Personalizar el sitio de grupo de Office 365 para el almacenamiento y el uso compartido de archivos

Colaboradores: Juan Alcalá Beatriz Melgar
Última actualización: 1 de marzo de 2017

Si tiene una pequeña empresa con pocos empleados, una de las mejores maneras de configurar el uso compartido de archivos y la colaboración en línea consiste en usar OneDrive para la Empresa y un sitio de grupo de Office 365 al mismo tiempo. Luego, personalice el sitio de grupo de Office 365 para que pueda aprovechar más características de colaboración y almacenamiento.

En este tutorial, le ofrecemos instrucciones paso a paso que le ayudarán a personalizar su sitio de grupo de Office 365 y a compartir archivos con personas fuera de su empresa. Puede realizar todos los pasos, o elegir solo los pasos que le interesen.

Si sigue todos los pasos por orden, empezará con una Office 365 página principal de sitio de grupo básica similar a esta:

Una imagen del sitio de grupo básico

También puede personalizarla para que tenga un aspecto parecido al siguiente, con vínculos a carpetas de OneDrive para la Empresa compartidas y un subsitio:

Una captura de pantalla de un sitio de grupo personalizado con un subsitio

Paso 1: Personalizar el almacenamiento de archivos en el sitio de grupo de Office 365

Tiempo estimado para completarlo: entre 15 y 20 minutos

En este paso, le mostraremos cómo agregar más bibliotecas de documentos al sitio de grupo de Office 365 para que pueda organizar los archivos. Luego le mostraremos cómo agregar una lista de contactos que se puede conectar con la lista de contactos en Outlook. Se trata de dos características muy populares para sitios de grupo.

Agregar más bibliotecas de documentos al sitio de grupo

El sitio de grupo de Office 365 ya incluye una biblioteca de documentos que puede empezar a usar ahora. Si la biblioteca de documentos predeterminada se queda pequeña, resulta fácil agregar más contenedores de almacenamiento al sitio de grupo. En primer lugar, dedique algún tiempo a decidir cómo quiere agrupar archivos en el sitio de grupo de Office 365 y qué nombre quiere asignar a los contenedores de almacenamiento para que sea fácil encontrar los archivos. Si tiene gran cantidad de información que organizar, vea Planear el contenido del sitio de grupo para obtener algunas sugerencias.

Vea aquí cómo puede crear más bibliotecas de documentos con nombres específicos para su empresa.

  1. Vaya al sitio de grupo de Office 365. En la página principal de Office 365, elija Sitios > Sitio de grupo.

  2. En la página principal del sitio de grupo, elija el mosaico Agregar listas, bibliotecas y otras aplicaciones.

    Para agregar un nuevo contenedor de almacenamiento en su sitio, seleccione el mosaico Agregar listas, bibliotecas y otras aplicaciones.

  3. En la página Sus aplicaciones, elija Biblioteca de documentos.

    Para agregar un nuevo contenedor de almacenamiento de documentos, en la página Sus aplicaciones, elija el mosaico Documentos.

  4. Escriba un nombre para la nueva biblioteca de documentos y seleccione Crear.

    Escriba un nombre para la biblioteca de documentos y seleccione Crear.

    La nueva biblioteca de documentos aparecerá en Recientes en el menú de navegación izquierdo.

    Después de agregar una nueva biblioteca de documentos, esta aparece en el lado derecho debajo de Reciente.

  5. Para agregar más contenedores de almacenamiento de documentos, elija Agregar una aplicación > Biblioteca de documentos de nuevo.

  6. Para eliminar una biblioteca de documentos, mantenga el puntero sobre el mosaico de la biblioteca, elija el botón Más(…) y, luego, Quitar.

    Para cambiarle el nombre o eliminar una biblioteca de documentos, haga clic en la elipsis.

  7. Para cambiar el nombre de una biblioteca de documentos, elija Configuración y luego Nombre de lista, descripción y navegación. En el cuadro Nombre, escriba un nuevo nombre y elija Guardar. Elija Contenido del sitio para poder seguir agregando más bibliotecas de documentos.

