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Organizar archivos en una biblioteca

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Organizar archivos en una biblioteca de SharePoint depende de las necesidades de su grupo y de cómo se prefiera almacenar y buscar la información. La planeación puede ayudarle a configurar la estructura que funciona mejor para su organización.

Formas de organizar archivos

Las bibliotecas tienen varias características que ayudan a trabajar con varios archivos en la misma biblioteca. Sin embargo, varias bibliotecas que se ajusten a su organización mejor.

Puede que desee una biblioteca grande para satisfacer diversas necesidades. Por ejemplo, es posible que tenga varios proyectos dentro del mismo grupo o varios grupos trabajan en el mismo proyecto.

Use una única biblioteca cuando:

  • El grupo necesita ver información de resumen sobre los archivos o las diferentes vistas del mismo conjunto de archivos. Por ejemplo, un administrador puede desee ver todos los archivos agrupados por departamento o vencimiento fecha.

  • Los usuarios prefieren buscar los archivos en la misma ubicación de un sitio.

  • Desea aplicar la misma configuración a los archivos, como realizar el seguimiento de versiones de los archivos o requerir aprobación.

  • Los grupos que trabajan con la biblioteca comparten características similares, como los mismos niveles de permisos.

    Nota: Permisos exclusivos se pueden aplicar a archivos concretos, pero si los niveles de permisos difieren mucho, piense en usar varias bibliotecas.

  • Desea analizar información acerca de los archivos en una hoja de cálculo o recibir actualizaciones consolidadas acerca de los archivos.

    Nota: Puede recibir alertas cuando cambian los archivos o puede ver los cambios en una biblioteca mediante la tecnología RSS. Las fuentes RSS permiten a los miembros del grupo de trabajo ver una lista consolidada de los archivos que han cambiado. Consulte crear o suscribirse a una fuente RSS o crear una alerta para recibir una notificación cuando cambia un archivo o carpeta en SharePoint para obtener más información.

Las siguientes son algunas de las formas que puede ver y administrar archivos en la misma biblioteca:

  • Agregar columnas    Para ayudar a su grupo localizar los datos que son más importantes y para ver los datos de diferentes formas, puede agregar columnas a la biblioteca. Columnas aparecen en la parte superior de la página de la biblioteca como títulos, como el nombre de departamento o vencimiento fecha. Puede usar los encabezados de columna para ordenar y filtrar los archivos en una biblioteca. Para obtener más información, vea Agregar, quitar o modificar columnas de la biblioteca de SharePoint o columnas de sitio .

  • Crear vistas    Puede usar vistas si las personas de su grupo necesitan con frecuencia ver los datos de una determinada manera. En las vistas, las columnas se usan para ordenar, agrupar, filtrar y mostrar los datos. Para obtener más información, vea crear, cambiar o eliminar una vista .

  • Crear carpetas    Para muchos de los archivos que se pueden agrupar en una determinada manera, carpetas son una opción. Carpetas pueden ayudar a los usuarios a explorar y administrar los archivos de una forma familiar. SharePoint proporciona una vista de árbol que se puede usar para explorar sitios y carpetas, similares a la forma en que se trabaja con las carpetas en un disco duro. Para obtener más información, consulte crear una carpeta en una biblioteca de documentos .

  • Configurar varias plantillas    Si se configuran varios tipos de contenido en una biblioteca, puede crear diferentes tipos de plantillas predeterminadas — como contratos de ventas, presentaciones de marketing y hojas de cálculo del presupuesto, dentro de la misma biblioteca. Tipos de contenido agregan flexibilidad y coherencia entre varias bibliotecas. Para obtener más información, vea establecer una plantilla de archivo para una biblioteca de formularios o documentos .

Puede que desee varias bibliotecas cuando haya diferencias inequívocas entre los conjuntos de archivos que desea almacenar y administrar o entre los grupos de personas que trabajarán con los archivos.

Usar varias bibliotecas cuando:

  • Los tipos de archivos que desea almacenar y administrar son distintos y no se prevé que se vean con frecuencia resúmenes de los archivos o se busque en varios archivos a la vez.

  • Los grupos de personas que usan los archivos son distintos y tienen niveles de permisos claramente diferenciados.

  • Debe aplicar distintos valores, como el control de versiones o la aprobación, a varios conjuntos de archivos.

  • No es necesario analizar los archivos conjuntamente ni recibir actualizaciones consolidadas acerca de los archivos.

  • Desea proporcionar diferentes conjuntos de opciones para crear nuevos archivos o cambiar el orden de las opciones en el menú nuevo de una biblioteca.

Los siguientes son algunas formas en que puede trabajar eficientemente con varias bibliotecas:

  • Configurar columnas y plantillas de sitio     Si su organización desea establecer algunas configuraciones coherentes entre sus bibliotecas, pueden configurar plantillas de sitio y columnas de sitio. Puede compartir la configuración entre varias bibliotecas para que no tiene que crear la configuración cada vez.

