Ordenar datos en un rango o tabla

Ordenar los datos es una parte esencial del análisis de datos. Puede que desee poner una lista de nombres en orden alfabético, compilar una lista de niveles de inventario de productos de mayor a menor u ordenar filas por colores o por iconos. Ordenar los datos ayuda a verlos y a comprenderlos mejor, así como a organizarlos y encontrarlos más fácilmente y a tomar decisiones más eficaces.

Puede ordenar datos por texto (de la A a la Z o de la Z a la A), números (de menor a mayor o de mayor a menor) y fechas y horas (de más antiguos a más recientes y de más recientes a más antiguos) en una o varias columnas. También puede ordenar por una lista personalizada que cree (como Grande, Medio y Pequeño) o por formato, incluido el color de celda, el color de fuente o el conjunto de iconos.

Notas: 

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Ordenar texto

  1. Seleccione una celda de la columna que quiere ordenar.

  2. En la ficha Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, siga uno de estos procedimientos:

    • Para ordenar rápido en orden ascendente, haga clic en Comando A a Z en Excel, que ordena de la A a la Z o del número menor al mayor (Ordenar de A a Z).

    • Para ordenar rápido en orden descendente, haga clic en Comando Z a A en Excel que ordena de la Z a la A o del número mayor al menor (Ordenar de Z a A).

Notas: Posibles problemas

  • Comprobar si todos los datos están almacenados como texto    Si la columna que quiere ordenar contiene números almacenados como números y números almacenados como texto, será necesario que les aplique formato de número o de texto a todos. Si no lo hace, los números almacenados como números se ordenarán antes que los números almacenados como texto. Para aplicar formato de texto a todos los datos seleccionados, presione Ctrl+1 para abrir el cuadro de diálogo Formato de celdas, haga clic en la pestaña Número y, después, en Categoría, haga clic en General, Número o Texto.

  • Quitar los espacios iniciales    En algunos casos, los datos que se han importado de otra aplicación pueden tener espacios iniciales insertados delante de los mismos. Antes de ordenar los datos, quite estos espacios. Puede hacerlo manualmente o mediante la función RECORTAR.

  1. Seleccione una celda de la columna que quiere ordenar.

  2. En la ficha Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, siga uno de estos procedimientos:

    • Para ordenar de menor a mayor, haga clic en Comando A a Z en Excel, que ordena de la A a la Z o del número menor al mayor (Ordenar de menor a mayor).

    • Para ordenar de mayor a menor, haga clic en Comando Z a A en Excel que ordena de la Z a la A o del número mayor al menor (Ordenar de mayor a menor).

Notas: 

  • Posible problema   

  • Comprobar que todos los números se almacenan como números    Si los resultados no son los que esperaba, es posible que la columna contenga números almacenados como texto y no como números. Por ejemplo, los números negativos importados de algunos sistemas de contabilidad o los números con un apóstrofo inicial (') se almacenan como texto. Para obtener más información, vea Corregir números con formato de texto aplicando un formato de número.

  1. Seleccione una celda de la columna que quiere ordenar.

  2. En la ficha Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, siga uno de estos procedimientos.

    • Para ordenar de la fecha u hora más antigua a la más reciente, haga clic en Comando A a Z en Excel, que ordena de la A a la Z o del número menor al mayor (Ordenar de más antiguo a más reciente).

    • Para ordenar de una hora o fecha posterior a una anterior, haga clic en Comando Z a A en Excel que ordena de la Z a la A o del número mayor al menor (Ordenar de más reciente a más antiguo).

Notas: Posible problema   

  • Comprobar que las fechas y horas se almacenan como valores de fecha y hora    Si los resultados obtenidos no son los que esperaba, es posible que la columna contenga fechas u horas almacenadas como texto y no como valores de fecha u hora. Para que Excel las ordene correctamente, todos los valores de fecha y hora de una columna tienen que estar almacenados como números de serie de fecha u hora. Si Excel no puede reconocer un valor como fecha u hora, significa que la fecha u hora se almacenó como texto. Para obtener más información, vea Convertir fechas almacenadas como texto en fechas.

