Planes dentro de planes: proyectos principales y subproyectos

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Los proyectos pueden hacerse a mano rápidamente. Antes de que usted lo sepa, un proyecto de construcción simple se convierte en un collage de proyectos más pequeños, como el diseño, la excavación, el trabajo de base y el marketing. Puede tener más control sobre el proyecto creando proyectos más pequeños en Project y, a continuación, vinculándolo en un solo archivo de proyecto para mostrar dónde se ajustan a su proyecto principal.

En este artículo

Información general sobre proyectos principales

Trabajar con subproyectos en un proyecto principal

Cómo se ven afectados los recursos al combinar archivos

Otras maneras de combinar archivos

Información general sobre proyectos principales

Considere un proyecto principal como una colección de proyectos consolidados que muestran una jerarquía entre varios proyectos relacionados. Los proyectos insertados en un proyecto principal se denominan subproyectos.

Proyectos consolidados

Imagen del botón Al insertar un subproyecto, un pequeño icono de proyecto lo distingue de las tareas de resumen que forman parte del proyecto principal.

Imagen del botón En el proyecto principal, los subproyectos aparecen como tareas de resumen que puede organizar fácilmente en un esquema.

Imagen del botón Haga clic en el signo más situado junto a un subproyecto para expandir las tareas de visualización de los subproyectos.

Imagen del botón Cada subproyecto representa una fase diferente u otro grupo funcional en el proyecto principal.

Al insertar un subproyecto en el proyecto principal, los dos proyectos están vinculados y puede ver toda la información del subproyecto desde el proyecto principal.

Cuando actualice un subproyecto desde el proyecto maestro, también se actualizará en su archivo de origen. Si solo tiene que combinar archivos para crear un informe o imprimir una vista de la información del proyecto combinado, también puede consolidarlos temporalmente en una vista.

Crear un proyecto principal y subproyectos permite desglosar un proyecto grande y delegar sus partes en las personas necesarias. En los términos de administración de proyectos, la asignación de subproyectos de esta manera otorga responsabilidad a aquellos que realizan el trabajo y coincide con la autoridad con la responsabilidad. En términos del proyecto, la creación de subproyectos en un proyecto maestro ayuda a los jefes de proyecto a obtener acceso a sus partes de la programación y a controlarlos.

Para determinar si debe dividir un proyecto grande en un proyecto principal y subproyectos, tenga en cuenta lo siguiente:

  • El proyecto es muy grande y detallado.    Si el proyecto contiene más de unos cientos de tareas, dividirla en subproyectos puede facilitar su administración. Si algunas partes del proyecto contienen trabajo que se divide con más detalle que otros, puede que tenga sentido convertir estas partes en subproyectos para que la mayoría de los usuarios solo vean una Descripción resumida del subproyecto, pero las partes interesadas puedan verlo con más detalle. Un solo archivo es casi siempre la alternativa más rápida, pero es posible que pueda centrarse en una parte del proyecto.

  • Su organización no está centralizada.    En una organización descentralizada o distribuida, un proyecto principal y los subproyectos proporcionan a los trabajadores más control sobre su propio trabajo que un archivo de proyecto centralizado.

  • Desea aumentar la eficacia de los métodos de planeación de su organización.    Si los administradores de nivel inferior son responsables y saben qué tareas son necesarias en el proyecto, puede que tenga más sentido que les permitan planificar el trabajo de sus equipos y, a continuación, consolidar sus archivos de proyecto en un proyecto principal. Si la programación descendente es la norma, es posible que desee reorganizar el plan inicial en subproyectos al implementarlo para que los jefes de proyecto o los equipos individuales tengan acceso a sus propias programaciones y tengan el control sobre ellos.

  • Trabajar en varios proyectos.    Los jefes de proyecto pueden tener un conjunto de proyectos que trabajan siempre, independientemente de si los proyectos están interrelacionados o no. En lugar de abrirlas una por una, puede abrir todos los subproyectos al mismo tiempo al abrir el proyecto principal. Este enfoque también facilita la generación de informes en varios proyectos. Si los proyectos están interrelacionados, el jefe de proyecto puede crear dependencias de tareas entre tareas en diferentes proyectos. La creación de dependencias entre proyectos hace que sea más fácil para los distintos jefes de proyecto ver cómo el trabajo de otros jefes de proyecto afecta a su programación.

  • Algunos proyectos están subordinados a otros.    Puede reflejar de forma precisa la jerarquía de varios proyectos insertando varios proyectos en otros archivos. La estructura resultante de los subproyectos debe reflejar las prioridades y responsabilidades de los miembros del equipo, así como las relaciones entre las tareas de las distintas áreas y el plazo general.

  • Varias personas pueden modificar el proyecto.    Idealmente, un único jefe de proyecto es el propietario, administra y modifica un archivo de proyecto. Pero a menudo un proyecto forma parte de un programa más grande en el que es posible que los administradores de nivel superior necesiten administrarlo. Los miembros del equipo del proyecto pueden mantener el foco en su trabajo viéndolo como un archivo independiente, y el jefe de proyecto que controla el proyecto maestro puede coordinar la programación de cada subproyecto.

    Es posible que tenga en cuenta que los hitos del proyecto maestro impulsan los hitos de cada uno de los subproyectos a fin de mantener las programaciones coordinadas para una fecha límite. Puede coordinar hitos creando una dependencia entre los hitos o copiando y pegando las tareas hito desde el proyecto maestro a cada subproyecto.

