Preguntas más frecuentes sobre la exhibición de documentos electrónicos

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

Estas son algunas de las preguntas más frecuentes sobre la exhibición de documentos electrónicos en Office 365, Exchange 2013, SharePoint 2013 y Lync 2013.

Introducción   

¿Qué es la exhibición de documentos electrónicos?

¿Cómo funciona la exhibición de documentos electrónicos en Microsoft Office 365, SharePoint, Exchange y Lync?

¿Qué aspecto una solución típica de exhibición de documentos electrónicos de Microsoft?

¿Qué es el modelo de referencia de detección electrónica (EDRM)?

Requisitos, limitaciones y configuración   

¿Qué planes de servicio o licencias necesito para eDiscovery?

¿Qué tipos de contenido pueden detectar?

¿Qué elementos unsearchable?

¿Hay límites en cuántos orígenes de contenido se pueden buscar?

¿Funciona el centro de exhibición de documentos electrónicos con distintas versiones del producto?

¿Cómo configurar un centro de exhibición de documentos electrónicos?

¿Qué es el ciclo de vida típico de un caso de exhibición de documentos electrónicos? ¿Qué es el ciclo de vida típico de un caso de exhibición de documentos electrónicos?

¿Qué tipo de permisos necesita un usuario exhibir documentos electrónicos?

¿Se puede limitar qué buzones se pueden buscar por una persona determinada?

¿Puede buscar de auditoría y mantenga acciones?

Recursos   

¿Dónde puedo encontrar más información acerca de exhibición de documentos electrónicos?

Información general

P: ¿Qué es la exhibición de documentos electrónicos?

R: La exhibición de documentos electrónicos es el proceso que usan las organizaciones para buscar, conservar, analizar y empaquetar contenido electrónico (que con frecuencia se conoce como información almacenada electrónicamente o ESI) para fines de investigación o solicitud legal.

P: ¿Cómo funciona la exhibición de documentos electrónicos en Microsoft Office 365, SharePoint, Exchange y Lync?

R: El Centro de exhibición de documentos electrónicos es una colección de sitios de SharePoint donde se definen los casos, se identifican los orígenes de los cuales se va a hacer un seguimiento, se establecen o eliminan las operaciones de conservación de contenido, se emiten las consultas y se revisan o exportan los resultados.

Algunas características clave del Centro de exhibición de documentos electrónicos de SharePoint son:

  • Administrar casos    Un administrador de exhibición de documentos electrónicos o usuario crea, administra y utiliza casos de exhibición de documentos electrónicos a través del centro de exhibición de documentos electrónicos (EDC).

  • Trabajar con varios tipos de contenido    Conservar, buscar y exportar documentos, mensajes de correo electrónico, OneNote archivos, páginas Web, entradas de la Comunidad, microblogs, mensajes instantáneos de Lync y obtener más información, que permite rastrear indizada por la búsqueda.

  • Identificar orígenes de contenido    Orígenes de contenido que podrían ser relevantes, como mensajes de correo electrónico y documentos, se agregan a una o varias colecciones de origen de contenido denominadas conjuntos de exhibición de documentos electrónicos.

  • Realizar la suspensión en contexto    Una copia del contenido se conservan en el lugar y en tiempo real, mientras personas seguirán trabajando en el contenido original.

  • Crear y ejecutar consultas    Le permiten obtener estadísticas rápidamente para ayudarle a responder preguntas rápidas y contenido relevante.

  • Exportar contenido    Después de revisar los resultados, se puede transferir contenido relevante fuera del sistema en un formato sin conexión y portátil.

Exchange suspensiones en contexto y suspensión de litigios    Le permiten para colocar el contenido de los buzones en espera indefinidamente, basado en una consulta o en función de un período de tiempo. Las características clave incluyen:

  • Colocar buzones de usuario en retención y conservar elementos del buzón inmutablemente.

  • Conservar los elementos de buzón eliminados por los usuarios o procesos de eliminación automática como la administración de registros de mensajes (MRM).

  • Usar la retención local basada en consultas para buscar y conservar elementos que coincidan con criterios especificados.

  • Conservar elementos indefinidamente o durante un tiempo concreto.

  • Marcar un usuario en varias suspensiones en función de investigaciones o casos distintos.

  • Sin impacto en el usuario: la conservación local es transparente para los usuarios.

