para identificar los detalles de un punto de datos de una serie de datos.

Modificar un gráfico básico según las necesidades

Después de crear un gráfico, puede modificar cualquiera de sus elementos. Por ejemplo, puede cambiar la forma en que se presentan los ejes, agregar un título al gráfico, mover u ocultar la leyenda o presentar elementos de gráfico adicionales.

Para modificar un gráfico, puede hacer lo siguiente:

• Cambiar la presentación de los ejes del gráfico    Puede especificar la escala de los ejes y ajustar el intervalo entre los valores o las categorías que se presentan. Para que el gráfico sea más fácil de leer, también puede agregar marcas de graduación a un eje y especificar con qué intervalo aparecerán.

• Agregar títulos y etiquetas de datos a un gráfico    Para que la información que aparece en el gráfico sea más clara, puede agregar un título de gráfico, títulos de eje y etiquetas de datos.

• Agregar una leyenda o una tabla de datos     Puede mostrar u ocultar una leyenda, cambiar su ubicación o modificar las entradas de la leyenda. En algunos gráficos, también puede mostrar un tabla de datos que muestre el clave de leyenda y los valores que se presentan en el gráfico.

• Aplicar opciones especiales en cada tipo de gráfico    Existen líneas especiales (líneas de máximos y mínimos, y líneas de tendencias), barras (barras ascendentes y descendentes y barras de error), marcadores de datos y otras opciones para los diferentes tipos de gráficos.

Agregar un formato atractivo a los gráficos

Además de aplicar un estilo de gráfico predefinido, puede aplicar fácilmente formato a distintos elementos del gráfico, como los marcadores de datos, el área del gráfico, el área de trazado y los números y el texto de los títulos y etiquetas, para dotar al gráfico de un aspecto atractivo y personal. Puede aplicar estilos de forma y estilos de WordArt específicos, y también puede dar formato manualmente a las formas y al texto de los elementos.

Para agregar formato, puede:

• Rellenar elementos del gráfico    Puede utilizar colores, texturas, imágenes y rellenos de degradado para enfatizar elementos específicos del gráfico.

• Cambiar el contorno de los elementos del gráfico    Puede usar colores, estilos de línea y grosores de línea para resaltar elementos del gráfico.

• Agregar efectos especiales a los elementos del gráfico    Puede aplicar efectos especiales, como sombras, reflejos, iluminado, bordes suaves, biselados y giros 3D a las formas de los elementos del gráfico, para pulir su aspecto.

• Dar formato al texto y a los números    Puede aplicar formato al texto y a los números de los títulos, etiquetas y cuadros de texto de un gráfico del mismo modo que en una hoja de cálculo. Para resaltar el texto y los números, puede incluso aplicar estilos de WordArt.

Volver a utilizar los gráficos mediante la creación de plantillas de gráficos

Si desea volver a utilizar un gráfico que haya personalizado de acuerdo con sus necesidades, puede guardarlo como plantilla de gráfico (*.crtx) en la carpeta de plantillas de gráficos. Cuando cree un gráfico, podrá aplicar esa plantilla como cualquier otro tipo de gráfico integrado. De hecho, estas plantillas son tipos de gráficos personalizados: también puede utilizarlas para cambiar el tipo de un gráfico existente. Si utiliza a menudo una plantilla de gráfico específica, puede guardarla como tipo de gráfico predeterminado.

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Insertar un gráfico incrustándolo en el documento

Cuando incrusta un gráfico de Excel, la información del archivo de Word no cambia si se modifica el archivo de origen de Excel. Los objetos incrustados pasan a formar parte del archivo de Word y, una vez se han insertado, ya no forman parte del archivo de origen.

Dado que toda la información está en un documento de Word, la incrustación es útil cuando no se desea que la información refleje los cambios del archivo de origen, o no se desea que los destinatarios del documento tengan que hacer nada para actualizar la información vinculada.

1. En el documento de Word, haga clic en Insertar > gráfico.

   

2. Seleccione el tipo de gráfico que desee, como gráfico de columnas o circulares, y haga clic en Aceptar. (Si no está seguro de cuál elegir, desplácese hacia abajo en la lista Todos los gráficos para obtener una vista previa de cada tipo).