  • Si quiere ordenar por días de la semana, aplique formato a las celdas para mostrar el día de la semana. Si quiere ordenar por el día de la semana independientemente de la fecha que sea, conviértalos en texto mediante la función TEXTO. Pero la función TEXTO devuelve un valor de texto y, por tanto, la operación de ordenación estará basada en datos alfanuméricos. Para obtener más información, vea Mostrar la fecha como día de la semana.

Es posible que quiera ordenar por más de una columna o fila si tiene datos que desea agrupar por el mismo valor en una columna o fila y, además, ordenar otra columna o fila dentro de ese grupo de valores iguales. Por ejemplo, si tiene una columna Departamento y otra Empleado, puede querer ordenar primero por departamento (para agrupar todos los empleados del mismo departamento),y a continuación, ordenar por nombre de empleado (para poner los nombres en orden alfabético dentro de cada departamento). Puede ordenar por un máximo de 64 columnas.

Nota: Para obtener resultados óptimos, el rango de celdas que se ordene debe tener encabezados de columna.

  1. Seleccione cualquier celda del rango de datos.

    Seleccionar un rango en dos o más columnas

  2. En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos, haga clic en Ordenar.

    El grupo Ordenar y filtrar de la pestaña Datos

  3. En el cuadro de diálogo Ordenar, en el cuadro Ordenar por que aparece bajo Columna, seleccione la primera columna que quiere ordenar.

    Seleccione la primera columna para ordenar

  4. En Ordenar según, seleccione el tipo de ordenación. Siga uno de los procedimientos siguientes:

    • Para ordenar por texto, número, o fecha y hora, seleccione Valores.

    • Para ordenar por formato, seleccione Color de celda, Color de fuente o Icono de celda.

  5. En Orden, seleccione cómo desea ordenar. Siga uno de estos procedimientos:

    • Para valores de texto, seleccione De la A a la Z o De la Z a la A.

    • Para valores numéricos, seleccione De menor a mayor o De mayor a menor.

    • Para valores de fecha u hora, seleccione De más antiguo a más reciente o De más reciente a más antiguo.

    • Para ordenar según una lista personalizada, seleccione Lista personalizada.

  6. Para agregar otra columna por la que ordenar, haga clic en Agregar nivel y, a continuación, repita los pasos del tres al cinco.

    Haga clic en Agregar nivel

  7. Para copiar una columna por la que ordenar, seleccione la entrada y, a continuación, haga clic en Copiar nivel.

  8. Para eliminar una columna según la que ordenar, seleccione la entrada y a continuación, haga clic en Eliminar Nivel.

    Nota: Debe conservar al menos una entrada en la lista.

  9. Para cambiar el orden de las columnas, seleccione una entrada y haga clic en la flecha Arriba o Abajo situada junto al botón Opciones.

    Las entradas más arriba en la lista se ordenan antes que las que están más abajo.

Si ha aplicado formato manual o condicionalmente a un rango de celdas o a una columna de tabla por color de celda o color de fuente, también puede ordenar por estos colores. Además, puede ordenar por un conjunto de iconos creado con formato condicional.

  1. Seleccione una celda de la columna que quiere ordenar.

  2. En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos, haga clic en Ordenar.

    El grupo Ordenar y filtrar de la pestaña Datos

  3. En el cuadro de diálogo Ordenar, en el cuadro Ordenar por que aparece bajo Columna, seleccione la columna que quiere ordenar.

    En Columna, haga clic en Ordenar por y seleccione una opción

  4. En Ordenar según, seleccione Color de celda, Color de fuente o Icono de celda.

    En Ordenar según, seleccione una opción

  5. En Criterio de ordenación, haga clic en la flecha situada junto al botón y, a continuación, dependiendo del tipo de formato, seleccione un color de celda, un color de fuente o un icono de celda.

  6. Después, seleccione el modo en que quiere ordenar. Siga uno de los procedimientos siguientes:

    • Para mover el color de celda, el color de fuente o el icono a la parte superior o a la izquierda, seleccione En la parte superior para una ordenación de columnas y A la izquierda para una ordenación de filas.

