Organizar documentos y sitios en Office 365

Organizar documentos y sitios en Office 365

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Uno de los desafíos de día laborables más comunes es organizar sitios y documentos OneDrive para la Empresa y SharePoint Online. Estas son algunas maneras en que puede organizar documentos y sitios en OneDrive para la Empresa.

Almacenar documentos en OneDrive para la Empresa o en la biblioteca de sitio de grupo

Para obtener información acerca de cómo usar OneDrive para la Empresa y los sitios de grupo a la vez, que es ideal para pequeñas empresas, consulte Configurar el almacenamiento de archivos y el uso compartido de Office 365.

OneDrive para la Empresa es su biblioteca de documentos personal en Office 365. Los archivos que almacena en OneDrive para la Empresa son privados de forma predeterminada, pero puede compartirlos si es necesario. Su sitio de grupo es un sitio compartido por personas concretas de su organización.

Nota: OneDrive para la Empresa es diferente de OneDrive, que está destinado al almacenamiento personal, independiente de su lugar de trabajo.

Puede almacenar hasta 1 TB de datos en OneDrive para la Empresa. Para obtener más información sobre los límites de almacenamiento, consulte Límites de SharePoint Online.

Para ir a OneDrive para la Empresa o la biblioteca de sitio de grupo, inicie sesión en Office 365 y, a continuación, siga uno de estos procedimientos:

  • Seleccione OneDrive en el encabezado y haga clic en Archivos en la barra de Inicio rápido al lado de la pantalla.

  • Seleccione Sitios en el encabezado, seleccione el icono Sitio de grupo y, a continuación, seleccione una biblioteca de Documentos en la barra de Inicio rápido en el lateral de la pantalla.

Nota: Si se ha personalizado el sitio de SharePoint, es posible que no tenga una barra de Inicio rápido en el lateral.

Para iniciar las actividades en OneDrive para la Empresa o en la biblioteca de documentos de su sitio de grupo, use las opciones de la barra Comando rápido situada encima de la biblioteca, o con los puntos suspensivos (...) en los archivos individuales:

Utilice la Barra de comandos rápidos de Office 365 para iniciar actividades en OneDrive para la Empresa o en la biblioteca de documentos del sitio de grupo de SharePoint Online.

Podrá realizar lo siguiente:

Si hace clic con el botón secundario en un documento, obtendrá una lista que aparece por la derecha de otras opciones como compartir, descargar, eliminar, mover o copiar y obtener un vínculo al archivo. Para obtener más consejos, consulte Organizar archivos en una biblioteca.

Buscar documentos

La mayoría de las empresas crea una enorme cantidad de documentos, y puede ser difícil encontrar los que necesita, incluso los que ha creado usted mismo. Office 365 ofrece una variedad de formas de encontrar los documentos que necesita rápidamente.

La manera que use para buscar documentos normalmente depende de lo que sabe acerca de dichos documentos. Por ejemplo, hay ubicaciones específicas en las que buscar si está siguiendo a un documento, si alguien comparte un documento con usted o si sabe que un documento se almacena en OneDrive para la Empresa o en una biblioteca de sitio de grupo.

Otras veces, es posible que desee buscar un documento por nombre o incluso por un término que cree que aparece en el documento. En este caso puede utilizar el cuadro Consulta en OneDrive para la Empresa para buscar:

  • Documentos de su OneDrive para la Empresa.

  • Documentos que alguien ha compartido con usted.

  • Documentos almacenados en un sitio que sigue.

El cuadro Búsqueda se encuentra en la esquina superior izquierda o derecha de OneDrive para la Empresa o del sitio SharePoint.

Captura de pantalla del Cuadro de consulta de OneDrive en Office 365.

En SharePoint, también puede usar Buscar un archivo por encima de los documentos o el cuadro Buscar en este sitio.

Para ver un resumen de las formas de encontrar documentos en Office 365, consulte Buscar un archivo en Office 365.

Seguir documentos para facilitar su búsqueda más adelante

Cuando sigue un documento, aparece en su lista Documentos seguidos en OneDrive para la Empresa.

Captura de pantalla de los documentos de OneDrive para la Empresa que está siguiendo en Office 365.