   

3. Escriba los datos en la hoja de cálculo que se abre automáticamente con el gráfico. El gráfico se actualizará para que coincida con los datos cuando termine de escribir los datos en una celda y se desplace a la siguiente.

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Pegar un gráfico vinculado de Excel en el documento

Puede crear y copiar un gráfico en una hoja de cálculo externa de Excel 2007 y pegar una versión vinculada del gráfico en un documento de Word. Cuando se vincula un gráfico, la información se puede actualizar si se modifica la hoja de cálculo de Excel externa. Los datos vinculados se almacenan en la hoja de cálculo de Excel. En el documento de Word solo se almacena la ubicación del archivo de origen y se muestra una representación de los datos vinculados.

La vinculación es también útil cuando se quiere incluir información que se mantiene de manera independiente, por ejemplo datos recopilados por otro departamento, y cuando es necesario tener esa información actualizada en un documento de Word. Para obtener más información sobre cómo crear gráficos en Excel, vea Crear un gráfico.

1. En Excel, seleccione el gráfico haciendo clic en el borde y, a continuación, en la pestaña Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Cortar.

   El gráfico se elimina, pero los datos se mantienen en Excel.

2. En Word, haga clic donde desee insertar el gráfico en el documento.

3. En el grupo Portapapeles de la pestaña Inicio, haga clic en Pegar.

   El botón Opciones de pegado indica que el gráfico está vinculado a los datos de Excel.

4. Guarde el documento de Word con el gráfico que ha vinculado a los datos de Excel.

   Cuando vuelva a abrir el documento de Word, haga clic en Sí para actualizar los datos de Excel.

También puede crear representaciones visuales de información mediante elementos gráficos SmartArt. Para más información, vea Crear un elemento gráfico SmartArt.

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Organizar los datos de la hoja de cálculo de Excel

En la mayoría de los gráficos, como los gráficos de columnas y los gráficos de barras, puede representar gráficamente los datos que están organizados en las filas o columnas de una hoja de cálculo. Sin embargo, algunos tipos de gráfico (como el gráfico circular o el gráfico de burbujas) requieren una disposición de datos específica.

1. En la hoja de cálculo, organice los datos que desea trazar en un gráfico.

   Los datos pueden estar organizados en filas o columnas: Excel determina automáticamente el mejor modo de trazar los datos en el gráfico. Algunos tipos de gráfico (como el gráfico circular o el gráfico de burbujas) requieren una disposición de datos específica, como se describe en la tabla siguiente.

   Para este tipo de gráfico	Organice los datos
   Gráfico de columnas, barras, líneas, área, superficie o radial	En columnas o filas, de la siguiente manera: Lorem Ipsum 1 2 3 4 O: Lorem 1 3 Ipsum 2 4
   Gráfico circular o de anillos	Si hay una sola serie de datos, en una columna o fila de datos y una columna o fila de etiquetas de datos, de la siguiente manera: A 1 B 2 C 3 O: A B C 1 2 3 Si son varias series de datos, en varias columnas o filas de datos y una columna o fila de etiquetas de datos, de la siguiente manera: A 1 2 B 3 4 C 5 6 O: A B C 1 2 3 4 5 6
   Gráfico de burbujas o XY (de dispersión)	En columnas, con valores del eje X en la primera columna y valores del eje Y correspondientes y valores de tamaños de burbuja en las columnas adyacentes, como por ejemplo: X S Tamaño de la burbuja 1 2 3 4 5 6
   Gráfico de cotizaciones	En columnas o filas en el orden siguiente, utilizando nombres o fechas como etiquetas: valores máximos, valores mínimos y valores de cierre Como: Fecha Máximo Baja Cierre 1/1/2002 46,125 42 44,063 O: Fecha 1/1/2002 Máximo 46,125 Mínimo 42 Cierre 44,063

2. Seleccione las celdas que contienen los datos que desea utilizar en el gráfico.

   Sugerencia: Si selecciona únicamente una celda, Excel traza automáticamente en un gráfico todas las celdas adyacentes a esa celda que contienen datos. Si las celdas que desea trazar en un gráfico no están en un intervalo continuo, puede seleccionar celdas o rangos no adyacentes siempre que la selección forme un rectángulo. También puede ocultar las filas o columnas que no desea trazar en el gráfico.

