Prácticas recomendadas de Outlook 2011 para Mac: personalizar Outlook

Importante    Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

Este artículo forma parte de una serie de recomendaciones para Outlook para Mac 2011. Para obtener información sobre las partes específicas de la serie, consulte los vínculos Consulte también en la parte inferior de la página.

Configuración de Outlook para Mac 2011: el diseño

Es el primer paso para estos procedimientos recomendados configurar un sistema para optimizar cómo utilizar Outlook para Mac 2011. Se considera aconsejable tener:

Para obtener más información acerca de cómo configurar el diseño recomendado, consulte la sección de preguntas más frecuentes al final de este documento.

Carpetas

Se considera aconsejable tener:

  • Una bandeja de entrada para los mensajes que necesita para el proceso (tratar). La Bandeja de entrada es para los mensajes enviados directamente a usted o que puede ser importante para su lectura. Si recibe muchos mensajes de avanzar y retroceder entre varias personas diferentes, cambie a la vista de conversaciones. De lo contrario, utilice la organización por fechas (la disposición predeterminada).

  • Una carpeta de referencia único, en la Bandeja de entrada, todo material de referencia que desea consultar más adelante. No se archiva automáticamente (es decir, con una regla) en esta carpeta. Nombre de esta carpeta De referencia 1. (Agregar 1 -, podría ser el primer elemento en la Bandeja de entrada.) Esta carpeta se crea bajo la Bandeja de entrada para que pueda contraer la Bandeja de entrada y quitarlo de la vista.

    Nota   Si esta carpeta se hace demasiado grande (10.000 elementos o más), Outlook para Mac 2011 podría ser lento cuando se cambia a esta carpeta.

  • Una carpeta para los mensajes relacionados con el desarrollo profesional, privados y personales. Tener una carpeta independiente para la información personal y relacionadas con las profesiones le ofrece libertad para buscar un mensaje mientras alguien está encima del hombro sin tener en cuenta que aparecerá un mensaje personal confidencial. Nombre de esta carpeta 2-Personal.

    Los administradores podrían tener una carpeta única para comentarios sobre sus empleados denominada Administración de 3.

  • Un conjunto de carpetas de mensajes de grupo de contacto. Necesariamente no necesitan leer todos los mensajes enviados a grupos de contactos (también conocida como lista de servidores, o listas de correo o listas de distribución). Este conjunto de carpetas es el repositorio para todos los mensajes de grupo de contactos que no se envían automáticamente a la Bandeja de entrada. Crear una carpeta de nivel superior, sola en su Bandeja de entrada denominada Grupos de contactos y, a continuación, cree una subcarpeta para cada tema de grupos de contactos. Normalmente, una carpeta por cada grupo de contactos es suficiente, pero si se encuentra en varios grupos de contacto relacionado, considere la posibilidad de tener todos los mensajes que se entregan en la misma carpeta. Contraer la carpeta del grupo de contacto de nivel superior para que no distraigan los mensajes no leídos en las carpetas bajo el mismo.

    Nota   Si necesita leer todos los mensajes en un grupo de contactos, no crear una carpeta para ella. Estos mensajes deben ir directamente a la Bandeja de entrada.

Carpetas inteligentes   

Carpetas inteligentes, también conocido como carpetas de búsqueda son útiles para recopilar información de a través de las carpetas de correo diferente. Carpetas inteligentes pueden ser especialmente útiles cuando se necesita recopilar información que se guarda en carpetas diferentes, por ejemplo, al preparar una reunión trimestral.

Carpetas inteligentes

Si recibe un gran volumen de mensajes (más de 200 al día), las carpetas de búsqueda pueden ser una buena manera de analizar el correo de remitentes diferentes.

Para obtener más información acerca de cómo configurar las carpetas inteligentes, consulte la sección de preguntas más frecuentes al final de este documento.

Reglas

El objetivo de organizar su Outlook es reducir la cantidad de "ruido" innecesario en la Bandeja de entrada y realizar la burbuja de los elementos más importante en la parte superior. Las reglas ayudan a este proceso moviendo los mensajes en carpetas en función de los criterios que establezca. Las reglas de filtro de los mensajes recibidos en la Bandeja de entrada sólo artículos de lectura obligatoria.

Se considera aconsejable tener las siguientes reglas (detalles acerca de cómo configurar estas reglas están en las preguntas más frecuentes al final de este documento):

  • A: Me     Todos los mensajes se envían directamente a usted o con usted en el campo Cc línea se envía a la Bandeja de entrada y no es procesado por otras reglas, aunque también se envía a un grupo de contacto.

  • Grupos de contactos     Cualquier mensaje de correo electrónico enviado a un grupo de contacto se envía a una carpeta de grupo de contacto, a menos que sus palabras clave sugieren que es importante para usted, en cuyo caso se envía a tu Bandeja de entrada. Varios grupos similares que se debe utilizar la misma regla y presentarse en la misma carpeta. Si es un miembro de un grupo de contacto para el que necesita leer todos los mensajes, no crear una regla para él. Los mensajes que debe leer deben ir directamente a la Bandeja de entrada.