  8. Cuando haya terminado de agregar más bibliotecas de documentos, elija el hipervínculo Inicio en la parte superior de la página para volver a la página principal.

    La página principal del sitio de grupo tendrá un aspecto similar al mostrado a continuación, con vínculos a las nuevas bibliotecas de documentos en el panel de navegación izquierdo. En nuestro ejemplo, hemos agregado contenedores para Agendas, Archivos de cliente, Proyectos e Instrucciones.

    Los vínculos a los contenedores de almacenamiento están ahora en la navegación del lado izquierdo.

Agregar listas para organizar los datos (contactos, tareas, eventos del calendario)

El sitio de grupo incluye un conjunto de aplicaciones predeterminadas para ayudarle a crear otras páginas en su sitio web interno. Las aplicaciones funcionan de forma muy parecida a las plantillas de documento de Word. Al agregar una aplicación al sitio de grupo, se crea una página para que escriba información en un formato específico.

En este paso, usamos la aplicación Contactos para crear una página con una lista de información de contacto, por ejemplo, información de contacto de proveedores, clientes, etc. Después conectamos la lista con Outlook para que los contactos aparezcan cuando el grupo use sus cuentas de correo de Office 365 en Outlook.

Comencemos por la aplicación Contactos.

  1. En la página principal del sitio de grupo, elija el mosaico Agregar listas, bibliotecas y otras aplicaciones.

    Seleccione los iconos Agregar listas, bibliotecas y otras aplicaciones

  2. En la página Sus aplicaciones, elija Contactos.

    Seleccione la aplicación Contactos

  3. Escriba un nombre para la lista de contactos, por ejemplo, Proveedores, y luego elija Crear. Este nombre aparecerá en la parte superior de la página de contactos y en el panel de navegación izquierdo.

  4. En la página Contenido del sitio, elija la nueva página. En este ejemplo se denomina Proveedores.

  5. Elija + nuevo elemento para agregar un contacto

    Elija Nuevo para agregar un contacto

  6. Escriba la información del primer contacto. Puede especificar información en todos los cuadros o en algunos. Cuando termine haga clic en Guardar.

    Introduzca la información en el formulario de contactos.

    De forma predeterminada, en la página de contactos aparecen Apellidos, Nombre, Compañía, Teléfono del trabajo, Teléfono particular y Dirección de correo electrónico. Este es el aspecto que tiene con algunos contactos agregados.

    Una captura de pantalla en la que aparecen muchos contactos agregados a la página

  7. Para ver la lista de contactos con sus cuentas de correo electrónico de Office 365 en Outlook, en la parte superior de la página, elija Lista > Conectar a Outlook.

    Elija Conectar con Outlook para sincronizar su lista de contactos con Outlook

  8. En los cuadros de diálogo de seguridad, elija Permitir dos veces y luego . Es posible que reciba avisos de seguridad adicionales para que introduzca la información de inicio de sesión de Office 365 para su cuenta de correo electrónico. En tal caso, agregue su dirección de correo electrónico y contraseña de Office 365.

  9. La información de contactos del sitio de grupo tarda entre 5 y 10 minutos en aparecer en Otros contactos en Outlook. En Outlook, elija Enviar y recibir para actualizar. Luego verá la información de contactos de Outlook.

    Una captura de pantalla de los contactos de su sitio de grupo cuando aparecen en Outlook

    Tenga en cuenta que los contactos que especifique en Outlook no aparecen en la lista de contactos en su sitio de grupo.

    Después de configurar el sitio de grupo para conectarse con Outlook, cada vez que realice una actualización de los contactos del sitio de grupo, también aparecerán automáticamente en Outlook.

Consulte las otras aplicaciones que vienen con el sitio de grupo. Por ejemplo, puede usar la aplicación Calendario para crear una página con un calendario para realizar el seguimiento de eventos importantes. O bien, puede usar la aplicación Tareas para realizar el seguimiento de tareas y administrarlas para un proyecto en una escala de tiempo. Sin embargo, estas aplicaciones no se conectan a Outlook.