   Cómo seleccionar celdas, rangos, filas o columnas

   Para seleccionar	Realice este procedimiento
   Una celda	Haga clic en la celda o use las teclas de dirección para ir a la celda.
   Un rango de celdas	Haga clic en la primera celda del rango y arrastre el puntero hasta la última celda, o bien mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras presiona las teclas de dirección para extender la selección. También puede seleccionar la primera celda del rango y, a continuación, presionar F8 para extender la selección mediante las teclas de dirección. Para detener la ampliación de la selección, vuelva a presionar F8.
   Un rango de celdas grande	Haga clic en la primera celda del rango y, a continuación, mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras hace clic en la última celda del rango. Puede desplazarse para que se vea la última celda.
   Todas las celdas de una hoja de cálculo	Haga clic en el botón Seleccionar todo. Para seleccionar la hoja de cálculo completa, también puede presionar CTRL+E. Si la hoja de cálculo contiene datos, CTRL+E selecciona la región actual. Si presiona CTRL+E por segunda vez, se selecciona la hoja de cálculo completa.
   Celdas o rangos de celdas no adyacentes	Seleccione la primera celda o rango de celdas y, a continuación, mantenga presionada la tecla CTRL mientras selecciona las demás celdas o rangos. También puede seleccionar la primera celda o rango de celdas y, a continuación, presionar MAYÚS+F8 para agregar otra celda o rango no adyacente a la selección. Para detener la adición de celdas o rangos a la selección, vuelva a presionar MAYÚS+F8. Nota: No se puede cancelar la selección de una celda o rango de celdas de una selección no adyacente sin cancelar toda la selección.
   Una fila o columna completa	Haga clic en el encabezado de la fila o de la columna. 1. Encabezado de la fila 2. Encabezado de la columna También puede seleccionar celdas de una fila o de una columna si selecciona la primera celda y, a continuación, presiona CTRL+MAYÚS+FLECHA (FLECHA DERECHA o FLECHA IZQUIERDA para las filas, y FLECHA ARRIBA o FLECHA ABAJO para las columnas). Si la fila o columna contiene datos, CTRL+MAYÚS+FLECHA selecciona la fila o columna hasta la última celda utilizada. Si presiona CTRL+MAYÚS+FLECHA por segunda vez, se selecciona la fila o columna completa.
   Filas o columnas adyacentes	Arrastre el puntero por los encabezados de fila o columna. O bien, seleccione la primera fila o columna, y mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras selecciona la última fila o columna.
   Filas o columnas no adyacentes	Haga clic en el encabezado de la primera fila o columna de la selección, y mantenga presionada la tecla CTRL mientras hace clic en los encabezados de columna o fila de otras filas o columnas que desee agregar a la selección.
   La primera o la última celda de una fila o columna	Seleccione una celda de la fila o columna y, a continuación, presione CTRL+FLECHA (FLECHA DERECHA o FLECHA IZQUIERDA para las filas, FLECHA ARRIBA o FLECHA ABAJO para las columnas).
   La primera o la última celda de una hoja de cálculo o de una tabla de Microsoft Office Excel	Presione CTRL+INICIO para seleccionar la primera celda de una hoja de cálculo o de una lista de Excel. Presione CTRL+FIN para seleccionar la última celda de una hoja de cálculo o de una lista de Excel que contenga datos o formato.
   Celdas hasta la última celda utilizada de la hoja de cálculo (esquina inferior derecha)	Seleccione la primera celda y, a continuación, presione CTRL+MAYÚS+FIN para extender la selección de celdas hasta la última celda utilizada de la hoja de cálculo (esquina inferior derecha).
   Celdas hasta el comienzo de la hoja de cálculo	Seleccione la primera celda y, a continuación, presione CTRL+MAYÚS+INICIO para extender la selección de celdas hasta el comienzo de la hoja de cálculo.
   Más o menos celdas que la selección activa	Mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras hace clic en la última celda que desee incluir en la nueva selección. El rango rectangular entre la celda activa y la celda en la que hace clic se convierte en la nueva selección.

