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Personalizar los formularios de Business Contact Manager mediante campos definidos por el usuario

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Usando Business Contact Manager para Outlook, puede personalizar los formularios Cuenta, Business Contact, Oportunidad y Proyecto profesional para mostrar exactamente la información que desea realizar un seguimiento. Por ejemplo, si es un agente inmobiliario, desea realizar un seguimiento del tipo de propiedad (residencial o comercial) que está interesado en un cliente. Al personalizar los formularios, obtiene la flexibilidad para ordenar, filtrar, clasificar y analizar los datos mejor. Una forma de hacerlo es crear sus propios campos definidos por el usuario y, a continuación, agregar o quitarlos para diseñar los formularios de la manera que desea.

Puede usar estos campos definidos por el usuario de la misma manera que usa los campos en los formularios predeterminados. Por ejemplo, como un agente inmobiliario, es recomendable enviar un mensaje de correo electrónico a todos los clientes que están buscando un dormitorio dos. Puede filtrar la lista de destinatarios con el tipo de campo de la propiedad que ha creado para el formulario.

Después de crear un formulario personalizado, se guarda como un archivo .bcmx, que puede compartir con otros miembros de su equipo de trabajo. También puede importar personalizaciones creadas por otros.

Nota: Formularios de Business Contact Manager personalizados mediante la adición de campos, conocidos como campos definidos por el usuario, o cambiando la lista de elementos que están disponibles en un campo (lista desplegable). No puede cambiar el diseño de formularios o quitar campos predeterminados.

¿Qué desea hacer?

Crear un campo o grupo definido por el usuario

Personalizar un formulario mediante campos definidos por el usuario

Eliminar un campo definido por el usuario que ya no es necesaria

Exportar e importar personalizaciones

Crear un campo o un grupo definido por el usuario

Cuando especifica datos en un formulario de Business Contact Manager para Outlook, debe especificarlos en un campo, como Nombre de cuenta u Oficina, ubicado en el formulario Cuentas. Cada campo forma parte de un grupo de ese formulario. Por ejemplo, Nombre de cuenta y Oficina forman ambos parte del grupo Cuenta. El nombre del grupo aparece en el formulario como un subtítulo.

Importante: Para ser incluido en un formulario, el campo debe formar parte de un grupo. Si no especifica un grupo, se creará un grupo predeterminado.

  1. En el menú Business Contact Manager, elija Personalizar formularios de Business Contact Manager y, a continuación, haga clic en uno de los formularios siguientes: Formulario Personalizar cuenta, Formulario Personalizar contacto profesional, Formulario Personalizar oportunidad o Formulario Personalizar proyecto profesional.

  2. En el cuadro de diálogo Administrar campos definidos por el usuario adecuado, en la lista Página, haga clic en la página que desea agregar al campo definido por el usuario.

  3. Haga clic en el botón Agregar grupo para crear un grupo de identificación para los nuevos campos definidos por el usuario y, en el cuadro de diálogo Agregar un grupo, escriba un nombre para este grupo.

  4. Seleccione el grupo y haga clic en el botón Editar para cambiar el nombre del grupo.

  5. Haga clic en el botón Agregar campo.

  6. En el cuadro de diálogo Agregar campo, escriba el nombre de campo que desea utilizar, seleccione un tipo de datos (como Texto, Número o Fecha/hora, por ejemplo) y un Formato para el tipo de datos que elija.

    Nota: Después de guardar el campo con un tipo de datos específico, no puede cambiar el tipo de datos, sino que debe eliminar el existente y seleccionar otro nuevo.

    ¿Qué es un tipo de datos?

    Cuando crea un campo, debe decidir qué tipo de datos va a incluir. Puede elegir entre los siguientes:

    Para este tipo de datos

    Seleccione el tipo de datos correspondiente

    Palabras o frases de hasta 64 caracteres

    Texto

    Números con o sin decimales (hasta 19 dígitos a cada lado del decimal)

    Número

    Porcentajes

    Porcentaje

    Precios, ingresos o cualquier otro dato monetario

    Moneda

    Respuestas a preguntas sencillas, como sí o no, activado o desactivado, o verdadero o falso

    Sí/No

    Información de fecha y hora en cualquiera de los formatos disponibles en Outlook

    Fecha/Hora

    Números enteros

    Entero

    Una lista ya rellenada con posibles entradas para ahorrar tiempo o mantener la coherencia entre los formularios.

