Planear el sitio de SharePoint

Planear el sitio de SharePoint

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Al planear un sitio de SharePoint, los propietarios de sitios deben organizar el contenido para ayudar a los usuarios a encontrar la información que necesitan. Esta estrategia de sitio facilita el mantenimiento y la administración de los propietarios del sitio y la navegación por el sitio.

Conceptos básicos de la planificación de sitios

Planear un nuevo sitio de SharePoint puede ser más fácil si los propietarios del sitio responden por primera vez algunas preguntas sobre el tipo de sitio que se necesita, quién lo utilizará y cómo lo utilizará. Un buen ejemplo de algunas preguntas que debe formular son las siguientes:

  • ¿Qué tipo de sitio se necesita?

  • ¿Quién usará el sitio?

  • ¿Cuál será el aspecto del sitio?

  • ¿Quién necesita acceder al sitio?

  • ¿Cómo usarán el sitio los empleados, los clientes y los grupos?

  • ¿Quién va a mantener el sitio?

Propósito del sitio

Una de las partes más importantes de la planificación de un sitio de SharePoint es definir su propósito. En otras palabras, ¿qué tipo de sitio necesita? Contestar esta pregunta rápidamente te ayudará a comenzar en la ruta de acceso para crear un buen sitio de SharePoint. Por ejemplo, si necesita compartir información, noticias, herramientas y soluciones con decenas o centenares de personas, un sitio de comunicación debería ayudarle. los sitios de comunicación de SharePoint tienen un pequeño número de autores y colaboradores que se comunican con un público más grande. Además, los sitios de comunicación admiten los mismos escenarios que los sitios de publicación tradicionales. Vea ¿Qué es un sitio de comunicación de SharePoint? para obtener información detallada sobre el sitio y su apariencia.

Otro ejemplo es si necesita conectar un grupo o un equipo a contenido, proyectos, información y aplicaciones, un sitio de grupo debería trabajar para usted. Microsoft Teams es la herramienta recomendada para la colaboración en equipo y cada equipo está conectado a un sitio de grupo. los sitios de grupo de SharePoint se centran en la colaboración donde la mayoría de usuarios y miembros son autores y colaboradores en un proyecto o grupo. Los sitios de Grupo permiten a los usuarios encontrar rápidamente lo que necesitan y usar para tomar decisiones, aprender qué sucede, herramientas de Access y colaborar con compañeros de equipo, colaboradores y socios en proyectos. Para obtener más información sobre el funcionamiento de este sitio y cómo usarlo, consulte ¿Qué es un sitio de grupo de SharePoint?

La experiencia de SharePoint moderna proporciona dos plantillas para crear nuevos sitios; sitio de comunicación y sitio de grupo.

Elegir un tipo de sitio en SharePoint Online

Al crear el sitio, es posible que también tenga que cambiar la configuración regional del sitio, en función de dónde y a quién se encuentra. Para obtener más información, vea cambiar la configuración regional de un sitio. Puede usar la característica interfaz de usuario multilingüe (MUI) para permitir a los usuarios cambiar el idioma de visualización de un sitio o crear sitios en diferentes idiomas. Para obtener más información, vea elegir los idiomas que desea que estén disponibles para la interfaz de usuario de un sitio.

Sitios Hub de SharePoint

En la experiencia de SharePoint moderna, recomendamos crear nuevos sitios para cada carga de trabajo de su empresa en lugar de crear subsitios. En lugar de crear subsitios, los sitios de SharePoint modernos se pueden asociar a sitios relacionados y conectarse a un sitio Hub de SharePoint. El concentrador proporciona una estructura plana en su lugar que es más fácil de mantener y navegar. El uso de hubs quita las jerarquías inflexibles que han creado las colecciones de sitios y los subsitios. Esto facilita que los propietarios de sitios muevan sitios de un sitio concentrador a otro cuando cambian los procesos y los proyectos. Mover un sitio moderno que está conectado a un sitio concentrador a otro es más fácil que el que solía ser cuando se usaba la jerarquía de la colección de sitios y el subsitio.