  • Enviar archivos a otra ubicación    Si desea que un archivo esté disponible en varias bibliotecas, puede almacenar en una biblioteca y, a continuación, enviar una copia a las otras bibliotecas. Cuando se actualice el documento original, puede elegir que se le avise para actualizar el documento en otras ubicaciones.

  • Creación de plantillas de biblioteca    Si desea establecer una configuración uniforme para las bibliotecas o reutilizar características a través de bibliotecas, puede guardar una biblioteca como plantilla. Plantillas de biblioteca están disponibles como opción del sitio al hacer clic en crear en el menú Acciones del sitio.

Nota: Si va a agregar nuevos archivos a una biblioteca que contiene los archivos de un proyecto anterior, puede ser difícil decidir si va a agregar a uno existente o crear una nueva biblioteca. Cada situación es diferente, pero si cree que necesitará analizar o administrar todos los archivos juntos en algún momento, considere la posibilidad de agregar los archivos a la biblioteca existente. Puede usar columnas, filtros y vistas para que solo los archivos más recientes aparezcan en la vista predeterminada.

De forma predeterminada, las bibliotecas de realizar un seguimiento el nombre de un archivo, así como información sobre el estado de un archivo, como, por ejemplo, si está activado. Puede especificar columnas adicionales que ayudan a su grupo a clasificar y realizar un seguimiento de archivos, como el nombre de departamento para el número de proyecto. Agregar columnas le ayudará a sacar el máximo partido de varias vistas de la biblioteca.

Tiene varias opciones para el tipo de columna que cree, incluidos una sola línea de texto, una lista desplegable de opciones, un número que se calcula desde otras columnas, o incluso el nombre y la imagen de una persona en su sitio.

Nota: El procedimiento siguiente comienza desde la página de la biblioteca que desea agregar la columna a. Si la biblioteca no está ya abierta, haga clic en su nombre en el inicio rápido. Si el nombre de su biblioteca no aparece, haga clic en configuración de Engranaje en forma de botón de configuración , a continuación, haga clic en Ver todo el contenido del sitio o Contenido del sitio y, a continuación, haga clic en el nombre de la biblioteca.

  1. En la cinta de opciones, haga clic en la pestaña Lista o Biblioteca.

  2. En el grupo Administrar vistas, haga clic en Crear columna.

    Biblioteca de SharePoint Online crear vínculo de columna
  3. En la sección Nombre y tipo, escriba el nombre que desea para la columna en el cuadro Nombre de columna.

  4. En El tipo de información de esta columna es, seleccione el tipo de información que desea que aparezca en la columna.

    Cuadro de diálogo Crear columna

  5. En la sección Configuración de columna adicional, escriba una descripción en el cuadro Descripción para que sea más fácil para los contactos comprender el objetivo de la columna y qué datos necesita contener. La descripción es opcional.

  6. Haga clic en Aceptar.

Puede usar vistas para ver los archivos que sean más importantes para usted o que mejor ajusten a un propósito. Por ejemplo, puede crear vistas de los archivos que se crearon más recientemente, archivos de un departamento específico o archivos creados por una persona en concreto. Después de crear una vista, siempre está disponible cuando busque en una biblioteca.

Lista de vistas actual de la cinta de opciones

Cuando examine archivos en una biblioteca, temporalmente puede ordenar o filtrar los archivos seleccionando el nombre de una columna y, a continuación, haga clic en la flecha abajo junto al nombre. Esto es útil si necesita ver los archivos de una determinada manera, pero tiene que repetir los pasos la próxima vez que vea la biblioteca.

Lista desplegable en los encabezados de columna.

Si desea ver los archivos en un determinado con frecuencia modo, puede crear una vista. Puede usar esta vista en cualquier momento que trabaje con la biblioteca. Cuando se crea una vista, se agrega al menú Ver de la biblioteca.

Elección de vistas en la parte superior de la biblioteca de documentos

Las bibliotecas pueden tener vistas personales y vistas públicas. Cualquier persona puede crear una vista personal para ver los archivos de una determinada manera o filtrar solo los archivos que desea ver. Si tiene permiso para diseñar un sitio, puede crear una vista pública que cualquiera puede utilizar al ver la biblioteca. También puede convertir cualquier vista pública en la vista predeterminada, para que los usuarios vean automáticamente esa vista de la biblioteca.

Además, al diseñar un sitio, puede vincular a distintas vistas o páginas de diseño con elementos Web que usen las diferentes vistas.

Si los miembros del grupo van a ver las bibliotecas en un dispositivo móvil, puede crear vistas móviles que proporcionen límites, como el número de elementos mostrados en una vista, que es óptima para el ancho de banda y las limitaciones de los dispositivos. Buscar vínculos a más información sobre la creación de vistas en la sección Vea también.