Notificaciones

Si recibe una gran cantidad de mensajes o se distrae fácilmente por el sonido de notificación para los mensajes entrantes se reproduce, se recomienda desactivar las siguientes opciones:

Para cambiar esta configuración, en el menú de Outlook, haga clic en Preferencias y, a continuación, haga clic en notificaciones y sonidos. En la llegada del mensaje, desactive todas las casillas de verificación.

Llegada del mensaje

Categorías

Categorías de Outlook para Mac 2011 permiten administrar elementos de muchas maneras diferentes. Hay tres tipos principales de categorías a las que se recomienda crear:

  • Proyecto (puede incluir personas)

  • Tema

  • Ubicación o actividad

Categorías no son un aspecto necesario de este sistema, pero harán que su vida sea más fácil si eres diligente acerca de su uso. Por ejemplo, puede ayudarle más fácil identifican lo que puede hacer ahora y permiten agrupar tareas similares, por lo que puede hacer a la vez.

Para crear categorías, realice lo siguiente:

  • En la ficha Inicio, haga clic en clasificar y, a continuación, haga clic en Agregar nuevo.

Se considera aconsejable tener una categoría para:

  • Cada uno de sus subordinados y su administrador para los elementos que desee revisar la próxima vez se cumplen (por ejemplo, una categoría denominada Administrador de 1:1 ).

  • Cada una de las principales ubicaciones o tipos de actividades que hace, para que pueda realizar acciones masivas (parte útil de administrar las tareas), por ejemplo:

    @Commute    para las tareas que puede realizar en el camino a casa desde el trabajo.

    @Email    de tareas que implican los mensajes de correo electrónico, reuniones o cualquier otro aspecto de Outlook para Mac 2011.

    @Home    para las tareas que puede realizar sólo en casa.

    @Meeting    para los elementos que necesita para prepararse para una reunión.

    @Offline    para las tareas que le obligan a abandonar el equipo, como realizar una copia de un documento.

    @Online    para las tareas que puede llevar a cabo únicamente en línea o a través de un explorador Web.

    @Phone    para que tenga que realizar o recibir las llamadas.

    @Read    para las tareas que implican la lectura sólo — no responde. Esta categoría es útil para los mensajes largos o archivos adjuntos que necesite leer pero no se puede obtener de inmediato.

    @Waiting    para los mensajes o las tareas que están en espera de una respuesta, pero no hay ninguna acción explícita siguiente para usted.

    Categorías de Outlook

    Nota   Utilizando la @ hace símbolo las categorías que se destacan en la lista de categorías. Marcado @ antes de determinadas categorías ayuda a mantener estas categorías en la parte superior de la lista de categorías y le recuerda que debe ser cuando se realiza esta tarea (por ejemplo, @Phone es "al teléfono").

  • Cada tema importante o de proyecto para que usted puede encontrar fácilmente los mensajes sobre un tema determinado, especialmente si no hay ninguna palabra en el cuerpo o el asunto del mensaje para que aparezca en una búsqueda.

  • Elementos importantes que deben realizarse hoy y no se pueden pasar al otro día.

    Nota   Puede aplicar varias categorías a un solo artículo, en contraposición a la presentación, donde los elementos pueden vivir sólo en una carpeta a la vez. Por ejemplo, se podría considerar un mensaje importante que desee discutir con su jefe antes de responder con la categoría @Email y la categoría de Administrador de 1:1.

Como verá, categorías le ayudan a hacer más eficaz la búsqueda y le ayudarán a prepararse para las reuniones.

Nota   Tenga mucho cuidado al categorizar los mensajes salientes, pueden ver las categorías de los destinatarios. Si los destinatarios no utilizan Outlook para Mac 2011 o Exchange Server 2010, podrá ver las categorías que establece.

Vea también

Prácticas recomendadas de Outlook 2011 para Mac: administración correcta del tiempo

Prácticas recomendadas de Outlook 2011 para Mac: domesticar la bandeja de entrada con las cuatro reglas

Prácticas recomendadas de Outlook 2011 para Mac: administrar el tiempo con una revisión diaria

Prácticas recomendadas de Outlook 2011 para Mac: trabajar con las tareas

Prácticas recomendadas de Outlook 2011 para Mac: buscar un mensaje

Prácticas recomendadas de Outlook 2011 para Mac: redactar correos electrónicos impactantes

Prácticas recomendadas de Outlook 2011 para Mac: calendarios y reuniones

Prácticas recomendadas de Outlook 2011 para Mac: preguntas más frecuentes

Nota   Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

Se aplica a: Outlook for Mac 2011



¿Le ha sido útil esta información?

No

¿Cómo podemos mejorarlo?

255 caracteres restantes

Para proteger su privacidad, no incluya información de contacto en sus comentarios. Revisar política de privacidad.

¡Gracias por sus comentarios!

Recursos de soporte técnico

Cambiar idioma