   Para cancelar una selección de celdas, haga clic en cualquier celda de la hoja.

1. En la pestaña Insertar, en el grupo Gráficos, siga uno de los procedimientos siguientes:

   • Haga clic en el tipo de gráfico y, a continuación, haga clic en el subtipo de gráfico que desea utilizar.

   • Para ver todos los tipos de gráficos disponibles, haga clic en un tipo de gráfico y, a continuación, haga clic en Todos los tipos de gráfico o en el elemento de menú Más para mostrar el cuadro de diálogo Insertar gráfico , haga clic en las flechas para desplazarse por todos los tipos y subtipos de gráfico disponibles y, a continuación, haga clic en los que desee usar.

     

     Cuando sitúe el puntero del mouse sobre cualquier tipo o subtipo de gráfico, aparecerá la información en pantalla con el nombre del tipo de gráfico. Para obtener más información sobre los tipos de gráfico que puede usar, vea Tipos de gráficos disponibles.

2. De forma predeterminada, el gráfico se coloca en la hoja de cálculo como un gráfico incrustado. Si desea colocar el gráfico en una hoja de gráfico independiente, puede cambiar su ubicación mediante el procedimiento siguiente.

   1. Haga clic en el gráfico incrustado para seleccionarlo.

      Se mostrará la pestaña Herramientas de gráfico .

   2. En la pestaña Diseño, en el grupo Ubicación, haga clic en Mover gráfico.

      

   3. En Seleccione dónde desea colocar el gráfico, siga uno de los procedimientos siguientes:

      • Para mostrar el gráfico en una hoja de gráfico, haga clic en Hoja nueva.

        Si desea reemplazar el nombre sugerido para el gráfico, puede escribir un nombre nuevo en el cuadro Hoja nueva.

      • Para mostrar el gráfico como un gráfico incrustado en una hoja de cálculo, haga clic en Objeto en y, a continuación, haga clic en una hoja de cálculo en el cuadro Objeto en.

• Para crear rápidamente un gráfico basado en el tipo de gráfico predeterminado, seleccione los datos que desee usar para el gráfico y, después, presione ALT+F1. Al presionar ALT+F1, el gráfico se muestra como un gráfico incrustado.

• Al crear un gráfico, Excel determina la orientación de la serie de datos en función del número de filas y columnas de la hoja de cálculo que se incluyen en el gráfico. Después de crear un gráfico, puede cambiar la forma en que se trazan las filas y columnas de la hoja de cálculo en el gráfico cambiando filas a columnas o viceversa.

• Cuando ya no necesite un gráfico, puede eliminarlo. Haga clic en el gráfico para seleccionarlo y presione la tecla SUPRIMIR.

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Aplicar un diseño de gráfico predefinido

1. Haga clic en el gráfico al que desee dar formato mediante un diseño predefinido.

   Se mostrará la pestaña Herramientas de gráfico y se agregarán las pestañas Diseño y Formato .

2. En la pestaña Diseño , en el grupo Diseños de gráfico , haga clic en Diseño rápido y, a continuación, haga clic en el diseño de gráfico que desee usar.

   Para ver todos los diseños disponibles, haga clic en Más .

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Aplicar un estilo de gráfico predefinido

1. Haga clic en el gráfico al que desee dar formato mediante un diseño predefinido.

   Se mostrarán las Herramientas de gráficos y se agregarán las pestañas Diseño y Formato .

2. En la pestaña Diseño, en el grupo Estilos de diseño, haga clic en el estilo que desee usar.

   

   Para ver todos los estilos de gráfico predefinidos, haga clic en Más .

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Cambiar manualmente el formato de elementos del gráfico

1. Haga clic en el gráfico o elemento de gráfico cuyo diseño quiera modificar, o haga lo siguiente para seleccionar un elemento de una lista de elementos de gráfico.

