Ordenar registros por valores parciales de un campo

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En ocasiones puede desear ordenar registros basados sólo en la parte del mes de los valores de fecha y omitir el día y el año. O bien, puede desear ordenar registros basados sólo en los primeros caracteres de un campo de texto. En este tema se muestra cómo realizar esas búsquedas mediante la creación de expresiones simples.

¿Qué desea hacer?

Ordenar por valores parciales de fecha

Ordenar por valores parciales de texto

Ordenar por valores parciales de fecha

Al ordenar registros utilizando uno de los comandos Ordenar, se utiliza el valor completo de la fecha (día, mes y año) para determinar la posición de cada registro. Pero imagine que desea ordenar la fecha de cumpleaños en función sólo en los meses en los que tienen lugar y omitir la parte de día y año de los valores.

Ordenar sólo por una parte de los valores de fecha requiere escribir una expresión. Puede ordenar por los datos de una tabla o por los resultados de una consulta, pero primero debe encontrarse en la vista Hoja de datos. Escriba la expresión en la región de consulta de la ficha Filtro para que la expresión que ha creado extraiga sólo los datos deseados y, a continuación, utilícelos como base de ordenación.

Mostrar la ficha Filtro

  1. Cambie la tabla o su consulta a la vista Hoja de datos.

    Si está trabajando con una consulta, ejecútela para mostrar los resultados en la vista Hoja de datos.

  2. En la ficha Inicio, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Avanzadas y, a continuación, haga clic en Filtro u orden avanzado en el menú contextual.

    Access muestra la ficha Filtro.

Crear la expresión

  1. En la ficha Inicio, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Avanzadas y, a continuación, haga clic en Filtro u orden avanzado en el menú contextual.

  2. Escriba una expresión en la fila campo en la primera columna. Por ejemplo, para ordenar por mes independientemente del año, escriba la expresión Expr1: DatePart("m",[BirthDate]) en la fila campo en la primera columna.

  3. Para ordenar registros por días de cada mes, escriba Expr2: DatePart("d",[BirthDate]) en la fila campo en la segunda columna.

    La función DatePart de la primera columna ordena los registros por mes y la función DatePart de la segunda columna ordena los registros por días de cada mes.

  4. En la fila Ordenar, seleccione Ascendente o Descendente en cada una de las expresiones.

    El orden ascendente de la primera columna muestra enero en la parte superior y diciembre en la inferior. El orden ascendente de la segunda columna muestra 1 en la parte superior y 31 en la inferior. El criterio de ordenación descendente realiza la operación inversa.

  5. En la ficha Inicio, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Alternar filtro.

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Ordenar por valores parciales de texto

La ordenación por valores parciales de texto es muy similar a ordenar por valores parciales de fecha. Tiene que escribir una expresión en la ventana Filtro u orden avanzado para extraer los caracteres que constituyen la base para la ordenación.

Suponga que el campo Ciudad contiene valores como North Seattle, South Seattle, North Tacoma o South Tacoma. Suponga que desea omitir la primera palabra y ordenar los registros sólo por la segunda.

  1. En la ficha Inicio, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Avanzadas y, a continuación, haga clic en Filtro u orden avanzado en el menú contextual.

  2. Escriba una expresión en la fila campo en la primera columna. Por ejemplo, escriba = Mid ([Ciudad], 7) omitir los primeros seis caracteres en el campo Ciudad.

    La función Mid devuelve una subcadena contenida en una cadena o campo especificado. En este caso, para cada registro, la función devuelve el valor empezando desde el séptimo carácter (es decir, detrás del espacio) en el campo Ciudad.

  3. En la celda Ordenar, elija Ascendente o Descendente.

  4. En la ficha Inicio, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Alternar filtro.

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