Ordenar registros de manera personalizada

Puede haber ocasiones en las que se desea ordenar datos por un orden no alfabético ni numérico, sino por un orden definido por el usuario (también denominado orden personalizado o lógico). Por ejemplo, ordenar los días de la semana para que el lunes aparezca en primer lugar tiene más sentido que ordenar por orden alfabético dónde aparece primero el domingo. Puede ordenar los datos en la Vista Hoja de datos de una tabla o una consulta o en la Vista Formulario de un formulario.

¿Qué desea hacer?

Ordenar un número pequeño y finito de valores de campo único

Ordenar un gran número de valores de campo único

Ordenar un número pequeño y finito de valores de campo únicos

En este procedimiento, escribirá una expresión que utiliza la función SiInm para clasificar los cargos de los empleados.

En primer lugar, cree una tabla que contenga tres campos: Cargo, Nombre y Apellidos. En el campo Cargo, escriba los siguientes valores para los cuatro registros nuevos:

  • Coordinador de ventas internas

  • Director de ventas

  • Representante de ventas

  • Vicepresidente de ventas

En los campos Nombre y Apellidos de los cuatro registros escriba los datos que desee.

  1. Ahora, abra la tabla en la vista Hoja de datos.

  2. En la ficha Inicio, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Avanzadas y, a continuación, haga clic en Filtro u orden avanzado en el menú contextual.

  3. Agregue los campos que desea como Nombre, Apellidos y Cargo a la cuadrícula.

  4. Haga clic con el botón secundario en la fila Campo de la primera columna en blanco, haga clic en Zoom y, a continuación, escriba la expresión siguiente:

    IIf ([Título] = "Vicepresidente de ventas", 1, IIf ([título] = "Administrador de ventas", 2, IIf ([título] = "Representante de ventas", 3, IIf ([título] = "Coordinador de ventas internas", 4, 5)))

    El cargo es el nombre del campo que contiene los valores que se están clasificando. Los valores entre comillas son los valores individuales almacenados en el campo. El valor numérico que va después es la jerarquía que tiene asignada. La expresión anterior asigna las jerarquías de 1 a 4 a cuatro cargos diferentes y asigna la jerarquía 5 a todos los demás. Cuando ejecuta la ordenación, los cargos que no se mencionan en esta expresión se asignan a la misma jerarquía (5).

  5. En la fila Ordenar de la columna que contiene la expresión, haga clic en Ascendente.

  6. En la ficha Inicio, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Alternar filtro.

    La función IIf devuelve el valor numérico que se corresponde al valor del campo Cargo. Por ejemplo, si el valor del campo Cargo es Director de ventas, el número asignado es 2. Si hay un valor en el campo Cargo que no se muestra como un argumento de la función, por ejemplo Coordinador regional, se le asigna el número 5. La consulta entonces ordena estos números en orden ascendente.

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Ordenar un número grande de valores de campo único

Si tiene que ordenar un número grande de valores, es mejor crear una tabla de búsqueda.

Suponga que la tabla Empleados hace referencia a más de 50 cargos diferentes. Deberá crear primero una tabla de consulta y preparar la tabla existente para que busque en la nueva tabla. A continuación, debe relacionar las dos tablas y crear una consulta.

Crear una tabla de búsqueda y modificar la tabla existente

  1. Cree una nueva tabla de búsqueda que almacenará los cargos. Denomine tblCargos a la tabla y establezca los cambos en los tipos de datos indicados en los paréntesis, tal como se muestra en la tabla siguiente:

IdCargo
(Autonumeración)

Título
(texto)

1

Vicepresidente de ventas

2

Director de ventas

3

Representante de ventas

4

Coordinador de ventas internas

  1. Establezca el campo IdCargo como clave principal.

  2. Modifique la tabla Empleados para que busque la tabla tblCargos.

    • En la vista Diseño, cambie el nombre de campo Cargo a IdCargo.

    • En la columna Tipo de datos, cambie Tipo de datos a Numérico.

  3. En la ficha General, en Propiedades de campo, cambie Tamaño del campo a Entero largo.

  4. Guarde la tabla y omita la advertencia acerca de la pérdida de datos.

  5. Cambie a la vista Hoja de datos.

  6. Llene la columna Cargos con el valor de IdCargo correspondiente al valor del cargo.

    Por ejemplo, en aquellos registros cuyo valor de Cargo sea Director de ventas, escriba 2. En el caso de Representante de ventas, escriba 3.

  7. Guarde y cierre la tabla.

Relacionar las dos tablas

  1. En el grupo Mostrar u ocultar de la pestaña Herramientas de base de datos, haga clic en Relaciones.

  2. En la ficha Diseño, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Nombres de tabla.

  3. Seleccione tblCargos y Empleados y haga clic en Agregar para agregarlos a la ventana Relaciones. Cierre el cuadro de diálogo Mostrar tabla.

  4. Arrastre el campo IdCargo de la tabla tblCargos al campo IdCargo de la tabla Empleados.

    Se abre el cuadro de diálogo Modificar relaciones.

  5. Asegúrese de que los nombres de campos que se muestran en las dos columnas son ambos IdCargo y también que el cuadro Tipo de relación muestra Uno a varios. Si es necesario, puede cambiar los nombres de los campos.

  6. Active la casilla de verificación Exigir integridad referencial.

  7. Elija Crear para crear la relación.

    Se cierra el cuadro de diálogo Modificar relaciones y se guardan los cambios.

  8. Cierre la ficha Relaciones.

Crear una consulta

  1. En el grupo Otros de la pestaña Crear, haga clic en Diseño de consulta.

  2. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga clic en la ficha Tablas, haga doble clic en Empleados y, a continuación, haga doble clic en tblCargos.

  3. Cierre el cuadro de diálogo Mostrar tabla.

  4. Agregue los campos IdEmpleado, Apellidos y Nombre de la tabla Empleados y el campo Cargo de la tabla tblCargos a la cuadrícula de diseño de consulta.

  5. Cambie a la vista Hoja de datos.

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Notas: 

  • Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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