Preguntas y respuestas frecuentes sobre el flujo de trabajo de aprobación de grupo

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

La característica se describe en este tema de Ayuda sólo está disponible si cualquiera de las siguientes versiones de Office SharePoint Server 2007 y Microsoft Office Enterprise 2007 están instalado: chino (tradicional), chino (simplificado), japonés o coreano.

¿EApproval se puede utilizar junto con otros flujos de trabajo?

Microsoft Office SharePoint Server 2007 proporciona soluciones que admiten varios flujos de trabajo posibles dentro de la organización, así como eApproval. Para obtener más información sobre los flujos de trabajo admitidos, vea Ayuda para cada uno de ellos. Sin embargo, eApproval no puede compartir la misma biblioteca de documentos con otras soluciones de flujo de trabajo porque utiliza una biblioteca de documentos exclusivamente. Una biblioteca de documentos independiente debe crearse en el sitio de grupo para usar otras soluciones de flujo de trabajo. Para obtener más información, consulte Ayuda para los flujos de trabajo.

En otras palabras, aunque decida agregar otros flujos de trabajo en la página Personalizar mi aprobación, que es la página especificada de aprobación de grupo, los flujos de trabajo agregados no funcionarán correctamente.

El grupo de características de colección de sitios y el grupo de características de sitio tienen un botón que activa la aprobación de grupo. ¿Cómo son los dos botones diferentes?

Para asegurarse de que eApproval funciona correctamente, debe activar la característica de aprobación de grupo en la página características de colección de sitios primera y, a continuación, en la página características del sitio.

Si la solución está activada en la página características del sitio primero, eApproval no funcionará correctamente. Para desactivar eApproval, siga la secuencia en orden inverso.

Nota: Puede activar eApproval solo en el sitio de nivel superior de una colección de sitios.

¿Puedo cambiar la configuración de pantalla de eApproval? ¿También crear y agregar una nueva vista? ¿Puedo agregar elemento de Web de aprobación de grupo?

Cambiar o eliminar la vista existente podría provocar eApproval no funcione correctamente. Si tiene algún problema después de modificar la vista, desactivar eApproval y activar eApproval de nuevo para solucionar el problema. Elementos Web para su aprobación de grupo, como los elementos Web de la biblioteca de documentos mi aprobación y la lista de informe de registro de identificador de documento están disponibles pero porque algunas de ellas requieren un mayor permiso de acceso, probar la página con varios niveles de permiso antes de publicar el sitio web.

Nota: Evite modificar vistas utilizando la función de SharePoint Designer o editar página.

¿Puedo agregar una nueva columna en la pantalla?

Al agregar una nueva columna para mostrar en la vista predeterminada, las carpetas personales, para aprobación, propuestos por mí, rechazados por mí y aprobados por mí: no se permite, puede crear y agregar una nueva columna a la vista de administración.

Puede crear una nueva columna en la carpeta de columnas en la página Personalizar mi aprobación y agregarlos a la vista de administración en la carpeta vistas.

¿La marca garantiza la identidad del remitente y el firmante?

Es posible seguir la imagen de un sello. Por lo tanto, hay un límite para garantizar la identidad del firmante real. Haga clic en la marca aparece en la pantalla, haga clic con el botón secundario del mouse en el botón del mouse y, a continuación, haga clic en Información de la firma. En el cuadro de diálogo Información de la firma, haga clic en la vista para ver información detallada sobre el certificado utilizado cuando está firmado. El certificado es de confianza más que la imagen de marca, sin embargo, hay todavía un límite para garantizar la identidad del firmante real según la confiabilidad de la empresa o directiva de uso compartido de certificado de publicación. Por lo tanto, el administrador debe generar el sistema de certificado confiable enterprise. Para obtener más detalles, consulte la ayuda para el certificado en la Ayuda de Windows Server.

Nota: EApproval supervisa el proceso de flujo de trabajo y comprueba los usuarios en función de la información de cuenta de los usuarios. Un usuario sin permiso adecuado y cuenta no puede participar en el proceso de aprobación.

Entiendo que eApproval está basado en una biblioteca de documentos de Microsoft Office SharePoint Server. ¿Requiere una atención especial en administración?

