Por qué debería actualizar sus listas de distribución a los grupos de Outlook

Para los años, las organizaciones han dependido de grupos de distribución para comunicarse y colaborar con grupos de personas tanto dentro como fuera de la empresa. Ahora, sin embargo, los grupos de Office 365 en Outlook ofrecen una solución más eficaz para la colaboración.

Sugerencia: Si busca información sobre el uso de grupos de contactos de Outlook para enviar correo electrónico a una lista de personas, como un grupo de amigos, vea crear un grupo de contactos o una lista de distribución en Outlook para PC.

¿Qué son los grupos de Office 365?

Al configurar un grupo de Office 365 en Outlook, puede elegir un conjunto de personas con las que desee colaborar y configurar fácilmente una colección de recursos para que las personas puedan compartir. No es necesario que se preocupe de asignar permisos de forma manual a todos esos recursos, ya que, al agregar los miembros al grupo de forma automática, se les conceden los permisos que necesitan para obtener acceso a las herramientas que el grupo proporcione.

Estos recursos adicionales incluyen:

  • Bandeja de entrada compartida : donde tienen lugar las conversaciones que tradicionalmente tiene en las listas de distribución. Esta bandeja de entrada compartida se puede buscar por completo para crear un archivo vivo de los mensajes del grupo. Los recién llegados al grupo pueden buscar o desplazarse hacia atrás por el historial para ponerse al día rápidamente sobre lo que se ha publicado previamente en el grupo. Consulte: tener una conversación de grupo en Outlook.

    Sugerencia: Si los usuarios siguen teniendo que mostrar los mensajes en su bandeja de entrada personal, tal y como lo hacían con la lista de distribución, todo lo que tiene que hacer es suscribirse al grupo haciendo clic en el botón pertenencia de la cinta de opciones de Outlook.

  • Biblioteca de archivos compartidos: su grupo tiene una biblioteca de archivos de SharePoint donde los usuarios pueden almacenar, compartir y colaborar en documentos, libros, presentaciones, imágenes o cualquier otro tipo de archivo en el que necesiten trabajar. Vea: compartir archivos de grupo.

  • Calendario compartido : su grupo obtiene un calendario compartido para publicar eventos relacionados con el grupo. A cada miembro que se suscriba al grupo se le invita automáticamente a los eventos publicados en el calendario para que esos eventos también aparezcan en sus calendarios personales si lo desean. Vea: programar una reunión en un calendario de grupo en Outlook.

  • Bloc de notas de OneNote compartido : el grupo automáticamente tiene un bloc de notas de OneNote compartido en el que los miembros del grupo pueden recopilar y colaborar en la información. Muchos grupos usan el Bloc de notas para crear un wiki vivo con las preguntas más frecuentes y otros recursos.

  • Acceso de invitado : puede agregar contactos externos a los grupos de distribución antes, pero todos ellos recibían correo electrónico. Con los grupos puede ofrecer a los invitados acceso a conversaciones de correo electrónico, archivos e incluso al bloc de notas de OneNote compartido. Vea: acceso de invitado en los grupos de Office 365.

  • El contenido es reconocible : los grupos de Outlook son públicos de forma predeterminada, lo que significa que es fácil para otras personas de su organización descubrir y unirse o revisar los materiales del grupo. Si el contenido del grupo es más sensible, puede cambiar el grupo a privado, lo que oculta el contenido de los no miembros y requiere que el propietario del grupo apruebe todas las solicitudes para unirse.

  • Creación de autoservicio: no es necesario colapsar las solicitudes de los usuarios para crear grupos. Los usuarios pueden crear sus propios grupos según sea necesario. Si desea controlar qué usuarios de su organización pueden crear grupos, vea: acceso de invitado en los grupos de Office 365.

Estas son solo algunas de las características que hacen que los grupos sean una solución más eficaz que los grupos de distribución.

Administración de los grupos

Office 365 ofrece varias herramientas y capacidades útiles para administrar y administrar sus grupos más fácilmente. Para obtener más información acerca de cada uno de estos beneficios, haga clic en los títulos siguientes.