    Lista desplegable

Sugerencia: Después de crear un campo definido por el usuario en un formulario, puede volver a usarla en otro lugar. En el cuadro de diálogo Agregar un campo, haga clic en Agregar campo de una entidad diferente y, a continuación, haga clic en el campo que desee. Puede hasta 40 campos por formulario.

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Personalizar un formulario mediante campos definidos por el usuario

Puede crear, editar, mover o eliminar campos y grupos de campos en el cuadro de diálogo Administrar campos definidos por el usuario.

  1. En el menú Business Contact Manager, elija Personalizar formularios de Business Contact Manager, Administrar campos definidos por el usuario y, a continuación, haga clic en Cuenta, Contacto profesional, Oportunidad o Proyecto profesional.

  2. En el cuadro de diálogo Campos definidos por el usuario adecuado, en la lista de la página, seleccione la página que desea personalizar. Si previamente ha agregado campos definidos por el usuario, estos se muestran en el orden en que aparecen en la página.

    Para administrar estos campos, realice una o más de las siguientes acciones:

    • Para agregar un nuevo grupo o campo a este formulario, vea crear definidas por el usuario grupo o campo.

    • Para editar un campo definido por el usuario, haga clic en el nombre de campo o grupo y, a continuación, haga clic en Editar. Escriba la información que desee.

      Nota: No se puede editar el tipo de datos. Para obtener más información sobre la edición de un campo, vea Administrar campos definidos por el usuario en Business Contact Manager: editar un campo.

    • Para cambiar el orden de estos campos, seleccione el grupo o campo que desea mover y, a continuación, haga clic en Subir o Bajar. Para cambiar la posición de un campo o grupo en la columna izquierda o derecha, seleccione el elemento y, a continuación, haga clic en Botón Mover a la izquierda para mover el elemento a la izquierda o Botón Mover a la derecha para mover el elemento a la derecha.

    • Para mover un grupo o campo a otra página del mismo formulario, haga clic en el botón Mover a.

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Eliminar un campo definido por el usuario que ya no se necesita

Si ya no necesita un campo o grupo definido por el usuario, haga clic en el botón Eliminar, que elimina el grupo o el campo de la página o formulario en el que se encuentra.

Nota: Cuando se elimina un campo definido por el usuario de un formulario, también se elimina toda la información vinculada al mismo en la base de datos de Business Contact Manager. Si cree que es posible que vaya a utilizar estos datos en el futuro, realice una copia de seguridad de la base de datos antes de eliminar el campo. Para realizar una copia de seguridad de la base de datos, debe ser propietario de la base de datos.

Cómo

Si lo es, en el menú Business Contact Manager, elija Herramientas de base de datos y, a continuación, haga clic en Administrar base de datos. En el cuadro de diálogo Administrar base de datos, en la ficha Realizar copia de seguridad o restaurar, haga clic en Copia de seguridad de base de datos.

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Exportar e importar personalizaciones

Si ha creado un conjunto de formularios, puede compartir estas personalizaciones con otros colegas.

Exportar las personalizaciones

Las personalizaciones, incluyendo los campos definidos por el usuario, grupos y sus posiciones, se guardan como un archivo .bcmx.

  1. En el menú Archivo, elija Importar y exportar y, a continuación, haga clic en Business Contact Manager para Outlook.

  2. En el Asistente para importar y exportar datos profesionales, haga clic en Exportar un archivo.

  3. Haga clic en Personalizaciones de Business Contact Manager (.bcmx) y, a continuación, haga clic en Siguiente.

  4. Haga clic en Examinar para seleccionar una ubicación para su archivo de personalización.

Asegúrese de que puede compartir este archivo de personalización con otros colegas seleccionando una ubicación que esté a disposición pública.

Importar personalizaciones de otras personas

  1. En el menú Business Contact Manager, haga clic en Importar personalizaciones.

  2. En el Asistente para importar y exportar datos profesionales, haga clic en Siguiente.

  3. Haga clic en Examinar para buscar el archivo de personalización (.bcmx) que desea importar y, a continuación, haga clic en Siguiente.

Las personalizaciones se aplican a los formularios existentes en la base de datos.

Nota: Este archivo de personalización se aplica únicamente a su base de datos actual. Debe volver a importar el archivo cada vez que cree o seleccione una base de datos diferente.

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