Ordenar datos en un rango o tabla

Ordenar los datos es una parte esencial del análisis de datos. Puede que desee poner una lista de nombres en orden alfabético, compilar una lista de niveles de inventario de productos de mayor a menor u ordenar filas por colores o por iconos. Ordenar los datos ayuda a verlos y a comprenderlos mejor, así como a organizarlos y encontrarlos más fácilmente y a tomar decisiones más eficaces.

Puede ordenar datos por texto (de la A a la Z o de la Z a la A), números (de menor a mayor o de mayor a menor) y fechas y horas (de más antiguos a más recientes y de más recientes a más antiguos) en una o varias columnas. También puede ordenar por una lista personalizada que cree (como Grande, Medio y Pequeño) o por formato, incluido el color de celda, el color de fuente o el conjunto de iconos.

Notas: 

¿Qué desea hacer?

Ordenar texto

  1. Seleccione una celda de la columna que quiere ordenar.

  2. En la ficha Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, siga uno de estos procedimientos:

    • Para ordenar rápido en orden ascendente, haga clic en Comando A a Z en Excel, que ordena de la A a la Z o del número menor al mayor (Ordenar de A a Z).

    • Para ordenar rápido en orden descendente, haga clic en Comando Z a A en Excel que ordena de la Z a la A o del número mayor al menor (Ordenar de Z a A).

Notas: Posibles problemas

  • Comprobar si todos los datos están almacenados como texto    Si la columna que quiere ordenar contiene números almacenados como números y números almacenados como texto, será necesario que les aplique formato de número o de texto a todos. Si no lo hace, los números almacenados como números se ordenarán antes que los números almacenados como texto. Para aplicar formato de texto a todos los datos seleccionados, presione Ctrl+1 para abrir el cuadro de diálogo Formato de celdas, haga clic en la pestaña Número y, después, en Categoría, haga clic en General, Número o Texto.

  • Quitar los espacios iniciales    En algunos casos, los datos que se hayan importado de otra aplicación pueden tener espacios iniciales insertados delante de los mismos. Antes de ordenar los datos, quite estos espacios. Puede hacerlo manualmente o mediante la función RECORTAR.

  1. Seleccione una celda de la columna que quiere ordenar.

  2. En la ficha Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, siga uno de estos procedimientos:

    • Para ordenar de menor a mayor, haga clic en Comando A a Z en Excel, que ordena de la A a la Z o del número menor al mayor (Ordenar de menor a mayor).

    • Para ordenar de mayor a menor, haga clic en Comando Z a A en Excel que ordena de la Z a la A o del número mayor al menor (Ordenar de mayor a menor).

Notas: 

  • Posible problema   

  • Comprobar que todos los números se almacenan como números    Si los resultados no son los que esperaba, es posible que la columna contenga números almacenados como texto y no como números. Por ejemplo, los números negativos importados de algunos sistemas de contabilidad o los números con un apóstrofo inicial (') se almacenan como texto. Para obtener más información, vea Corregir números con formato de texto aplicando un formato de número.

  1. Seleccione una celda de la columna que quiere ordenar.

  2. En la ficha Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, siga uno de estos procedimientos.

    • Para ordenar de una hora o fecha anterior a una posterior, haga clic en Comando A a Z en Excel, que ordena de la A a la Z o del número menor al mayor (Ordenar de más antiguo a más reciente).

    • Para ordenar de una hora o fecha posterior a una anterior, haga clic en Comando Z a A en Excel que ordena de la Z a la A o del número mayor al menor (Ordenar de más reciente a más antiguo).

Notas: Posible problema   

  • Comprobar que las fechas y horas se almacenan como valores de fecha y hora    Si los resultados obtenidos no son los que esperaba, es posible que la columna contenga fechas u horas almacenadas como texto y no como valores de fecha u hora. Para que Excel las ordene correctamente, todos los valores de fecha y hora de una columna tienen que estar almacenados como números de serie de fecha u hora. Si Excel no puede reconocer un valor como fecha u hora, significa que la fecha u hora se almacenó como texto. Para obtener más información, vea Convertir fechas almacenadas como texto en fechas.