Paso 2: Personalizar la página principal del sitio de grupo de Office 365

Tiempo estimado para completarlo: entre 30 y 40 minutos

Puede personalizar la página principal del sitio de grupo para que usted y sus empleados obtengan rápidamente la información que necesitan. Por ejemplo, es posible que tenga vínculos a carpetas de empleado de OneDrive para la Empresa y vínculos a Documentos, Contactos, Tareas, Calendarios, así como un bloc de notas de OneNote para almacenar agendas y notas de reuniones.

En este paso, le mostraremos cómo crear vínculos a páginas importantes y cómo reorganizar la información en el sitio para facilitar el acceso.

Comencemos

Quitar los mosaicos Introducción y el suministro de noticias (3 minutos)

Ya que hemos terminado de usar los vínculos Introducción, vamos a quitarlos de la página principal. Esto no significa que no podamos seguir personalizando el sitio. Todas las personalizaciones del sitio de grupo siguen estando disponibles desde el menú Editar y el área Configuración del sitio del sitio.

  1. En la parte superior de la página principal de los sitios de grupo, elija Página > Editar.

    A continuación, haga clic en Editar

  2. Elija Diseño del texto > Tres columnas con encabezado y pie de página. Esto le dará la mayoría de las opciones para su diseño de página.

    Una imagen que muestra cómo elegir el diseño del texto para el diseño de la página principal.

  3. Mantenga el puntero sobre el cuadro RSS de sitio y presione SUPR para quitarlo. Elija Quitar esto para quitar los mosaicos Introducción.

    Eliminar los mosaicos de Introducción

  4. En Mensaje de página web, elija Aceptar.

    Cuando aparezca el mensaje sobre cómo quitar Introducción para todos, haga clic en Aceptar.

    Ahora tiene una página principal limpia para organizarla y personalizarla.

    Una página de sitios de grupo con solo una biblioteca de documentos.

Agregar un mensaje de bienvenida a la página principal (10 minutos)

  1. Si ha salido del modo de edición, vuelva a él. En la parte superior de la página principal del sitio de grupo, elija Página > Editar.

  2. En el cuadro superior, escriba un mensaje de bienvenida, por ejemplo, Le damos la bienvenida al sitio interno de Contoso Elija la pestaña Dar formato al texto y use los controles de fuente para dar formato al texto. (Si ve un mensaje sobre que no se puede mostrar el elemento web, omítalo).

    Usar los controles de fuente de la parte superior de la página para dar formato a los mensajes de bienvenida

  3. Seleccione Guardar cuando haya terminado.

Mover el contenedor de almacenamiento de documentos a la izquierda de la página (5 minutos)

  1. Vuelva al modo de edición. En la parte superior de la página principal del sitio de grupo, elija Página > Editar.

  2. Arrastre el cuadro Documentos y colóquelo en la parte izquierda de la página. Es posible que sea difícil sujetar el cuadro y tenga que intentar moverlo varias veces. (Si ve un mensaje sobre que no se puede mostrar el elemento web, ignórelo).

    Mover el elemento web Documentos

  3. Cambie el título de la biblioteca de documentos. Elija Editar elemento web.

    Cambiar el título de la biblioteca de documentos.

  4. En el cuadro situado a la derecha de la pantalla, expanda la sección Apariencia. En el cuadro Título, escriba Documentos del grupo. Desplácese hacia abajo y haga clic en Aceptar para guardar.

    Cambiar el título de la biblioteca de documentos predeterminada a Documentos de equipo

Agregar vínculos a las carpetas de empleado de OneDrive para la Empresa (10 minutos)

  1. Sin abandonar el modo de edición, en el cuadro vacío situado en el centro de la página principal, agregue un título para los vínculos a las carpetas de empleado de OneDrive para la Empresa, como Almacenamiento personal. Use el menú de la parte superior de la página para darle formato al texto.