Mantener el directorio bajo control es una preocupación de todos los administradores. Estas son algunas de las herramientas que Office 365 ofrece para facilitar esta tarea:

  • Directivas de nomenclatura : las directivas de nomenclatura le permiten definir qué son los nombres aceptables y cuáles no, para los grupos. Que evita que los usuarios proporcionen nombres blasfemos o prohibidos en los grupos. Además, puede exigir prefijos o sufijos estándar de la empresa a los nombres de los grupos.

    Pertenencia dinámica : la pertenencia dinámica le permite establecer la pertenencia a grupos por regla, que agrega (o quita) miembros del grupo en función de los metadatos (como el Departamento o el rol) de Active Directory. Vea usar atributos para crear reglas avanzadas para obtener más información sobre cómo crear pertenencia dinámica.

  • Pertenencia oculta : Si tiene un motivo para que la pertenencia de su grupo sea confidencial, por ejemplo, si los miembros son estudiantes, puede ocultar la pertenencia a terceros.

  • Permisos de creación : es posible que algunas personas de la organización no deseen poder crear nuevos grupos. Hay varias técnicas para administrar los permisos de creación en el directorio. Vea administrar la creación de grupos de Office 365.

  • Registros de auditoría : puede confiar más en permitir que los usuarios creen grupos y administren la pertenencia a grupos porque Office 365 agrupa los registros de auditoría le permiten localizar quién ha creado o eliminado un grupo en particular o ha realizado cambios en la pertenencia al grupo. Vea: Buscar en el registro de auditoría del centro de cumplimiento de Office 365 Security &.

La administración de entrega ofrece algunos métodos para controlar el modo en que el grupo debe enviar o recibir mensajes. Además, hay herramientas para supervisar el flujo de esos mensajes.

  • Enviar como o enviar en nombre de : esta configuración permite a los usuarios especificados enviar correos electrónicos como si provinieran o en nombre del grupo.

  • Restricciones de remitente : esta configuración le permite controlar quién puede enviar mensajes al grupo. El grupo se puede configurar para permitir el correo electrónico de partes externas, pero es posible que desee restringirlo a solo personas externas específicas.

  • Asistencia a usuarios externos : al invitar a invitados a tu grupo, puedes elegir que se incluyan en las conversaciones de correo electrónico del grupo. Vea: acceso de invitado en los grupos de Office 365.

  • Reglas de transporte : las reglas de transporte funcionan para los grupos de la misma forma que lo hacen para su servidor de Exchange. Las reglas pueden buscar mensajes que cumplan ciertas condiciones y, después, pueden tomar medidas en esos mensajes.

  • Sugerencias de correo de correo: sugerencias de correo que se muestran a los usuarios mientras están redactando un mensaje. Pueden ayudar a reducir los NDR al avisar a un usuario si es probable que el mensaje se desplazará a partes externas o supere las cuotas de mensajes.

  • Varias direcciones de proxy : un grupo puede tener alias de la misma manera que un buzón de usuario. Las direcciones de proxy adicionales pueden ser útiles para aceptar mensajes enviados a otros alias o para que sea más fácil comunicarse con un grupo que tenga un nombre largo o difícil de escribir. Consulte: compatibilidad con varios dominios para Office 365 grupos: ayuda de administración

  • Tamaño máximo de envío o recepción : estas cuotas pueden ayudar a reducir los problemas con el grupo que reciben (o envían) mensajes extremadamente grandes para administrar mejor los requisitos de almacenamiento y ancho de banda.

Office 365 también le ofrece algunas herramientas para administrar el tipo de contenido que se comparte en su grupo.

  • Instrucciones de uso : podrá definir pautas de uso para los grupos de Office 365: para educar a los usuarios sobre los procedimientos recomendados que ayudan a mantener sus grupos efectivos y educarles sobre políticas de contenido internas. Para ver un ejemplo: instrucciones de uso para clientes y socios de Microsoft.

  • Clasificación de datos : podrá crear un sistema de clasificación de datos personalizable para los grupos de Office 365 que permiten la separación de grupos por tipo de directiva (por ejemplo, "no clasificados", "confidencialidad de la empresa" o "Top Secret"). De esta manera, los grupos pueden mostrar las directivas de otro contenido de su organización. La Directiva extensible permite a su organización configurar un extremo al que se llama cada vez que se crea o cambia un grupo, y después puede implementar sus propias directivas para la creación o modificación de grupos.

