Personalizar formatos de datos en Access

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Los datos de la base de datos vienen en formatos predefinidos, pero si desea mostrarlos de manera diferente, puede usar formatos personalizados. Como el formato personalizado solo cambia la visualización de los datos, no debe preocuparse porque no se perderán los cambios realizados en los datos. En este artículo, se explica de qué tipos de caracteres de marcador de posición y literales dispone y cómo puede usarlos.

Nota:  Las opciones de formato personalizado no están disponibles para aplicaciones de Access.

¿Qué desea hacer?

Más información sobre los formatos personalizados

Formatos para tipos de datos Número y Moneda

Formatos para tipos de datos de texto

Aplicar formato al tipo de datos Fecha y Hora

Más información sobre los formatos personalizados

Para crear un formato personalizado, escriba diversos caracteres en la propiedad Formato de un campo de tabla. Los caracteres pueden ser marcadores de posición (como 0 y #), separadores (como puntos y comas), caracteres literales y colores en función de cómo desee que sea el formato. Recuerde que Access aplica automáticamente cualquier formato personalizado que use en un campo de tabla a un control de un formulario o informe si está vinculado.

Puede especificar formatos para cuatro tipos de valores numéricos: positivo, negativo, cero (0) y nulo (no definido). Si decide crear un formato para cada tipo de valor, debe definir primero el formato de los valores positivos, luego el de los valores negativos, después el del cero y por último el del valor nulo. Asimismo, debe separar cada formato con un carácter de punto y coma.

Ejemplo de formato personalizado: #.###,##;(#.###,##)[rojo];0.000,00;"No definido"

Se visualiza como: 1.234,568-1,234,568 = 0

Significado del formato

  • El signo de número (#) es un marcador de posición de dígitos. Si no hay ningún valor, Access muestra un espacio en blanco. Para visualizar ceros en vez de formatos en blanco.
    Por ejemplo, para visualizar 1234 como 1234,00, use de la forma siguiente el 0 como marcador de posición: ####,00.

  • Los valores positivos, con dos posiciones decimales.

  • Los valores negativos, con dos posiciones decimales, entre paréntesis y en color rojo.

  • Los valores iguales a cero, como el número 0, siempre con dos posiciones decimales.

  • Valores nulos como la palabra "No definido".

Una cadena puede tener hasta cuatro secciones y cada sección está separada por un punto y coma (;). Si el campo de tabla acepta valores nulos, puede omitir la cuarta sección.

Sección

Descripción del formato

Ejemplo

Si la primera sección contiene #.###,##

Visualiza valores positivos.

1234.5678 se visualiza como 1.234,568

Este formato usa el punto como separador de miles y la coma como separador de decimales. Si hay más valores decimales en el registro que número de marcadores de posición en el formato personalizado, Access redondea los valores y solo muestra el número de valores especificado por el formato. Por ejemplo, si el campo contiene 3.456,789, pero el formato especifica dos dígitos de decimales, Access redondeará el valor decimal a 0,79.

Sugerencia: Si desea que el formato tenga más valores o dígitos decimales, agregue marcadores de posición para un valor decimal, como #.###,###.

Si la segunda sección tiene (#,###.##)[Rojo]

Visualiza únicamente valores negativos.
Si los datos no contienen valores negativos, Access deja el campo en blanco.

El valor negativo se encuentra entre caracteres literales o paréntesis. En este ejemplo, todos los valores negativos se visualizarán en color rojo.

Si la tercera sección contiene 0.000,00

Define el formato para todos los valores de cero (0).

Cuando el campo contiene un cero, se visualiza 0.000,00. Para visualizar texto en vez de un número, use "Cero" (entre comillas dobles).

Si la cuarta sección contiene "No definido"

Define qué ven los usuarios cuando un registro tiene un valor nulo. En este caso, ven la palabra "No definido".

También puede usar otro texto, como "Nulo" o "****". Los caracteres que están entre comillas dobles se tratan como literales y se visualizan exactamente como se especificaron.

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Formatos para tipos de datos Número y Moneda

Para crear un formato personalizado, use los caracteres de formato que se muestran en la tabla siguiente.