Los concentradores se conectan y ayudan a organizar colecciones de sitios de grupo y sitios de comunicaciones relacionados juntos en la intranet. Una solución importante para las intranets modernas que usan SharePoint es que cada unidad de trabajo debe tener un sitio independiente. Cada sitio de comunicación y Office 365 sitio de grupo conectado al grupo se crea como colecciones de sitios que pueden tener sus propios permisos. Los concentradores, que normalmente se crean a partir de sitios de comunicación, también deben cubrir distintas unidades de trabajo y reunir otros sitios relacionados. Debe ser administrador de SharePoint para crear un concentrador, pero el propietario de un sitio puede asociar un sitio de SharePoint a un sitio de concentrador.

Público del sitio

Si ya ha elegido el tipo de sitio SharePoint que desea, probablemente tendrá una buena idea de quiénes son los destinatarios. Como dijimos anteriormente, hay dos sitios que puede crear en la experiencia de SharePoint moderna, en un sitio de comunicaciones o en un sitio de grupo. Cada uno de estos sitios está pensado para audiencias únicas.

  • Los sitios de comunicación están diseñados para difundir mensajes, contar historias, compartir contenido o exhibir servicios o personas. Por lo general, la audiencia consume y visualiza el contenido, la información y las novedades.

  • Los sitios de Grupo están diseñados para conectar grupos o equipos con contenido específico, información, proyectos y herramientas que necesitan colaborar. Los propietarios de sitios pueden especificar otros propietarios en el equipo para ayudarle a administrar el sitio, si es necesario.

Permisos de sitio y uso compartido

Los sitios de comunicaciones y los sitios de grupo comparten la experiencia de SharePoint moderna, pero tienen diferencias de permisos clave.

Los sitios de comunicación tienen un pequeño número de autores de contenido y no están asociados a un grupo de Office 365. Los permisos avanzados están disponibles para los sitios de comunicación a través de los paneles uso compartido o permisos del sitio. Los sitios de comunicación, como los sitios de SharePoint tradicionales, incluyen tres grupos, propietarios, miembros y visitantes predeterminados de SharePoint.

Los sitios de grupo están asociados con un grupo Office 365 que tiene dos tipos de usuario, propietarios y miembros. los administradores de SharePoint pueden cambiar si los sitios de grupo son sitios de grupo que no están conectados. Estos usuarios de grupos de Office 365 tienen acceso automáticamente al sitio de grupo y al resto de las aplicaciones del grupo. Los propietarios tienen control total del sitio de grupo y los miembros tienen permisos de edición pero no de configuración del sitio. Tenga en cuenta que cuando comparte un sitio de grupo, puede invitar a los usuarios y al grupo de seguridad que sean miembros del sitio. Al compartir el sitio de grupo con el panel de permisos del sitio en el sitio, el nuevo miembro no se une al grupo Office 365 conectado. Sin embargo, puede invitar a un miembro nuevo al grupo de Office 365 y se les da acceso al miembro de forma automática al sitio de grupo.

Cuando se almacenan archivos y carpetas en un sitio de SharePoint, normalmente están disponibles para todos los usuarios con permisos para el sitio, pero también puede compartir archivos y carpetas específicos con personas que no tienen acceso al sitio. Para obtener más información, vea compartir archivos o carpetas de SharePoint y compartir un sitio.

El uso compartido externo en SharePoint Online es una eficaz característica de colaboración que su empresa u organización puede usar con proveedores externos, clientes y clientes. El uso compartido externo está activado de forma predeterminada para los sitios de SharePoint pero no se permite el uso compartido anónimo de forma predeterminada. El uso compartido externo está deshabilitado de forma predeterminada para los sitios de comunicaciones o cualquier otro tipo de sitio de SharePoint excepto los sitios de grupo. Los sitios conectados a un grupo tienen habilitado el uso compartido externo solo si el grupo Office 365 permite que los invitados sean miembros. Solo el uso compartido externo autenticado está disponible de forma predeterminada para los nuevos sitios conectados a un grupo. Su organización puede poner restricciones en el uso compartido externo y esto afecta a si los sitios de grupo independientes y los sitios de comunicación tienen uso compartido externo.