  • Las búsquedas de la exhibición de documentos electrónicos en contexto incluyen elementos en suspensión.

exhibición de documentos electrónicos que contiene mayúsculas y minúsculas en el centro de cumplimiento y la seguridad de Office 365    Le permiten colocar una suspensión en Exchange Online buzones, SharePoint Online sitios, sitios de OneDrive para la Empresa y el buzón de sitio y para grupos de Office 365. Para obtener más información, vea administrar casos de exhibición de documentos electrónicos en el centro de cumplimiento y la seguridad de Office 365.

P: ¿Cuál es el aspecto de una solución típica de exhibición de documentos electrónicos de Microsoft?

R: personas crear, administran y usar casos de exhibición de documentos electrónicos a través del centro de exhibición de documentos electrónicos (EDC). La EDC es una colección de sitios de SharePoint 2013 donde se definen los casos, orígenes de seguimiento identificados, se emiten consultas, consulta resultados revisado y mantenga presionado el contenido se coloca o se quitan. Para ver un modelo grande del flujo técnico de exhibición de documentos electrónicos, descargue exhibición de documentos electrónicos flujo en SharePoint, Exchange, Lync y recursos compartidos de archivos.

P: ¿Qué es el modelo de referencia de detección electrónica (EDRM)?

R: el modelo de referencia de descubrimiento electrónico (EDRM) proporciona pautas para las fases del proceso de eDiscovery de información almacenada electrónicamente (ESI). Las fases EDRM son:

  • Administración de la información

  • Identificación

  • Conservación

  • Colección

  • Proceso

  • Revisar

  • Análisis

  • Producción

  • Presentación

Cuando se exporta el contenido desde el centro de exhibición de documentos electrónicos en SharePoint, se exporta en un formato EDRM estándar que se utiliza a menudo en otros programas de exhibición de documentos electrónicos. Un manifiesto XML del modelo de referencia de descubrimiento electrónico se incluye en la exportación para proporcionar metadatos acerca de los elementos exportados. Después de exportar:

  • El contenido de Exchange, incluido el contenido archivado de Lync, se almacena en archivos PST.

  • El contenido de recurso compartido de archivos y contenido de SharePoint se descarga en formato nativo.

  • Las páginas de SharePoint se capturan como archivos MHT.

  • Las listas de SharePoint se almacenan como archivos CSV.

Volver al principio

Requisitos, limitaciones y configuración

P: ¿Qué planes de servicio o licencias necesito para la exhibición de documentos electrónicos?

R: Los siguientes planes y productos proporcionan características de exhibición de documentos electrónicos.

Opciones de Office 365

Característica

Office 365 Empresa Essentials

Office 365 Empresa

Office 365 Empresa Premium

Office 365 Educación

Office 365 Enterprise E1

Office 365 Enterprise E3

Office 365 Enterprise E5

Office 365 Educación E5

Office 365 Enterprise K1

Centro de exhibición de documentos electrónicos (SharePoint Online)

No

No

No

No

Retención por juicio (Exchange Online)

No

No

No

No

No

Conservación local (Exchange Online)

No

No

No

No

No

Exhibición de documentos electrónicos local (Exchange Online)

Mantenga presionado el caso de exhibición de documentos electrónicos (Centro de cumplimiento y seguridad de Office 365 )

No

No

No

No

No

Opciones independientes de SharePoint Online

Característica

SharePoint Online Plan 1

SharePoint Online Plan 2

Centro de exhibición de documentos electrónicos

No

Opciones independientes de Exchange Online

Característica

Exchange Online (plan 1)

Exchange Online (plan 2)

Quiosco de Exchange Online

Retención por juicio

No

No

Conservación local

No

No

Exhibición de documentos electrónicos en contexto

No

Opciones de SharePoint 2013

Característica

SharePoint Foundation

SharePoint Server 2013 CAL estándar

SharePoint Server 2013 CAL empresarial

Conservación local

No

No

Exchange Server 2013 y opciones de 2016

Característica

Exchange Server

Retención por juicio

Conservación local

Exhibición de documentos electrónicos en contexto

Volver al principio

P: ¿Qué tipos de contenido se pueden detectar?

R: El contenido de SharePoint se ha rastreado mediante búsqueda, incluido el contenido estructurado como elementos de lista y documentos, así como blogs, wikis y suministros de noticias. Para que se pueda detectar, el contenido se debe indexar mediante la búsqueda. También es posible detectar los elementos de mensajería de conversaciones de Exchange y Lync que se archivan en Exchange. Entre los tipos de contenido se incluyen:

  • Elementos de Exchange, como mensajes, buzones individuales y de sitio, elementos del calendario y tareas que se indexan mediante la búsqueda de Exchange

  • Las conversaciones de Lync que se han archivado en Exchange

  • Documentos, entradas del suministro de noticias y otro contenido de SharePoint

  • Contenido de recursos compartidos de archivos que se han indexado mediante la búsqueda de SharePoint (solo SharePoint Server 2013)

  • Contenido en OneDrive para la Empresa que se ha indexado mediante la búsqueda de SharePoint

Para obtener más información sobre el contenido que se indexa y la búsqueda de solución de problemas, consulte:

P: ¿Qué son los elementos no aptos para la búsqueda?