Carácter

Descripción

#

Se usa para mostrar un dígito. Cada aparición del carácter representa una posición numérica. Si no hay ningún valor para una posición, Access muestra un espacio en blanco. Además, puede usarse como marcador de posición.

Por ejemplo, si aplica el formato ### y escriba un valor de 45 en el campo, 45 se muestra. Si escribe 12.145 en un campo, Access muestra 12.145, aunque haya definido un único marcador de posición a la izquierda de miles separador.

0

Use este carácter para mostrar un dígito. Cada aparición del carácter representa una posición numérica. Si no hay ningún valor para una posición, Access muestra un cero (0).

Separadores de miles y de decimales

Use estos caracteres para indicar dónde debe colocar Access los separadores de miles y de decimales.

espacios en blanco, + - $ ()

Use estos caracteres para insertar espacios en blanco, caracteres matemáticos (+ -) y símbolos financieros (¥ £ $) en cualquier lugar de las cadenas de formato, cuando sea necesario. Si desea usar otros símbolos matemáticos comunes, como una barra diagonal (\ o /) y el asterisco (*), incluya esos símbolos entre comillas dobles. Observe que puede colocarlos en cualquier lugar.

\

Se usa para obligar a Access a mostrar el carácter que sigue inmediatamente a continuación. Es lo mismo que colocar un carácter entre comillas dobles.

!

Use este carácter para que todos los valores se alineen a la izquierda. Cuando se impone la alineación a la izquierda, no se pueden usar los marcadores de posición de dígitos # y 0, pero se pueden usar marcadores de posición para los caracteres de texto.

*

Se usa para convertir el carácter que aparece inmediatamente detrás del asterisco (*) en un carácter de relleno, , es decir, un carácter usado para rellenar los espacios en blanco. Access muestra normalmente los datos numéricos alineados a la derecha y rellena con espacios en blanco el área situada a la izquierda del valor. Puede agregar caracteres de relleno en cualquier lugar de la cadena de formato y, en ese caso, Access rellenará todos los espacios en blanco con el carácter especificado.

Por ejemplo, el formato £##*~,00 representa un importe monetario como £45~~~~~,15. El número de tildes (~) mostradas en el campo depende del número de espacios en blanco en el campo de tabla.

%

Se usa como último carácter de una cadena de formato. Multiplica el valor por 100 y muestra el resultado con un signo de porcentaje al final.

E+, E-

o

e+, e-

Se usa para mostrar los valores con la notación científica (exponencial).

Use esta opción cuando el formato científico predefinido no proporcione espacio suficiente para los valores. Use E+ o e+ para mostrar los valores como exponentes positivos y E- o e- para mostrarlos como exponentes negativos. Debe usar estos marcadores de posición con otros caracteres.

Suponga, por ejemplo, que aplica el formato 0,000E+00 a un campo numérico y después escribe 612345 en el campo. Access mostrará el valor como 6,123E05. Primero, redondea el número de posiciones decimales a tres (el número de ceros a la derecha o a la izquierda del separador decimal). A continuación, calcula el exponente del número de dígitos que aparecen a la derecha (o a la izquierda, según la configuración de idioma) del separador decimal del valor original. En este caso, el valor original insertaría "612345" (cinco dígitos) a la derecha de la coma decimal. Por ese motivo, Access muestra 6,123E+05, y el valor resultante es el equivalente de 6,123 x 105.

"Texto literal"

Coloque entre comillas dobles todo el texto que desee que vean los usuarios.

[color]

Se usa para aplicar un color a todos los valores de una sección del formato. Debe incluir el nombre del color entre corchetes y usar uno de estos nombres: negro, azul, cian, verde, magenta, rojo, amarillo o blanco.

Aplicar un formato personalizado a tipos de datos Número o Moneda:

  1. Abra la tabla en La vista Diseño y seleccione el campo que desea aplicar formato

  2. En la pestaña General, haga clic en la celda situada junto al cuadro Formato y escriba los caracteres que correspondan al formato que necesite.