  • Si quiere ordenar por días de la semana, aplique formato a las celdas para mostrar el día de la semana. Si quiere ordenar por el día de la semana independientemente de la fecha que sea, conviértalos en texto mediante la función TEXTO. Pero la función TEXTO devuelve un valor de texto y, por tanto, la operación de ordenación estará basada en datos alfanuméricos. Para obtener más información, vea Mostrar la fecha como día de la semana.

Si lo desea, puede ordenar por más de una columna o fila cuando tiene datos que desea agrupar por el mismo valor en una columna o fila y ordenar a continuación otra columna o fila dentro de ese grupo de valores iguales. Por ejemplo, si tiene una columna Departamento y una columna Empleado, puede ordenar primero por Departamento (para agrupar a todos los empleados del mismo departamento) y, después, ordenar por nombre (para colocar los nombres en orden alfabético dentro de cada departamento). Puede ordenar hasta 64 columnas.

Nota: Para obtener resultados óptimos, el rango de celdas que se ordene debe tener encabezados de columna.

  1. Seleccione cualquier celda del rango de datos.

    Seleccionar un rango en dos o más columnas

  2. En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos, haga clic en Ordenar.

    El grupo Ordenar y filtrar de la pestaña Datos

  3. En el cuadro de diálogo Ordenar, en el cuadro Ordenar por que aparece bajo Columna, seleccione la primera columna que quiere ordenar.

    Seleccione la primera columna para ordenar

  4. En Ordenar según, seleccione el tipo de ordenación. Siga uno de los procedimientos siguientes:

    • Para ordenar por texto, número o fecha y hora, seleccione Valores.

    • Para ordenar por formato, seleccione Color de celda, Color de fuente o Icono de celda.

  5. En Ordenar, seleccione el modo en que desea ordenar. Siga uno de los procedimientos siguientes:

    • Para los valores de texto, seleccione A a Z o Z a A.

    • Para los valores numéricos, seleccione De menor a mayor o De mayor a menor.

    • Para los valores de fecha y hora, seleccione De más antiguos a más recientes o De más recientes a más antiguos.

    • Para ordenar según una lista personalizada, seleccione Lista personalizada.

  6. Para agregar otra columna por la que ordenar, haga clic en Agregar nivel y, a continuación, repita los pasos del tres al cinco.

    Haga clic en Agregar nivel

  7. Para copiar una columna por la que ordenar, seleccione la entrada y, a continuación, haga clic en Copiar nivel.

  8. Para eliminar una columna por la que ordenar, seleccione la entrada y, a continuación, haga clic en Eliminar nivel.

    Nota: Debe conservar al menos una entrada en la lista.

  9. Para cambiar el orden en el que se clasifican las columnas, seleccione una entrada y haga clic en la flecha arriba o abajo situada junto al botón Opciones para cambiarlo.

    Las entradas más arriba en la lista se ordenan antes que las que están más abajo.

Si ha aplicado formato manual o condicionalmente a un rango de celdas o a una columna de tabla por color de celda o color de fuente, también puede ordenar por estos colores. Además, puede ordenar por un conjunto de iconos creado con formato condicional.

  1. Seleccione una celda de la columna que quiere ordenar.

  2. En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos, haga clic en Ordenar.

    El grupo Ordenar y filtrar de la pestaña Datos

  3. En el cuadro de diálogo Ordenar, en el cuadro Ordenar por que aparece bajo Columna, seleccione la columna que quiere ordenar.

    En Columna, haga clic en Ordenar por y seleccione una opción

  4. En Ordenar según, seleccione Color de celda, Color de fuente o Icono de celda.

    En Ordenar según, seleccione una opción

  5. En Criterio de ordenación, haga clic en la flecha situada junto al botón y, a continuación, dependiendo del tipo de formato, seleccione un color de celda, un color de fuente o un icono de celda.

  6. Después, seleccione el modo en que quiere ordenar. Siga uno de los procedimientos siguientes:

    • Para mover el color de celda, el color de fuente o el icono a la parte superior o a la izquierda, seleccione En la parte superior para una ordenación de columnas y A la izquierda para una ordenación de filas.

    • Para mover el color de celda, el color de fuente o el icono a la parte inferior o a la derecha, seleccione En la parte inferior para una ordenación de columnas y A la derecha para una ordenación de filas.

      Nota: No hay ningún color de celda, color de fuente ni criterio de ordenación de iconos predeterminados. Debe definir el orden que desea para cada operación de ordenación.

