Ordenar y agrupar datos en una vista de datos

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

Con Microsoft Office SharePoint Designer 2007, puede ordenar y agrupar fácilmente datos en una vista de datos.

Al ordenar datos en una vista de datos, se modifica el orden en el que aparecen los datos. Ordenar es una técnica que puede utilizar para reorganizar registros de manera que facilite la comprensión de los datos. Por ejemplo, el criterio común de ordenación incluye el orden alfabético o el numérico. También puede realizar ordenaciones avanzadas que se basen en una expresión.

Cuando agrupa datos en una vista de datos, estos datos están agrupados según los criterios que especifica. Ordenar y agrupar están relacionados, y no puede agrupar campos a menos que especifique primero los criterios de ordenación. Por ejemplo, cuando ordena alfabéticamente una lista de productos de modo que los productos que empiezan por "A" aparezcan juntos, se trata de una forma de agrupar básica. Se pueden expandir o contraer los grupos de una vista de datos utilizando el encabezado de grupo.

Cuando utiliza Office SharePoint Designer 2007 para ordenar o agrupar datos en una vista de datos, de forma predeterminada la vista de datos muestra el criterio de ordenación o agrupación de datos especificado. También puede agregar una barra de herramientas a la vista de datos para que los visitantes del sitio puedan ordenar o agrupar datos mediante el explorador. Encontrará un vínculo a información adicional sobre cómo agregar dicha barra de herramientas en la sección Vea también.

Para crear los datos de ejemplo y la vista de datos que se usan en el ejemplo siguiente, o para obtener más información acerca de las vistas de datos, vea crear una vista de datos.

¿Qué desea hacer?

Ordenar datos

Crear un criterio de ordenación avanzado

Quitar un criterio de ordenación

Agrupar datos

Quitar un criterio de agrupación

Ordenar datos

Ordenando datos, presenta la información en el orden que mejor le parece, en lugar del orden en el que se insertaron los datos originalmente. Por ejemplo, Neptuno, una empresa de distribución de alimentos para gourmets, creó una vista de datos de su lista de productos. Les sugiere que ordenen la lista alfabéticamente por nombre de producto para facilitar la búsqueda de productos en la lista.

También puede ordenar por varios campos agregando más campos a la lista de criterios de ordenación. Por ejemplo, para ayudar a facilitar la búsqueda de los productos en la lista, puede ordenar la vista de datos para mostrar la lista de productos por categoría y, a continuación, por nombre de producto dentro de cada categoría.

  1. Abra la página que contiene la vista de datos que desea ordenar.

  2. Haga clic con el botón secundario en la vista de datos y, a continuación, haga clic en Mostrar tareas de control comunes en el menú contextual.

    Puede hacer clic también en la vista de datos y, a continuación, haga clic en la flecha Imagen de botón en la esquina superior derecha para mostrar la lista de Tareas de la vista de datos comunes. Haga clic en la flecha para ocultar la lista.

  3. En la lista Tareas de vista de datos comunes, haga clic en Ordenar y agrupar.

  4. En el cuadro de diálogo Ordenar y agrupar, en Campos disponibles, haga clic en el campo por el que desea ordenar y, a continuación, haga clic en Agregar.

    Si no aparece ningún campo en Campos disponibles, haga doble clic en Más campos, haga clic en el campo por el que desea ordenar y, a continuación, en Aceptar.

    Para seguir el ejemplo de Neptuno y ordenar alfabéticamente los datos de ejemplo por nombre de producto, haga clic en NombreProducto.

  5. En Ordenar propiedades, siga uno de estos procedimientos:

    • Para ordenar un campo del valor más bajo al más alto (por ejemplo, A, B, C o 1, 2, 3), haga clic en Ascendente.

    • Para ordenar un campo del más alto al más bajo (por ejemplo, Z, Y, X o 3, 2, 1), haga clic en Descendente.

      Para cambiar el criterio de ordenación de un campo de ascendente a descendente o al contrario, haga doble clic en el campo de la lista Criterio de ordenación. Observe que el triángulo junto al nombre de campo indica si un campo se ordena en orden ascendente o descendente.

  6. Haga clic en Aceptar.

    Vista de datos que muestra productos por nombre de producto en orden alfabético

    La lista de productos de Neptuno está ordenada ahora por un campo, NombreProducto. A continuación, desea ordenar la lista por varios campos.

  7. Para ordenar por varios campos, agregue más campos a la lista Criterio de ordenación.

    Para ordenar la lista de productos por categoría y, a continuación, por nombre de producto dentro de cada categoría, necesita por ejemplo, agregar el campo Id. de categoría al criterio de ordenación. En Campos disponibles, haga clic en el campo Id. de categoría y, a continuación, en Agregar.

    Id. de categoría y NombreProducto aparecen ahora ambos en la lista Criterio de ordenación.

  8. Haga clic en Aceptar.

  9. También puede cambiar el criterio en el que se ordenan los campos. Para cambiar el criterio de los campos, haga clic en un campo de la lista Criterio de ordenación y, a continuación, en Subir o Bajar.