  3. Presione CTRL+G para guardar.

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Formatos para tipos de datos de texto

Los tipos de datos texto y Memo no aceptan formatos predefinidos, pero puede aplicar formatos personalizados para facilitar la lectura de la tabla de datos. Por ejemplo, si utiliza un formulario Web para recopilar números de tarjeta de crédito y almacena esos números sin espacios en blanco, puede usar un formato personalizado para agregar los espacios correspondientes para facilitar la lectura de los números de tarjeta de crédito. Los tipos de datos texto y Memo permiten dos secciones de formato en una cadena. La primera sección de la cadena controla cómo aparece el texto y la segunda sección controla valores cómo vacíos o aparecen cadenas de longitud cero. Si no especifica un formato, alinea a la izquierda de acceso a todo el texto en las hojas de datos.

En la siguiente tabla se representan y se explican los formatos personalizados que se pueden aplicar a los tipos de datos Texto:

Carácter

Descripción

@

Se usa para mostrar cualquier carácter que haya disponible para esta posición de la cadena de formato. Si Access agota todos los caracteres de los datos subyacentes y quedan más marcadores de posición, estos aparecerán como espacios en blanco.

Por ejemplo, si la cadena de formato es @@@@@ y el texto subyacente es ABC, el texto se alinea a la izquierda con dos espacios en blanco iniciales.

&

Se usa para mostrar cualquier carácter que haya disponible para esta posición de la cadena de formato. Si Access agota todos los caracteres de los datos subyacentes y quedan más marcadores de posición, estos no mostrarán nada.

Por ejemplo, si la cadena de formato es &&&&& y el texto es ABC, solo se mostrará el texto alineado a la izquierda.

!

Use este carácter para que los marcadores de posición se rellenen de izquierda a derecha y no de derecha a izquierda. Este carácter debe colocarse al principio de la cadena de formato.

<

Use este carácter para convertir todo el texto a minúsculas. Este carácter debe colocarse al principio de la cadena de formato, pero puede ir precedido de un signo de exclamación (!).

>

Use este carácter para convertir todo el texto a mayúsculas. Este carácter debe colocarse al principio de la cadena de formato, pero puede ir precedido de un signo de exclamación (!).

*

Cuando se usa, el carácter que aparece inmediatamente detrás del asterisco se convierte en un carácter de relleno , es decir, un carácter usado para rellenar los espacios en blanco. Access muestra normalmente los datos de texto alineados a la izquierda y rellena con espacios en blanco el área situada a la derecha del valor. Puede agregar caracteres de relleno en cualquier lugar de la cadena de formato. En ese caso, Access rellenará todos los espacios en blanco con el carácter especificado.

Espacio en blanco, + - $ ()

Use espacios en blanco, caracteres matemáticos (+ -), símbolos financieros ($ ¥ £) y paréntesis en cualquier lugar de las cadenas de formato, cuando sea necesario. Si desea usar otros símbolos matemáticos comunes, como una barra diagonal (\ o /) y el asterisco (*), coloque estos símbolos entre comillas dobles. Observe que puede colocar esos caracteres en cualquier lugar de la cadena de formato.

"Texto literal"

Coloque entre comillas dobles todo el texto que desee que vean los usuarios.

\

Se usa para obligar a Access a mostrar el carácter que sigue inmediatamente a continuación. Es lo mismo que colocar un carácter entre comillas dobles.

[color]

Use este formato para aplicar un color a todos los valores de una sección del formato. Debe incluir el nombre entre corchetes y usar uno de estos nombres: negro, azul, cian, verde, magenta, rojo, amarillo o blanco.

Nota: Al especificar un formato, Access rellena los marcadores de posición con los datos del campo subyacente.

Aplicar formatos personalizados a campos de texto

  1. Abra la tabla en Vista Diseño.

  2. Seleccione el campo al que desee aplicar formato y, en la pestaña General, haga clic en la celda situada junto al cuadro Formato.

  3. Escriba el formato. Los tipos de formatos personalizados que se pueden especificar dependen del tipo de datos seleccionado para el campo.

  4. Presione CTRL+G para guardar.

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Aplicar formato al tipo de datos Fecha y Hora

Cuando no especifique un formato predefinido o un formato personalizado para el tipo de datos de fecha y hora, Access aplicará automáticamente el formato Fecha  , es decir, m/dd/aaaa h:nn:ss AM/PM. Los formatos personalizados para los campos de fecha y hora pueden contener dos secciones:  una para la fecha y otra para la hora. Las secciones están separadas mediante un signo de punto y coma. Por ejemplo, se puede cambiar el formato de fecha general a dd/m/aaaa;h:nn:ss.