Es el siguiente procedimiento para crear un tipo de vista estándar. Las opciones que puede elegir varían para algunos de los otros tipos de vistas, pero los pasos básicos para crear una vista son similares.

  1. En la lista o biblioteca donde desee crear una vista, haga clic en la pestaña Lista o Biblioteca y luego haga clic en Crear vista.

    Nota: Si Crear vista está deshabilitada, no tiene los permisos para crear una vista. Póngase en contacto con el administrador del sitio.

    El botón Crear vista de la biblioteca de SharePoint en la cinta.

  2. Haga clic en el formato, por ejemplo Vista Estándar, o en una vista existente que desee usar para crear la vista.

  3. En el cuadro Nombre de vista, escriba el nombre para la vista. Seleccione Establecer esta vista como predeterminada si desea que esta sea la vista predeterminada de la lista o biblioteca. Solamente una vista pública puede ser la vista predeterminada de una lista o biblioteca.

  4. En la sección Audiencia, en Audiencia de la vista, seleccione Crear una vista personal o Crear una vista pública.

    Nota: Si la opción Crear una vista pública está deshabilitada, no cuenta con los permisos necesarios para crear una vista pública para esta lista o biblioteca.

    En la sección columnas, seleccione las columnas que desee en la vista y desactive las columnas que no desea que aparezcan. Junto a los números de la columna, seleccione el orden en que desea que las columnas aparecen en la vista. Para agregar más columnas activadas, vea crear una columna en una lista o biblioteca.

  5. En la sección Ordenar, seleccione opciones de cuándo y cómo desea ordenar los archivos. Puede usar dos columnas para la ordenación. Por ejemplo, puede ordenar primero por autor y luego por nombre de archivo de cada autor.

  6. En la sección filtro, seleccione opciones de cuándo y cómo desea filtrar los archivos. Una vista filtrada muestra una selección menor de los archivos, como sólo los archivos creados por un departamento concreto o solo los archivos con un estado de aprobación.

  7. En la sección Agrupar por, puede agrupar elementos con el mismo valor en una sección, como una sección de documentos por cada autor que pueda expandir o contraer.

  8. En la sección Totales, puede contar el número de elementos de una columna, como el número total de asuntos. En algunos casos, puede resumir o extraer información adicional, como los promedios.

  9. En la sección Estilo, seleccione el estilo que desea para la vista, por ejemplo, una lista sombreada en la que una fila de cada dos aparecerá sombreada.

  10. Si su biblioteca tiene carpetas, puede crear una vista que no incluye las carpetas. A veces se denomina una vista plana. Para ver todos los archivos del mismo nivel, haga clic en Mostrar todos los elementos sin carpetas en la sección carpetas.

  11. Puede limitar cómo pueden ver cuántos archivos en la biblioteca o en la misma página. Estas opciones son particularmente importantes si va a crear una vista para un dispositivo móvil. En la sección Límite de elementos, seleccione las opciones que desee.

  12. Si piensa ver la biblioteca en un dispositivo móvil, seleccione las opciones que desee en la sección móvil.

  13. Haga clic en Aceptar.

Si tiene varios tipos de documentos o contenido diverso dentro de una biblioteca, puede crear carpetas para ayudarle a organizar el contenido.

  1. Si la biblioteca no está ya abierta, haga clic en su nombre en el inicio rápido.

    Si el nombre de su biblioteca no aparece, haga clic en Configuración del menú Engranaje en forma de botón de configuración , haga clic en Ver todo el contenido del sitio o Contenido del sitio y, a continuación, haga clic en el nombre de la biblioteca.

  2. Haga clic en la pestaña archivos, haga clic en Nueva carpeta.

    La pestaña archivos de la cinta de opciones con el botón nueva carpeta resaltado

    Nota: La persona que creó la biblioteca podría haber especificado que no se pueden crear carpetas en la biblioteca. En este caso, el comando Nueva carpeta no está disponible.

  3. Escriba un nombre para la carpeta y, a continuación, haga clic en Guardar o en Aceptar.

Sugerencia: Si tiene varias bibliotecas con carpetas y las personas de su grupo prefieren examinar una biblioteca como lo harían en su disco duro, es posible que el grupo desee habilitar el sitio para usar la vista de árbol. Puede usar la vista de árbol para expandir, contraer y desplazarse fácilmente por las carpetas.

Habilitar la vista de árbol

  1. Haga clic en Configuración del menú Engranaje en forma de botón de configuración y, a continuación, haga clic en Configuración del sitio.

  2. En la sección aspecto, haga clic en vista de árbol.

  3. En la página de vista de árbol, puede establecer si se habilita el Inicio rápido o en la vista de árbol. Puesto que la vista de árbol aparecerá en la barra de inicio rápido, probablemente desea habilitar ambos.

  4. Haga clic en Aceptar.

    Barra de inicio rápido con la vista de árbol

Vea también

Introducción a las bibliotecas

Crear, cambiar o eliminar una vista de una lista o biblioteca

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