    Por ejemplo, acaba de ordenar la lista de productos de Neptuno primero por NombreProducto y, a continuación, por Id. de categoría. Para ordenar la lista de productos primero por IdCategoría y, luego, por NombreProducto, en la lista Criterio de ordenación, haga clic en Id. de categoría y, a continuación, en Subir.

    Cuadro de diálogo Ordenar y agrupar que muestra primero el campo Id. de categoría seguido de NombreProducto

    El resultado es una lista que está ordenada por Id. de categoría y, a continuación, por NombreProducto.

    Vista de datos que muestra productos primero ordenados por categoría y, a continuación, por nombre de producto

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Crear un criterio de ordenación avanzado

Puede haber ocasiones en las que debe crear un criterio de ordenación que utiliza criterios más complejos que puede especificar en el cuadro de diálogo Ordenar y agrupar. Por ejemplo, suponga que Neptuno desea ordenar una vista de datos para que muestre productos por el valor total del producto que tiene actualmente en existencias. En tal caso, puede ordenar por una expresión XPath que crea utilizando las opciones del cuadro de diálogo Ordenación avanzada.

En Office SharePoint Designer 2007, puede utilizar XPath para crear criterios de ordenación avanzados. XPath es un lenguaje para localizar y procesar información en un documento XML. El Generador de expresiones XPath proporciona IntelliSense para XPath, lo que permite tanto a usuarios avanzados como a principiantes crear expresiones XPath que ejecuten criterios de ordenación complejos en datos.

La ordenación XPath se realiza en el XML que es la base para los datos. Si realiza una consulta XPath avanzada en un origen de datos SQL, como una lista o biblioteca de Microsoft SharePoint o una base de datos SQL, los datos se representan primero como XML antes de aplicarse el criterio de ordenación XPath de modo que el rendimiento del criterio de ordenación puede ser más lento de lo esperado.

  1. En el cuadro de diálogo Ordenar y agrupar, en Ordenar propiedades, haga clic en Editar expresión de ordenación.

    También puede abrir el Generador de expresiones XPath haciendo doble clic en Agregar expresión de ordenación en Campos disponibles en el cuadro de diálogo Ordenar y agrupar.

    En el cuadro de diálogo Ordenación avanzada, en Seleccione el campo que desea insertar, haga doble clic en el campo que desea insertar en la expresión. Para insertar la ruta completa de acceso del campo, mantenga presionada la tecla CTRL mientras hace doble clic en el campo.

    Por ejemplo, para ordenar por el valor total del producto en existencias, haga doble clic en UnidadesEnExistencias. UnidadesEnExistencias aparece en el cuadro Editar la expresión XPath.

  2. En el cuadro Editar la expresión XPath, coloque el punto de inserción justo después del nombre de campo y, a continuación, presione la BARRA ESPACIADORA.

    Aparece la lista de operadores XPath de IntelliSense. IntelliSense para XPath le proporciona una lista de campos o funciones disponibles que son válidas en el contexto de la expresión.

  3. En la lista de operadores de IntelliSense, haga doble clic en el operador que desee.

    En el ejemplo, haga doble clic en el asterisco (*). Aparece ahora una lista de campos disponibles de IntelliSense.

  4. En la lista de campos disponibles, haga doble clic en el campo que desee.

    Para crear el criterio de ordenación avanzado en el ejemplo de Neptuno, haga doble clic en PrecioUnitario. La expresión final es similar a la siguiente.

    Expresión XPath para columnas calculadas tal como aparece en el cuadro Editar la expresión XPath

    En la parte inferior del Generador de expresiones XPath, puede ver una vista previa de los resultados del filtro a medida que genera la expresión en el cuadro Editar la expresión XPath.

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Quitar un criterio de ordenación

  1. Abra la página que contiene la vista de datos en la que desea quitar el criterio de ordenación.

  2. Haga clic con el botón secundario en la vista de datos y, a continuación, haga clic en Mostrar tareas de control comunes en el menú contextual.

    Puede hacer clic también en la vista de datos y, a continuación, haga clic en la flecha Imagen de botón en la esquina superior derecha para mostrar la lista de Tareas de la vista de datos comunes. Haga clic en la flecha para ocultar la lista.

  3. En la lista Tareas de vista de datos comunes, haga clic en Ordenar y agrupar.

  4. En el cuadro de diálogo Ordenar y agrupar, en Criterio de ordenación, haga clic en el campo en el que desea quitar el criterio de ordenación y, a continuación, haga clic en Quitar.

    Para quitar toda la ordenación de la vista de datos, quite todos los campos del criterio de ordenación.

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Agrupar datos

Para agrupar datos, primero debe crear un criterio de ordenación. Vea la sección anterior Ordenar datos.

Cuando agrupa datos en una vista de datos para cada campo en el criterio de ordenación, puede elegir mostrar un encabezado o un pie de página para el grupo y elegir si el grupo se expande o contrae de forma predeterminada. También puede elegir mantener sus grupos juntos al paginar la vista de datos y mostrar los nombres de columna o los totales para cada grupo.