R: Los elementos no aptos para la búsqueda son elementos de buzón que no se pueden indexar mediante la búsqueda de Exchange o que solo se indexaron parcialmente. Los elementos no aptos para la búsqueda son normalmente archivos adjuntos a un mensaje de correo electrónico. Estas son algunas razones por las que no se pueden indexar los archivos para la búsqueda:

  • No está instalado el filtro para indexar el tipo de archivo.

  • El tipo de archivo está deshabilitado para indexación.

  • Un archivo se ha cifrado con tecnologías que no son de Microsoft.

  • Un archivo está protegido por contraseña.

Su organización puede ser necesario para identificar y realizar el procesamiento adicional de estos elementos para ver qué son y lo que contienen. Para incluir elementos unsearchable en los resultados de una búsqueda de exhibición de documentos electrónicos, puede usar la opción elementos unsearchable cuando copia o exportar los resultados de búsqueda. Por ejemplo, para incluir elementos unsearchable al exportar los resultados de búsqueda mediante el centro de exhibición de documentos electrónicos en SharePoint, seleccione la opción de incluir elementos que están cifrados o que tienen un formato no reconocido.

Para obtener más información, vea:

Volver al principio

P: ¿Hay un límite para los orígenes de contenido que se pueden buscar?

R: Sí, estos son los límites del número de fuentes que se pueden buscar en una búsqueda de eDiscovery único. Existen diferentes límites en función de si se inicia la búsqueda de SharePoint, Exchange y la Centro de cumplimiento y seguridad de Office 365.

Nota: No existen límites prácticos en el número de búsquedas que puede crear. Sin embargo, para las búsquedas de exhibición de documentos electrónicos en contexto en Exchange, sólo puede ejecutar dos búsquedas al mismo tiempo.

SharePoint

  • Sitios de SharePoint: Ilimitado (cuando busque todos los sitios de la organización); en caso contrario, el límite es de 100 si selecciona sitios individuales para buscar.

  • Buzones de Exchange: 10.000 (cuando busque en grupos de distribución o buscar todos los buzones de la organización); en caso contrario, el límite es de 1.500 si selecciona buzones individuales para buscar.

  • Términos de búsqueda y palabras clave: 500

Exchange Online

  • Buzones de Exchange: 10.000 *

  • Términos de búsqueda y palabras clave: 500

Nota: * Se cuentan los buzones de archivo comparándolo con el límite del buzón de origen. Esto significa que puede buscar un máximo de 5.000 buzones si el buzón de almacenamiento correspondiente está habilitado para todos los buzones de 5.000.

Para obtener más información, vea límites de búsqueda de exhibición de documentos electrónicos en contexto en Exchange Online

Exchange Server 2013 y Exchange Server 2016

  • Buzones de Exchange: 10.000 *

  • Términos de búsqueda y palabras clave: 500

Nota: * Se cuentan los buzones de archivo comparándolo con el límite del buzón de origen. Esto significa que puede buscar un máximo de 5.000 buzones si el buzón de almacenamiento correspondiente está habilitado para todos los buzones de 5.000.

Centro de cumplimiento y seguridad de Office 365

  • Buzones de exchange: Sin límite

  • Sitios de SharePoint: Sin límite

  • Términos de búsqueda y palabras clave: 500

Para obtener más información, consulte límites de búsqueda de contenido en el centro de cumplimiento y la seguridad de Office 365.

P: ¿Funciona el Centro de exhibición de documentos electrónicos con distintas versiones del producto?

R: En la siguiente tabla se enumeran los orígenes que se pueden buscar, conservar y exportar. El contenido se debe indexar mediante servidores que se ejecutan en planes o versiones de Office 365, SharePoint y Exchange que contienen características de exhibición de documentos electrónicos.