Sí, eApproval está basado en una biblioteca de documentos de Microsoft Office SharePoint Server. Cada biblioteca de documentos tiene la página de nombre de biblioteca de documentos de personalizar para administrar la configuración relevante. Al igual que cualquier otra biblioteca de documentos, eApproval también utiliza la página Personalizar mi aprobación para personalizar características. Para obtener acceso a la página Personalizar mi aprobación, haga clic en Mi aprobación, configuración y luego en Configuración de mi aprobación en la página Configuración del sitio.

Modificar los valores predeterminados de alguna configuración personalizable puede afectar a las operaciones de eApproval. Vaya a la configuración avanzada de la biblioteca de documentos: Mi aprobación haciendo clic en Configuración avanzada en Configuración General de la página y, a continuación, asegúrese de que la siguiente configuración conserva sus valores predeterminados para los valores siguientes.

  • Permitir la administración de tipos de contenido?      Establecer solo a garantiza que los varias plantillas se pueden registradas y usa en eApproval. Asegúrese de que está seleccionada la opción .

  • Abrir documentos habilitados para el explorador      Active la casilla de verificación Abrir en la aplicación cliente para permitir que Microsoft Office Word o Microsoft Office Excel abrir el documento.

¿Un sitio de eApproval se puede restaurar en el sitio de Microsoft Office SharePoint Server después de copia de seguridad?

Sí, debe hacer copia de seguridad y restaurar el sitio de eApproval por aplicación web. Hacer copia de seguridad y restaurar todos los sitios que se estableció en la aplicación.

¿Puedo configurar fuentes RSS para eApproval?

EApproval proporciona fuente RSS que es una de las características básicas de la biblioteca de documentos de Microsoft Office SharePoint Server. Los usuarios pueden suscribirse a él con el lector RSS para ver la lista de documentos. Sin embargo, no puede clasificar documentos por el estado del proceso de aprobación en el lector de RSS. Puede ver las propiedades del documento, pero no puede abrir, aprobar o rechazar documentos con el RSS de lista proporcionado.

¿Cómo refleja eApproval los cambios de la organización, como la reorganización y los empleados que están de baja temporal o han dejado la compañía?

Si se ha disolver y elimina una organización, los archivos almacenados en la carpeta de la organización eliminada se mueve y almacenados en la carpeta principal de la organización. Si se cambia el nombre de una organización, el archivo refleja automáticamente el cambio, sin necesidad de control manual.

Por otro lado, los cambios que se producen durante el proceso de aprobación requieren el control del administrador manual según corresponda. Por ejemplo, si un documento se ha enviado para su aprobación, pero se descarta departamento del remitente de la compañía, dicho documento se almacena en la carpeta sin determinar en el archivo. Es porque el número de documento, que se asigna tan pronto como se envía un documento, se utiliza para determinar en qué carpeta almacenar el documento. Cuando se quita el último aprobador de organigrama antes de que el primer aprobador aprueba, el aviso de cancelación de proceso de aprobación se envía por correo electrónico a los aprobadores antiguos y se cancela el proceso de aprobación. Sin embargo, si el último aprobador se quita de organigrama después de la aprobación del aprobador antiguo, no se ha cancelado el proceso de aprobación, pero no se notifica el remitente, por tanto, se necesita una administración independiente. A continuación, el documento permanece en propuesto por mi carpeta en caso de que el remitente y el aprobado por mí carpeta en caso de que el aprobador antiguo. Se produce un error cuando seleccione el documento restantes y haga clic con el botón secundario del mouse en el botón del mouse y, a continuación, seleccione Ver propiedades. Esto requiere que el remitente o el administrador comprobar y cancelar el proceso de aprobación según sea necesario y enviar el documento nuevo para su aprobación.

Al hacer clic en usuarios y página de las organizaciones en eApproval, un mensaje de error, el organigrama es incoherente, aparece. ¿Qué es la causa y la solución para este problema?

Esto es porque se eliminó el grupo de aprobación de grupo a través de la página personas y grupos de Microsoft Office SharePoint Server. Haga clic aquí en el mensaje de error mostrado. En la página que se ha movido, haga clic en acciones- Resolver incoherencia de árbol de organización. Elimine la organización de organigrama al que se ha quitado de Microsoft Office SharePoint Server. Para usar el grupo eliminado en eApproval, debe registrarla nuevamente en el organigrama de eApproval. Asegúrese de que coloca de forma coherente con la estructura de carpetas de gráfico y el departamento de organización de existente. Para obtener más detalles, vea Crear organigrama.

