Personalizar la forma en que se muestran los datos mediante la creación de un campo de búsqueda

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Si desea que un campo en una hoja de datos, formulario o informe para mostrar un valor determinado, mientras que el campo almacena un valor diferente, cree un campo de búsqueda. Un campo de búsqueda es útil cuando desea que el campo muestre más significativo a un número como un ID (o en otro valor clave externa ). Por ejemplo, en lugar de mostrar un número de ID, Microsoft Office Access puede mostrar un nombre de contacto. En este ejemplo, el número de Id. de contacto se denomina el valor enlazado o el valor que se almacena en la tabla de origen, consulta o lista. El número de Id. de contacto buscado en el origen y sustituye por el nombre del contacto automáticamente. El nombre del contacto se conoce como el valor de visualización.

Nota: La diferencia entre el valor de visualización de un campo de búsqueda y su valor enlazado es que se muestra el valor de visualización en la vista Hoja de datos, mientras que el valor enlazado es el valor almacenado.

Cuando un campo de búsqueda se visualiza o se tiene acceso a una hoja de datos, se denomina una columna de búsqueda.

Campos de búsqueda pueden ser simple o compleja. Campos de búsqueda simple le permiten almacenar un único valor. Campos de búsqueda compleja o campos de búsqueda multivalor permiten almacenar varios valores que se muestran en un cuadro combinado o un control de cuadro de lista. Para cada entrada de un campo multivalor, un valor de visualización se "busca" basándose en su valor enlazado correspondiente. Proporcionar una opción de valores de búsqueda le ayuda a evitar errores de entrada de datos mediante la limitación de los valores que se pueden especificar.

¿Qué desea hacer?

Crear un nuevo campo de búsqueda

Cambiar un campo existente a un campo de búsqueda

Quitar la propiedad de búsqueda de un campo

Establecer o cambiar propiedades de campo de búsqueda

Crear un nuevo campo de búsqueda

Puede crear un campo de búsqueda que recupera los valores de una tabla o consulta, o desde una lista de valores que cree.

Nota: Cuando se proporciona una lista de valores para un campo de búsqueda, se introducen automáticamente los valores en el campo del registro actual.

Seleccione los valores de búsqueda de una tabla o consulta

  1. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en la tabla con la que desea trabajar y, a continuación, haga clic en Vista Diseño.

  2. Haga clic en la celda en la columna Tipo de datos que corresponde a la columna que desea definir como un campo de búsqueda, haga clic en la flecha abajo y, a continuación, haga clic en Asistente para búsquedas.

  3. En el Asistente para búsquedas, asegúrese de que está seleccionada la opción que deseo que la columna de búsqueda busque los valores en una tabla o consulta y, a continuación, haga clic en siguiente.

  4. Para ver y seleccionar el origen de para el valor del campo de búsqueda, en la siguiente página, en la vista, seleccione las tablas, consultas o ambos opción y, a continuación, haga clic en siguiente.

  5. En Campos disponibles, seleccione el campo que desea agregar.

  6. Haga clic en el botón Seleccionar Botón Seleccionar .

  7. Repita este paso si desea agregar más campos y, a continuación, haga clic en siguiente.

  8. Para especificar las opciones de ordenación del campo de búsqueda, en la siguiente página del asistente, seleccione la flecha abajo junto al primer campo de ordenación y, a continuación, haga clic en el nombre del campo por el que desea ordenar los valores.

  9. Para cambiar el criterio de ordenación de ascendente a descendente, haga clic en el botón ascendente y, a continuación, haga clic en siguiente.

  10. Para ajustar el ancho del campo de búsqueda, en la siguiente página del asistente, utilice el mouse para arrastrar la columna hasta el ancho que desee y, a continuación, haga clic en siguiente.

    Sugerencia: Deje la casilla de verificación Ocultar la columna clave seleccionada de manera que todos los usuarios de la columna de búsqueda ve únicamente los valores que desee ver en el campo y no los valores de campo de clave principal.

  11. En la siguiente página del asistente, escriba un nombre de etiqueta de la columna de búsqueda.

  12. Para crear una columna de búsqueda de varios valores, active la casilla de verificación Permitir varios valores.

    Nota: Esta casilla de verificación debe estar activada para que se puedan almacenar varios valores.

    Seleccionar la opción de búsqueda de varios valores en el Asistente para búsquedas

  13. Haga clic en Finalizar.

Sugerencia: Las propiedades que se aplican a un campo de búsqueda específicas están disponibles en la ficha de búsqueda, en Propiedades de campo.

Utilizar una tabla o una consulta como origen de datos para un campo de búsqueda

Seleccione los valores de búsqueda de una lista

  1. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en la tabla con la que desea trabajar y, a continuación, haga clic en Vista Diseño.

  2. Haga clic en la celda en la columna Tipo de datos que corresponde a la columna que desea definir como un campo de búsqueda, haga clic en la flecha abajo y, a continuación, haga clic en Asistente para búsquedas.

  3. En el Asistente para búsquedas, seleccione escribiré los valores que desee y, a continuación, haga clic en siguiente.

  4. En la siguiente página del Asistente, escriba el número de columnas que desea en la lista de búsqueda.

  5. Escriba los valores que desee en la lista de búsqueda y, a continuación, haga clic en siguiente.

    Nota: Puede ajustar el ancho del campo de búsqueda, pero si reduce el ancho de modo que ya no está visible, no aparecerá en la columna de búsqueda.