    • Para mover el color de celda, el color de fuente o el icono en la parte inferior o a la derecha, seleccione En la parte inferior al ordenar por columna, y A la derecha para ordenar por fila.

      Nota: No hay un criterio predeterminado de color de celda, color de fuente o icono. Debe definir el orden para cada operación de ordenación.

  7. Para especificar el siguiente color de celda, color de fuente o icono de la ordenación, haga clic en Agregar nivel y a continuación, repita los pasos tres a cinco.

    Asegúrese de seleccionar la misma columna en el cuadro Luego por y haga la misma selección en Orden.

    Repita el procedimiento por cada color de celda, color de fuente o icono adicionales que quiere incluir en la ordenación.

Puede utilizar una lista personalizada para ordenar según un orden definido por el usuario. Por ejemplo, una columna puede contener valores por los que desea ordenar, como Alto, Mediano y Bajo. ¿Cómo puede ordenar de modo que las filas que contienen Alto aparezcan primero, seguidas por Mediano y luego Bajo? Si fuera a ordenar alfabéticamente, una ordenación “A a Z” pondría Alto primero, pero Bajo vendría antes que Mediano. Y si ordenara de “Z a A”, Mediano aparecería primero, con Bajo en el medio. Independientemente del orden, siempre desea “Mediano” en el medio. Al crear su propia lista personalizada, puede evitar este problema.

  1. Opcionalmente, cree una lista personalizada:

    1. En un rango de celdas, escriba los valores por los que va a ordenar, en el orden que quiera, de arriba abajo como en este ejemplo.

      Cree una lista de alto a bajo en un rango de celdas

    2. Seleccione el rango que acaba de especificar. En el ejemplo anterior, seleccione las celdas A1:A3.

    3. Vaya a Archivo > Opciones > Avanzadas > General > Editar listas personalizadas. Luego, en el cuadro de diálogo Listas personalizadas, haga clic en Importar y en Aceptar dos veces.

      Notas: 

      • Una lista personalizada solo puede crearse basada en un valor (texto, número y fecha u hora). No puede crear una lista personalizada basada en un formato (color de celda, color de fuente o icono).

      • La longitud máxima para una lista personalizada es de 255 caracteres y el primer carácter puede no empezar por un número.

  2. Seleccione una celda de la columna que quiere ordenar.

  3. En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos, haga clic en Ordenar.

    El grupo Ordenar y filtrar de la pestaña Datos

  4. En el cuadro de diálogo Ordenar, en Columna, en el cuadro Ordenar por o en Luego por, seleccione la columna que quiere ordenar según una lista personalizada.

  5. En Ordenar, seleccione Lista personalizada.

  6. En el cuadro de diálogo Listas personalizadas, seleccione la lista que desee. Utilizando la lista personalizada que creó en el ejemplo anterior, haga clic en Alto, Medio, Bajo.

  7. Haga clic en Aceptar.

  1. En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos, haga clic en Ordenar.

    El grupo Ordenar y filtrar de la pestaña Datos

  2. En el cuadro de diálogo Ordenar, haga clic en Opciones.

    Haga clic en Ordenar para abrir el cuadro de diálogo Ordenar

  3. En el cuadro de diálogo Opciones de ordenación, seleccione Distinguir mayúsculas de minúsculas.

    En el cuadro de diálogo Ordenar, haga clic en Opciones

  4. Haga clic dos veces en Aceptar.

Es más común ordenar de arriba a abajo, pero también puede ordenar de izquierda a derecha.

Nota: Las tablas no admiten la ordenación de izquierda a derecha. Para hacerlo, primero debe convertir la tabla en un rango. Para ello, seleccione una celda de la tabla y haga clic en Herramientas de tabla > Convertir en rango.

  1. Seleccione cualquier celda del rango que quiera ordenar.

  2. En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos, haga clic en Ordenar.

    El grupo Ordenar y filtrar de la pestaña Datos

  3. En el cuadro de diálogo Ordenar, haga clic en Opciones.

    Haga clic en Ordenar para abrir el cuadro de diálogo Ordenar

  4. En el cuadro de diálogo Opciones de ordenación, en Orientación, haga clic en Ordenar de izquierda a derecha y, a continuación, en Aceptar.