Búsqueda

Búsqueda

Conservación local

Conservación local

Exportación

Exportación

Origen

Local

Office 365

Local

Office 365

Local

Office 365

SharePoint 2013

Exchange 2013

Exchange 2010

No

No

No

No

No

No

SharePoint 2010

No

No

No

No

SharePoint 2007

No

No

No

No

Lync 2013 (cuando se archiva en Exchange 2013)

Lync 2010

No

No

No

No

No

No

Recursos compartidos de archivos indexados

No

No

No

No

Contenido indexado de sistemas externos

No

No

No

No

No

No

P: ¿cómo configurar un centro de exhibición de documentos electrónicos en SharePoint?

R: Debe ser administrador para configurar un centro de exhibición de documentos electrónicos. Cree una nueva colección de sitios que use la plantilla de exhibición de documentos electrónicos, configure los grupos y permisos adecuados, y configure la conectividad de Exchange. En los siguientes artículos se explica cómo:

Es un paso clave en la configuración de exhibición de documentos electrónicos agregar Exchange o Exchange Online como origen de resultados. Dado que el centro de exhibición de documentos electrónicos se basa en una colección de sitios, esta configuración debe realizarse en el nivel de colección de sitios o superior y no en el nivel de sitio. Para obtener más información, vea configurar fuentes de resultados de búsqueda en SharePoint Server 2013 y Administrar orígenes de resultados.

Volver al principio

P: ¿Cuál es el típico ciclo de vida de un caso de exhibición de documentos electrónicos? ¿Cuál es el típico ciclo de vida de un caso de exhibición de documentos electrónicos?

R: son distintas etapas del trabajo con casos de exhibición de documentos electrónicos en SharePoint 2013 y en el Centro de cumplimiento y seguridad de Office 365:

  • Crear exhibición de documentos electrónicos entre mayúsculas y minúsculas    Un caso de exhibición de documentos electrónicos es un objeto lógico que actúa como un contenedor de almacenamiento a cosas como consultas, contiene y resultados de búsqueda. En el centro de exhibición de documentos electrónicos, un caso de exhibición de documentos electrónicos es un sitio de colaboración que puede usar para organizar la información relacionada con la solicitud de exhibición de documentos electrónicos. En la Centro de cumplimiento y seguridad de Office 365, un caso de exhibición de documentos electrónicos proporciona la misma funcionalidad. Desde dentro de un caso de exhibición de documentos electrónicos, puede buscar contenido, aplicar una suspensión al contenido, exportar contenido y ver el estado de suspensión y exportaciones que están asociadas con el caso.

  • Realizar suspensiones    Aplicar suspensión significa conservar una copia del contenido original para impedir modificación o eliminación. Espera se usa para conservar el contenido en su forma original en el momento cuándo se aplica la suspensión. Cuando los usuarios aplicar en lugar se mantenga a un sitio o un buzón de correo, contenido en el sitio o buzón permanece en su ubicación original.

  • Búsqueda de contenido    Consultas de búsqueda se utilizan para restringir y refinar el contenido que necesita para un caso particular. Consultas eficaces reducen la relevancia de volumen y aumenta general de contenido que deben procesarse. En una consulta, filtros adicionales como por palabras clave, iniciar y terminar fechas, dominios, autores o remitentes etc. pueden agregarse para restringir la detección de contenido.

  • Exportar    Cuando esté listo para ofrecer su contenido de exhibición de documentos electrónicos a una entidad emisora o desea trabajar en ella con otro programa legal, puede exportar el contenido de un caso.

  • Mantenga presionado el lanzamiento    Una vez recopilada toda la información relevante en las fuentes, pueden liberar las suspensiones.

  • Cerrar los casos    Cuando se completan todos los procedimientos y se requiere no más información, puede cerrar el caso.

P: ¿Qué tipos de permisos necesita un usuario para realizar la exhibición de documentos electrónicos?

R: eDiscovery es una herramienta eficaz que puede exponer información confidencial de contenido de SharePoint y Exchange en toda la organización. Un usuario debe estar autorizado para realizar una búsqueda de exhibición de documentos electrónicos en SharePoint y Exchange. Permisos para realizar búsquedas de exhibición de documentos electrónicos deben ser controlados y supervisados dependiendo de los requisitos de seguridad y cumplimiento en su organización. Un administrador de exhibición de documentos electrónicos debe poder ver todo el contenido potencialmente reconocible. En SharePoint, le recomendamos que cree un grupo de seguridad para usuarios de exhibición de documentos electrónicos y agregue los usuarios adecuados al grupo de seguridad. A continuación, puede conceder permisos al grupo de seguridad, en lugar de usuarios individuales. Elija un nombre para el grupo de seguridad y anote el nombre de la hoja de cálculo. Grabar también que los usuarios deben ser miembros del grupo de seguridad. Para obtener más información, vea Planear de exhibición de documentos electrónicos en SharePoint Server 2013 y permisos de planeación de sitios y contenido en SharePoint 2013.

