Preparar el origen de datos de Excel para una combinación de correspondencia de Word

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Un paso esencial de un proceso de combinación de correspondencia Word está configurando y preparar un origen de datos. Puede usar un origen de datos de Excel existente o crear uno nuevo importando un archivo de valores separados por comas (.csv) o delimitado por tabulaciones (.txt). Después de que ha configurado y preparar el origen de datos, puede realizar una combinación de correspondencia mediante Dynamic Data Exchange (DDE) con el Asistente para combinar correspondencia paso a paso o mediante un método de combinación de correspondencia manual.

Si no está utilizando un origen de datos de Excel existente para la combinación de correspondencia, puede usar una lista de contactos o libreta de direcciones en un archivo de archivo .csvo .txt. El Asistente para importar texto le guiará por los pasos para obtener los datos que se están en un archivo .txt o .csv en Excel.

  1. Abra Excel.

  2. En la pestaña datos, elija Desde texto/CSV.

  3. Elija el archivo .txt o .csv que desee y, a continuación, elija Importar.

  4. En el Asistente para importar texto, en el panel Tipo de datos originales, elija Delimitados.

    Obtener datos externos desde texto en Excel, Asistente para importar texto, paso 1 de 3

  5. Seleccione la casilla Mis datos tienen encabezados en la parte superior del panel de vista previa (si el archivo que va a importar tiene encabezados) y, después, elija Siguiente.

  6. En el panel Delimitadores, seleccione la casilla que coincida con el delimitador (por ejemplo, un tabulador o una coma) que se use en sus datos y, después, elija Siguiente.

    Las opciones para los Delimitadores se resaltan en el Asistente para importar texto.

    Sugerencia: En el panel de vista previa de los datos se muestra la apariencia de los resultados en un formato de tabla.

  7. En Vista previa de los datos, elija la columna que contiene códigos postales y, en Formato de los datos en columnas, elija Texto.

    La opción de texto de Formato de los datos en columnas está resaltada en el Asistente para importar texto.

    Notas: 

    • Los formatos disponibles son General, texto y fecha. Cada vez que se aplica un formato de datos a una columna, el nombre del formato aparece en el encabezado de tabla para la columna.

    • Una columna que contiene datos numéricos como un porcentaje o un valor de moneda, por ejemplo, puede solo formato después de importar el archivo. Vea la subsección "Aplicar formato a datos numéricos en Excel "siguiente para obtener más información.

  8. Repita el paso 7 según sea necesario y elija la columna que quiere cambiar y el formato de datos que quiere aplicar.

  9. Elija Finalizar.

  10. En el cuadro de diálogo Importar datos, acepte la configuración predeterminada de Hoja de cálculo existente y la dirección de celda y, después, elija Aceptar.

    En el cuadro de diálogo Importar datos, elija colocar los datos en una hoja de cálculo existente (la configuración predeterminada) o en una nueva hoja de cálculo.

    Precaución: En la dirección de celda del cuadro de diálogo Importar datos se muestra la celda seleccionada actualmente. Los datos se importan empezando con la dirección de celda con nombre.

  11. Cuando haya terminado, guarde el origen de datos con un nuevo nombre de archivo.

Aplicar formato a datos numérico en Excel

Aplicar formato a los datos numéricos como porcentajes o valores de moneda en cualquier origen de datos nuevos o existentes en Excel que va a usar en una combinación de correspondencia de Word. Para conservar los datos numéricos que se ha aplicado formato como un porcentaje o como moneda durante una combinación de correspondencia, siga las instrucciones de la "paso 2: usar intercambio dinámico de datos (DDE) para una combinación de correspondencia" sección.

En el origen de datos de Excel que usará para obtener una lista de distribución de correo en una combinación de correspondencia Word, asegúrese de que dar formato a columnas de datos numéricos correctamente. Dar formato a una columna con números, por ejemplo, para que coincidan con una categoría específica, como moneda.

  1. Abra el origen de datos de Excel.

  2. Elija una columna que desea dar formato.

  3. En la pestaña Inicio, en el grupo Número, elija la flecha abajo del cuadro Formato de número (General) y, después, elija una opción de la lista.

    En Excel, en la pestaña Inicio, en el grupo Número, elija la flecha abajo en el cuadro General para elegir el formato de número que prefiera.

  4. Repita los pasos 2 y 3 según sea necesario.

  5. Cuando haya terminado, elija Guardar.

Cuando tenga un origen de datos de Excel que contiene los números con formato como porcentajes y los valores de moneda, algunos de los datos numéricos no podrán mantener su formato durante una combinación de correspondencia. Recibirá los resultados de la combinación de correspondencia que desee y puede conservar el formato de los datos numéricos en Excel usando DDE.

Formato de datos de Excel con respecto al campo de combinación de trabajo utilizando o no intercambio dinámico de datos

Nota: Si decide no utilizar DDE, siga las instrucciones de usar la combinación de correspondencia para enviar mensajes de correo electrónico masivo.

  1. Abra Word, elija archivo > Opciones > Avanzadas.

  2. En General, seleccione la casilla de verificación Confirmar conversiones del formato de archivo al abrir.

    Opción Confirmar conversiones del formato de archivo al abrir

  3. Elija Aceptar.

  4. En la pestaña envíos, elija Iniciar combinación de correspondencia > Asistente para combinar correspondencia paso a paso.

    En Word, en la pestaña Envíos, elija Iniciar combinación de correspondencia y, a continuación, elija a Asistente para combinar correspondencia paso a paso

  5. En el panel de combinación de correspondencia, en Seleccionar destinatarios, seleccione usar una lista existente.

    En Word, el panel de tareas combinación de correspondencia que se abre al elegir el Asistente para combinar correspondencia paso a paso en el grupo de combinación de correspondencia

  6. En utilizar una lista existente, elija Examinar y, a continuación, abra la hoja de cálculo con formato.

  7. En el cuadro de diálogo Confirmar origen de datos, seleccione la casilla de verificación Mostrar todo y elija Hojas de cálculo de MS Excel con DDE (*.xls) > Aceptar.

    Cuadro de diálogo confirmar origen de datos

  8. En el cuadro de diálogo de Microsoft Excel, elija Hoja de cálculo completa > Aceptar.

    Cuadro de diálogo Microsoft Excel en Word

  9. Cuando se abre el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia, elija Aceptar.

    Cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia que muestra el contenido de una hoja de cálculo de Excel que se utiliza como un origen de datos para una lista de distribución

  10. Continuar con la combinación de letra, mensaje de correo electrónico, etiquetaso Sobres .

Sugerencia: Puede impedir que se le pregunte por Word cada vez que abra un archivo de datos. Después de conectarse a su lista de distribución, vaya a archivo > Opciones > Avanzadas. En General, desactive la casilla de verificación Confirmar conversiones del formato de archivo al abrir.

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