  7. Para especificar el siguiente color de celda, color de fuente o icono por el que desea ordenar, haga clic en Agregar nivel y, a continuación, repita los pasos del tres al cinco.

    Asegúrese de que selecciona la misma columna en el cuadro Luego por y de que realiza la misma selección en Ordenar.

    Repita el procedimiento por cada color de celda, color de fuente o icono adicionales que quiere incluir en la ordenación.

Puede utilizar una lista personalizada para ordenar según un orden definido por el usuario. Por ejemplo, una columna puede contener valores por los que desea ordenar, como Alto, Mediano y Bajo. ¿Cómo puede ordenar de modo que las filas que contienen Alto aparezcan primero, seguidas por Mediano y luego Bajo? Si fuera a ordenar alfabéticamente, una ordenación “A a Z” pondría Alto primero, pero Bajo vendría antes que Mediano. Y si ordenara de “Z a A”, Mediano aparecería primero, con Bajo en el medio. Independientemente del orden, siempre desea “Mediano” en el medio. Al crear su propia lista personalizada, puede evitar este problema.

  1. Opcionalmente, cree una lista personalizada:

    1. En un rango de celdas, escriba los valores por los que va a ordenar, en el orden que quiera, de arriba abajo como en este ejemplo.

      Cree una lista de alto a bajo en un rango de celdas

    2. Seleccione el rango que acaba de especificar. En el ejemplo anterior, seleccione las celdas A1:A3.

    3. Vaya a Archivo > Opciones > Avanzadas > General > Modificar listas personalizadas. Después, en el cuadro de diálogo Listas personalizadas, haga clic en Importar y haga clic en Aceptar dos veces.

      Notas: 

      • Una lista personalizada solo puede crearse basada en un valor (texto, número y fecha u hora). No puede crear una lista personalizada basada en un formato (color de celda, color de fuente o icono).

      • La longitud máxima para una lista personalizada es de 255 caracteres y el primer carácter puede no empezar por un número.

  2. Seleccione una celda de la columna que quiere ordenar.

  3. En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos, haga clic en Ordenar.

    El grupo Ordenar y filtrar de la pestaña Datos

  4. En el cuadro de diálogo Ordenar, en Columna, en el cuadro Ordenar por o en Luego por, seleccione la columna que quiere ordenar según una lista personalizada.

  5. En Ordenar, seleccione Lista personalizada.

  6. En el cuadro de diálogo Listas personalizadas, seleccione la lista que desee. Con la lista personalizada que creó en el ejemplo anterior, haga clic en Alto, Medio, Bajo.

  7. Haga clic en Aceptar.

  1. En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos, haga clic en Ordenar.

    El grupo Ordenar y filtrar de la pestaña Datos

  2. En el cuadro de diálogo Ordenar, haga clic en Opciones.

    Haga clic en Ordenar para abrir el cuadro de diálogo Ordenar

  3. En el cuadro de diálogo Opciones de ordenación, seleccione Distinguir mayúsculas de minúsculas.

    En el cuadro de diálogo Ordenar, haga clic en Opciones

  4. Haga clic dos veces en Aceptar.

Es más común ordenar de arriba a abajo, pero también puede ordenar de izquierda a derecha.

Nota: Las tablas no admiten la ordenación de izquierda a derecha. Para hacerlo, primero debe convertir la tabla en un rango. Para ello, seleccione una celda de la tabla y haga clic en Herramientas de tabla > Convertir en rango.

  1. Seleccione cualquier celda del rango que quiera ordenar.

  2. En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos, haga clic en Ordenar.

    El grupo Ordenar y filtrar de la pestaña Datos

  3. En el cuadro de diálogo Ordenar, haga clic en Opciones.

    Haga clic en Ordenar para abrir el cuadro de diálogo Ordenar

  4. En el cuadro de diálogo Opciones de ordenación, en Orientación, haga clic en Ordenar de izquierda a derecha y, a continuación, en Aceptar.

    En el cuadro Opciones de ordenación, haga clic en De izquierda a derecha

  5. En Fila, en el cuadro Ordenar por, seleccione la fila que quiere ordenar. Por lo general, será la fila 1 si quiere ordenar por la fila de encabezado.