Carácter

Descripción

Separador de fecha

Se usa para controlar dónde debe colocar Access el separador de días, meses y años.

c

Se usa para mostrar el formato de fecha general.

d o dd

Use este formato para mostrar el día del mes con uno o dos dígitos. Para un dígito, use un solo marcador de posición. Para dos dígitos, use dos marcadores de posición.

ddd

Use este formato para mostrar el día de la semana abreviado a tres letras.

Por ejemplo, lunes aparece como lun.

dddd

Use este formato para mostrar el nombre completo de los días de la semana.

ddddd

Use este formato para mostrar el formato de fecha corta.

dddddd

Use este formato para mostrar el formato de fecha larga.

w

Use este formato para mostrar el número del día dentro de la semana.

Por ejemplo, lunes aparece como 2.

m o mm

Use este formato para mostrar el mes como un número de uno o dos dígitos.

mmm

Use este formato para mostrar el nombre del mes abreviado a tres letras.

Por ejemplo, octubre aparece como oct.

mmmm

Use este formato para mostrar el nombre completo de los meses.

q

Use este formato para mostrar el número del trimestre en curso del calendario (1-4).

Por ejemplo, para una fecha correspondiente al mes de mayo, Access muestra 2 como valor del trimestre.

y

Use este formato para mostrar el día del año, del 1 al 366.

yy

Use este formato para mostrar los dos últimos dígitos del año.

Nota: Es recomendable escribir y mostrar los cuatros dígitos del año.

yyyy

Use este formato para mostrar todos los dígitos de un año comprendido en el intervalo 0100-9999.

Separador de hora

Se usa para controlar dónde debe colocar Access el separador de horas, minutos y segundos.

h o hh

Use este formato para mostrar la hora con uno o dos dígitos.

n o nn

Use este formato para mostrar los minutos con uno o dos dígitos.

s o ss

Use este formato para mostrar los segundos con uno o dos dígitos.

ttttt

Use este formato para mostrar el formato de hora larga.

a.m./p.m.

Use este formato para mostrar valores de un reloj de 12 horas con a.m. o p.m. al final. Access usa el reloj del sistema del equipo para definir el valor.

A/P o a/p

Use este formato para mostrar valores de un reloj de 12 horas con A, P, a o p al final. Access usa el reloj del sistema del equipo para definir el valor.

a.m.p.m.

Se usa para mostrar valores de un reloj de 12 horas. Access usa los indicadores de mañana y tarde especificados en la configuración regional de Windows.

Espacio en blanco, + - $ ()

Use espacios en blanco, caracteres matemáticos (+ -), símbolos financieros ($ ¥ £) y paréntesis en cualquier lugar de las cadenas de formato, cuando sea necesario. Si desea usar otros símbolos matemáticos comunes, como una barra diagonal (\ o /) y el asterisco (*), incluya esos símbolos entre comillas dobles. Observe que puede colocarlos en cualquier lugar.

\

Se usa para obligar a Access a mostrar el carácter que sigue inmediatamente a continuación. Es lo mismo que colocar un carácter entre comillas dobles.

*

Se usa para convertir el carácter que aparece inmediatamente detrás del asterisco (*) en un carácter de relleno, es decir, un carácter usado para rellenar los espacios en blanco. Access muestra normalmente los datos de texto alineados a la izquierda y rellena con espacios en blanco el área situada a la derecha del valor. Puede agregar caracteres de relleno en cualquier lugar de la cadena de formato. En ese caso, Access rellenará todos los espacios en blanco con el carácter especificado.

"Texto literal"

Coloque entre comillas dobles todo el texto que desee que vean los usuarios.

[color]

Use este formato para aplicar un color a todos los valores de una sección del formato. Debe incluir el nombre entre corchetes y usar uno de estos nombres: negro, azul, cian, verde, magenta, rojo, amarillo o blanco.

Para más información, vea cómo aplicar formato a fechas y horas.

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