Organizar el correo electrónico

Cómo usar reglas de correo para procesar mensajes

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Cree reglas basadas en remitentes o destinatarios de mensajes, use plantillas de reglas y elimine una regla para ayudarle a organizar el correo electrónico.

Crear una regla basada en los remitentes o destinatarios de un mensaje
  1. Seleccione el mensaje para el que quiere crear una regla.

  2. Seleccione Inicio > Reglas.

    Se mostrarán reglas sugeridas según los remitentes y los destinatarios del mensaje.

  3. Seleccione una opción:

    • Seleccione una de las reglas sugeridas, elija una carpeta de destino y, después, haga clic en Aceptar.

    • Para ver más opciones de reglas basadas en el remitente, los destinatarios o el asunto del mensaje, seleccione Crear regla.

  4. Si selecciona Crear regla en el paso 3, se mostrará el cuadro Crear regla.

  5. En Al recibir correo electrónico con todas las condiciones seleccionadas, active las casillas para las condiciones que prefiera.

  6. En Hacer lo siguiente, active las casillas de las acciones que quiere que realice la regla cuando se cumplan las condiciones especificadas.

  7. Active la casilla Mover el elemento a la carpeta.

  8. Elija Seleccionar carpeta y, después, seleccione una carpeta existente o haga clic en Nuevo para crear una carpeta para almacenar los mensajes.

  9. Seleccione Opciones avanzadas para agregar más condiciones, acciones o excepciones a la regla.

  10. Siga el resto de las instrucciones del Asistente para reglas y, después, seleccione Aceptar.

Usar plantillas de reglas de Outlook
  1. Seleccione Inicio > Reglas > Administrar reglas y alertas.

  2. En el cuadro Reglas y alertas, seleccione Reglas de correo electrónico y, después, seleccione Nueva regla.

  3. En Paso 1: seleccione una plantilla, seleccione una plantilla de la lista de plantillas en Seguir organizado o Seguir actualizado.

  4. En Paso 2: edite la descripción de la regla, seleccione un valor subrayado. Por ejemplo, si selecciona el vínculo personas o grupo público, se abrirá la libreta de direcciones.

  5. Seleccione Siguiente.

  6. En Paso 1: seleccione condiciones, seleccione las condiciones que quiera que cumplan los mensajes para que se aplique la regla.

  7. En Paso 2: edite la descripción de la regla, seleccione un valor subrayado para cualquier condición que agregó y, después, especifique el valor.

  8. Seleccione Siguiente.

  9. En Paso 1: seleccione una o varias acciones, seleccione la acción que quiera que realice la regla cuando se cumplan las condiciones especificadas.

  10. En Paso 2: edite la descripción de la regla, seleccione un valor subrayado para cualquier acción que agregó y, después, especifique el valor.

  11. Seleccione Siguiente.

  12. En Paso 1: seleccione una o varias excepciones, elija las excepciones a la regla y, después, seleccione Siguiente.

  13. En Paso 2: edite la descripción de la regla, seleccione un valor subrayado para cualquier excepción que agregó y, después, especifique el valor.

  14. Seleccione Siguiente.

  15. En Paso 1: especifique un nombre para esta regla, escriba un nombre para la regla.

  16. En Paso 2: configure las opciones de regla, seleccione las casillas de las opciones que prefiera.

    • Para ejecutar esta regla en los mensajes que ya están en la Bandeja de entrada, seleccione la casilla Ejecutar esta regla ahora en mensajes que ya se encuentren en la “Bandeja de entrada”.

    • La nueva regla se activará automáticamente. Para desactivar la regla, desactive la casilla Activar esta regla.

    • Para aplicar esta regla en todas las cuentas de correo electrónico configuradas en Outlook, seleccione la casilla Crear esta regla en todas las cuentas.

  17. Seleccione Finalizar.

Eliminar una regla
  1. Seleccione un mensaje de correo electrónico.

  2. Seleccione Inicio > Reglas > Administrar reglas y alertas.

  3. Seleccione una regla existente en Reglas y alertas y, después, seleccione Eliminar.

  4. Seleccione para confirmar.

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Administrar mensajes de correo electrónico con reglas

Organizar el correo electrónico con reglas de la Bandeja de entrada en Outlook.com o en Outlook en la web

Las reglas de correos son el mecanismo más sofisticado de administración de mensajes en Outlook 2016.

Estas reglas son procesos automáticos de organización de mensajes que son definidos por el usuario, y que el programa ejecuta en cada mensaje de la bandeja de entrada, según van llegando.

Las reglas difieren de los pasos rápidos en que los pasos rápidos son invocados por el usuario, mientras que en las reglas, se pueden ejecutar de manera automática.

Para definir una regla, seleccionaremos un mensaje, y daremos clic en la opción Reglas, en el menú cinta, para ver sus opciones.

Podemos tener acceso a las mismas opciones si damos clic derecho sobre el mensaje y seleccionamos reglas en el menú contextual.

Las primeras opciones que nos muestra la opción de regla son para mover el mensaje, basadas en el remitente o en el destinatario.

La opción Para crear regla nos muestra una caja de diálogo con más opciones para aplicar la regla, en la que podemos editar el texto que debe contener el asunto, y podemos configurar una alerta auditiva para saber cuándo se ejecuta la regla.

Seleccionaremos la palabra Microsoft del asunto, y eligiremos Mover elemento a la carpeta de Microsoft.

Al dar Aceptar, Outlook nos preguntará si queremos ejecutar esta regla ahora.

Por esta vez, saltaremos este paso y daremos clic en Aceptar.

La regla se ejecutará sola cada vez que llegue un nuevo mensaje que cumpla el criterio.

Pero también podemos ejecutarla manualmente.

Para esto, iremos a la opción Administrar reglas y alertas.

Esta opción muestra una caja de diálogo con opciones para crear nuevas reglas, copiarlas, editarlas y eliminar las que ya tenemos, junto con la opción Ejecutar reglas ahora.

Podemos elegir de arriba la cuenta de correo a la que queremos aplicar la regla.

Seleccionaremos la regla que queremos ejecutar.

Esta es una buena opción porque podríamos ejecutar varias reglas al mismo tiempo sobre una cuenta.

Y daremos clic en Ejecutar ahora.

Al hacerlo, podemos ver el cambio en nuestra lista de mensajes y escuchamos la confirmación auditiva de que la regla se ha ejecutado.

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