    En el cuadro Opciones de ordenación, haga clic en De izquierda a derecha

  5. En Fila, en el cuadro Ordenar por, seleccione la fila que quiere ordenar. Por lo general, será la fila 1 si quiere ordenar por la fila de encabezado.

    Seleccione la fila que quiere ordenar

    Sugerencia: Si la fila de encabezado es texto pero quiere ordenar las columnas por números, puede agregar una nueva fila sobre el rango de datos y agregar números según el orden que quiera.

  6. Para ordenar por valor, seleccione una de las opciones de la lista desplegable Orden:

    1. Para los valores de texto, seleccione A a Z o Z a A.

    2. Para valores numéricos, seleccione De menor a mayor o De mayor a menor.

    3. Para valores de fecha u hora, seleccione De más antiguo a más reciente o De más reciente a más antiguo.

  7. Para ordenar por color de celda, color de fuente o icono de celda, haga lo siguiente:

    1. En Ordenar según, seleccione Color de celda, Color de fuente o Icono de celda.

    2. En Orden, seleccione un color de celda, un color de fuente o un icono de celda y, después, seleccione A la izquierda o A la derecha.

Nota: Al ordenar filas que forman parte de un esquema de hoja de cálculo, Excel ordenará los grupos de nivel más alto (nivel 1) de modo que las filas o las columnas de detalle permanezcan juntas, aunque estén ocultas.

Para ordenar por una parte de un valor de una columna, como un código de números de pieza (789-WDG-34), apellidos (Carlota Melgar) o nombres (Melgar, Carlota), primero necesita dividir la columna en dos o más columnas para que el valor por el que quiera ordenar esté en su propia columna. Para hacerlo, puede usar funciones de texto para separar las partes de las celdas, o bien usar el Asistente para convertir texto en columnas. Para obtener más información y ejemplos, vea Dividir texto en varias celdas y Dividir texto en columnas con funciones.

Advertencia: Es posible ordenar un rango dentro de un rango, aunque no se recomienda, ya que el resultado desasocia el rango ordenado de sus datos originales. Si ordenara los datos siguientes como se muestra, los empleados seleccionados se asociarían con departamentos diferentes.

Ejemplo de ordenación de un rango pequeño dentro de uno mayor

Afortunadamente, Excel se lo notificará si detecta que va a intentar hacerlo:

Haga clic en continuar con la selección actual

Si no quería ordenar de este modo, presione la opción Ampliar la selección. En caso contrario, seleccione Continuar con la selección actual.

Si el resultado no es el que quiere, haga clic en Deshacer Botón Deshacer .

Nota: No puede ordenar de esta forma en una tabla.

Si obtiene resultados inesperados al ordenar los datos, haga lo siguiente:

Compruebe si los valores devueltos por una fórmula han cambiado    Si los datos que ha ordenado contienen una o varias fórmulas, los valores devueltos por ellas pueden cambiar cuando se vuelve a calcular la hoja. En este caso, asegúrese de que vuelve a aplicar la ordenación para obtener resultados actualizados.

Muestre filas y columnas antes de ordenar    Las columnas ocultas no se mueven al ordenar columnas y las filas ocultas no se mueven al ordenar las filas. Antes de ordenar los datos, es una buena idea para mostrar las columnas y filas ocultas.

Compruebe la configuración regional    Los criterios de ordenación varían según la configuración regional. Asegúrese de tener la configuración regional correcta en Configuración regional o en Configuración regional y de idioma en Panel de control en su equipo. Para obtener más información acerca de cómo cambiar la configuración regional, consulte la ayuda de Windows.

Escriba los encabezados de columna en una sola fila    Si necesita varias etiquetas de línea, ajuste el texto dentro de la celda.