    En el otro cuadro, agregue un título para vínculos personales.

  2. Bajo el encabezado que acaba de agregar (como Almacenamiento personal), añada los nombres de las carpetas de empleado de OneDrive para la Empresa. Asígneles nombres que faciliten su identificación. En el siguiente paso, los convertirá en vínculos.

    Lista de los vínculos a usuario de OneDrive

  3. Resalte el nombre de una carpeta de empleado de OneDrive para la Empresa y elija Insertar > Vínculo > De dirección.

    Resalte el texto y luego haga clic en Insertar, Vínculo.

  4. Escriba la dirección URL de una carpeta de empleado de OneDrive para la Empresa y haga clic en Aceptar. Puede crear la dirección URL con este formato: https://<compañía>-my.sharepoint.com/personal/<usuario>_<compañía>_com.

    Por ejemplo, si el nombre de la compañía es Contoso y el identificador de usuario de Office 365 del empleado es Elena, la dirección URL de su carpeta de OneDrive para la Empresa es https://contoso-my.sharepoint.com/personal/elena_contoso_com.

    Inserte la dirección URL a la carpeta de OneDrive.

  5. Cuando haya agregado vínculos para todos los empleados, elija Página > Guardar.

    Seleccione Página y, a continuación, elija Guardar.

Después, la página principal del sitio de grupo tendrá un aspecto similar al siguiente, con documentos compartidos a un lado de la página y vínculos a las carpetas de empleado de OneDrive_for_Business en el centro. En este ejemplo, hemos agregado algunos documentos más al contenedor Documentos del grupo para que pueda ver el aspecto que tendría la página principal cuando agregue documentos.

Cambiar el título del sitio de grupo (10 minutos)

  1. En la página principal del sitio, elija Configuración Botón Configuración de Office 365 > Configuración del sitio.

    En la esquina superior derecha, elija el botón Configuración y, a continuación, elija Configuración del sitio.

  2. En la página Configuración del sitio, en Apariencia y funcionamiento, elija Título, descripción y logotipo.

    Debajo del encabezado Apariencia, elija Título, descripción y logotipo.

  3. Cambie el título del sitio de grupo para que, por ejemplo, indique claramente que es de uso interno. Si quiere, agregue un logotipo y también una descripción. (La descripción aparece en los resultados de las búsquedas internas, lo que solo conviene si crea gran cantidad de sitios de grupo). Haga clic en Aceptar.

    En la página Título, Descripción y Logotipo, escriba la información para su nuevo sitio de grupo.

  4. De nuevo en la página principal del sitio de grupo, si quiere que el nombre del hipervínculo que aparece en la parte superior de la página principal sea diferente del título del sitio de grupo, elija Editar vínculos en el cuadro de texto de la parte superior de la página y escriba un nuevo nombre para el hipervínculo como, por ejemplo, Sitio de grupo interno.

    Para cambiar el nombre del hipervínculo en la parte superior de la página principal, seleccione Editar vínculos.

  5. Elija Guardar, aunque aparezca atenuado. Se guardará el cambio.

Ahora la página principal del sitio de grupo tiene un aspecto similar a este, con un título personalizado (Sitio de grupo de Contoso) y un hipervínculo personalizado en la parte superior (Sitio de grupo interno).

Así es como aparece la página ahora.

Paso 3: Agregar vínculos a páginas importantes del sitio de grupo

Tiempo estimado para completarlo: entre 30 y 60 minutos

Puede hacer que el sitio de grupo tenga un aspecto profesional y sea fácil navegar por él si agrega mosaicos o iconos multicolores que se vinculen a páginas importantes en el sitio. Si quiere, puede vincularlos también a otros sitios web externos. Estos vínculos se denominan vínculos promocionados porque los mosaicos o iconos llaman la atención sobre ellos.

Vea aquí cómo agregar vínculos promocionados al sitio de grupo.