El uso compartido externo está controlado por los administradores globales y SharePoint, por lo que la configuración de la organización suplanta la configuración del sitio. Si los propietarios del sitio no ven la configuración de uso compartido externo disponibles, deberían consultar el administrador global o SharePoint para ver si está desactivado. Si el uso compartido externo está habilitado en su organización, significa que está habilitado en todos los SharePoint, OneDrive e invitados de los grupos.

Personalización de la ubicación del sitio

Debes dedicar un poco de tiempo a pensar en el aspecto que tendrá tu sitio. Por ejemplo, es posible que necesite que el sitio coincida con la marca de su compañía, organización o equipo. Puede cambiar fácilmente el aspecto de su sitio de SharePoint para que coincida con una marca interna o externa. Los propietarios de sitios pueden personalizar rápida y fácilmente el logotipo del sitio, los colores, los temas e incluso la navegación. Para obtener más información, consulte personalizar un sitio de SharePoint. Los diseños de sitio pueden ayudar a los propietarios de sitios a elegir una plantilla que se alinee con la organización. Si el administrador de SharePoint ha habilitado los diseños de sitio, puede elegir un diseño para el sitio que se alinee con su organización. Es posible que su administrador de SharePoint haya personalizado un diseño de sitio predeterminado y, si es así, puede usarlo para que su sitio coincida con el diseño de su organización. Para obtener más información sobre la personalización moderna de SharePoint, consulte Personalización de la marca SharePoint: el nuevo normal.

Si decide conectar su sitio, junto con los sitios relacionados, a un sitio del concentrador, la marca y la navegación se comparten con el concentrador. Los sitios conectados al concentrador tienen una barra de navegación del sitio concentrador agregada a la parte superior del sitio. Además, los sitios conectados a un concentrador pueden compartir la marca y otras características del concentrador.

Contenido y navegación del sitio

Piense en el tipo de contenido que desea que tenga el sitio. El contenido del sitio depende del tipo de sitio que cree. Un sitio de grupo contiene información relevante para el grupo o equipo que usa el sitio. Un sitio de comunicación normalmente tiene una amplia variedad de información y está pensado para audiencias específicas. SharePoint tiene características de contenido de sitio que se crean para facilitar el servicio del contenido del sitio. Estas características incluyen listas, bibliotecas, páginas y elementos Web modernos. Las listas se pueden usar para realizar un seguimiento de las ventas, las tareas, las existencias y los problemas. Las bibliotecas almacenan documentos y otros archivos. Las páginas modernas son formas rápidas de colaborar y compartir ideas con imágenes, documentos, vídeos y elementos Web. Los elementos Web son los bloques de creación para los sitios de SharePoint modernos.

Una buena navegación del sitio es quizás lo más importante que puede hacer el propietario del sitio para tener un sitio SharePoint satisfactorio. Cuando la navegación del sitio está planeada y diseñada correctamente, los usuarios pueden encontrar rápidamente lo que necesitan y esto da como resultado una mayor satisfacción del sitio. Los usuarios están satisfechos y el sitio de SharePoint funciona de la manera que debería. Para más información sobre cómo personalizar la navegación del sitio, vea personalizar la navegación en un sitio de SharePoint. Un buen lugar para obtener más información sobre cómo planear la navegación del sitio son los fundamentos de la navegación.

Mantenimiento del sitio

Por lo general, los sitios de comunicación solo necesitan mantener unos cuantos colaboradores, varios usuarios son propietarios de las diferentes aplicaciones web modernas y contribuyen en consecuencia a cada una de ellas. Los sitios de grupo pueden compartir tareas de mantenimiento con miembros del grupo o equipo si es necesario. Los propietarios de sitios de ambos sitios pueden asumir un mantenimiento completo o asignar a la página o a los propietarios de las secciones para mantener sus partes del sitio.

Cuando se elimina un elemento de un sitio de SharePoint, el propietario del sitio o cualquier usuario con permisos para editar el elemento puede restaurarlo. Por ejemplo, si se elimina un elemento de una biblioteca de documentos o una lista, un usuario que pueda editarlo también puede restaurarlo. Consulte Restaurar elementos en la papelera de reciclaje de un sitio de SharePoint para obtener más información.

Vea también

Guía de la experiencia moderna de SharePoint

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