En SharePoint Online, puede usar el Centro de exhibición de documentos electrónicos para buscar en todos los sitios de OneDrive para la Empresa de su organización ciertas palabras clave, información confidencial y otros criterios de búsqueda. Cada usuario de su organización es propietario de su sitio de OneDrive para la Empresa, ubicado en la colección de sitios llamada https://dominio-mi.sharepoint.com. De forma predeterminada, un administrador global de Office 365 o administrador de cumplimiento no puede usar el Centro de exhibición de documentos electrónicos para buscar en sitios de OneDrive para la Empresa. Para buscar en un sitio de OneDrive para la Empresa, los administradores o los administradores de cumplimiento deben ser administradores de la colección de sitios para el sitio de OneDrive para la Empresa en cuestión. Para obtener más información, vea Assign eDiscovery permissions to OneDrive for Business sites.

En Exchange o Exchange Online, debe agregar un usuario al grupo de funciones de administración de la detección. Agregar usuarios al grupo de funciones de administración de la detección le permitirá usar exhibición de documentos electrónicos en contexto para buscar todos los buzones de Exchange 2013 y obtener acceso al contenido de correo electrónico confidencial en buzones de usuario. Póngase en contacto con su organización legal o departamentos de recursos humanos antes de asignar este permiso a cualquier usuario. Para obtener más información, vea asignar permisos de exhibición en Exchange.

En la Centro de cumplimiento y seguridad de Office 365, puede asignar diferentes niveles de permisos de exhibición de documentos electrónicos a los usuarios. Para obtener más información, vea asignar permisos de exhibición de documentos electrónicos en el centro de cumplimiento y la seguridad de Office 365.

P: ¿Es posible limitar qué buzones puede buscar un usuario específico?

R: Sí, puede usar un ámbito de administración personalizadas para permitir a los usuarios específicos o grupos de buscar un subconjunto de los buzones en una organización Exchange Server 2013 o Exchange Online. Por ejemplo, que desea permitir que un administrador de detección buscar solo los buzones de los usuarios en una ubicación específica o departamento. Para ello, puede crear un ámbito de administración personalizada que utiliza un filtro de destinatarios a destinatarios específicos del destino control según el tipo de destinatario u otras propiedades de destinatarios. Exhibición de documentos electrónicos, la única propiedad de un buzón de usuario que puede usar para crear un filtro de destinatarios para un ámbito personalizado es pertenencia a grupos de distribución. Cualquier otra propiedad destinatario no puede utilizarse para crear un ámbito personalizado para las búsquedas de exhibición de documentos electrónicos. Para obtener información detallada, vea crear un ámbito de administración personalizadas para las búsquedas de exhibición de documentos electrónicos en contexto.

Búsqueda de contenido en el Centro de cumplimiento y seguridad de Office 365, puede usar filtros para permitir que un administrador de exhibición de documentos electrónicos buscar solo un subconjunto de los buzones y sitios de la organización de Office 365 de permisos de búsqueda. Para obtener más información, consulte configurar los permisos filtros de búsqueda de contenido.

P: ¿Se pueden auditar acciones de búsqueda y retención?

R: puede buscar en lugar de auditoría y contiene elementos de Exchange en el centro de administración de Exchange. En el centro de exhibición de documentos electrónicos de SharePoint, puede auditar acciones en el contenido de SharePoint. También puede auditar las suspensiones y búsquedas que se ejecutan siempre que configurar la auditoría para interactuar con la búsqueda con anticipación. Las búsquedas de Exchange no incluye los buzones específicos que estaban buscando, sin embargo. Para obtener más información sobre la configuración de auditoría en SharePoint, vea configurar configuración de auditoría para una colección de sitios.

Volver al principio

Recursos

P: ¿Dónde puedo encontrar más información sobre la exhibición de documentos electrónicos?

R: Los siguientes artículos y recursos proporcionan información sobre la exhibición de documentos electrónicos y tecnologías relacionadas:

Introducción a la exhibición de documentos electrónicos

Office 365

exhibición de documentos electrónicos en Office 365

Exchange

SharePoint

Lync

Volver al principio

Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

Ampliar sus conocimientos
Explorar los cursos
Obtener nuevas características primero
Únase a los participantes de Office Insider

¿Le ha sido útil esta información?

¡Gracias por sus comentarios!

Gracias por sus comentarios. Quizá le interese ponerse en contacto con uno de nuestros agentes de soporte de Office.

×