Agregar imágenes al sitio (entre 10 y 15 minutos)

Para este paso, le hemos proporcionado un conjunto de cinco imágenes que puede utilizar como mosaicos.

Una imagen de las imágenes que se descargará.

  1. Descargue las imágenes en el equipo.

  2. En el sitio de grupo, en el panel de navegación izquierdo, elija Contenidos del sitio. Luego elija Activos del sitio.

  3. A continuación, vamos a usar el Explorador de Windows para cargar las imágenes en la biblioteca Activos del sitio. Elija Cargar > Cargar archivos con el Explorador de Windows en su lugar.

    En su lugar, seleccione en Cargar archivos con el Explorador de Windows.
  4. En el cuadro de diálogo de seguridad, elija Permitir.

  5. En el Explorador de Windows, navegue hasta la carpeta donde se almacenan las imágenes. Elija las cinco imágenes y arrástrelas a la biblioteca Activos del sitio.

Ahora tiene algunas imágenes que puede agregar al sitio.

Crear una lista de direcciones URL para las imágenes y vínculos (entre 10 y 15 minutos)

Para asociar las imágenes y los vínculos a la vez, tiene que compilar una lista de las ubicaciones (URL) de ambos. Una forma sencilla de hacerlo es copiar las ubicaciones en Word o en el Bloc de notas. Así las tendrá a mano cuando se las pidan más adelante.

  1. Abra Word o el Bloc de notas.

  2. Vaya a la biblioteca Activos del sitio. Mantenga el puntero sobre la imagen, elija los puntos suspensivos (...) contiguos a cada imagen y haga clic con el botón derecho para copiarla.

    Copie la dirección URL de la imagen.

  3. Pegue la dirección URL en Word o en el Bloc de notas. Hágalo con todas las imágenes.

  4. Después, en el mismo archivo de Word o Bloc de notas, copie y pegue todas las direcciones URL de las páginas en el sitio de grupo al que quiere vincularlas. Por ejemplo, vaya a la página Proveedores y copie esa dirección URL. Al final, debe tener una lista de las direcciones URL de imagen y las páginas correspondientes a las que quiere conectarlas.

    Una tabla que contiene las direcciones URL de imagen y las direcciones URL de página

Asignar las imágenes y los vínculos a la vez (entre 10 y 15 minutos)

Al final de este paso, habrá creado un único conjunto de imágenes y vínculos que, en su conjunto, constituyen un único grupo de vínculos promocionados.

  1. En la página principal del sitio de grupo, elija Contenidos del sitio > Agregar una aplicación. Desplácese hacia abajo y elija Vínculos promocionados.

  2. A efectos de este ejemplo, asigne a los vínculos el nombre de “Tareas principales” y haga clic en Crear. Cuando termine este tutorial, el título de la aplicación de vínculos promocionados (Tareas principales) aparecerá en la página principal, donde se incluyeron los vínculos promocionados.

  3. Elija la biblioteca Tareas superiores. La página estará vacía. Elija Todos los vínculos promocionados.

    Una imagen de la aplicación de vínculos promocionados.

  4. Elija + nuevo elemento para agregar una imagen y un vínculo. Ahora es cuando se necesita la lista de imágenes y vínculos de Word o el Bloc de notas.

  5. En Título, escriba el nombre que aparecerá en el mosaico. Por ejemplo, escriba Proveedores.

  6. Vaya al archivo de Word o del Bloc de notas y copie la dirección URL de la imagen que quiere utilizar en Proveedores. Péguela en el cuadro Ubicación de imagen de fondo.

  7. Copie la dirección URL de la página con la que quiere establecer el vínculo y péguela en el cuadro de diálogo Ubicación de vínculos.

    Cómo rellenar la información para crear un vínculo promocionado

  8. En el cuadro Comportamiento de inicio, elija si quiere iniciar una nueva pestaña al hacer clic en el icono (esta opción se recomienda para vínculos que van a sitios web externos) o permanecer en la instancia actual del explorador, que corresponde a la navegación en la página. Elija Guardar cuando termine.

