Ordenar y filtrar datos de una combinación de correspondencia

Ordenar y filtrar datos de una combinación de correspondencia

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

Puede usar la combinación de correspondencia para crear y enviar correo masivo y crear sobres y etiquetas. La lista de distribución de correo es el origen de datos para combinar correspondencia. Word extrae información de la lista de distribución y se inserta en el documento de combinación de correspondencia.

Editar la lista de distribución de correo

Con la combinación de correspondencia, puede ordenar y filtrar datos en la lista de distribución de correo para seleccionar sólo los registros que desee.

  1. Si es necesario, abra el documento de combinación de correspondencia.

  2. En la pestaña envíos, en el grupo Iniciar Combinar correspondencia, elija Editar lista de destinatarios.

    Como parte de la combinación de correspondencia de Word, en la pestaña Envíos, en el grupo combinar de inicio, elija Editar lista de destinatarios.

    Sugerencia: Si Editar lista de destinatarios no está disponible, elija Seleccionar destinatarios y conectar el documento a la lista de distribución que desee usar.

  3. En el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia, seleccione la casilla de verificación situada junto a cada destinatario cuyo registro es que se incluirán en la combinación.

    Para cada fila, seleccione la casilla de verificación Incluir el destinatario.

    Sugerencia: Para agrupar las filas, o para restringir la vista a algunas filas, ordenar o filtrar la lista de distribución.

Más opciones

En el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia, existen opciones para restringir la lista de destinatarios. Las dos opciones de usadas más frecuente son para ordenar y filtrar la lista para facilitar la búsqueda de nombres y direcciones. Para obtener más información, vaya a la "lista de destinatarios de ordenar" o la "filtrar lista de destinatarios" que sigue.

En una palabra documento de combinación de correspondencia, elija Editar destinatarios y en el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia, en Restringir lista de destinatarios, elija una opción.

Lista de destinatarios de ordenación

Hay muchas formas para ordenar la lista de destinatarios. Los pasos siguientes proporcionan un ejemplo de lo que puede hacer para ordenar los registros.

  1. En Restringir lista de destinatarios, elija Ordenar y a continuación, aparece de cuadro de diálogo filtrar y ordenar.

  2. En la pestaña Ordenar registros, elija el cuadro Ordenar registros flecha abajo, elija el nombre de columna en la lista de distribución de correo de Excel que desea ordenar por y, a continuación, elija ascendente o descendente, como el criterio de ordenación.

    Como parte de la combinación de correspondencia de Word, elija Editar lista de destinatarios y en Restringir lista de destinatarios, elija a ordenar.

  3. (Opcional) Elija el cuadro luego por, flecha abajo, elija el nombre de una segunda columna que desea ordenar por y, a continuación, elija ascendente o descendente, como el criterio de ordenación.

  4. (Opcional) Si necesita agregar otro nombre de columna para ordenar por, repita el paso 3.

  5. Haga clic en Aceptar y vea Ordenar los resultados.

    Como parte de la combinación de correspondencia de Word, los resultados de un orden de una lista de destinatarios.

    Nota: Ahora es la lista de destinatarios en orden alfabético ascendente.

Filtrar la lista de destinatarios

Puede filtrar la lista de distribución para ver a solo los destinatarios que desea incluir en la combinación de correspondencia. El filtro, por ejemplo, puede devolver registros para los usuarios de una determinada ciudad o elementos de inventario a un precio determinado.

En los pasos siguientes, que defina condiciones que se utilizan para filtrar la lista de distribución de correo. Filtrado usa criterios simples (expresiones) según las selecciones que realice para evaluar la existencia de los datos que se haya definido.

  1. En Restringir lista de destinatarios, seleccione filtro y a continuación, aparece de cuadro de diálogo filtrar y ordenar.

  2. En la pestaña Filtrar registros, elija el cuadro campo de flecha abajo y, a continuación, elija el nombre de columna en la lista de distribución de correo de Excel que desea usar como el filtro de primer nivel.

    Nota: El formato de la pestaña Filtrar registros es similar a un formulario con cuatro columnas. De izquierda a derecha, las columnas son condición, campo, operador de comparación y criterios de coincidencia definidas por el usuario.

  3. Activar la casilla de comparación flecha abajo y, a continuación, elija otra opción de comparación o igual a.

  4. En el cuadro comparado con, escriba los datos que desee de la selección en el cuadro de campo para que coincida con.

  5. (Opcional) Para agregar un filtro de segundo nivel, en la columna del extremo izquierdo, siga uno de estos procedimientos:

    • Elija y para asegurarse de que se cumplen las condiciones de filtro y, a continuación, repita los pasos del 2 al 4.

      o bien

    • Elija o para asegurarse de que se cumple cualquiera de estas condiciones de filtro y, a continuación, repita los pasos del 2 al 4.

    Como parte de la combinación de correspondencia de Word, elija Editar lista de destinatarios y en Restringir lista de destinatarios, seleccione filtro.

  6. Repita el paso 5 según sea necesario.

  7. Elija Aceptar cuando haya terminado y, a continuación, ver los resultados de los registros filtrados.

    Como parte de la combinación de correspondencia de Word, los resultados de un filtro aplicado a una lista de destinatarios.

Buscar un destinatario

Puede buscar la lista de distribución y buscar un destinatario específico o grupo de destinatarios que comparten un atributo común, como un apellido, un código postal o un número de pertenencia.

  1. En el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia, en Restringir lista de destinatarios, elija Buscar destinatario.

  2. En el cuadro de diálogo Buscar entrada, en el cuadro Buscar, escriba el nombre del atributo que desea buscar en la lista de distribución de correo.

    Escriba un nombre en el cuadro de diálogo Buscar entrada para buscar a un destinatario.

  3. Para Buscar en, siga uno de estos procedimientos:

    • Acepte la opción de todos los campos de forma predeterminada.

      o bien

    • Elija Este campo y, en la lista desplegable, elija el nombre de columna que desea buscar.

  4. Elija Buscar siguiente.

    Nota: Si se encuentra una coincidencia con la entrada de búsqueda, se resalta la entrada en la lista de distribución de correo. Vuelva a elegir Buscar siguiente y, si existe otra coincidencia, también se resaltará.

Vea también

Vea llevar la combinación de correspondencia al siguiente nivel - una formación gratuitos de vídeo que explica ordenar y filtrar los campos de combinación de correspondencia, personalización de la combinación de correspondencia con mensajes personalizados e insertar campos de combinación personalizados.

Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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