Puede haber ocasiones en las que quiera ordenar los registros en Access solo en función de la parte del mes de los valores de fecha e ignorar el día y el año. O bien, es posible que desee ordenar los registros basándose solo en los primeros caracteres de un campo de texto. En este tema se muestra cómo realizar estas búsquedas creando expresiones sencillas.
¿Qué desea hacer?
Ordenar por valores de fecha parciales
Al ordenar registros mediante uno de los comandos Ordenar , se usa todo el valor de fecha (día, mes y año) para determinar la posición de cada registro. Pero suponga que desea ordenar los cumpleaños según los meses en los que se producen, e ignorar la parte del día y el año de los valores.
Para ordenar solo una parte de los valores de fecha es necesario escribir una expresión. Puede ordenar por los datos de una tabla o los resultados de una consulta, pero primero debe estar en la vista Hoja de datos. Escriba la expresión en la región de consulta de la pestaña Filtro . La expresión que cree extrae solo los datos que desea y, a continuación, la usa como base para la ordenación.
Mostrar la pestaña Filtro
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Cambie la tabla o consulta a la vista Hoja de datos.
Si trabaja con una consulta, ejecute la consulta para mostrar los resultados en la vista Hoja de datos.
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En la pestaña Inicio , en el grupo Ordenar & filtro , haga clic en Avanzadas y, a continuación, haga clic en Filtro u ordenación avanzado en el menú contextual.
Access muestra una nueva pestaña de objeto con Filtro en el nombre.
Crear la expresión
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En la pestaña Inicio , en el grupo Ordenar & filtro , haga clic en Avanzadas y, a continuación, haga clic en Filtro u ordenación avanzado en el menú contextual.
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Escriba una expresión en la fila Campo de la primera columna. Por ejemplo, para ordenar por mes independientemente del año, escriba la expresión Expr1: DatePart("m",[BirthDate]) en la fila Campo de la primera columna.
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Para ordenar los registros por días dentro de cada mes, escriba Expr2: DatePart("d",[BirthDate]) en la fila Campo de la segunda columna.
La función ParcFecha de la primera columna ordena los registros por mes y la función ParcFecha de la segunda columna ordena los registros por días dentro de cada mes.
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En la fila Ordenar , seleccione Ascendente o Descendente para cada una de las expresiones.
Un orden ascendente en la primera columna muestra enero en la parte superior y diciembre en la parte inferior. Una ordenación ascendente en la segunda columna muestra 1 en la parte superior y 31 en la parte inferior. Un criterio de ordenación descendente hace lo contrario.
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En la pestaña Inicio , en el grupo Ordenar & filtro , haga clic en Alternar filtro.
Ordenar por valores de texto parcial
Ordenar por valores de texto parcial es muy similar a ordenar por valores de fecha parciales. Debe escribir una expresión en la ventana Filtro u ordenación avanzada para extraer los caracteres que forman la base para la ordenación.
Suponga que el campo Ciudad contiene valores como North Seattle, South Seattle, North Tacoma o South Tacoma. Suponga que desea ignorar la primera palabra y ordenar solo los registros de la segunda palabra.
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En la pestaña Inicio , en el grupo Ordenar & filtro , haga clic en Avanzadas y, a continuación, haga clic en Filtro u ordenación avanzado en el menú contextual.
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Escriba una expresión en la fila Campo de la primera columna. Por ejemplo, escriba =Medio([Ciudad], 7) para omitir los seis primeros caracteres del campo Ciudad.
La función Mid devuelve una subcadena contenida en una cadena o campo especificado. En este caso, para cada registro, la función devuelve el valor empezando desde el séptimo carácter (es decir, después del espacio) en el campo Ciudad.
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En la celda Ordenar , seleccione Ascendente o Descendente.
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En la pestaña Inicio , en el grupo Ordenar & filtro , haga clic en Alternar filtro.