  9. Repita los pasos hasta que haya vinculado todas las imágenes y páginas.

    Una lista de vínculos promocionados

  10. Para ver el aspecto de los mosaicos, elija Lista > Vista actual > Mosaicos.

    Iimagen que muestra cómo ver los mosaicos.

  11. Para cambiar el orden de las mosaicos en cualquier momento, o bien para realizar otros cambios, seleccione Lista > Vista actual > Todos los vínculos promocionados > Editar. Use la columna Ordenar para establecer el orden de los mosaicos. Haga clic en Detener para guardar los cambios.

    Usar la columna Ordenar para establecer el orden de los mosaicos.

Agregar los vínculos promocionados a la página principal (3 minutos)

  1. En la página principal del sitio de grupo, elija Editar.

    Una captura de pantalla del icono Editar en la página principal de su sitio de grupo

  2. Coloque el cursor al final del mensaje de bienvenida y presione Entrar. El cursor debe seguir en el mismo cuadro.

  3. Elija Insertar > Elemento Web > Tareas superiores > Agregar.

    Una captura de pantalla de cómo insertar el elemento web Tareas superiores

  4. En la parte superior de la página, elija Aceptar. Ya habrá acabado.

    El sitio de grupo tendrá un aspecto similar al siguiente:

    Un sitio de grupo con vínculos promocionados en la página de inicio

¡Felicidades! Ahora también sabe ya cómo agregar vínculos promocionados multicolores a otros elementos del sitio de grupo.

Paso 4: Configurar un subsitio para compartir archivos con clientes y partners

Tiempo estimado para completarlo: entre 15 y 20 minutos

Puede configurar un subsitio de grupo, que es como un sitio web privado, para uso compartido de archivos y colaboración con los clientes o los clientes externos a su organización. Al configurar subsitios con permisos únicos, puede controlar quién obtiene una invitación para tener acceso al subsitio, lo que reduce el riesgo que de accidentalmente pueda compartir archivos destinados a un cliente con otro.

Por ejemplo, supongamos que es un agente inmobiliario. Puede crear un subsitio para un cliente y colocar en él fotos de propiedades para que ese cliente las examine. Los demás clientes no podrán ver ese subsitio.

Vea aquí cómo crear los subsitios para almacenar archivos de cliente.

  1. En el sitio de grupo, elija Contenido del sitio > + subsitio nuevo.

    Para agregar un nuevo subsitio, elija Contenido del sitio y, después, elija el nuevo subsitio.

  2. En la página Contenidos del sitio > Nuevo sitio de SharePoint, escriba un nombre para el subsitio en el cuadro Título. El cliente verá este título.

  3. Para Dirección de sitio web, especifique un nombre en el cuadro Nombre de la dirección URL y escriba el nombre que aparecerá en la dirección URL del subsitio, como el nombre de la empresa del cliente. El cliente también lo verá.

    En el cuadro Título, escriba un nombre para el subsitio y, en el cuadro Dirección URL, escriba el nombre del cliente para agregarlo a la dirección URL del sitio.

  4. En Selección de plantilla, acepte los valores predeterminados.

  5. En Permisos de usuario, elija Usar permisos exclusivos.

    Nota:  Se trata de la opción más fácil de usar.

    En la nueva página sitios de SharePoint, elija la opción Permisos únicos.
  6. En Navegación, haga lo siguiente:

    • En ¿Desea mostrar este sitio en Inicio rápido del sitio primario?, elija . Inicio rápido se encuentra en el panel de navegación izquierdo.

    • En ¿Desea mostrar este sitio en la barra de vínculos superior?, elija No. Si tiene gran cantidad de subsitios, es preferible que los vínculos aparezcan en el panel de navegación izquierdo para que no se aglomeren en la parte superior de la página.

  7. En Herencia de navegación, elija No. Así, el subsitio no heredará la navegación del sitio de grupo. Después, haga clic en Crear.

    Seleccione Sí y No y, a continuación, elija Crear.