    Seleccione la fila que quiere ordenar

    Sugerencia: Si la fila de encabezado es texto pero quiere ordenar las columnas por números, puede agregar una nueva fila sobre el rango de datos y agregar números según el orden que quiera.

  6. Para ordenar por valor, seleccione una de las opciones de la lista desplegable Orden:

    1. Para los valores de texto, seleccione A a Z o Z a A.

    2. Para los valores numéricos, seleccione De menor a mayor o De mayor a menor.

    3. Para los valores de fecha y hora, seleccione De más antiguos a más recientes o De más recientes a más antiguos.

  7. Para ordenar por color de celda, color de fuente o icono de celda, haga lo siguiente:

    1. En Ordenar según, seleccione Color de celda, Color de fuente o Icono de celda.

    2. En Orden, seleccione un color de celda, un color de fuente o un icono de celda y, después, seleccione A la izquierda o A la derecha.

Nota:  Al ordenar filas que forman parte de un esquema de hoja de cálculo, Excel ordenará los grupos de nivel más alto (nivel 1) de modo que las filas o las columnas de detalle permanezcan juntas, aunque estén ocultas.

Para ordenar por la parte de un valor de una columna, como códigos de números de pieza (789-WDG-34), apellidos (Carlota Melgar) o nombres (Melgar, Carlota), primero necesita dividir la columna en dos o más columnas para que el valor por el que quiera ordenar esté en su propia columna. Para hacerlo, puede usar funciones de texto para separar las partes de las celdas, o bien usar el Asistente para convertir texto en columnas. Para obtener más información y ejemplos, vea Dividir texto en varias celdas y Dividir texto en columnas con funciones.

Advertencia: Es posible ordenar un rango dentro de un rango, aunque no se recomienda, ya que el resultado desasocia el rango ordenado de sus datos originales. Si ordenara los datos siguientes como se muestra, los empleados seleccionados se asociarían con departamentos diferentes.

Ejemplo de ordenación de un rango pequeño dentro de uno mayor

Afortunadamente, Excel se lo notificará si detecta que va a intentar hacerlo:

Haga clic en continuar con la selección actual

Si no quería ordenar de este modo, presione la opción Ampliar la selección. En caso contrario, seleccione Continuar con la selección actual.

Si el resultado no es el que quiere, haga clic en Deshacer Imagen del botón .

Nota: No puede ordenar de esta forma en una tabla.

Si obtiene resultados inesperados al ordenar sus datos, haga lo siguiente:

Comprobar si los valores que devuelve una fórmula han cambiado    Si los datos que ha ordenado contienen una o más fórmulas, los valores devueltos de dichas fórmulas pueden cambiar cuando se actualiza la hoja de cálculo. En este caso, asegúrese de que vuelve a aplicar la ordenación para obtener resultados actualizados.

Mostrar las filas y las columnas antes de ordenar    Las columnas ocultas no se mueven cuando se ordenan columnas, y las filas ocultas no se mueven cuando se ordenan filas. Antes de ordenar los datos, es una buena idea mostrar las columnas o filas ocultas.

Comprobar la configuración local    Los criterios de ordenación varían según la configuración local. Asegúrese de que la configuración local de la Configuración regional o de la Configuración regional y de idioma del Panel de control de su equipo es correcta. Para obtener información sobre cómo cambiar la configuración local, vea el sistema de Ayuda de Windows.

Especificar encabezados de columna solamente en una fila    Si tiene que utilizar rótulos de varias líneas, ajuste el texto dentro de la celda.

Activar o desactivar la fila de título    Normalmente, lo mejor es tener una fila de título cuando se ordena una columna para facilitar la comprensión del significado de los datos. De manera predeterminada, el valor del título no se incluye en la operación de ordenación. A veces, es posible que tenga que activar o desactivar el título para que el valor del mismo se incluya o no se incluya en la operación de ordenación. Siga uno de los procedimientos siguientes:

  • Para excluir la primera fila de datos de la ordenación porque se trata de un encabezado de columna, en la ficha Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en Ordenar y filtrar, en Orden personalizado y, a continuación, active Mis datos tienen encabezados.

  • Para incluir la primera fila de datos en la ordenación porque no es un encabezado de columna, en la ficha Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en Ordenar y filtrar, en Orden personalizado y, a continuación, desactive Mis datos tienen encabezados.

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