Los datos se agrupan utilizando el primer campo en el criterio de ordenación. Por ejemplo, en la primera sección de este artículo, ordenó una vista de datos de productos de Neptuno por Id. de categoría y, a continuación, por NombreProducto. Como Id. de categoría es el primer campo en el criterio de ordenación, al agrupar los datos, éstos se agrupan por el identificador de categoría.

Para facilitar aún más el examen de la vista de datos, desea ahora agrupar los productos por categoría para poder expandir o contraer cada categoría.

  1. Abra la página que contiene la vista de datos que desea agrupar.

  2. Haga clic con el botón secundario en la vista de datos y, a continuación, haga clic en Mostrar tareas de control comunes en el menú contextual.

    Puede hacer clic también en la vista de datos y, a continuación, haga clic en la flecha Imagen de botón en la esquina superior derecha para mostrar la lista de Tareas de la vista de datos comunes. Haga clic en la flecha para ocultar la lista.

  3. En la lista Tareas de vista de datos comunes, haga clic en Ordenar y agrupar.

    Si creó anteriormente el criterio de ordenación para el ejemplo de Neptuno, en Criterio de ordenación, debe ver el campo Id. de categoría seguido del campo NombreProducto. Si la vista de datos no tiene ningún criterio de ordenación, debe crear primero uno para que estén disponibles las opciones de Propiedades del grupo.

  4. En el cuadro de diálogo Ordenar y agrupar, en la lista Criterio de ordenación, haga clic en el campo por el que desea agrupar. Para seguir el ejemplo de Neptuno, haga clic en Id. de categoría.

    Nota: Cada campo en el criterio de ordenación puede tener aplicadas propiedades de grupo individuales. Asegúrese de que selecciona el campo que desea antes de aplicar las propiedades del grupo.

  5. En Propiedades del grupo, para mostrar un encabezado al principio de cada grupo, active la casilla de verificación Mostrar encabezado de grupo y, a continuación, haga lo siguiente:

    • Para que los grupos en la vista de datos aparezcan expandidos de forma predeterminada, haga clic en Expandir grupo de manera predeterminada. Para seguir el ejemplo de Neptuno, seleccione mostrar un encabezado de grupo y, a continuación, haga clic en esta opción.

    • Para que los grupos en la vista de datos aparezcan contraídos de forma predeterminada, haga clic en Contraer grupo de manera predeterminada.

  6. Para que aparezca un pie de página al final de cada grupo que muestra cuántos registros hay en este grupo, active la casilla de verificación Mostrar pie de grupo.

    Después de activar la casilla de verificación Mostrar encabezado de grupo o Mostrar pie de grupo, el botón Agrupación avanzada aparece disponible.

  7. Haga clic en Agrupación avanzada y, a continuación, realice una de las acciones siguientes:

    • Para ocultar los registros individuales de la lista, active la casilla de verificación Ocultar siempre detalles de grupo.

    • Para mostrar todos los elementos de un grupo en una única página, incluso si el total excede del número especificado de elementos para mostrar en una lista, active la casilla de verificación Mantener los grupos al paginar. Para seguir el ejemplo de Neptuno, haga clic en esta opción.

      Puede ver las opciones de paginación en la ficha Paginación del cuadro de diálogo Propiedades de la vista de datos. En la lista Tareas de vista de datos comunes, haga clic en Propiedades de la vista de datos.

    • Para insertar una fila en cada grupo que muestra los nombres de columna, active la casilla de verificación Mostrar nombres de columna por grupo.

    • Para insertar una fila en cada grupo que muestra el número total de registros dentro de cada grupo, active la casilla de verificación Mostrar totales de columna por grupo.

      Vista de datos ordenada por Id. de categoría y NombreProducto y, a continuación, agrupada por Id. de categoría

      En el ejemplo de Neptuno, tiene ahora una vista de datos que está ordenada por Id. de categoría y NombreProducto y, a continuación, agrupada por Id. de categoría. Cada grupo tiene un encabezado y cada grupo aparecerá siempre en la misma página en la vista de datos porque eligió la opción Mantener los grupos al paginar.

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Quitar un criterio de agrupación

  1. Abra la página que contiene la vista de datos de la que desea quitar el criterio de agrupación.

  2. Haga clic con el botón secundario en la vista de datos y, a continuación, haga clic en Mostrar tareas de control comunes en el menú contextual.

    Puede hacer clic también en la vista de datos y, a continuación, haga clic en la flecha Imagen de botón en la esquina superior derecha para mostrar la lista de Tareas de la vista de datos comunes. Haga clic en la flecha para ocultar la lista.

  3. En el cuadro de diálogo Ordenar y agrupar, en Criterio de ordenación, haga clic en el campo en el que desea eliminar un criterio de agrupación.

  4. En Propiedades del grupo, desactive las casillas de verificación Mostrar encabezado de grupo y Mostrar pie de grupo.

    Nota: Cada campo de un criterio de ordenación puede tener sus propias propiedades de grupo. Para quitar todos los criterios de agrupación de una vista de datos, seleccione cada campo en el criterio de ordenación.

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Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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