   1. Haga clic en un gráfico para mostrar las Herramientas de gráficos.

   2. En la pestaña Formato, en el grupo Selección actual, haga clic en la flecha que hay al lado de Elementos de gráfico y, a continuación, haga clic en el elemento de gráfico que desee.

      

2. En la pestaña Formato, siga uno de estos pasos:

   1. Para dar formato a un elemento del gráfico seleccionado, en el grupo Selección actual, haga clic en Aplicar formato a la selección y, a continuación, seleccione las opciones que desee.

   2. Para dar formato a la forma de un elemento del gráfico seleccionado, en el grupo Estilos de forma, haga clic en el estilo que desee o haga clic en Relleno de forma, Contorno de forma o Efectos de formas y, a continuación, seleccione las opciones de formato que desee.

   3. Para dar formato con WordArt al texto de un elemento del gráfico seleccionado, en el grupo Estilos de WordArt, haga clic en un estilo. También puede hacer clic en Relleno de texto, Contorno de texto o Efectos de texto y, a continuación, seleccionar las opciones de formato que desee.

      Nota: Después de aplicar un estilo de WordArt, este no se puede eliminar. Si ya no desea el estilo de WordArt que aplicó, puede seleccionar otro o hacer clic en Deshacer en la Barra de herramientas de acceso rápido para volver al formato de texto anterior.

      Sugerencia: Para usar formato de texto normal para dar formato al texto de los elementos del gráfico, puede hacer clic con el botón derecho o seleccionar el texto y, a continuación, hacer clic en las opciones de formato que desee en la minibarra de herramientas. Puede usar también los botones de formato de la cinta (pestaña Inicio, grupo Fuente).

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Agregar un título al gráfico

1. Haga clic en el gráfico al que desea agregar un título y, a continuación, haga clic en el botón de Elementos de gráfico .

2. En la lista Elementos de gráfico que aparece, seleccione Título del gráfico.

3. En el cuadro de texto Título del gráfico que aparece en el gráfico, escriba el texto que desee.

   Para insertar un salto de línea, haga clic en el lugar donde desee dividir la línea, para ubicar el puntero allí, y luego presione ENTRAR.

4. Para aplicar formato al texto, selecciónelo y haga clic en las opciones de formato de la minibarra de herramientas que desee usar.

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Agregar títulos de eje

1. Haga clic en el gráfico al que desea agregar títulos de eje y, a continuación, haga clic en el botón de Elementos de gráfico .

2. En la lista Elementos de gráfico que aparece, seleccione Títulos de eje.

3. Seleccione los títulos de eje que se agregan al gráfico y escriba el texto que desee.

4. Para aplicar formato al texto, selecciónelo y haga clic en las opciones de formato de la minibarra de herramientas que desee usar.

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Agregar etiquetas de datos

1. Haga clic en el gráfico al que desea agregar etiquetas de datos y, a continuación, haga clic en el botón elementos de gráfico .

2. En la lista Elementos de gráfico que aparece, seleccione Etiquetas de datos.

3. Seleccione las etiquetas de datos que se agregan al gráfico y escriba el texto que desee.

   Nota: Las opciones de etiquetas de datos disponibles dependerán del tipo de gráfico que utilice.

Para obtener más información sobre cómo cambiar las entradas de las etiquetas de datos o cómo cambiar la posición de las etiquetas de datos, vea Agregar o quitar etiquetas de datos en un gráfico.

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Mover un gráfico

• Para mover un gráfico, arrástrelo a la ubicación que desee.

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Cambiar el tamaño de un gráfico

Para cambiar el tamaño de un gráfico, siga uno de estos procedimientos:

• Haga clic en el gráfico y, a continuación, arrastre los controladores de tamaño hasta el tamaño que desee.

• En la pestaña Formato, en el grupo Tamaño, escriba el tamaño en el cuadro Alto de forma y Ancho de forma.

  

Para ver más opciones de tamaño, en la pestaña Formato , en el grupo Tamaño , haga clic en el selector de cuadro de diálogo . En la pestaña Tamaño , puede seleccionar opciones para cambiar el tamaño, la rotación o la escala del gráfico.

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