  • Su proyecto tiene varios participantes que le interesan sobre distintas partes del proyecto.    Cuando los usuarios desean consultar diferentes detalles, los jefes de proyecto pueden colocar todos los archivos de proyecto en un servidor y personalizar distintas vistas para los distintos participantes. El mismo archivo de proyecto se puede usar como subproyecto en diferentes proyectos principales para personalizar la información que se muestra.

  • Desea que los subproyectos sean de solo lectura.    Puede conservar el control adicional de las partes de un proyecto moviendo las tareas a un subproyecto y restringiendo el acceso a personas clave.

  • Desea analizar la ruta crítica de cada fase además del proyecto general.    Cada proyecto individual contiene un ruta crítica. Consolidar varios proyectos en un proyecto maestro facilita la tarea de ver la imagen general como varias rutas críticas en el proyecto principal, al mismo tiempo que se conservan rutas críticas independientes para cada subproyecto.

Más información

Trabajar con subproyectos en un proyecto principal

Al insertar un subproyecto en un proyecto principal, el subproyecto se representa como una tarea de resumen en la lista de tareas y aparece un indicador de icono de proyecto en el campo indicadores . El subproyecto tiene una sangría en el nivel de esquema de la fila en la que lo inserta, pero puede aplicar o anular la sangría como si lo tratara cualquier otra tarea. Puesto que el subproyecto se representa como una tarea de Resumen, no puede modificar su información de Resumen, pero puede expandir el esquema para mostrar las tareas de los subproyectos y editar la información del proyecto en el archivo de proyecto principal.

Nota: El formato que haya aplicado a las tareas de resumen o a las barras de Gantt de un subproyecto no aparecerá en el proyecto principal. La información de formato se almacena en cada archivo y debe aplicarse por separado al proyecto principal.

Cuando guarde el proyecto maestro, los cambios realizados en el subproyecto se guardarán también en el archivo de origen del subproyecto. Si desea trabajar directamente en el archivo de origen sin abrir el archivo de proyecto principal, los cambios realizados en el archivo de origen del subproyecto se actualizan automáticamente en el archivo de proyecto principal.

Nota: Si ya no necesita mantener sincronizado el proyecto principal y el subproyecto, puede desvincularlos. Después, si se realizan cambios en el subproyecto o en el proyecto principal, el otro archivo permanece sin cambios.

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Cómo se ven afectados los recursos al combinar archivos

Después de consolidar los archivos en un archivo de proyecto principal, los recursos de ambos archivos seguirán separados, del mismo modo que las tareas de un subproyecto permanecen en el subproyecto. Puede cambiar la información de los recursos en el proyecto maestro y los cambios se replicarán en el archivo de origen del subproyecto. Puede ver todos los recursos del proyecto principal y los subproyectos juntos en la vista hoja de recursos , pero no puede asignar un recurso a cualquier proyecto que no sea el subproyecto del que proceden.

Nota: Si se usan los mismos recursos en varios subproyectos, verá nombres de recursos duplicados porque los recursos no se combinan. Sin embargo, si desea asignar los recursos en diferentes subproyectos y resolver nombres de recursos duplicados, puede combinarlos en un fondo de recursos y hacer que estén disponibles para otros archivos.

Otras maneras de combinar archivos

Consolidar archivos no relacionados

Crear un área de trabajo para archivos de proyecto

Los proyectos principales y los subproyectos permiten crear una jerarquía de proyectos que reflejan la relación entre ellos y, en algunos casos, la estructura de la organización. Pero puede tener otras razones para consolidar los archivos del proyecto. Por ejemplo, es posible que desee combinarlos temporalmente para una revisión rápida o para imprimir.

Consolidar archivos no relacionados

Use archivos consolidados si tiene varios archivos que desea combinar en una ventana, independientemente de si los archivos están relacionados o no. Combinar archivos no relacionados en un proyecto consolidado hace que sea más fácil ver información de varios proyectos en varias vistas e imprimirla. Puede consolidar los archivos de proyecto si debe realizar un seguimiento de muchos proyectos en curso, como cuando está desarrollando productos diferentes al mismo tiempo. Puede ordenar y agrupar por nombres de productos, fechas límite de proyecto y administradores para buscar y evaluar la información específica que necesita. Por ejemplo, puede imprimir un vista de diagrama de Gantt que incluya todos los proyectos.

Crear un área de trabajo

Una alternativa a la consolidación de proyectos es crear un área de trabajo que contenga archivos de proyecto individuales, cada uno abierto en su propia ventana. Use un área de trabajo si trabaja con los mismos archivos de proyecto con frecuencia y no desea consolidarlos en un proyecto grande.

Al abrir los archivos y guardarlos como un área de trabajo, Project guarda los archivos y su configuración actual en un solo archivo de área de trabajo. Después, al abrir el archivo de área de trabajo, se abren todos los archivos incluidos al mismo tiempo. Cada proyecto tiene su propio botón en la barra de tareas, lo que hace que sea más fácil cambiar de un proyecto a otro.

Para crear un área de trabajo, seleccione o abra los archivos de proyecto y, a continuación, elija archivo _GT_Guardar área de trabajo.

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