Preparar un origen de datos de Excel 2016 para una combinación de correspondencia de Word

Preparar un origen de datos de Excel 2016 para una combinación de correspondencia de Word

Ha creado una lista de contactos y otros datos que quiere usar para una combinación de correspondencia de Word. Si su origen de datos es una hoja de cálculo de Excel existente, solo necesita preparar los datos para una combinación de correspondencia. Pero, si el origen de datos es un archivo delimitado por tabulaciones (.txt) o un archivo de valores separados por comas (.csv), primero necesita importar los datos en Excel y, después, prepararlos para una combinación de correspondencia.

Nota: En una versión anterior de Excel, es posible que haya usado el intercambio dinámico de datos (DDE) en combinación con el asistente para combinación de correspondencia paso a paso en Word. Excel ya no es compatible con DDE. Si quiere que tengamos en cuenta esta característica para la próxima versión de Excel, use el cuadro Buzón de sugerencias de Excel para enviarnos sus comentarios.

Paso 1: Configurar el origen de datos en Excel

Si ya usa una hoja de cálculo de Excel como el origen de datos para una combinación de correspondencia en Word, vaya al paso 2 en este tema. Si el origen de datos es un archivo .txt o un archivo .csv que contiene, por ejemplo, sus contactos de Gmail, use el Asistente para importar texto para configurar sus datos en Excel.

  1. Abra Excel.

  2. En la pestaña Datos, elija Obtener datos externos > Desde texto.

    La opción Desde texto está resaltada en la pestaña Datos.

  3. Elija el archivo .txt o .csv que quiera usar y, después, elija Importar.

  4. En el Asistente para importar texto, en el panel Tipo de datos originales, elija Delimitados.

    Obtener datos externos desde texto en Excel, Asistente para importar texto, paso 1 de 3

  5. Seleccione la casilla Mis datos tienen encabezados en la parte superior del panel de vista previa (si el archivo que va a importar tiene encabezados) y, después, elija Siguiente.

  6. En el panel Delimitadores, seleccione la casilla que coincida con el delimitador (por ejemplo, un tabulador o una coma) que se use en sus datos y, después, elija Siguiente.

    Las opciones para los Delimitadores se resaltan en el Asistente para importar texto.

    Sugerencia: En el panel de vista previa de los datos se muestra la apariencia de los resultados en un formato de tabla.

  7. En Vista previa de los datos, elija la columna que contiene códigos postales y, en Formato de los datos en columnas, elija Texto.

    La opción de texto de Formato de los datos en columnas está resaltada en el Asistente para importar texto.

    Nota: Cada vez que aplique un formato de datos (General, Texto o Fecha) a una columna, el nombre del formato aparecerá en el encabezado de tabla de esa columna.

  8. Repita el paso 7 según sea necesario y elija la columna que quiere cambiar y el formato de datos que quiere aplicar.

  9. Elija Finalizar.

  10. En el cuadro de diálogo Importar datos, acepte la configuración predeterminada de Hoja de cálculo existente y la dirección de celda y, después, elija Aceptar.

    En el cuadro de diálogo Importar datos, elija colocar los datos en una hoja de cálculo existente (la configuración predeterminada) o en una nueva hoja de cálculo.

    Precaución: En la dirección de celda del cuadro de diálogo Importar datos se muestra la celda seleccionada actualmente. Los datos se importan empezando con la dirección de celda con nombre.

  11. Guarde la hoja de cálculo con nuevo nombre de archivo.

Después de importar correctamente un archivo .txt o .csv, vaya al paso 2.

Paso 2: Preparar el origen de datos

En el origen de datos de Excel que usará para una lista de distribución de correo en una combinación de correspondencia de Word, compruebe que las columnas de datos numéricos tengan el formato correcto (por ejemplo, puede asignar el formato de número a una columna para que coincida con una categoría específica como moneda).

Si elige el porcentaje como una categoría, tenga en cuenta que el formato de porcentaje multiplicará el valor de la celda por 100. Asigne el formato de texto a una columna de porcentajes si quiere evitar ese factor de multiplicación. Además, es necesario dar formato de texto a una columna que contenga códigos postales para conservar los datos durante una combinación de correspondencia. Los ceros a la izquierda (por ejemplo, 00399) de los códigos postales se eliminarán durante una combinación de correspondencia si las celdas no tienen el formato de texto.

  1. Abra el origen de datos de Excel y elija la columna que contiene los códigos postales.

  2. En la pestaña Inicio, en el grupo Número, elija la flecha abajo del cuadro Formato de número (General) y, después, elija una opción de la lista.

    En Excel, en la pestaña Inicio, en el grupo Número, elija la flecha abajo en el cuadro General para elegir el formato de número que prefiera.

Asegúrese de agregar el símbolo correspondiente antes o después de un campo de combinación. Por ejemplo, esta es la apariencia de los valores de moneda y porcentaje si omite los símbolos.

Documento para combinar correspondencia donde se lee “su contribución de 50 €” y “le ofrece un 20 % de descuento”.

Si incluye los símbolos, los números tendrán más sentido.

En el documento de resultados de la combinación de correspondencia se lee “su contribución de 50 €” y “le ofrece un 20 % de descuento”.

En el documento para combinar correspondencia, agregue los símbolos antes o después de los campos de combinación, como se muestra a continuación:

El documento para combinar correspondencia de ejemplo, donde un campo denominado Donación está precedido por un signo de dólar y un campo llamado Porcentaje va seguido de un signo de porcentaje.

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