  6. Si especificó más de una columna en el paso 4, debe elegir qué columna usará para identificar cada valor de manera única. En el cuadro Campos disponibles, haga doble clic en la columna que desea usar para identificar de manera única cada valor y, a continuación, haga clic en Siguiente.

    Nota: Este paso no aparece si no especificó más de una columna en el paso 4.

  7. En la siguiente página del asistente, escriba un nombre de etiqueta de la columna de búsqueda.

  8. Si está creando una columna de búsqueda de varios valores, active la casilla de verificación Permitir varios valores.

    Nota: Esta casilla de verificación debe estar activada para que se puedan almacenar varios valores.

  9. Haga clic en Finalizar y, a continuación, haga clic en para guardar los cambios.

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Cambiar un campo existente a un campo de búsqueda

  1. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en la tabla con la que desea trabajar y, a continuación, haga clic en Vista Diseño.

  2. Haga clic en la celda en la columna Tipo de datos que corresponde a la columna que desea definir como un campo de búsqueda, haga clic en la flecha abajo y, a continuación, haga clic en Asistente para búsquedas.

  3. Siga las instrucciones para completar al asistente.

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Quitar la propiedad de búsqueda de un campo

  1. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en la tabla con la que desea trabajar y, a continuación, haga clic en Vista Diseño.

  2. Seleccione el campo cuya propiedad de búsqueda desea quitar.

  3. Haga clic en la pestaña Búsqueda.

  4. En la lista desplegable de Control de pantalla, haga clic en Cuadro de texto.

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Establecer o cambiar propiedades del campo de búsqueda

Cuando usa el Asistente para búsquedas, las propiedades del campo de búsqueda se establecen de manera automática. Sin embargo, puede modificar estas propiedades para cambiar el comportamiento de un campo de búsqueda.

  1. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en la tabla con la que desea trabajar y, a continuación, haga clic en Vista Diseño.

  2. Haga clic en el campo cuyas propiedades de búsqueda desea cambiar.

  3. Haga clic en la pestaña Búsqueda.

  4. Haga clic en la flecha desplegable ubicada junto a la propiedad que desea cambiar y seleccione la opción que desee.

    La siguiente tabla enumeran las propiedades que puede establecer o cambiar.

Propiedad

Acción

Control de pantalla

Según el tipo de control, se puede establecer el tipo en uno de los siguientes:

  • Casilla de verificación     Solo los campos Sí/No.

  • Cuadro de texto     Muestra el contenido que se han introducido por un usuario.

  • Cuadro de lista     Muestra una lista de valores en una ventana abierta.

  • Cuadro combinado     Muestra los valores seleccionados cuando cierra y la lista de valores al abrirse disponibles.

Nota: Establecer la propiedad de Control de pantalla en el Cuadro de texto o casilla de verificación deshabilita las búsquedas.

Tipo de origen de la fila

Elija si desea rellenar el campo de búsqueda con valores de otra tabla o consulta, o bien de una lista de valores que especifique. Puede elegir rellenar la lista con los nombres de los campos de una tabla o consulta.

Origen de la fila

Especifique la tabla, consulta o lista de valores que proporciona los valores para el campo de búsqueda. Si la propiedad Tipo de origen de la fila se establece en Tabla/Consulta o en Lista de campos, esta propiedad debe establecerse en el nombre de una tabla, consulta o instrucción SQL que represente la consulta. Si la propiedad Tipo de origen de la fila se establece en Lista de valores, esta propiedad debe contener una lista de valores separados por signos de punto y coma.

Columna enlazada

Especifique la columna en la propiedad Origen de la fila que proporciona el valor almacenado por la columna de búsqueda. Este valor puede ir desde 1 hasta el número de columnas de la propiedad Origen de la fila.

Número de columnas

Especifique el número de columnas del origen de la fila que se puede mostrar en la columna de búsqueda. Esta propiedad puede ser un valor entero de 1 a 255.

Encabezados de columna

Especifique si se desea mostrar encabezados de columna. El valor puede ser No (predeterminado) o Sí.

Ancho de columnas

Indique el ancho de cada columna. Por ejemplo, si no desea mostrar una columna, como un número de identificación, puede especificar 0 para el ancho.

Filas en lista

Especificar el número de filas que aparecen al mostrar la columna de búsqueda.

Ancho de la lista

Especificar el ancho del control que aparece al mostrar la columna de búsqueda.

Limitar a la lista

Elegir si un usuario puede indicar un valor que no se encuentra en la lista.

Permitir varios valores

Especificar si el campo de búsqueda usa un campo multivalor y permite seleccionar varios valores. Esta configuración no puede ser (predeterminado) o en Sí. Si selecciona , el usuario podrá seleccionar varios valores de la propiedad Origen de la fila de cada registro.

Para obtener más información sobre los campos multivalor, vea el artículo Guía de campos multivalor.

Permitir ediciones de lista de valores

Especificar si se pueden editar los elementos de un campo de búsqueda que se basa en una lista de valores. Cuando esta propiedad está establecida en y haga clic con el botón de un campo de búsqueda que se basa en una lista de valores de columna, verá la opción de menú Editar elementos de lista. Si el campo de búsqueda tiene más de una columna, se omite esta propiedad.

Formulario de edición de elementos de lista

Especificar un formulario existente para usar con la que puede editar los elementos de lista en un campo de búsqueda que se basa en una tabla o consulta.

Mostrar sólo valores de origen de fila

Sirve para mostrar solo valores que coincidan con el origen de fila actual si Permitir varios valores está establecido en .

Para buscar un valor en una tabla mediante programación, vea el artículo de referencia DBúsq (función).

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