He creado un grupo de distribución en Microsoft Exchange Server al crear grupos de roles (o grupos de funciones). ¿Qué ocurre si se elimina un grupo de roles o cambian sus miembros? ¿Dichos cambios se reflejará automáticamente en el grupo de distribución?

Sí, así es. Eliminar un grupo de roles, también se eliminará su grupo de distribución. Cambiar el nombre de un grupo de roles elimina el grupo de distribución existente y crea un grupo de distribución con un nombre nuevo. Y los cambios a los miembros del grupo de roles se reflejan inmediatamente en el grupo de distribución, siempre que el Administrador de Microsoft Office SharePoint Server también tiene privilegios de administrador de Exchange server.

¿Puedo quitar una plantilla registrada con eApproval?

Sí, puede hacerlo, siempre y cuando el servidor Web no tenga documentos creados con esa plantilla cuando intente eliminarla. Todos los documentos creados con la plantilla tienen que se eliminan de la Papelera de reciclaje del servidor Web, así como desde el archivo de eApproval. Le recomendamos que plantillas se oculta al usuario, en lugar de eliminarse.

Al auditar los documentos archivados, no debería números que faltan en el archivo de documento. ¿Hay alguna forma puedo comprobar cada número de documento?

EApproval proporciona un informe de registros de documentos aparte del archivo de documento. Informe de registro de identificador de documento es una herramienta muy útil para administrar y auditoría documentos por número, incluye todos los documentos numerados por departamento y mostrar un registro de registro de aprobación resumidos de cada documento.

Para ver el informe, haga clic en Informe de registros de Id. de documentos en Administración de aprobación de grupo en la página Configuración del sitio. El informe muestra cualquier organización registrada con el organigrama y tiene cualquier documento que se ha enviado. Haga clic en + junto a la organización muestra todos los documentos por número de documento emitido. Haga clic en + junto al documento que desee muestra el registro del documento. El número dentro de los paréntesis () indica el número de instancias de documentos por estado y, por tanto, podría ser mayor que el número de documentos reales.

También puede mostrar el informe de registro en un formato diferente según sea necesario. Haga clic en acciones en la barra de tareas de la página de Informe de registro de identificador de documento y, a continuación, haga clic en Editar en hoja de datos o Exportar a hoja de cálculo para convertir el informe en el formato hoja de cálculo u hoja de cálculo. Controlar los datos convertidos según sea necesario. Tenga en cuenta que eliminar o modificar los datos invalida el informe de registro del documento.

¿Cómo configurar notificación por correo electrónico?

EApproval es una solución de aprobación electrónica creado por Microsoft y basada en la tecnología de Microsoft Office SharePoint Server, que también permite la característica de notificación vinculando al sistema de correo electrónico. Para obtener más información sobre cómo configurar la notificación por correo electrónico, consulte la Ayuda de Microsoft Office SharePoint Server.

Después de configura la notificación por correo electrónico, los remitentes o aprobadores le notificará automáticamente de solicitudes de aprobación o estado de aprobación y reciban mensajes de correo electrónico de resumen cuando se complete el proceso de aprobación. Si utiliza Exchange Server, cómodamente permite crear y administrar un grupo de distribución para funciones de aprobación de eApproval. Para obtener más información, haga clic en Crear grupos de funciones.

¿Cómo se puede cambiar la aprobación de grupo para alinear con el proceso de aprobación de la empresa?

EApproval proporciona una manera de cambiar o personalizar el proceso de flujo de trabajo. Puede hacer referencia a ECM Starter Kit de 2007 Office System que se encuentra en Centro de descarga

Necesito manejar archivos o carpetas manualmente. ¿Cómo puedo hacer esto?

Debe usar cortar y pegar en lugar de copiar y pegar.

Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

Ampliar sus conocimientos
Explorar los cursos
Obtener nuevas características primero
Únase a los participantes de Office Insider

¿Le ha sido útil esta información?

¡Gracias por sus comentarios!

Gracias por sus comentarios. Quizá le interese ponerse en contacto con uno de nuestros agentes de soporte de Office.

×