Administración de cambios

A veces, los usuarios se siente cómodos con el cambio, por lo que es importante comunicarse con los miembros existentes de las listas de distribución para que sepan qué puede esperar. Esta es la información que debería incluir en este mensaje, junto con algunas respuestas que pueden resultarle útiles:

¿Qué son los grupos en Outlook?

Los grupos de Office 365 en Outlook son una única solución de colaboración para equipos o grupos que quieren un lugar donde compartir discusiones, archivos, calendarios y notas de forma unificada y fácil de encontrar.  Probablemente, la característica única es que la bandeja de entrada del grupo mantiene un historial de las discusiones, lo que facilita la búsqueda de discusiones anteriores.

¿Por qué realizamos este cambio?

Las personas suelen solicitar la posibilidad de buscar los mensajes publicados en nuestra lista de distribución para encontrar información que se haya tratado en el pasado. La actualización de la lista de distribución a un grupo significa que las personas no tienen que preguntar o contestar las mismas preguntas una y otra vez.

Además, el nuevo grupo incluirá un calendario para nuestros eventos de grupo, una biblioteca de archivos compartidos y un bloc de notas de OneNote donde podemos colaborar y recopilar información para futuras consultas.

¿Tengo que hacer algo para unirte a este grupo si ya era miembro de la lista de distribución?

No, si ya es miembro de la lista de distribución, usted será miembro automáticamente del nuevo grupo.

¿Cómo puedo obtener acceso al nuevo grupo en Outlook? ¿Qué hay de Outlook en la web?

Para obtener acceso al nuevo grupo en Outlook, vaya a la categoría grupos, en la parte inferior del panel de navegación de la izquierda. Si usa este grupo a menudo, considere la posibilidad de anclarlo como favorito haciendo clic con el botón secundario del ratón y eligiendo Mostrar como favorito.

Además, hay clientes móviles gratuitos para los grupos de Office 365 disponibles en todas las plataformas móviles (iOS, Android, etc.), de modo que pueda acceder fácilmente al grupo dondequiera que estés.

No puedo seguir simplemente el correo electrónico

Por supuesto que sí. El mismo alias de correo electrónico que usó para la lista de distribución seguirá funcionando bien para el grupo en Outlook.

Además...

Recuerde indicarles Cuándo se realiza este cambio y a quién debe ponerse en contacto si tienen más preguntas.

Migrar las listas de distribución

¿Está listo para actualizar la lista de distribución a un grupo? Consulte migrar listas de distribución a Office 365 grupos: ayuda de administración.

¿Y ahora qué?

Una vez que haya actualizado su grupo de distribución a un grupo de Office 365, es posible que tenga que realizar tareas de seguimiento para asegurarse de que se produzcan problemas.

  • Realice un seguimiento de los usuarios y vuelva a protegerlos con ellos inmediatamente después de que se haya completado la actualización y, después, una vez más tarde. Mostrarle que está escuchando y respondiendo a cualquier pregunta que pueda haber tendrá un largo camino para que estén contentos y cómodos con el cambio.

  • Supervisar los informes de compromiso : el portal de administración de Office 365 tiene buenos informes que pueden mostrarle cuántos usuarios usan el grupo, con qué frecuencia y qué características están usando. Esos informes pueden ayudarlo a diseñar el seguimiento y el aprendizaje de los usuarios, así como a resaltar de dónde obtienen el mayor valor del nuevo grupo los usuarios. Consulte: informes de actividades en el centro de administración de Microsoft 365.

  • Comparta su experiencia : permita que otros equipos de su empresa sepan que ha actualizado su grupo de distribución y qué pasos tomó para realizarlo correctamente. Compartir esa información puede ayudar a otros equipos a seguir el ejemplo y tener una actualización correcta.

Vea también

¿Tiene preguntas sobre los grupos de Office 365?

Visite Microsoft Office 365 Groups Tech Community.

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Este artículo se actualizó por última vez el 22 de diciembre de 2017 como resultado de sus comentarios. Si le parece que el artículo le ha indicado información útil, y especialmente si no lo hizo, haga clic sobre los siguientes controles de comentarios y déjenos sus críticas constructivas para que podamos seguir mejorándolo. Gracias.

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