Active o desactive la fila de encabezados    De normal, es mejor tener una fila de encabezado al ordenar una columna para que le resulte más fácil entender el significado de los datos. De forma predeterminada, el valor en el encabezado no está incluido en la operación de ordenación. En ocasiones, puede que tenga que activar o desactivar el encabezado para que su valor se incluya o no en la operación de ordenación. Siga uno de estos procedimientos:

  • Para excluir la primera fila de datos de la ordenación porque es un encabezado de columna, en la pestaña Inicio, en el grupo Edición, haga clic en Ordenar y filtrar, haga clic en Orden personalizado y a continuación, seleccione Mis datos tienen encabezados.

  • Para incluir la primera fila de datos de la ordenación porque es un encabezado de columna, en la pestaña Inicio, en el grupo Edición, haga clic en Ordenar y filtrar, haga clic en Orden personalizado y a continuación, desmarque Mis datos tienen encabezados.

Nota: En Excel Online, puede ordenar tablas y rangos de una o varias columnas (de forma ascendente y descendente), pero no puede ordenar por filas (orden de izquierda a derecha).

Ordenar datos en una tabla

¿Sabía que una tabla está lista para ser ordenada con sus flechas integradas? Puede ordenar rápidamente sus datos y filtrarlos.

  1. Si los datos aún no están en una tabla, cree una tabla. Esto agregará automáticamente la flecha de ordenación en la parte superior de las columnas.

  2. Haga clic en la flecha de ordenación en la parte superior de la columna que quiera ordenar y elija el criterio de ordenación que quiera.

    Ordenar la columna de una tabla

  3. Para deshacer una ordenación, utilice el botón Deshacer en la pestaña Inicio.

    Botón Deshacer en la pestaña Inicio

Ordenar datos en un rango

  1. Seleccione una celda para ordenar:

    • Si los datos contienen una fila de títulos, seleccione el título que desee ordenar, como "Población".

      Seleccione la celda del encabezado de la columna

    • Si los datos no tienen una fila de títulos, seleccione el valor superior que desee ordenar, como 452084.

      Seleccione la celda de datos más arriba de la columna

  2. En la pestaña Datos, seleccione uno de los métodos de ordenación:

    • Orden ascendente para ordenar de la A a la Z, de menor a mayor, o de la fecha más antigua a la más reciente.

    • Orden descendente para ordenar de la Z a la A, de mayor a menor o de la fecha más reciente a la más antigua.

Orden ascendente y orden descendente

Ordenar por varias columnas

Nota: Si desea ordenar por varias columnas, los datos deben estar en una tabla. Vea Crear una tabla en Excel Online para obtener más información.

  1. Seleccione cualquier celda de la tabla.

  2. En la pestaña Inicio, haga clic en Ordenar y filtrar > Orden personalizado.

    Orden personalizado
  3. En Columna, en el cuadro Ordenar por, seleccione la columna que quiere ordenar.

  4. En Orden, seleccione ascendente o descendente.

  5. Para agregar otra columna que quiere ordenar, haga clic en Agregar y luego, repita los pasos 3 y 4.

  6. Para cambiar el orden en que se ordenan las columnas, seleccione una entrada y luego, haga clic en la flecha Subir o Bajar.

  7. Haga clic en Aceptar.

La lectura de datos rápidamente por orden de fecha puede ser difícil si los datos están en un orden aleatorio como en esta imagen.

fechas sin ordenar

En Excel Online, las fechas que quiera ordenar deben tener el formato de una tabla. Para ello, haga lo siguiente:

  1. Seleccione las fechas que quiera ordenar y haga clic en Dar formato de tabla.

Botón para dar formato a datos en una tabla

  1. SeleccioneMi tabla tiene encabezadosincluso cuando su columna de datos no tenga.

Cuadro de diálogo para convertir el rango de datos en una tabla

  1. Haga clic en el encabezado de columna y seleccione un criterio de ordenación:

    • Haga clic en Ordenar de forma ascendente para tener la fecha más antigua en la parte superior.

    • En Ordenar de forma descendente para tener la fecha más reciente en la parte superior.

      ordenar de forma ascendente o descendente.

Tan solo tiene que comprobar la dirección de la flecha.

Ordenar de forma ascendente tiene una flecha que apunta hacia arriba.