  8. En la página Configurar grupos para este sitio, agregue los nombres de los miembros del grupo que quiere que participen de este subsitio y haga clic en Aceptar. (En la captura de pantalla de ejemplo, Isabel Robledo es la propietaria del sitio. Su nombre aparecerá en esta página en su lugar).

    Acepte los valores predeterminados y elija Aceptar.

    El subsitio inicial tendrá un aspecto similar al siguiente.

    Así es como aparece un subsitio básico

  9. Elija Quitar esto para quitar los mosaicos Introducción. Si comparte el subsitio con clientes y aparecen mosaicos Introducción, resultará confuso.

  10. Personalice ahora el subsitio del cliente según sea necesario. Por ejemplo, elija Editar en la parte superior de la página para agregar un mensaje de bienvenida y mueva la biblioteca de documentos como lo hizo para su sitio de grupo.

  11. Una forma fácil de que el subsitio del cliente tenga un aspecto distinto al del subsitio interno consiste en cambiar el tema. Seleccione Configuración Botón Configuración de Office 365 > Cambiar el aspecto para probar distintos temas en el subsitio del cliente.

    Elija la opción Cambiar la apariencia

    Si crea gran cantidad de subsitios de cliente, puede resultar práctico que cada uno tenga un tema diferente. Vea aquí un ejemplo de un subsitio de cliente con un tema, mensaje de bienvenida y algunos documentos.

    Una imagen del aspecto de un subsitio después de crearlo.

  12. Para volver a la página principal del sitio de grupo, seleccione Sitios en la parte superior de la página de subsitio y elija Sitio de grupo. En el paso 6: Promover el sitio de grupo para acceso rápido, le mostramos cómo agregar vínculos para que le resulta fácil volver rápidamente al sitio de grupo, pero los clientes no podrán llegar a él.

    Sugerencia: Puede eliminar un subsitio siempre que quiera y empezar de nuevo.

Ahora puede que la página principal del sitio de grupo tenga un aspecto similar al siguiente, con un hipervínculo al subsitio de cliente a la izquierda. Así, resultará fácil que los miembros del grupo interno naveguen hasta él.

Cuando agregue un subsitio, este aparecerá en el menú de inicio rápido de la izquierda de la página principal de su sitio de grupo.

Compartir archivos en el subsitio con un cliente (5 minutos)

Una forma de compartir un archivo en un subsitio consiste en crear un vínculo de invitado al archivo y, luego, enviarlo al cliente. Solo una persona puede obtener acceso al archivo con el vínculo de invitado. Además, los vínculos de invitado pueden reenviarse o compartirse con otras personas.

  1. Elija los puntos suspensivos ... situados junto al archivo que desea compartir y elija Compartir.

    Elija los puntos suspensivos situados junto al archivo que desea compartir y, a continuación, seleccione Compartir.

  2. Haga clic en Obtener un vínculo. Para permitir que el cliente edite el archivo, en Editar elija Crear un vínculo.

  3. Haga clic con el botón derecho para copiar el vínculo de invitado y cópielo en un mensaje o en otro medio para su cliente.

    Haga clic con el botón derecho para copiar el vínculo de invitado.

Ya habrá acabado.

Si los clientes disponen de Cuentas de Microsoft, puede compartir todo el subsitio con ellos. Vea aquí cómo hacerlo:

  1. En el subsitio de cliente que quiere compartir, elija Compartir en la parte superior de la página.

    Elija el icono Compartir para compartir un subsitio con un cliente

  2. Escriba las direcciones de correo de los usuarios que quiera que tengan acceso al sitio. Incluya también su dirección para recibir una copia del mensaje para sus registros. Haga clic en Compartir para enviar el mensaje.

    Escriba las direcciones de correo de los clientes que deberían recibir una invitación para obtener acceso al subsitio.

  3. Puede ir a su correo electrónico para ver una copia del mensaje enviado a los clientes. Tendrá un aspecto similar al siguiente, con un vínculo al subsitio de cliente en la parte inferior del mensaje.