Además, si ha introducido información sobre sí mismo en su perfil, como palabras clave en los campos Intereses y Preguntarme sobre, en la lista Documentos seguidos aparecerán sugerencias sobre documentos que podrían interesarle. Seleccione Seguir en cualquier documento sugerido para agregarlo a la lista de documentos seguidos.

Seleccione Seguir en cualquier documento sugerido para agregarlo a la lista de documentos seguidos en Office 365.

Para seguir un documento en OneDrive para la Empresa o una biblioteca de sitio:

  1. Haga clic con el botón secundario en el documento que desea empezar a seguir.

    Seleccione el icono Más puntos suspensivos junto al nombre del documento en OneDrive para la Empresa para abrir la tarjeta contextual del documento
  2. En el globo del documento, seleccione siga. Si no ve siga, haga clic con el botón secundario del mouse en el archivo, haga clic en Avanzadas y, a continuación, haga clic en seguir.

    Seleccione el comando Seguir en el menú de la tarjeta emergente en OneDrive para la Empresa

Ver los documentos que otros usuarios comparten con usted

Documentos personas compartir con usted, en concreto, se muestran en la vista Compartida con el en OneDrive para la Empresa. Sin embargo, los documentos personas "compartan con todos los usuarios" o se comparten mediante grupos de seguridad no se muestran en esta vista.

Los documentos que los contactos han compartido con su usuario se muestran en la vista Compartidos conmigo de OneDrive para la Empresa.
  1. En Office 365, seleccione OneDrive para la Empresa en el encabezado.

  2. Haga clic en Compartido conmigo en la barra Inicio rápido situada a la izquierda.

Ver una lista de los documentos que ha abierto recientemente

OneDrive para la Empresa enumera los documentos que ha abierto recientemente en Office 365, ya estén almacenados en la biblioteca de OneDrive para la Empresa o en una biblioteca de sitio de grupo. Haga clic en Recientes en la barra Inicio rápido situada a la izquierda para ver los archivos.

Nota: Debe estar ejecutando al menos Office 2013 para poder ver los documentos recientes.

Establecer alertas en documentos para realizar un seguimiento de los cambios

Puede configurar una alerta en un documento en orden para recibir una notificación cuando se realicen cambios en el documento e incluso cuando se elimina. Puede especificar si desea recibir alertas por correo electrónico o mensaje de texto y con qué frecuencia.

Para configurar una alerta en SharePoint:

  1. Seleccione el documento en la biblioteca.

  2. Seleccione Archivos>Enviarme una alerta>Configurar alerta o Página > >Enviarme una alerta>Configurar alerta en este documento.

  3. Seleccione las opciones que desee en el cuadro de diálogo Nueva alerta y, a continuación, seleccione Aceptar.

Para obtener más detalles sobre cómo configurar las alertas, consulte crear una alerta para recibir una notificación cuando cambia un archivo o carpeta en SharePoint.

Seguir sitios para facilitar su búsqueda más adelante

Si es miembro de varios sitios de grupo de su organización, es posible que desee empezar a seguirlos para facilitar el acceso. Cuando sigue un sitio de grupo, este se muestra en la página Sitios. Al seguir sitios, puede desplazarse rápidamente a las bibliotecas de estos sitios desde OneDrive para la Empresa, tal como se describe en la siguiente sección.

Para comenzar a seguir un sitio, realice lo siguiente:

  1. Vaya a sitio que desea empezar a seguir.

  2. Seleccione Seguir desde el lateral derecho del encabezado.

    Seguir un sitio de SharePoint Online y agregar el vínculo a la página Sitios en Office 365.

Para obtener más información, consulte Vídeo: Seguir un sitio de SharePoint.

Ir a las bibliotecas de documentos de los sitios de grupo que está siguiendo

En OneDrive para la Empresa, puede mostrar una lista de sitios de grupo que está siguiendo en Office 365, y después vaya a las bibliotecas de documentos de dichos sitios.

  1. En la barra Acción rápida, seleccione Carpetas de sitios. Verá una lista de todos los sitios que está siguiendo:

    Seleccione Carpetas de sitio en la barra de acción rápida de Office 365 para ver la lista de sitios de SharePoint Online que está siguiendo.
  2. Seleccione un sitio de la lista para ver sus bibliotecas de documentos.

    Seleccione un sitio en la lista Carpetas de lugares en Office 365 para ver las bibliotecas de documentos de ese sitio.

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