Fechas ordenadas en orden ascendente de la más antigua a la más reciente

Orden descendente tiene una flecha que apunta hacia abajo.

ordenadas en orden descendente con la más reciente en la parte superior

Sugerencia:  Cuando agregue fechas nuevas a la tabla, seleccione la columna y vuelva a aplicar el criterio de ordenación.

Si desea ordenar una lista de nombres por apellido, pero esta comienza con el primer nombre (como, por ejemplo, "Candela Arrais"), deberá cambiarla para que comience con el apellido (como, por ejemplo, "Arrais, Candela" ). Para ello, usaremos unos fórmulas.

Esto muestra algunas fórmulas en B2, C2, y D2 que unificaremos en la celda E2.

Fórmulas que convierten un nombre completo a Apellidos, Nombre

Lo que sigue es una descripción de las fórmulas mostradas anteriormente:

Celda

Fórmula

Descripción

Resultado

B2

=ENCONTRAR(" ",A2)

Encuentra la posición del primer espacio en "Candela Arrais"

6

C2

=EXTRAE("A2,B2+1,30)

Encuentra los últimos 30 caracteres en "Candela Arrais", que comienzan en la primera posición (9) después del espacio (es decir, la "A" de Arrais). No hay ningún problema con pedir muchos más caracteres de los que necesita.

Arrais

D2

=IZQUIERDA(A2,B2-1)

Encuentra el primer nombre en "Candela Arrais" mediante la devolución del número de caracteres que se encuentran a la izquierda del primer espacio (en la posición 8). Por lo tanto, los 7 primeros caracteres (posición 8 menos 1) se devuelven: "Candela".

Candela

E2

=D2 & ", " & C2

Combina "Arrais", una coma con un espacio ( ", " ), y "Candela" para obtener "Arrais, Candela".

Arrais, Candela

En E2, hemos convertido "Candela Arrais" en "Arrais, Candela". Ahora, arrastre la fórmula en E2 hacia abajo por las demás celdas para copiar la fórmula y convertir el resto de los nombres de la columna A.

Antes de intentar ordenar los nombres, deberá convertirlos de resultados de fórmula a valores:

  1. Seleccione las celdas a partir de E2 y presione Ctrl+C para copiarlos.

  2. En la pestaña Inicio, haga clic en la flecha situada bajo Pegar y haga clic en Pegar valores.

Por último, para ordenar los nombres, seleccione las celdas y haga clic en Ordenar de forma ascendente u Ordenar de forma descendente.

Orden ascendente y orden descendente

En Excel Online, puede usar el comando Deshacer en la pestaña Inicio para deshacer la ordenación que ha aplicado a una lista o una tabla. Este ejemplo muestra los datos en una lista que originalmente se organizan por ciudad en orden ascendente y a continuación, se ordenan por población en orden descendente. La acción Deshacer restaura el orden original (ciudad).

Deshacer una ordenación en un rango

En una tabla, las columnas tienen flechas de filtro, para que pueda utilizarlas para ordenar además de filtrar. En el ejemplo siguiente, observe la flecha hacia abajo que se encuentra junto al filtro para la columna Población, que muestra que está clasificada en orden descendente. Después clasificar según la columna Ciudad, observe la flecha hacia arriba junto al filtro en Ciudad.

Al igual que con un rango, puede deshacer la ordenación en una tabla mediante el comando Deshacer de la pestaña Inicio. Este ejemplo muestra tanto el resultado de una acción de deshacer que restaura el orden original, como el uso del filtro para ordenar por Ciudad.

Deshacer una ordenación en una tabla

En Excel Online, puede ordenar las tablas y los rangos, pero no puede guardar o volver a utilizar el criterio de ordenación en otro rango u otra tabla de datos. Tampoco puede hacer esto en la aplicación de escritorio de Excel.

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Siempre puede preguntar a un experto en Excel Tech Community, obtener soporte técnico en la Comunidad de respuestas o sugerir una característica nueva o mejora en el UserVoice de Excel.

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Vídeo: Ordenar datos en una tabla

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