    Un ejemplo de correo electrónico que invita a los clientes a acceder a un subsitio de cliente.

¡Felicidades! Ha finalizado la configuración de uso compartido de archivos para los clientes.

Paso 5: Configurar un subsitio de grupo para almacenar archivos privados

Para configurar un subsitio al que solo usted pueda acceder, pero no el resto de su equipo, cree el sitio con los pasos del paso 4: Configurar un subsitio para compartir archivos externamente. Pero, no agregue miembros del grupo en la página Configurar grupos para este sitio. Solo debe aparecer su nombre, el propietario del sitio.

Cuando llegue a la sección sobre la configuración de navegación, elija No para todas las preguntas. Así, los miembros del equipo no verán ningún vínculo al subsitio en la página principal del grupo. Para obtener acceso a este subsitio en el futuro, elija Sitios > el subsitio de grupo en el iniciador de aplicaciones.

Si quiere agregar un vínculo al subsitio desde la página principal del grupo para que resulte más fácil acceder a él, elija para una de las opciones de navegación. Los miembros del equipo no pueden acceder al subsitio, pero tendrá que explicarles por qué el vínculo no funciona cuando lo eligen.

Seleccione No ocultar la navegación en el subsitio.

Paso 6: Promover el sitio de grupo para acceso rápido

Tiempo estimado para completarlo: entre 10 y 15 minutos

Para que usted y sus empleados puedan acceder más fácilmente al sitio de grupo desde cualquier lugar en Office 365, puede agregarlo al iniciador de aplicaciones como mosaico personalizado.

Icono personalizado en el selector de aplicaciones de Office 365

También puede agregarle un vínculo en el encabezado de Office 365, como se describe a continuación. Pero estas dos ubicaciones son realmente útiles para cuando se encuentre en OneDrive para la Empresa o en otra aplicación de Office 365 y quiera ir al sitio de grupo.

Agregar un vínculo al sitio de grupo al encabezado de Office 365

El vínculo puede ser un logotipo u otra imagen. Solo tiene que ser de 200 x 50 píxeles, no mayor de 10 KB. Para crear el logotipo, considere la posibilidad de utilizar Microsoft Paint para tomar una instantánea del logotipo que puede recortar, cambiarle el tamaño a 200 x 50 y guardarlo como archivo JPEG. (Esto comprime el archivo para que sea inferior a 10 KB).

Agregar un vínculo a su sitio de grupo desde la parte superior de cada página para que los usuarios puedan acceder a él fácilmente

  1. En el sitio de grupo, copie la dirección URL. (El formato de la dirección URL es https://<nombre de su compañía>.sharepoint.com).

    Copie la dirección URL de su sitio de grupo

  2. En la parte superior de la página, seleccione el lanzador de aplicaciones de Icono del iniciador de aplicaciones y elija Administrador.

    Elija el menú waffle y luego elija Administrador.

  3. En el Centro de administración de Office 365, a la izquierda de la página, elija Perfil de la compañía.

    Elegir Perfil de la compañía

  4. Elija Creación de tema personalizado.

  5. En Logotipo personalizado, navegue hasta el logotipo u otra imagen guardada en el equipo que quiera usar.

  6. En Dirección URL de un logotipo interactivo, pegue la dirección URL del sitio de grupo y elija Guardar.

    Elija el logotipo, escriba la dirección URL de su sitio de grupo y, después, elija Guardar.

    Ahora el logotipo o la imagen aparecerá en la parte superior de todas las páginas, incluso en Correo, y otros miembros del equipo de su empresa pueden hacer clic en él para ir al sitio de grupo.

    Una imagen de un hipervínculo a un sitio de grupo

    espacio en blanco

    ¡Felicidades! Ha completado este tutorial paso a paso para personalizar el sitio de grupo. ¿Le ha resultado útil este artículo? En el cuadro de comentarios de la parte inferior de esta página, déjenos un comentario. Usaremos sus comentarios para volver a comprobar nuestros pasos.

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