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Cómo agendar y organizar una reunión

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Use Outlook para ver el calendario, comprobar las programaciones de otros contactos, buscar una sala y enviar una invitación a una reunión.

Crear una reunión
  1. En Outlook, seleccione su calendario.

  2. En la pestaña Inicio, seleccione Nueva reunión Nueva reunión .

  3. Para invitar un contacto a la reunión:

    • Escriba una dirección de correo electrónico o un nombre en el campo Para.

    • Seleccione Para para agregar contactos de la libreta de direcciones.

      1. En el cuadro Seleccionar los asistentes y los recursos, seleccione un contacto.

      2. Seleccione si el contacto es un asistente Obligatorio u Opcional.

      3. Seleccione Aceptar.

  4. Escriba el asunto de la reunión en el campo Asunto.

  5. Escriba la ubicación de la reunión en el campo Ubicación.

  6. Para seleccionar una sala de conferencias:

    1. Seleccione Salas…

    2. En el cuadro Seleccionar salas:todas las salas, seleccione una sala disponible.

    3. Seleccione Salas.

    4. Seleccione Aceptar.

  7. Seleccione la Hora de inicio y la Hora de finalización de la reunión.

  8. En la pestaña Reunión, seleccione otras opciones:

    1. Muestre su disponibilidad y seleccione una opción en el desplegable Mostrar como.

    2. Configure un aviso de reunión y seleccione una hora en el desplegable Aviso.

    3. Elija Zonas horarias para seleccionar una zona horaria para la reunión.

    4. Seleccione Periodicidad para configurar la frecuencia con la que se realizará la reunión.

  9. En la pestaña Reunión y debajo del grupo Mostrar, seleccione Asistente para programación para comprobar la disponibilidad de todos los asistentes.

  10. Si la franja temporal actual está ocupada, desplace el control deslizante hasta una franja temporal disponible.

  11. Seleccione Cita en la pestaña Reunión para agregar texto a la invitación a la reunión por correo electrónico.

  12. Seleccione Enviar para enviar la convocatoria de reunión.

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Programar una reunión con otras personas

Las reuniones en Outlook tienen las mismas características y funcionalidades que las citas, excepto que en las reuniones invitamos a otras personas.

En el campo Para colocaremos las direcciones de correo de las personas a las que queremos agregar a la reunión.

Podemos asignarles un rol de tres posibles a los asistentes: Necesario, Opcional o Recursos.

La última opción se refiere a que son personas que se espera que ayuden durante la reunión pero que no participarán en ella.

La caja de texto abajo es para el cuerpo del mensaje, para poder escribir más información sobre la reunión.

Como la invitación se envía por correo electrónico, también podemos cambiar archivos adjuntos y agregar texto enriquecido en esta área.

El elemento Reunión cuenta con la opción del asistente de programación, una herramienta que nos permite agregar los calendarios de los invitados a la reunión, para ver en qué horarios se encuentran disponibles.

Para usar este asistente debemos tener permisos de acceso a los calendarios de nuestros invitados.

Si hacemos algún cambio a la reunión Outlook enviará un correo a los involucrados para actualizar la cita.

La opción Cancelar invitación se utiliza para cancelar la junta.

Esta opción también envía un correo a los invitados.

Finalmente la opción Reunión de Skype está disponible para los usuarios que usen Skype Empresarial antes conocido como Lync.

Skype Empresarial es un servicio para hacer llamadas de voz o videoconferencia y se puede adquirir como parte de la suscripción a Office365.

Debemos recordar que el servicio empresarial es diferente del servicio de Skype gratuito que no incluye esta función.

Usaremos esta opción cuando la reunión no vaya a realizarse en un lugar físico sino en una llamada por Internet.

Al seleccionarla y asumiendo que ya tenemos el servicio de Skype Empresarial configurado debidamente, Outlook agregará un mensaje que los invitados podrán usar para unirse a la llamada con Skype en sus equipos o dispositivos móviles.

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